GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI PERINGKAT KUALITI DALAM PERKHIDMATAN

GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI PERINGKAT KUALITI DALAM PERKHIDMATAN AWAM

SISTEM MAKLUMAT Q SISTEM MAKLUMBALAS Q SISTEM CADANGAN Q SISTEM PROSES Q STRATEGI 2 PENINGKATAN KUALITI DLM PERKHIDMATAN AWAM KONSEP HARI Q SISTEM PEMERIKSAAN SLOGAN Q Q

PROGRAM I: SISTEM CADANGAN Q Tujuan: ® Membekalkan banyak input yang berguna kepada proses peningkatan kualiti sesebuah agensi. ® 3 fungsi: mengumpul dan mengendalikan cadangan daripada staf dengan cara yang sistematik. menggalakkan seluruh staf agensi turut serta dlm proses peningkatan kualiti (cadangan, idea dan buah fikiran) memupuk daya kreativiti dan inovasi di kalangan staf. ®

BENTUK SISTEM CADANGAN Dilaksanakan oleh agensi-agensi kerajaan Sistem cadangan daripadap Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua-Ketua Jabatan Persekutuan kepada Ketua Setiausaha Negara. Sistem cadangan daripada staf kepada pihak pengurusan agensi.

PROGRAM 2: SISTEM PROSES Q ® Rangkaian tindakan lengkap bagi menjalankan sesuatu kerja ® Proses Q carta/gambarajah pamerkan kepada staf dan pelanggan

CIRI-CIRI SISTEM PROSES Q ® Menulis langkah dengan jelas ® Guna simbol/gambar ® Mudah dibaca ( saiz huruf dan warna ) ® Pamer tempat strategik

FAEDAH SISTEM PROSES Q ® Jimat masa ® Kurang arahan lisan ® Gambaran lengkap ® Memudah kerja ® Senang untuk kaji semula ® Kurang kesilapan operasi dan isi borang ® Kemudahan orang awam

PROGRAM 3: SISTEM PEMERIKSAAN q ® Konsep & Tujuan: - menentukan output yang dihasilkan menepati standard kualiti ® Dahulu: Pemeriksaan Q dijalankan pada langkah terakhir. Jika ada defect tinggikan kos. ® Sekarang: Pemeriksaan Q dilaksanakan pada setiap langkah pemprosesan. Defect diperbaiki serta merta kurangkan kos

TINDAKAN PEMERIKSAAN Q ® ® Kenalpasti langkah terlibat dan tunjuk dalam carta Menentukan standard-standard bagi langkah kritikal yang dikenalpasti Menjalankan pemeriksaan ke atas langkah kritikal yang dikenalpasti Mewujudkan pasukan kerja untuk atasi defect Tugas Pasukan Kerja: mengenalpasti sebab-sebab menilai beberapa alternatif memilih jalan penyelesaian sesuai melaksanakan tindakan pembetulan mengesan dan mengukur kesan tindakan pembetulan

PROGRAM 4: SLOGAN Q ® Wujudkan kesedaran di kalangan staf tentang Q ® Mengamalkan nilai Q yang ditetapkan oleh agensi di dalam kerja seharian ® Memberi fokus tentang visi sesebuah agensi ® Menjadi sumber rujukan kepada staf dalam mencapai matlamat

AMALAN SLOGAN DISEKTOR AWAM DAN SWASTA ® Slogan Q digubal untuk memberi tumpuan khusus terhadap misi sesebuah organisasi 1) kurangkan keluaran yang cacat 2) tingkatkan kepuasan pelanggan 3) kurangkan kos

CARA PELAKSANAAN Mewujudkan slogan Mengadakan peraduan cipta slogan Penyebaran slogan dengan menerangkan mesej slogan. Lokasi slogan dengan mempamerkan slogan di tempat strategik.

PROGRAM 5: KONSEP HARI Q v Agensi kerajaan perlu memilih satu hari untuk menyambut Hari Q di peringkat organisasi. v Tujuan: memperkukuhkan nilai budaya Q dlm sesebuah organisasi. beri pengiktirafan untuk pembaharui komitmen dan dedikasi, usaha untuk tingkatkan Q. Hari untuk wujudkan kesedaran pekerja bahawa perubahan telah berlaku dalam organisasi dan diberikan pengiktirafan.

PERANCANGAN HARI Q ® Masa yang sesuai ® Peruntukkan wang ® Budaya ® Penglibatan semua staf. ® Tindakan lanjutan selepas Hari Q

AKTIVITI-AKTIVITI HARI Q ® Ucapan daripada Ketua Jabatan ® Ceramah ® Seminar ® Pemberian Anugerah Q ® Upacara angkat sumpah untuk tanda dedikasi pekerja. ® Pembentangan Pelan Q untuk masa hadapan. ® Sesi latihan kualiti dll.

PROGRAM 6: SISTEM MAKLUMBALAS Q ® Pelanggan diberi peluang untuk memberi pandangan pada perkhidmatan. ® Penggunaan borang untuk aduan ® Perlaksanaan sistem: Pemilihan kaedah Pengumpulan pendapat Analisa dan penilaian data Rancang tindakan Perlaksanaan tindakan

® Faktor Ø Ø Ø kejayaan Sistem Maklumbalas Komitmen pihak pengurusan agensi Kuasa jitu cepat dan berkesan Sistem pengiktirafan ® Kaedah Ø Ø Ø Sediakan peti cadangan Borang maklumbalas pelanggan Pengesanan berita ® Manfaat Ø Ø Sikap positif pelangan Budaya kerja cemerlang Ada idea Peningkatan imej kerajaan

PROGRAM 7: SISTEM MAKLUMAT Q ® Tujuan: untuk sebar maklumat kepada orang ramai tentang perkhidmatan yang disediakan oleh agensi. Ianya mesti mudah dibaca dan difahami. ® Maklumat dalam risalah: Objektif Perkhidmatan yang disediakan Bila dan di mana perkhidmatan boleh didapati Perundangan dan peraturan Borang-borang yg perlu diisi