Gambaran Umum Sistem Pengarsipan dan Akses Oleh Imam

Gambaran Umum Sistem Pengarsipan dan Akses Oleh : Imam Gunawan, M. Kom STMIK – AMIKLOGO JAYANUSA PADANG

PENGANTAR Pada saat data yang anda miliki berada dalam jumlah yang tidak banyak dan tidak melimpah, anda tidak akan merasakan betapa pentingnya sistem untuk mengarsipkan data, karena anda dapat mengatur dan mengelola data dengan cara – cara manual. Namun, ketika data semakin banyak dan cara manual tidak dapat mengatasinya lagi. anda menjadi sangat kewalahan untuk mengelola data tersebut. oleh karena itu, diperlukan suatu sistem untuk melakukan pengarsipan terhadap data tersebut. Sistem yang ditawarkan dapat berupa sistem dengan proses terkomputerisasi

PENGANTAR Ada beberapa tantangan pengelolaan data yang harus dipenuhi dalam proses komputerisasi, diantaranya sebagai berikut : - Data dapat diakses oleh banyak orang dan banyak program, - Data tetap berada pada media penyimpanan eksternal (external storage devices) - Data selalu dapat diandalkan untuk diproses, - Data dapat diakses secara cepat ketika informasi dibutuhkan. Pada sistem pengarsipan dan akses, anda akan melakukan analisis terhadap berbagai metode pengarsipan dan pengaksesan serta kinerja berbagai struktur file. selain itu, dalam sistem pengarsipan dan akses anda akan diberikan landasan pengetahuan untuk mengembangkan metode dalam pemeliharaan data dengan kuantitas yang samgat besar.

PENGANTAR Ada 2 hal yang akan dipelajari yaitu sistem pengarsipan dan sistem pengaksesan. sistem pengarsipan merupakan cara menyimpan data yang diorganisasikan dengan aturan tertentu, sedangkan sistem akses merupakan cara mengambil data yang disimpan tadi. Jadi, sistem pengarsipan dan akses merupakan sistem pengorganisasian, pengelolaan, penyimpanan dan pengambilan kembali data dengan organisasi file tertentu pada media penyimpanan eksternal (external storage devices)

MENGUKUR KINERJA SISTEM PENGARSIPAN DAN AKSES Kinerja sistem pengarsipan dan akses dapat diukur berdasarkan halhal berikut ini : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Efektifitas dan efisiensi Media penyimpanan Kecepatan akses Ukuran media penyimpanan Multiple-accessibility Kemudahan update Pemeliharaan Keandalan Integritas Sekuritas

MENGUKUR KINERJA SISTEM PENGARSIPAN DAN AKSES Efektifitas dan efisiensi merupakan prinsip pengukuran kinerja sistem pengarsipan dan akses yang paling utama bila dibandingkan dengan kriteria yang lain. kriteria ini mengukur sejauh mana sistem pengarsipan dan akses bekerja dengan efisien dan efektif dari segi ruang, waktu, dana, dan sebagainya. Berdasarkan kriteria media penyimpanan , pengukuran kinerjanya dilakukan melalui pertanyaan “ bagaimana sistem pengarsipan dan akses menyimpan data pada media penyimpanan eksternal? ” Pengukuran kinerja sistem pengarsipan dan akses juga dapat diukur dengan melihat “bagaimana data-data yang disimpan dapat diakses dengan cepat. ” Selanjutnya, pengukuran berdasarkan ukuran media penyimpanan yang disediakan. anda dapat melihat seberapa efisien ukuran penyimpanan data pada media penyimpanan eksternal.

MENGUKUR KINERJA SISTEM PENGARSIPAN DAN AKSES Pengukuran yang lain dapat dilakukan dengan multiple –accessibility. dimana anda mengukur kinerja sistem pengarsipan dan akses jika ada lebih dari satu orang dan lebih dari satu program melakukan pengaksesan data secara bersamaan. Berdasarkan kemudahan updatenya anda mengukur seberapa mudah sistem pengarsipan dan akses mendukung anda dalam meng update data yang disimpan dan seberapa mudah sistem pengarsipan dan akses mendukung pemeliharaan terhadap data yang disimpan. Pengukuran lainnya berkaitan dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : “bagaimana data yang disimpan dengan dapat dijaga kehandalanya, seberapa kuat intregitas data yang disimpan, dan yang terakhir seberapa aman data yang disimpan.

MEDIA PENYIMPANAN INTERNAL DAN EKSTERNAL Berdasarkan kecepatan akses dan ukurannya. media penyimpanan dapat digambarkan melalui hirarki penyimpanan data sebagai berikut : 1. Media penyimpanan internal (internal storage devices) 2. Media penyimpanan eksternal (external storage devices)

MENGUKUR KINERJA SISTEM PENGARSIPAN DAN AKSES

PENYIMPANAN INTERNAL (INTERNAL STORAGE) Untuk membahas media penyimpanan internal. anda diminta untuk mengingat bahasa C++ yang digunakan dalam pemrograman dasar. typedef struct { char kode[5]; char nama[20]; int umur; } TMhs Arr. Mhs[5]; Pada media penyimpanan internal, array Arr. Mhs merupakan sekumpulan struct TMhs dan Struct TMhs merupakan sekumpulan field yaitu field kode, field nama, dan field umur. perhatikan gambar berikut untuk memahami konsep media penyimpanan internal. Arr. Mhs disimpan di media penyimpanan internal.

PENYIMPANAN INTERNAL (INTERNAL STORAGE) field struct TMhs KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR [0] [1] [2] array Arr. Mhs [3] [4]

PENYIMPANAN INTERNAL (INTERNAL STORAGE) Yang termasuk dalam media penyimpanan internal yaitu : 1. Processor register, 2. Cache memory, 3. RAM Processor register merupakan tempat penyimpanan di prosesor untuk mengkalkulasi operasi matematika. cache memori merupakan tempat penyimpanan data diantara prosesor dan RAM merupakan tempat penyimpanan utama bagi data yang diproses oleh prosesor.

PENYIMPANAN INTERNAL (INTERNAL STORAGE) Berikut ini merupakan karakteristik dari media penyimpanan internal : 1. Ukuran media penyimpanan internal adalah relatif kecil atau terbatas 2. Sifat media penyimpanan internal adalah sementara (volatile) 3. Satu bagian media penyimpanan internal hanya dapat diakses oleh satu program pada satu waktu (single-access) 4. Apabila anda menginginkan ukuran media penyimpanan yang lebih besar, non-volatile, dan multi – akses anda dapat menggunakan media penyimpanan eksternal.

PENYIMPANAN EKSTERNAL (EXTERNAL STORAGE) Media penyimpanan eksternal mengakomodasi penyimpanan data dalam bentuk file. Pada media penyimpanan eksternal file mahasiswa merupakan sekumpulan record TMhs dan record TMhs merupakan sekumpulan field yang terdiri dari kode, nama, umur. file mahasiswa tersebut disimpan di media penyimpanan eksternal. field record TMhs KODE NAMA UMUR KODE NAMA UMUR File Mahasiswa

PENYIMPANAN EKSTERNAL (EXTERNAL STORAGE) Berikut ini merupakan karakteristik dari media penyimpanan eksternal : 1. Ukuran media penyimpanan eksternal relatif besar dibandingkan dengan media penyimpanan internal, 2. Sifat media penyimpanan eksternal adalah non-volatile (tidak akan hilang ketika listrik mati) 3. File pada media penyimpanan eksternal dapat diakses oleh lebih dari satu orang dan lebih dari satu program pada satu waktu (multi-acces)

PENYIMPANAN EKSTERNAL (EXTERNAL STORAGE) Yang termasuk dalam penyimpanan eksternal yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. Disket Hardisk CD Flash Disk Memory Card Sifat penyimpanan Data Eksternal, yaitu : 1. Online bulk storage, merupakan tempat penyimpanan data eksternal yang berada didalam komputer yang sama. 2. Remote file storage, merupakan tempat penyimpanan data eksternal yang berada pada komputer yang berbeda (lokasi yang berbeda) 3. Offline bulk storage, merupakan termpat penyimpanan data eksternal yang untuk membaca datanya harus dipindah dahulu ke online bulk storage.

FILE, RECORD, FIELD field merupakan unit informasi terkecil yang dapat diakses dari suatu entitas. Sedangkan entitas itu sendiri merupakan sesuatu yang dapat dibedakan dalam dunia nyata dan mempunyai karakteristik tertentu. contohnya : Entitas mahasiswa yang memiliki fied-field seperti : Nomor_pokok_mahasiswa, Nama_mahasiswa, Alamat_mahasiswa. Jenis-jenis field menurut panjangnya dibedakan menjadi dua macam : Fixed length field merupakan field yang memiliki panjang tetap, dimana panjang field harus mengakomodasi kemungkinan nilai yang terbesar (boros) namun mudah untuk disimpan di akses. Variable length field merupakan field yang memiliki panjang bervariasi (dapat berubah-uabah dan berbeda-beda). pada dasarnya ukuran field yang bervariasi lebih menghemat tempat bila dibandingkan dengan ukuran field yang tetap. namun, field ini sulit untuk disimpan diakses.

FILE, RECORD, FIELD RECORD Setelah berkenalandenan field, anda akan berkenalan dengan kumpulan dari field yang disebut record. Definisi record adalah : kumpulan informasi yang saling berhubungan secara lojik. Record merepresentasikan sebuah entitas dan merupakan gabungan dari field-field contohnya : record mahasiswa. Sama halnya dengan field, berdasarkan panjangnya, record dibedakan kedalam dua jenis, yaitu : Fixed length record yaitu : sama field di record mempunyai panjang yang tetap variable length record yaitu : field-field di record dapat mempunyai panjang yang berbeda-beda.

FILE, RECORD, FIELD RECORD Setelah berkenalandenan field, anda akan berkenalan dengan kumpulan dari field yang disebut record. Definisi record adalah : kumpulan informasi yang saling berhubungan secara lojik. Record merepresentasikan sebuah entitas dan merupakan gabungan dari field-field contohnya : record mahasiswa. Sama halnya dengan field, berdasarkan panjangnya, record dibedakan kedalam dua jenis, yaitu : Fixed length record yaitu : sama field di record mempunyai panjang yang tetap variable length record yaitu : field-field di record dapat mempunyai panjang yang berbeda-beda.

FILE, RECORD, FIELD FILE Ada tiga definisi file, yaitu : Definisi secara komprehensif. dimana file dianggap sebagai bagian dari basis data digunakan untuk menyimpan informasi dan kumpulan dari file membentuk basis data. Definisi file secara lojik definisi ini menyatakan bahwa file merupakan koleksi dari record-record dengan struktur yang sama. Definisi file secara fisik definisi ini menyatakan bahwa file merupakan sekumpulan byte yang dikelompokan kedalam blok-blok di media penyimpanan sekunder.

FILE, RECORD, FIELD File berdasarkan jenisnya dibedakan menjadi : File master atau file utama File utama merupakan file yang menyimpan data-data yang dapat digunakan sebagai data acuan oleh transaksi. file utama dapat di update walaupun proses update ini jarang dilakukan. file utama tidak melakukan proses update selama terjadi transaksi. contoh file utama yaitu : file Barang File transaksi file transaksi merupakan file yang menyimpan data-data transaksi. file transaksi sering melakukan proses update. biasanya proses update dilakukan setiap kali transaksi dilakukan. contoh file transaksi misalnya : file Penjualan Barang.

FILE, RECORD, FIELD File sejarah (history file) history file merupakan file yang menyimpan data-data transaksi yang sudah lama terjadi, tidak aktif selama kurun waktu tertentu, data dapat dipadatkan ketika disimpan, dan file ini tidak mementingkan kecepatan akses. contoh history file : file tentang penjualan barang setahun yang lalu. File referensi file referensi yaitu : file yang menyimpan data-data acuan. file ini relatif sangat jarang di update bila dibandingkan dengan master file. namun file referensi ini mirip dengan file utama. contohnya : file Kode Toko (Jika kita punya beberapa toko)

FILE, RECORD, FIELD Selanjutnya akan dibahas mengenai karakteristik file secara umum dan secara khusus. Karakteristik file secara umum diantaranya : - Persistent (bertahan lama) artinya : file mampu diakses dimasa yang akan datang - Sharable artinya : file dapat digunakn bersama oleh beragam pemakai dan berbagai macam program - Large (ukuran besar) artinya : file memungkinkan untuk menyimpan data dengan ukuran yang lebih besar daripada media penyimpanan primer (primary storage)

FILE, RECORD, FIELD Selain karakteristik secara umum. file juga memiliki karakteristik secara khusus, yaitu : 1. File dapat diciptakan, diubah, dan dihapus 2. File memiliki nama yang unik 3. File memiliki parameter perangkat, karena terdapat banyak perangkat dalam satu sistem 4. File memiliki parameter pemakai (pemilik) 5. File tersimpan didalam direktori.

FILE, RECORD, FIELD Berikut ini merupakan jenis-jenis operasi yang dapat dilakukan terhadap file, diantaranya : • Creation (pembuatan) • Update 1. Insert (penambahan) 2. Delete (penghapusan) 3. Modify (pengubahan) • Retrieval 1. Inquiry (pengambilan satu/lebih record) 2. Report generation (laporan) • Pemeliharaan file 1. Kembali menstrukturkan file 2. Melakukan reorganisasi file 3. Melakukan backup

FILE, RECORD, FIELD BASIS DATA Kumpulan dari file-file yang saling berhubungan menjadi basis data. Contoh : file mahasiswa berkumpul dengan file mata kuliah, kemudian berkumpul dengan file dosen. Semua file tersebut saling berhubungan, maka kumpulan dari file-file tsb dapat dikatakan sebagai basis data akademik, dimana informasi yang terdapat di dalamnya merupakan informasi tentang akademik pada sebuah universitas.

www. themegallery. com LOGO