Funkciju audita starpziojums par atbalsta funkciju optimizanu Zanda

Funkciju audita starpziņojums par atbalsta funkciju optimizēšanu Zanda Ozola Funkciju audita grupas vadītāja Tālr. : 67082974 E-pasts: zanda. ozola@mk. gov. lv

Audita uzdevums ▌ identificēt un definēt atbalsta funkcijas ▌ novērtēt funkciju īstenošanai izmantotos resursus ▌ sniegt priekšlikumus: ▌ centralizācijai ▌ optimizācijai ▌ vienkāršošanai

Prezentācijas saturs ▌ dati ▌ ieteikumi: ▌ vispārējie ▌ specifiskie (katrai funkcijai) ▌ priekšnoteikumi vienotā pakalpojuma centra izveidei ▌ turpmākā rīcība

Personāla vadība Grāmatvedība Finanšu vadība IT atbalsts Iepirkumi

Ieteikumi (vispārējie) ▌ centralizēt resoru ietvaros: ▌ personāla vadību, grāmatvedību, IT vadību, standartizētos iepirkumus, autoparka vadību ▌ centralizācija var nebūt uz CA, bet iespējami dažādi modeļi atkarībā no resora specifikas ▌ kas paliek iestādē? lēmumi personāla vadība – darba izpildes rezultātu vērtēšana finanšu vadība – resursu plānošana, analīze IT – daļēji iestādes specifisko IS uzturēšana, lietotāju atbalsts iepirkumi – nepieciešamo iepirkumu plānošana, vajadzību apzināšana, specifisko prasību definēšana, līgumu slēgšana ▌ autoparks – skat. iepirkumus ▌ ▌ ▌

Personāla vadība ▌ katrā resorā veidot vienu personāla vadības centru ar šādām funkcijām: ▌ kopējā personāla politika, apmācība, kompetenču novērtēšana, karjeras plānošana, jaunu darbinieku piesaiste un atlase, amatu līmeņošana, atlīdzības sistēmas īstenošana un kontrole, kā arī personāla lietvedība (+atlīdzības administrēšana) ▌ ārpakalpojumi iespējami: ▌ personāla lietvedība (+atlīdzības administrēšana), apmācību organizēšana, darbinieku atlases organizēšana, kompetenču novērtēšana ▌ ieviest vienoto personāla vadības IS ar pašapkalpošanās moduli ▌ etalonrādītāji: ▌ personāla lietvedības un algu grāmatvedības speciālista apkalpoto darbinieku skaits – līdz pat 1000 (privātajā sektorā), bet valsts pārvaldē no 192 līdz 35

Grāmatvedība ▌ katrā resorā veidot vienu grāmatvedības centru ar šādām funkcijām: ▌ grāmatvedības politika, atlīdzības administrēšana (+personāla lietvedība), grāmatvedības uzskaite, norēķini, pārskatu gatavošana, vienots kontu plāns ▌ ārpakalpojumi iespējami: ▌ atlīdzības administrēšana (+personāla lietvedība), grāmatvedības uzskaite, norēķini, pārskatu gatavošana ▌ pāriet uz vienādu programmnodrošinājumu resoros ▌ ieviest vienoto grāmatvedības IS ▌ etalonrādītāji (privātais sektors): ▌ ▌ izmaksas uz vienu atlīdzības izmaksas transakciju (LVL 5. 2) izmaksas un vienu rēķina apmaksu (LVL 3. 3) izmaksas uz vienu uzskaitīto pamatlīdzekli (LVL 4. 6) kļūdu īpatsvars – atlīdzības izmaksa (0, 7%), rēķinu apmaksa (2, 3%) Etalonrādītāji – mediāna, avots - Pw. C Global Best Practices Benchmarking - www. globalbestpractices. com

Finanšu vadība ▌ paliek iestādes vadītāja tiešā pakļautībā – centralizācija un ārpakalpojumu piesaiste nav aktuāla ▌ citi ieteikumi: ▌ pilnveidot finanšu plānošanu, balstoties uz iestādes funkcijām ▌ etalonrādītāji: ▌ budžeta pieprasījumu sagatavošana laiks (n. d. ) ▌ budžeta plāna un faktiskās izpildes variācija (n. d. )

IT atbalsts ▌ katrā resorā veidot vienu IT vadības centru ar šādām funkcijām: ▌ IT resursu plānošana, servisa līmeņa noteikšana, resursu un risinājumu iepirkšana, IS uzturēšana, monitorings un novērtēšana ▌ ārpakalpojumi iespējami: ▌ IS risinājumu izstrāde, IS uzturēšana un kļūdu labošana, apmācības, palīdzības dienests ▌ citi ieteikumi – izstrādāt IT materiāltehnisko resursu katalogu ▌ etalonrādītāji: ▌ apkalpoto lietotāju skaits uz vienu IT speciālistu (41 (‘ 09) un 53 (’ 10)) ▌ IT izmaksas pret iestādes kopējo budžetu – vidēji ~4% ▌ IT sistēmu sadalījums (nereģistrēto sistēmu īpatsvars (samazinās)) šobrīd 28% Etalonrādītāji no datiem par EM, FM, LM, TM, VM

Iepirkumi ▌ EIS regulāri papildina ar jauniem katalogiem, arī standartizētu pakalpojumu iepirkšanai ▌ EIS lietošana jāpadara obligāta ▌ iepirkumu (arī nestandarta) vadībai resoros veido iepirkumu centru ar šādām funkcijām: ▌ iepirkumu plānošana, procedūru organizēšana, dokumentācijas izstrāde ▌ citi ieteikumi – reitingot piegādātājus EIS sistēmā, vienkāršot vispārējo vienošanos aktualizēšanu ▌ Etalonrādītāji: ▌ Centralizēti veikto iepirkumu īpatsvars (līgumu summas īpatsvars no kopējā) – 19% (’ 09) ▌ Elektroniski veikto iepirkumu īpatsvars ▌ Iepirkumu procedūras vidējais ilgums (parastā kārtība VS elektroniskais iepirkums) (n. d. ) ▌ Vidējās atlaides % EIS (n. d. )

Autoparka uzturēšana un administrēšana ▌ autoparka pakalpojumus iepirkt centralizēti ar pilnu servisu ▌ noteikt vienotu servisa līmeni valsts pārvaldē ▌ etalonrādītāji: ▌ slodžu skaits īpašumā esošo a/m uzturēšanai – 1 slodze uz 100 a/m (uzņēmumā ar centralizētu autoparka vadību) ▌ slodžu skaits nomātu (ar pilnu pakalpojumu klāstu) a/m līguma administrēšanai – 1 slodze uz 500 a/m (privātā uzņēmumā) ▌ šobrīd valsts pārvaldē – 5500 automašīnu un 439 slodzes (pieņēmums) = apmēram 12, 5 automašīnas uz 1 slodzi

Vienots pakalpojumu centrs valsts pārvaldē ▌ definīcija – aģentūra vai TPI, kas nodrošina atbalsta pakalpojumu sniegšanu visām TPI ▌ personāla vadība, grāmatvedība, lietvedības IS uzturēšana, IT vadība, iepirkumi, autoparka vadība, iekšējais audits ▌ priekšnoteikumi: vienoti pakalpojumu centri resoru ietvaros vienotas atbalsta IT sistēmas funkciju attīstības plānošanas dokumenti pakalpojumu standarti, procedūru standartizācija, kvalitātes rādītāji ▌ likumdošanas izmaiņas (iestādes vadītāja atbildība) ▌ investīcijas, ekonomiskais pamatojums ▌ drošības jautājumi (palielinās riski) ▌ ▌

Turpmāk risināmie jautājumi ▌ ziņojuma saskaņošana ▌ ieteikumu ieviešanas instrumenti – ▌ MK rīkojums par ieteikumu ieviešanu (citi NA grozījumi ) ▌ vienoto IS procesi ▌ * resoru ietvaros - vienošanās (standartizētas – paredz atbildības, pienākumu sadalījumu, servisa līmeņa nosacījumus) ▌ * centralizācijas metodoloģija (darbību secība, dokumentācija, atbildību sadalījums) ▌ etalonrādītāju uzraudzība (resoru pakalpojumu centri un attiecīgo atbalsta funkciju politikas veidotājas institūcijas)

Funkciju audita starpziņojums par atbalsta funkciju optimizēšanu Zanda Ozola, Funkciju audita grupas vadītāja, tālr. : 67082974, e-pasts: zanda. ozola@mk. gov. lv Brīvības bulvāris 36, Rīga, LV-1520 Tālr. : 67082900, fakss: 67280469 E-pasts: vk@mk. gov. lv www. mk. gov. lv 16