Funkciju audits izgltbas iestu uzraudzbas jom Inese Vaivare

Funkciju audits izglītības iestāžu uzraudzības jomā Inese Vaivare Jānis Andžāns Politikas koordinācijas departamenta konsultanti Tālr. : 67082975 E-pasts: inese. vaivare@mk. gov. lv Janis. andzans@mk. gov. lv 10. 03. 2010.

Funkciju audita izglītības iestāžu uzraudzības jomā mērķis Sagatavot priekšlikumus izglītības iestāžu kontroles, uzraudzības, pārbaudes, sertifikācijas un akreditācijas funkciju vienkāršošanai, tādējādi samazinot izglītības iestāžu ieguldītos resursus administratīvu procedūru veikšanai un ļaujot tos novirzīt izglītības kvalitātes paaugstināšanas aktivitātēm. 2

Audita process I posms: Informācijas apkopošana Informācijas pieprasījums valsts iestādēm un pašvaldībām, informācija MK mājas lapā Saņemtās informācijas analīze, intervijas iestādēs, tikšanās ar profesionālajām apvienībām Gadījumu analīze izglītības iestādēs, izglītības iestāžu sniegtās informācijas analīze II posms: Informācijas analīze un priekšlikumu izstrāde Uzraudzības funkciju apraksts pa funkciju blokiem (iekļauj: izmaksas un īstenotājus) Ārvalstu pieredzes apkopošana Rezultātu pārbaude iestādēs Priekšlikumi funkciju optimizēšanai Regulāra informācijas papildināšana

Veiktās darbības ▌ Veiktas 26 intervijas ar izglītības iestādēm – konfidencialitātes risks ▌ Veiktas 26 intervijas ar 7 pašvaldību pārstāvjiem ▌ Sagatavots funkciju audita starpziņojums ▌ Uzsākta gala ziņojuma sagatavošana

Konsultācijas ar profesionālajām apvienībām ▌ Notikušas tikšanās ar izglītības iestāžu profesionālajām asociācijām: ▌ Rektoru padome (statistika, profesiju standarti, informācijas pieprasījumi, VK un IKVD dublējošās pārbaudes); ▌ LIVA (pašvaldību kontrole dublējas ar valsts iestādēm, statistika, prasību adekvātums, skolotāja darba laika uzskaite, žurnāla aizpildīšana latviski); ▌ Rīgas pirmsskolu izglītības iestāžu vadītāju konsultatīvā padome (pašvaldības veiktā uzraudzība un kontrole, dublējošas pārbaudes un atšķirīgas prasības, prasību adekvātums); ▌ Profesionālās izglītības iestādes pārstāvi (statistika, ES projektu īstenošana, NVA pārbaudes dublē).

Izglītības iestāžu gadījumu analīze I ▌ 26 intervijas (tipiskākie gadījumi, balstoties uz konsultācijām ar speciālistiem) – pirmsskolas, pamatizglītības, vispārējās izglītības, sociālās korekcijas, interešu izglītības, profesionālās izglītības un augstākās izglītības iestādēs; ▌ konfidencialitātes nodrošināšanas problēma – resursu un sadarbības atkarība; ▌ reprezentatīvas informācijas iegūšanas problēma; ▌ nav iespējams identificēt izglītības iestādes vadītāja iekšēji uzlikto slogu; ▌ pārbaužu uztveršana kā pašsaprotama lieta un nespēja objektīvi noteikt to lietderību un pamatotību;

Izglītības iestāžu gadījumu analīze II 30 Veikto kontroles pasākumu skaits pēdējo divu gadu laikā 25 20 15 26 10 26, 33 Valsts kontrolējošās institūcijas Tiešā uzraudzība un kontrole 19, 5 9, 8 5 0 12 0, 6 PII 15 7 3, 4 PI 2, 25 1 2, 33 1 VII PRII AII III 0 SKII

Izglītības iestāžu gadījumu analīze III 1200 Veikto kontroles pasākumu noslodze izglītības iestādēm (c/h) 1000 1118 800 Valsts kontrolējošās institūcijas 600 Tiešā uzraudzība un kontrole 400 158, 8 200 40, 52 104 156, 33 29, 03 16, 38 0 PII 13 PI 84, 51 VII 14, 25 PRII 23, 33 5, 33 AII 6, 3 III SKII 0

Izglītības iestāžu gadījumu analīze IV Izglītības iestāde/ kontrole Valsts institūciju Tiešā PII 2, 4 h 22 h PI 4, 1 h 3, 8 h VI 2, 3 h 6, 3 h PRI 6 h 23 h AI 42 h 2, 3 h III 5, 3 h 6, 3 h SKI 10, 5 h 0 h

Izglītības iestāžu gadījumu analīze V ▌ Tiek veiktas pārbaudes, pat ja nepastāv regulējums (piemēram, interešu izglītībā); ▌ Pastāv objektīvi neizpildāmas prasības, taču par tām ik gadus tiek sastādīti akti (piemēram, ugunsdrošība); ▌ Nepastāv vienoti formāti dokumentācijai – pastāvīgi jāapmeklē mācības (piemēram, civilās aizsardzības plāni); ▌ Pastiprināti tiek pārbaudīta dokumentācija, kas var neatbilst situācijai dzīvē (piemēram, ēdināšana, licencēšana); ▌ Pastāv prasības, kuru izpildei nepieciešamas pastāvīgas finanšu investīcijas (piemēram, pastāvīga kvalifikācijas paaugstināšana, sanitārās grāmatiņas); ▌ Nav saprotams veikto pārbaužu biežuma pamatotība (piemēram, VDI, arhīvu pārbaudes (5 x 2 gadu laikā));

Izglītības iestāžu gadījumu analīze VI ▌ Pastāv pretrunas starp prasībām (piemēram, pases kopija studenta lietā); ▌ Pastāv subjektīvās interpretācijas risks (piemēram, akreditācijas komisijas sastāvs); ▌ Ļoti daudz resursi tiek tērēti dažāda veida informācijas pieprasījumu sagatavošanai (pat 40 veidi gadā, no dažādām struktūrvienībām vienādi pieprasījumi, jānogādā personīgi u. tml. ); ▌ Pārbaudes pēc būtības nedublējas, salīdzinoši biežāk citas institūcijas dublē IKVD un pašvaldību; ▌ Sūdzību rašanās gadījumā tiek veiktas vairākas pārbaudes no dažādu institūciju puses; ▌ Ekstremāli prasību piemērošanas gadījumi – piemēram, vienā gadā slota jānovieto pie sienas, otrā – aizkara.

Pašvaldību gadījumu analīze I ▌ Veiktas 26 intervijas 7 pašvaldībās; ▌ Pašvaldību prakse atšķiras: - Pašvaldības īstenotās uzraudzības un kontroles funkcijas (tipiskākās – finanšu uzraudzība, iekšējais audits, informācija un statistika); - Pārsvarā veic informācijas aprites koordinēšanas funkciju; - Funkciju īstenošanas mehānisms (no deleģētas funkcijas 1 personai uz vairākām pašvaldībām līdz vairāku desmitu cilvēku departamentam).

Pašvaldību gadījumu analīze II ▌ Nenotiek informācijas apmaiņa starp valsts institūcijām un pašvaldību – pašvaldībai nav zināmi pārbaužu rezultāti un otrādi, līdz ar to rodas dublēšanas risks; ▌ Pašvaldība izstrādā detalizētāku regulējumu vispārējām prasībām; ▌ Pašvaldība pastiprināti kontrolē izglītības iestādes, kur ir neskaidra situācija vai mazāka administratīvā kapacitāte, piemēram, pirmsskolas izglītību; ▌ Ļoti liels slogs ir informācijas pieprasījumu koordinēšana – informācijas netiek apkopota ministriju vai pašvaldību ietvaros, bet tā tiek novirzīta izglītības iestādēm; ▌ Būtiska atšķirība starp Rīgu un citām pašvaldībām, tai skaitā, kontroļu biežumā.

Funkciju analīze I ▌ apkopota un analizēta informācija par 103 izglītības iestāžu uzraudzības un kontroles funkcijām. Funkciju skaits regulāri tiek precizēts/papildināts, jo ne visas institūciju iesniegtās funkcijas tiks ietvertas funkciju audita analīzē. ▌ Veikts vispārējs audita jomas raksturojums un izdalīti vairāki uzraudzības un kontroles apakštipi: ▌ Tieša izglītības iestāžu uzraudzība un kontrole (IZM un padotības iestādes); ▌ Uzraugošo institūciju, kuras savas darbības ietvaros veic arī izglītības iestāžu uzraudzību un kontroli (VUGD, VDI, VI, CSP, PVD, VBTAI, VK, KNAB, NVA); ▌ Padotībā esošu augstākās izglītības iestāžu uzraudzība (IZM, VESM, VUGD, IEM, LM); ▌ Pašvaldības (finanses, ēdināšana, audits, personāls, statistika utt. ).

Funkciju analīze II ▌ ugunsdrošības kontrole un uzraudzība, higiēnas prasību kontrole; ▌ finanšu uzraudzība, tai skaitā, celtniecības un remontdarbu uzraudzība; ▌ personāla jautājumi; ▌ statistikas apkopošana un uzglabāšana; ▌ iekšējais audits; ▌ licencēšana, akreditācija un sertifikācija (tai skaitā, satura saskaņošana); ▌ valsts pārbaudes darbu norise; ▌ pedagoģiski medicīniskā darbība.

Funkciju analīze III ▌ Funkcijas izpildi pamatojošie tiesību akti; ▌ Funkcijas izpildē iesaistītās institūcijas; ▌ Funkcijas izpilde (ja iespējams, procesa shēma, kas attēlo institūcijas, kuru iesaiste notiek konkrētos posmos); ▌ Funkcijas izpildes rādītāji; ▌ Funkcijas izmaksas kontrolējošām iestādēm; ▌ Izglītības iestādes patērētais laiks funkcijas izpildei; ▌ Tiešās izmaksas izglītības iestādei.

Turpmākā rīcība Funkciju bloku analīze, informācijas pieprasīšana un precizēšana Ārvalstu prakses apkopošana: ▌ kādas iestādes un cik bieži veic pārbaudes (gan valsts, gan pašvaldību līmenī); ▌ Specifiski jautājumi no funkciju blokiem, piemēram, pārtikas aprite un higiēna, licencēšana un akreditācija. ▌ Plānots aplūkot šādas valstis: Igaunija, Lietuva, Dānija, Zviedrija, Vācija, Somija. Funkciju analīzes rezultātu validēšana kontrolējošās institūcijās Gala ziņojuma saskaņošana

Analīzes piemērs. Licencēšana Izglītības iestāde sagatavo izglītības programmu Izglītības likums Valsts standarti Profesiju standarti Eksperti sagatavo lēmumu Vadlīnijas ir skaidras, pieprasāmā informācija dublējas u. c. Izglītības programmu saskaņo ar dibinātāju un, ja Pārbauda nepieciešams, ar pašvaldība un IZM atbildīgo institūciju Programm u izskata vecākie eksperti un izvērtē atbilstību NA Iesniegums IKVD reģistrē iesniegumu Pozitīvs lēmums Nenotiek vērtēšana pēc būtības nestandart a progr. Izsniedz licenci Negatīvs lēmums Ir iespējams labot izglītības programmu Izmaksas kontrolei 2009: IKVD – 34180 LS (4 eksperti) Izmaksas izglītības iestādei: Nav iespējams novērtēt (iesaistīts viss personāls) Rādītāji: 2008. – 2785 programmas 2009. – 1880 programmas Ārvalstu pieredze

Analīzes piemērs. Akreditācija Iesniegums IKVD par akreditāciju IKVD veido ekspertu komisiju Izglītības iestādes iesniedz nepieciešamos dokumentus Pašvērtējums Pārbauda programmas īstenošanas kvalitāti un iestādes darbības kvalitāti Augstas izmaksas Intervijas, novērojumi, dokumentu pārbaude, materiāltehniskā bāze Dokumentu formāla pārbaude – kvalitāti parāda eksāmeni Eksperti apmeklē izglītības iestādi Atteikt Eksperti sagatavo atzinumu (ziņojumu) Akreditācijas komisija pieņem lēmumu Var būt subjektīvs novērtējums Akreditēt Attīstības plāns Tarifikācija Stundu plāns Neskaidrība par jauno regulējumu Nav standarta pašvērtējumam Izmaksas kontrolei 2009: Ievieš rekomendācijas, IKVD – 34180 LS uzsāk akreditāciju Izmaksas izglītības iestādei: no jauna Dokumentācijas sagatavošana – pat 800 h Komisijas darba izmaksas – 1000 LVL (VI), 1500 LVL (3 programmas VI), 400 LVL (PI) vizītes nodrošināšana – 40 h Rādītāji: 2008. – 390 iestādes, 650 programmas 2009. – 62 iestādes, 272 programmas

Būtiskākie starpposma secinājumi ▌ Funkciju īstenošanas intensitātes izvērtējums administratīvajām prasībām un akreditācijai (biežums, prasību adekvātums); ▌ Funkciju dublēšanās administratīvo un satura prasību kontrolē starp institūcijām, kurām šī funkcija ir uzdota caur tiesību aktu un institūcijām, kuras īsteno padotības uzraudzību, kā arī starp pašām kontrolējošām institūcijām; ▌ Funkciju dublēšanās statistikas un informācijas pieprasījumos, tādējādi apgrūtinot izglītības iestāžu darbu un radot papildus izmaksas dažādu reģistru uzturēšanai (IZM, CSP, pašvaldības, FM, ad hoc pieprasījumi); ▌ Kontroles trūkums nelicenzētām programmām/iestādēm.

Paldies par uzmanību! Jānis Andžāns, Inese Vaivare, Politikas koordinācijas departamenta konsultanti, tālr. : 67082983, e-pasts: janis. andznas@mk. gov. lv, inese. vaivare@mk. gov. lv Brīvības bulvāris 36, Rīga, LV-1520 Tālr. : 67082900, fakss: 67280469 E-pasts: vk@mk. gov. lv www. mk. gov. lv 21