GAJI ELAUN DAN KEMUDAHAN PENJAWAT AWAM PROSES PEMBAYARAN

GAJI , ELAUN DAN KEMUDAHAN PENJAWAT AWAM PROSES PEMBAYARAN GAJI PN. NORASIKIN BINTI NORDIN SEKSYEN GAJI JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

PENGENALAN GFMAS-HRPY SISTEM GAJI GFMAS HR PAYROLL DIBANGUNKAN UNTUK MENGGANTIKAN “SISTEM PAY” YANG TELAH DIBANGUNKAN SEJAK TAHUN 1987. SISTEM INI ADALAH SEBAHAGIAN DARI MODUL-MODUL DALAM SISTEM GFMAS MELIPUTI FICO, GL FM, LOAN, TREASURY, CASH MANAGEMENT, UNCLAIM MONEY DAN SECURITY. MODUL-MODUL INI BOLEH BERINTEGRASI ANTARA SATU SAMA LAIN.

PENGENALAN GFMAS-HRPY SISTEM INI JUGA DIKENALI DENGAN “SISTEM PERAKAUNAN KEWANGAN DAN PENGURUSAN KERAJAAN” (GFMAS) MODUL HR PAYROLL ADALAH SATU MODUL BAGI SISTEM PEMBAYARAN GAJI BERKOMPUTER BERSEPADU BAGI MEMASTIKAN GAJI, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN GAJI DIBAYAR PADA MASA YANG TELAH DITETAPKAN DENGAN BETUL DAN DILAKSANAKAN DI SEMUA PEJABAT JANM DAN JABATAN MENGAKAUN SENDIRI (JMS)

SISTEM GAJI BERKOMPUTER GFMAS PAYROLL SYSTEM (PAY) 1987 HUMAN RESOURCE PAYROLL (HRPY) 20 TAHUN 2006 SEMUA PEJABAT PERAKAUNAN MENGGUNAKAN SISTEM GFMAS – HUMAN RESOURCE PAYROLL (HRPY) MULAI 2006 YANG TELAH DIBANGUNKAN UNTUK MENGGANTIKAN “SISTEM PAY” YANG TELAH DIBANGUNKAN SEJAK TAHUN 1987. SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

SISTEM GAJI BERKOMPUTER ALIRAN SISTEM PERAKAUNAN TERDAHULU - BAS JAB/PTJ PEJ. PERAKAUNAN DOKUMEN KEWANGAN e-SPKB DOKUMEN KEWANGAN PERUBAHAN GAJI LAPORAN BANK/ AGENSI CEK / RESIT BAS PAY LAPORAN AG. HO JAB/AGENSI DCS CAS DRS C I SLKK S SPM PENGGUNA AGENSI-AGENSI LAIN SBP (PUKAL) LAPORAN SLAS ILS SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

SISTEM GAJI BERKOMPUTER ALIRAN SISTEM PERAKAUNAN KINI - GFMAS JAB/PTJ LMS SPBPA e-SPKB AGENSI–AGENSI LAIN MANUAL HO&AO JAB/AGENSI GFMAS-HO GL, CM, FM Loans & Investment CO/ABC HR (Control Mgmt) G-UMIS G-SMIS G-ALMo. S BW BPS GFMAS-AO PENGGUNA AGENSI-AGENSI LAIN GL, AP, AR, CM, FM, AM CO/ABC HR/Payroll MM SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

SISTEM GAJI BERKOMPUTER GFMAS - RESOURCE PAYROLL (HRPY) • HRPY ADALAH MERUPAKAN INTEGRASI SISTEM YANG LENGKAP BAGI MENYOKONG PERANCANGAN DAN KAWALAN AKTIVITI PERSONEL/KAKITANGAN. • PADA ASASNYA, HRPY MENTADBIR DATA KAKITANGAN KERAJAAN UNTUK SEMUA JABATAN DAN AGENSI KERAJAAN. IA MENGURUSKAN MAKLUMAT ASAS KAKITANGAN SEPERTI NAMA, TARIKH LAHIR, NOMBOR KAD PENGENALAN, GAJI POKOK DAN LAIN-LAIN. • HRPY ADALAH MERUPAKAN INTEGRASI SISTEM YANG LENGKAP BAGU MENYOKONG PERANCANGAN DAN KAWALAN AKTIVITI PERSONEL. SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

SISTEM GAJI BERKOMPUTER GFMAS - RESOURCE PAYROLL (HRPY) • HRPY ADALAH SEBAHAGIAN DARI MODUL-MODUL DALAM SISTEM GFMAS MELIPUTI: a) b) c) d) FINANCIAL AND CONTROLING (FICO) HUMAN RESOURCES PAYROLL (HRPY) LOGISTICS (LO) NEW DIMENSION PRODUCTS. SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

SISTEM GAJI BERKOMPUTER MODUL-MODUL SAP DALAM GFMAS Modul “Customized” • G-UMIS (Government Unclaimed Moneys Management Integrated System) • G-SMIS (Government Securities Management Integrated System) • G-ALMo. S (Government Advance & Loans Monitoring System) • G-LOANS Government Loans Customized Modules Modul Logistic (LO) FICO G-UMIS G-SMIS G-ALMo. S SAP MM LO FI CO AM R/3 PA Modul Financial & Controlling (FICO) n General Ledger (GL) n Accounts Payable (AP) n Accounts Receivable (AR) n Cash Management (CM) n Funds Management (FM) n Controlling (CO) n Activity Based Costing (ABC) n Assets Management (AM) n Treasury Management (TR) PY HR § Materials Management (MM) Modul Human Resource (HR) n Personnel Admin (PA) n Payroll (PY) SAP- Systems, Applications and Products in Data Processing SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

SISTEM GAJI BERKOMPUTER INTEGRASI MODUL-MODUL GFMAS • PEMPROSESAN GAJI DILAKSANAKAN DI DALAM HRPY TETAPI PEMBAYARAN GAJI DIPROSES MELALUI MODUL ‘ACCOUNT PAYABLE’ (AP) DI DALAM FICO. • PEMBAYARAN BALIK PINJAMAN KAKITANGAN SEPERTI PINJAMAN KENDERAAN) KEPADA AGENSI JUGA DIBUAT MELALUI AP. • HRPY TURUT BERINTEGRASI DENGAN MODUL ‘FUND MANAGEMENT’ (FM) UNTUK SEMAKAN PERUNTUKAN DAN MODUL ‘CONTROLLING’ (CO) UNTUK POSTING GAJI • SEBARANG POTONGAN DAN PEMBAYARAN PENDAHULUAN MELALUI PAYROLL AKAN DIKEMASKINI DI G-ALMo. S. SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

SISTEM GAJI BERKOMPUTER INTEGRASI MODUL-MODUL GFMAS Customized Modules Jualan Sekuriti AR G-SMIS Bayaran G-UMIS Accounts Receivable Posting Wang tak dituntut LM General Ledger Kutipan pinjaman Arahan Potongan kakitangan Gaji Cash Management Baucar Bayaran kepada Agensi Tertentu Human Resource / Payroll Posting CO Posting Controlling Baucar Bayaran Perbelanjaan Posting AM Assets Management Accounts Payable HR/PY ABC Posting AP Pendahuluan TR Treasury CM Posting Pindahan akaun G-ALMo. S Penyesuaian bank Loans Management GL Pindahan akaun Bayaran tuntutan Human Resources Penyata Pemungut Bayaran UMA 3 FICO Posting Bayaran Semula Pendahuluan/ ’Full Settlement-Loan’ Gaji, elaun dll Posting Peruntukan Baucar Bayaran FM Peruntukan Funds Management Peruntukan MM Daftar aset/ Nilai aset Posting Material Management Logistic

SAP Modul HR (GFMAS HR/PY) Pengurusan Masa Pengurusan Kakitangan • Lantikan Terus • Staff Movement - Kenaikan Pangkat - Pindahan - Pengesahan - Berhenti: Resignation /Persaraan /Tidak Hadir • Laporan HR Employee Life Cycle • Kalendar Cuti • Jadual Kerja • Unpaid Leave (Automatic Calculation? ) Prosesan Payroll • Aktiviti Bulanan, Tahunan (cth: Bank Transfer) • Pelaporan Payroll / Statutory • Posting to Finance

� 5. Set-Up Sistem SAP HR/Payroll

SAP HR/PY System Set -up 2. Struktur Kakitangan Awam Pasukan Keselamatan Tetap (KBB) Anggota Parlimen Kakitangan Awam-Abl L/Negeri 1. S’bilan/ Smn’tara KBB Anggota Pentadbiran Kump. Pekerja – Pembahagian kakitangan mengikut kumpulan cth: Tetap, Kontrak, Kump. Bergaji Hari Fungsi : System Authorization Check, Financial Posting Rules, Reporting Kumpulan Khas Pelatih S’bilan/ Smn’tara KBH 2. Sub Kump. Pekerja – merupakan pecahan spesifik kepada Kump. Pekerja. Fungsi: Financial Posting Rules

SAP HR/PY System Set-up (Cont. ) 3. Infotypes ( IT ) Infotype mewakili secara spesifik folder data kakitangan. Personal IDs (0185) Personal Data (0002) Basic Pay (0008) Address (0006) Kakitangan Planned Working Time (0007) EPF (0196) Organizational Assignment (0001)

IT 0000 IT 0001 IT 0002 IT 0077 IT 0041 IT 0006 IT 0185 IT 0007

IT 0008 IT 0009 IT 0014 IT 0015 IT 2010

IT 0196 IT 0198 SG 50 IT 0198 (/438)

Medan 5 Medan 3 Medan 4

� 6. Proses Keseluruhan Payroll

Payroll Overview Master Data Payroll Processing Transfer to Accounting(FICO) Pay Slips Payments to different payees e. g: EPF, Tax, ASB etc

CARTA ALIRAN PROSESAN GAJI PTJ DOKUMEN 1. 2. 3. 4. TIDAK SEMAK OLEH JAN BORANG SG 20 Kew. 8 / ARAHAN POTONGAN SIJIL GAJI AKHIR / SURAT LANTIKAN PENYATA PERKIRAAN LAIN-LAIN BANK LAPORAN KEPADA PTJ YA BANK AUTOPAY CD CEK KEYIN DI KOMPUTER TIDAK BSN BPA PENGELUARAN LAPORAN & EXTRACT FILE BPA KWSP KEMASKINI FAIL INDUK YA LAPORAN R 10 R 11 AGENSI YG BERKAITAN

TAFSIRAN

KAEDAH & CARA PEMBAYARAN GAJI

KAEDAH & CARA PEMBAYARAN i) GFMAS HR-PAYROLL ii) BAUCAR BERASINGAN ELAUN LEBIH MASA GAJI HARIAN APC GANJARAN KONTRAK

TATACARA PENYEDIAAN BORANG PERUBAHAN GAJI SG 20

SG 20

SG 20

BORANG PERUBAHAN GAJI SG 20 v BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK KEMASUKAN BUTIRAN PERIBADI, PENDAPATAN, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN KAKITANGAN BAGI KALI PERTAMA/ BERTUKAR/ BERHENTI YANG MANA GAJINYA DIPROSES DALAM GFMAS-HRPY v PERUBAHAN KEPADA KAKITANGAN SEDIA ADA BUTIRAN

SG 20 BORANG SG 20 MENGANDUNGI 4 BAHAGIAN: 1) MEDAN 1 HINGGA 39 – MAKLUMAT PERIBADI 2) MEDAN 40 HINGGA 43 – MAKLUMAT PENDAPATAN SIRI : 0001 HINGGA 0009 – GAJI POKOK 1000 HINGGA 3999 – ELAUN DAN TUNGGAKAN 3) MEDAN 44 HINGGA 50 – MAKLUMAT POTONGAN SIRI: 4000 HINGGA 5999 – POTONGAN 6000 HINGGA 6999 – POTONGAN INDIVIDU TECHNICAL WAGETYPE /436 DAN /431 4) MEDAN 51 HINGGA 53 – MAKLUMAT PENGESAHAN

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 - Peribadi 1 2 PEJABAT PERAKAUNAN (WAJIB) - CTH: 1070 - JANCUP NO SIRI - DIISI OLEH JABATAN MENGIKUT KESESUAIAN - CTH: 001/100

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -Peribadi 3 JENIS TINDAKAN (WAJIB) Ø B - BARU Ø T - SELAIN DARI B 4 SEBAB TINDAKAN (WAJIB)

01 KAKITANGAN BARU 02 PINDAH (DR PP LAIN) SBB TINDAKAN (JENIS “B”) 03 KEMBALI DR CUTI TANPA GAJI 04 AKTIF SEMULA SLPS TAHAN GAJI 05 PINDAH (DR AGENSI K’JAAN LAIN)

42 PINDAH (KE PP LAIN) 43 CUTI TANPA GAJI SBB TINDAKAN (JENIS “T”) 44 KELUAR SISTEM SEMENTARA (TAHAN GAJI) 45 PINDAH (KE AGENSI K’JAAN LAIN) 49 TAMAT P’KHIDMATAN 10 PERUBAHAN DATA DI PP SAMA

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 5 TARIKH MULA TINDAKAN (WAJIB) Ø FORMAT – HH. BB. TTTT 6 MAKLUMAT PEJABAT PERAKAUNAN BARU Ø BAGI PEGAWAI YANG BERPINDAH KE PEJ. PERAKAUNAN LAIN CTH: BERPINDAH KE JAN SELANGOR - 1058

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 7 NO GAJI (WAJIB) Ø DIISI JIKA PEGAWAI TELAH ADA NO. GAJI 8 NAMA (WAJIB) 9 PERUBAHAN NAMA 10 JABATAN

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 11 KUMP PEKERJA / SUB KUMP PEKERJA A - JAWATAN TETAP B - JAWATAN BUKAN TETAP C - LAIN-LAIN 01 02 10 20 21 40 40 80 90 - K/TGN AWAM-AMBILAN LUAR NEGERI PASUKAN KESELAMATAN ANGGOTA PENTADBIRAN ANGGOTA PARLIMEN S’BILAN / SEMENTARA – KBB S’BILAN / SEMENTARA - KBH PELATIH KUMP. KHAS

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 12 JANTINA Ø L – LELAKI Ø P – PEREMPUAN 13 TARIKH LAHIR (HH. BB. TTTT) 14 STATUS PERKAHWINAN / Ø B – BUJANG Ø K – KAHWIN AGAMA Ø A/B/C/D/E (ISLAM/BUDDHA/HINDU/KRISTIAN/LAIN)

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 15 VOT – 3 AKSARA 16 JABATAN / PTJ – 9 AKSARA Cth: -351040101 17 AKTIVITI / AMANAH / PROJEK SETIA 18 PUSAT PEMBAYAR 19 CAWANGAN (JIKA ADA)

PASTIKAN Ø Ø Ø VOT JAB/PTJ PROGRAM AKTIVITI PUSAT PEMBAYARAN CAWANGAN PP BERDASAR WARAN PERUNTUKAN

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 20 21 22 JENIS KAD PENGENALAN 01 – IC (NO. K/P AWAM) 02 – PASPORT 03 – NO K/P ALTERNATIF (CTH: AHLI PARLIMEN) 90 – TENTERA / POLIS NO KAD PENGENALAN BANGSA (M/C/I/K/N/B/H/L/R/O) (MELAYU/CINA/INDIA/KADAZAN/IBAN/BAJAU/BIDAYUH/MELANAU/ MURUT/LAIN-LAIN)

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI TARAF PENCEN 23 1 2 3 4 24 - TIDAK BERPENCEN & TIDAK MENCARUM KWSP BERPENCEN & MENCARUM KWSP WARGANEGARA Ø YA/TIDAK

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 25 SEBAB PERUBAHAN GAJI 01 - KENAIKAN GAJI TAHUNAN 02 - CUTI SEPARUH GAJI 99 - LAIN-LAIN 26 TARIKH NAIK GAJI BERIKUT (HH. BB. TTTT)

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 27 KUMP. TANGGAGAJI 01 - JKK 02 - SSB 03 - SSM 90 - TIADA SKALA 28 TANGGAGAJI (PEK. PERKHIDMATAN BIL. 7/07) (WAJIB) – CTH: N 27 P 1 T 10 29 SKIM PERKHIDMATAN (RUJUK LAMPIRAN B, BUKU PERJAWATAN)

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 30 CARA BAYARAN T - PINDAHAN/HANTARAN BANK C - CEK TUNAI - SECARA TUNAI 31 KOD BANK (RUJUK JADUAL)/ NO AKAUN BANK GFMAS MAYBANK CIMB BANK SIMPANAN -MBB -BCB -BSN

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 32 33 NO KWSP- JIKA TARAF PENCEN 3 ATAU 4 AMAUN CARUMAN ØHANYA DIBENARKAN UNTUK KAKITANGAN YANG PENCEN BERTARAF 4 ØISIKAN 0. 00 JIKA CARUMAN PERLU DIHENTIKAN 34 % CARUMAN

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 35 NO CUKAI PENDAPATAN 36 KATEGORI PCB / BIL TANGGUNGAN Medan ini hanya disisi jika potongan cukai di buat berdasarkan jadual PCB (Potongan Cukai Berjadual) menurut arahan LHDN. Kategori PCB 1 - Bujang 2 - Suami/Isteri Tidak Bekerja 3 - Suami/Isteri Bekerja Masukkan Bilangan Tanggungan untuk tujuan pelepasan cukai

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PERIBADI 37 TARIKH LANTIKAN PERTAMA (HH. BB. TTTT) 38 TARIKH LANTIKAN SEKARANG (HH. BB. TTTT) 39 TARIKH PELARASAN IMBUHAN (JIKA PERLU) Jika medan ini tidak diisi imbuhan akan dikira berdasarkan Tarikh Lantikan Pertama

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PENDAPATAN 40 TARIKH MULA - PENDAPATAN (HH. BB. TTTT) 41 TARIKH AKHIR - PENDAPATAN (HH. BB. TTTT) 42 KOD – RUJUK KEPADA JADUAL KOD Kod. Gaji. XLS 43 AMAUN ØMENGIKUT KESESUAIAN KES

TUNGGAKAN KENAIKAN GAJI v TAHUN SEMASA JAWATAN : PEMBANTU AM RENDAH N 11 GAJI : RM 1, 110. 05 TANGGA GAJI : P 2 T 20 PERGERAKAN GAJI : APRIL 2009 v PERGERAKAN GAJI BIASA KE P 2 T 21 GAJI : RM 1, 141. 51 PERBEZAAN : RM 31. 46 X 2 BLN = RM 62. 92

TUNGGAKAN KENAIKAN GAJI v CONTOH 1 : PERKIRAAN TUNGGAKAN GAJI TARIKH TINDAKAN 01. 06. 2009 40 Tarikh Mula 01. 06. 2009 41 Tarikh akhir 31. 12. 9999 30. 06. 2009 42 Kod 0001 1001 43 Amaun 1, 141. 51 62. 92

TUNGGAKAN KENAIKAN GAJI v CONTOH 2 : TUNGGAKAN ELAUN BISP Butir-butir Perubahan Diluluskan kenaikan pangkat dari Gred DG 41 ke Gred DG 44 (KUP) mulai…. Tarikh Gaji L/Terima Gaji T/Terima 01. 08. 2009 RM 3, 116. 62 RM 2, 926. 65 ITK RM 400. 00 ITK RM 300. 00 COLA RM 300. 00 BISP RM 155. 83 BISP RM 146. 33 TPG : April Tarikh Tindakan : 01. 10. 2009 Tunggakan BISP Ogos – Okt 2009 = (RM 155. 83 – RM 146. 33) X 2 BLN = RM 9. 50 X 2 = RM 19. 00

TUNGGAKAN KENAIKAN GAJI v CONTOH 2 : PERKIRAAN TUNGGAKAN BISP TARIKH TINDAKAN 01. 10. 2009 40 Tarikh Mula 01. 10. 2009 41 Tarikh akhir 31. 12. 9999 31. 10. 2009 42 Kod 3352 1352 43 Amaun 155. 83 19. 00

TUNGGAKAN LEPAS BAGI KOD PENDAPATAN YANG TIADA KOD TUNGGAKAN TAHUN LEPAS PERLU MENGGUNAKAN KOD TUNGGAKAN 2008. CTH : COLA

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 - POTONGAN 44 TARIKH MULA - POTONGAN (HH. BB. TTTT) 45 TARIKH AKHIR (HH. BB. TTTT) ØMENGIKUT KESESUAIAN KES 46 KOD – RUJUK KEPADA JADUAL KOD 47 AMAUN

TUNGGAKAN KENAIKAN GAJI v CONTOH : PERKIRAAN TUNGGAKAN POTONGAN 44 Tarikh Mula 01. 10. 2009 45 Tarikh akhir 31. 12. 2009 31. 03. 2010 46 Kod 4015 4016 4017 47 Amaun 146. 33 180. 00 62. 92

KOD BAYARAN BALIK EMOLUMEN & ELAUN KOD OBJEK 4015 12199 Bayaran balik elaun tahun semasa 81101 Bayaran balik gaji & elaun tahun lepas 11101 Bayaran balik gaji tahun semasa 4016 4017 KETERANGAN

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -POTONGAN 48 49 NO RUJUKAN (DI BERI OLEH AGENSI PENERIMA POTONGAN) Cth: 0002/0003/MYANG KOD PENERIMA BAYARAN / NAMA PENERIMA BAYARAN - POTONGAN ØKOD DISEDIAKAN OLEH PP Cth: ASB/LUTH/ANGKASA

MEDAN-MEDAN DALAM SG 20 -PENGESAHAN 50 NAMA PENERIMA BAYARAN Ø PERLU DIISI DGN LENGKAP OLEH PEGAWAI 51 DISEDIAKAN OLEH Ø PERLU DIISI DGN LENGKAP OLEH PEGAWAI MENYEDIAKAN BORANG DI PUSAT PEMBAYAR 52 DISAHKAN OLEH Ø PERLU DISAHKAN OLEH PEGAWAI KANAN 53 DILULUSKAN OLEH ØPERLU DIISI OLEH PEGAWAI DI PEJABAT PERAKAUNAN

PENYEDIAAN SG 20 v KEW 8 ASAL YANG LENGKAP v SALINAN PENGESAHAN NOMBOR KWSP v LAMPIRAN PENGIRAAN GAJI v SALINAN SURAT TAWARAN/PERLANTIKAN/SURAT SETUJU TERIMA/SURAT PENEMPATAN v SALINAN PENGESAHAN NAMA, ALAMAT DAN NO. AKAUN BANK PEGAWAI v SIJIL GAJI AKHIR ASAL DARI PEJABAT LAMA (PERTUKARAN)

PENYEDIAAN SG 20 SILA PASTIKAN v TANGGAGAJI v KOD SKIM PERKHIDMATAN v NOMBOR AKAUN BANK PEGAWAI v NOMBOR KWSP PEGAWAI v TARIKH MULA PEMBAYARAN v KOD-KOD PENDAPATAN DAN ELAUN v KOD-KOD POTONGAN DIISI SECARA BERTURUTAN

PERTUKARAN PP LAIN UNTUK PERTUKARAN YG MELIBATKAN PP YG LAIN: SILA PASTIKAN KOD PJBT PERAKAUNAN BARU DAN NAMA PUSAT PBYR BARU DIISI - MEDAN 6

Dokumen Sokongan SG 20 �Lantikan Baru : - Kew. 8 Lengkap - Salinan K/P - Penyata KWSP - Penyata Bank - Borang Pengiraan - Surat Tawaran / Lantikan Surat Setuju Terima Lantikan

Dokumen Sokongan SG 20 �Bertukar : - Kew. 8 Lengkap - Surat Arahan Pertukaran - LPC n Kenaikan Pangkat : - Kew. 8 Lengkap - Surat Kelulusan Kenaikan Pangkat

Dokumen Sokongan SG 20 �Pelarasan - n Elaun : Kew. 8 Lengkap Borang Pengiraan Surat Kelulusan Yang Berkaitan Kenaikan Gaji : - Kew. 8 Lengkap - Borang Pengiraan Surat Kelulusan Pergerakan Gaji

Dokumen Sokongan SG 20 �Tamat - n Bersara/Perkhidmatan : Kew. 8 Lengkap Borang Pengiraan Surat Kelulusan Yang Berkaitan Lain-Lain Perubahan : - Dokumen Sokongan yang berkaitan Cth: Perubahan No. Akaun Bank

SG 20

KUIRI �DOKUMEN LENGKAP SOKONGAN TIDAK TANGGAGAJI SILAP @ TIDAK DINYATAKAN DI DALAM SG 20 - Bagi perubahan Gaji Hakiki n

KUIRI n KOD BAGI TUNGGAKAN GAJI TAHUN SEMASA DAN TAHUN LEPAS - Sila guna kod yang sewajarnya *Jika tiada dlm senarai kod – Sila guna kod yang bersesuaian.

KUIRI �PASTIKAN PENGIRAAN PELARASAN PEMBAYARAN EMOLUMEN ADALAH BERDASARKAN KEW. 8 n BERHATI-HATI PADA TARIKH MULA & AKHIR TINDAKAN

KUIRI �BAGI KES PEGAWAI YANG TELAH DIBUAT PENAMATAN DAN LPC TELAH DIKELUARKAN: - Tidak dibenarkan sebarang perubahan dibuat n PEGAWAI KEWANGAN TIDAK DIBENARKAN UNTUK MEMINDA APA-APA DATA DI KEW. 8

PASTIKAN �IT 001 - VOT JABATAN/PTJ AKTIVITI PUSAT PEMBAYARAN * DI CATAT BERASASKAN WARAN PERUNTUKAN YANG TELAH DIWUJUDKAN DI PEJABAT PERAKAUNAN

PASTIKAN �SEMAKAN BERKALA DIBUAT KE ATAS LAPORAN BV ESPKB Vs R 2 Vs C 231 - SILA MAKLUMKAN PIHAK JANMWPP - SILA SEDIAKAN JURNAL PELARASAN PASTIKAN PERBELANJAAN PAYROLL BULANAN DIKEMASKINI DI DALAM LAPORAN BV ESPKB

PASTIKAN � MASALAH BERKAITAN PAYROLL PEGAWAI - SILA AMBIL MAKLUM - SILA HUBUNGI PIHAK PEJABAT PERAKAUNAN - AMBIL TINDAKAN PEMBETULAN PASTIKAN PEGAWAI YANG TERLIBAT TIDAK MENGHUBUNGI SECARA TERUS KE PEJABAT PERAKAUNAN

• Laporan-Laporan Payroll

LAPORAN SLGB Vs GFMAS-HRPY SLGB R 1 R 2 R 3 GFMAS ZRCC 009 - LAPORAN BORANG PERMINTAAN (Kew. 44) BAUCAR GAJI SIJIL PENERIMAAN & LEMBARAN GAJI R 4 RPCEDTL 0 SLIP GAJI (PAYSLIP) R 5 ZRPY 064 SENARAI ANGGOTA DIBAYAR GAJI R 7 ZRPY 028 SENARAI POTONGAN (SEWA RUMAH & KUMP PENERIMA BAYARAN) R 9 ZRPY 021 SENARAI POTONGAN (LAIN-LAIN) R 10 ZRPY 043 SENARAI EDIT

LAPORAN SLGB Vs GFMAS-HRPY SLGB GFMAS LAPORAN R 21 ZRPY 028 SENARAI SEWA RUMAH KERAJAAN R 22 ZRPY 047 SENARAI POTONGAN KWSP R 23 ZRPY 046 SENARAI POTONGAN CUKAI PENDAPATAN R 55 - BAUCER JERNAL R 56 - BAUCER BAYARAN GAJI R 2 ZRPY 025 SENARAI INDUK GAJI (MASTER LISTING) R 82 ZRPY 024 PENYATA PENDAPATAN TAHUNAN

LAPORAN SLGB Vs GFMAS-HRPY SLGB GFMAS LAPORAN R 28 ZRPY 033 SIJIL GAJI AKHIR (LPC) - ZRPY 061 BANK SUMMARY TOTAL - ZRPY 049 LAPORAN AUTO PICK-UP

LAPORAN PAYROLL Master Listing v Mengandungi Semua Data Maklumat Kakitangan di Sesuatu Jabatan v Sebagai Dokumen Rujukan Bagi Pembayaran Gaji Bulanan Secara keseluruhan v Menyenaraikan Semua Pendapatan dan Potongan Pegawai Pada Bulan Yang Berkenaan v Jumlah Gaji Bersih Dinyatakan

LAPORAN PAYROLL BAUCAR GAJI v v v v NAMA LAPORAN – BAUCAR BAYARAN GAJI UNTUK <BULAN> PEJ. PERAKAUNAN : 1070 JANM CAW UTAMA JABATAN : 351 PUSAT PEMBAYARAN : 6251 JAB. ALAM SEKITAR NO RUJ. DOKUMEN : 000047 KOD JABATAN : 351 KOD PTJ/PK : 040101 (HEADER) VOT : B 23 P. TANGGUNG/P. KOS : 040101 (CHARGELINE) PROGRAM/AKTIVITI : 060100 OBJEK LANJUT : 11000 – 15000 AMAUN : RM XXXXX JUMLAH PDPTN KASAR : RM XXXXX JUMLAH KREDIT KE BANK : RM XXXXX

PENGURUSAN PERAKAUNAN GAJI (PAYROLL) BAUCAR BERASINGAN

BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN • PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN MELALUI BAUCAR BAYARAN BOLEH DIBUAT MELALUI MANUAL ATAU e. SPKB. CONTOH BAYARAN: • • GAJI PEGAWAI TETAP (BARU/BERTUKAR) GAJI PEGAWAI KONTRAK / SEMENTARA ELAUN LEBIH MASA ELAUN MEMANGKU / MENANGGUNG KERJA BAYARAN PENCERAMAH/ PENGAWAS PEPERIKSAAN PENGGUBAL SOALAN ELAUN PAKAIAN PANAS / ISTIADAT ANUGERAH KHIDMAT CEMERLANG SAGUHATI / HONORIUM / • BAUCAR BAYARAN e. SPKB DISEDIAKAN MELALUI SUBMODUL PENDAPATAN BERCUKAI ATAU GAJI SELAIN KAKITANGAN AWAM. SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN �DI ü ü BENARKAN: BERHENTI KEMATIAN PERSARAAN KES-KES KHAS *Sila minta kebenaran secara bertulis sebelum penyediaan baucar bayaran.

PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN �TIDAK - DIBENARKAN: LANTIKAN BARU PINDAH PEJABAT PERAKAUNAN KEMASUKAN SEMULA PEMBAYARAN GAJI BIASA PELARASAN AKTIF SELEPAS TAHAN GAJI KEMBALI DARI CUTI TANPA GAJI

BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN MODUL DAFTAR BAYARAN e. SPKB – PENDAPATAN BERCUKAI 1. 2. Pendapatan Bercukai Gaji Selain Kakitangan Awam PENGURUSAN GAJI BERKOMPUTER

BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN • PENGGUNAAN BAUCAR BAYARAN BERASINGAN BAGI PEMBAYARAN GAJI KAKITANGAN BARU / BERTUKAR AKAN DIMINIMAKAN DENGAN KEMUDAHAN ‘SEPARATE CYCLE’ DIDALAM SISTEM GFMAS-HRPY. • BAUCAR BAYARAN ADALAH DOKUMEN PENTING YANG PERLU DISEMAK BAGI MEMASTIKAN SESUATU PEMBAYARAN DILAKUKAN MEMPUNYAI DOKUMEN YANG LENGKAP BAGI SESUATU BEKALAN / PERKHIDMATAN / KERJA SEPERTI YANG DINYATAKAN DI DALAM ARAHAN PERBENDAHARAAN 99 (a). SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN ARAHAN PERBENDAHARAAN – 99 i. ii. BAUCER DISOKONG DENGAN BUTIR-BUTIR PENUH NAMA PEGAWAI TIDAK BOLEH PENERIMA BAYARAN KECUALI GAJI, PINJAMAN, PENDAHULUAN DAN TUNTUTAN SENDIRI iii. BAUCER KECIL TUNTUTAN (KEW GANTI 50) DIGUNAKAN BAYARAN YANG UNTUK DIBUAT DENGAN/TANPA RESIT. iv. PERAKUAN BAHAWA KERJA/PERKHIDMATAN TELAH DILAKSANAKAN DENGAN SEPATUTNYA v. BAUCER TIDAK BOLEH DIBUAT ATAS NAMA LEBIH DARI SATU ORANG/FIRMA. SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN PROSEDUR PENGURUSAN BAUCAR BAYARAN • • TATACARA PEMBAYARAN DILAKUKAN DENGAN BETUL, TEPAT DAN CEPAT. SEMUA BIL/INVOIS DIBAYAR DALAM TEMPOH 14 HARI DARI TARIKH BIL/INVOIS DITERIMA. • BAUCAR BAYARAN DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG DIBERI KUASA. • BAUCAR BAYARAN MESTI DISOKONG DOKUMEN SOKONGAN YANG LENGKAP. • BAUCAR BAYARAN DICETAK DAN DIFAILKAN SEBAIK SAHAJA PERAKUAN 2 (STATUS 3 MENGIKUT SISTEM e. SPKB) OLEH PEGAWAI. DENGAN SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

BAUCAR BAYARAN GAJI BERASINGAN PROSEDUR PENGURUSAN BAUCAR BAYARAN • • BAUCAR BAYARAN DIFAILKAN SECARA TERATUR MENGIKUT NOMBOR RUJUKAN/SIRI. BAUCAR BAYARAN YANG DIBATALKAN TURUT DIFAILKAN. • SEMUA BAUCAR BAYARAN DOKUMEN SOKONGAN DICOP DENGAN PERKATAAN ‘TELAH DIBAYAR’. • AMAUN BAYARAN ADALAH TEPAT DAN PEMBAYARAN DUA KALI TIDAK DIBUAT. • PEMBAYARAN DIBUAT DIBAWAH KOD OBJEK LANJUT YANG TEPAT. SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

ALIRAN PROSES BAUCAR BAYARAN NPD KEW 8 LAIN-LAIN DOKUMEN HANTAR 2 1 HANTAR NOTIFIKASI BAYARAN REKOD DAFTAR BAYARAN 3 & BAUCER CETAK e. SPKB PENGGUNA e. SPKB • SEMAK & SEDIA • SEMAK & PERAKUAN II PENERIMA BAYARAN PROSES BAYARAN PEJABAT PEMBAYAR STATUS BAYARAN e. SPKB BAUCER BAYARAN + NPD KEW 8 LAIN-LAIN DOKUMEN 5 4 COP TELAH DIBAYAR 6 SIMPAN FAIL *NPD : - Notis Pergerakan Dokumen SISTEM PERAKAUNAN GAJI & ELAUN

PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN �PASTIKAN LENGKAP: NAMA PENERIMA - NO. GAJI - NO. AKAUN BANK - KOD BANK - ALAMAT E-MEL - NO. FAX ALAMAT SURAT MENYURAT