FUNGSI PENGADAAN LOGISTIK A Pengertian Fungsi Pengadaan barang
FUNGSI PENGADAAN LOGISTIK A. Pengertian Fungsi Pengadaan barang adalah serangkaian usaha dan kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis, spesifikasi, jumlah maupun tempat, harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. B. Cara Pengadaan 1. Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan penjual (supplier) untuk mendapatkan sejumlah logistik sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. 2. Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam bentuk apapun.
3. Menyewa, adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh dari pihak lain dengan memberikan imbalan sesuai kesepakatan kedua belah pihak. 4. Membuat, adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan membuat sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau unit kerja tertentu. 5. Menukar, adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan menukar logistik yang dimikiki dengan logistik yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. 6. Substitusi adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu. 7. Pemberian/Hibah adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan menggunakan logistik yang merupakan pemberian/hibah dari pihak lain. 8. Perbaikan/rekondisi adalah cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan memperbaiki logistik yang telah mengalami kerusakan, baik dengan jalan penukaran instrumen yang baik diantara instrumen yang rusak.
C. SISTEM PENGADAAN LOGISTIK 1. Sistem Sentralisasi adalah cara pengadaan logistik dimana kewenangan dalam pengadaan logistik bagi seluruh unit kerja logistik dalam organisasi diberikan pada satu unit kerja tertentu. Keuntungan dan kelemahan sistem sentralisasi. Keuntungan Kelemahan - Dapat mengurangi harga per satuan - Kebutuhan yang mendesak dari suatu unit tertentu dimungkinkan tidak dapat cepat dilayani dan dipenuhi. - Dapat mereduksi biaya tambahan sehingga akan mendukung efesiensi - Pemenuhan permintaan kebutuhan logistik pada unit-unit kerja sebagai pengguna dimungkinkan tidak sesuai dengan kebutuhan. - Dapat mendukung program standardisasi dan sistem pertukaran antar bagian.
2. Sistem desentralisasi adalah sistem pengadaan logistik dimana kewenangan pengadaan diserahkan pada masing-masing unit kerja. Keuntungan dan kelemahan sistem desentralisasi Keuntungan Kelemahan - Kebutuhan logistik dari masing unit kerja akan cepat dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhan. - Ada kecenderungan masing-masing unit kerja untuk memilki barang baru. - Menjamin ketepatan pembelian logistik -Terdapat bermacam-macam logistik yang berbeda-beda bentuk, ukuran dan tipenya. Sehingga tidak mendukung program standarisasi dan normalisasi. - Biaya tambahan (overhead) relatif besar.
3. Sistem Campuran adalah cara pengadaan logistik dengan mengkombinasikan antara sistem sentralisasi dan desentralisasi. D. Pengadaan Logistik dengan cara pembelian 1. Tujuan/orientasi pembelian adalah cara untuk mendapatkan logistik yang tepat. Baik tepat secara : mutu, jumlah, waktu, sumber, harga, tempat, dan peraturan. 2. Siklus pembelian dan pengelolaan administrasi Cara pembelian ; - Tanpa pesanan - Melalui pesanan (swakelola) : 1. Langsung
Tahapan-tahapan pembelian melalui pesanan 1. Menerima daftar permintaan pembelian Daftar permintaan pembelian sering disebut Bon Permintaan Barang atau Bon Gudang. Daftar Permintaan Barang (DPB) diisi dan diajukan oleh setiap unit kerja dalam organisasi kepada unit kerja tertentu atau pejabat tertentu yang diberi tugas dan wewenang untuk memenuhi kebutuhan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi. Untuk mendukung efisiensi dalam pengadaan barang hendaknya pegajuan Daftar Permintaan Pembelian Barang dilakukan secara periodik menurut jangka waktu tertentu. Lembar surat permintaan barang dengan berbagai macam digunakan sebagai surat penyerahan barang,
SURAT PERMINTAAN BARANG No. SPB Tanggal Unit/ Bagian No : : : Nama dan Spesifikasi Barang Jumlah Satuan Yang disetujui Menyetujui, Penerima Kabag. Logistik/Ka. Gudang Ka. Biro/Bag. /Subbag … Yang Meminta ……………… ……………
2. Meneliti daftar permintaan pembelian Untuk mendukung efektivitas pengendalian logistik dalam organisasi hendaknya pengajuan Daftar Permintaan Pembelian khususnya barang-barang kebutuhan rutin dan habis pakai dilampiri laporan Pemakaian Barang sehingga bagian yang diberi tugas dapat melakukan pengendalian terhadap pemakaian barang. Laporan Pemakaian Barang Periode : …………… No. LPB : Tanggal : Unit/Bagian : No Kode Barang Nama dan Spesifikasi Barang Jml. Awal Periode Jml. Pemakaian Jml. Akhir Periode Keterangan Manajer/Kabag/Kasubag …. Nama Unit pemakai) ………………………. .
3. Memilih Pemasok Setelah ditetapkan logistik yang pasti akan diadakan oleh pejabat yang berwenang, langkah berikutnya adalah memilih penjual (supplier/pemasok) yang tepat. Ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan pemilihan supplier/pemasok dengan kriteria sebagai berikut: a. Pemasok menyediakan logistik sesuai dengan kebutuhan organisasi (jenis dan spesifikasi). b. Pemasok Legal c. Pemasok dapat dipercaya d. Pemasok dapat memberikan harga yang paling layak e. Pemasok mempunyai hubungan yang dekat dengan organisasi
4. Memasukkan Pesanan (Order) Untuk memasukkan pesanan barang dapat dilakukan dengan cara bertelepon, mengirim faksimili, mengirim surat pesanan, atau datang langsung ke supplier dengan atau tanpa mengajukan surat pesanan 4. 1. Cara pembayaran/Waktu Pembayaran a. Bayar muka, yaitu pembayaran harga sebelum barang diterima atau sebelum barang ada. b. Bayar Tunai (cash), yaitu pembayaran harga barang secara tunai bersama dengan surat pesanan. c. Bayar belakang, yaitu pembayaran dilakukan setelah beberapa lama setelah barang diterima. d. Cash and Carry (C A C), yaitu harga barang dibayar lebih dahulu sebelum dibawa, atau uang diterima lebih dahulu barang dikirim kepada pembeli.
e. Cash on Delivery (COD) yaitu pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan kepada pembeli. F. Remburs, yaitu pembeli harus membayar sejumlah harga barang yang dibeli kepada pengangkut barang (perusahaan pengangkut) pada waktu barang diserahkan. G. Pada waktu dolumen tiba, yakni pembayaran dilaksanakan ketika dokumen barang dibeli tiba. (di bank)
4. 2. Potong Harga a. Potongan tunai, yaitu potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membayar tunai. b. Korting atau discount, yaitu potongan harga yang diberikan kepada pembeli yang membeli barang dalam jumlah besar. c. Rabat yaitu potongan yang diberikan kepada agen dan toko-toko yang membeli barang untuk dijual kembali dengan harga jual yang telah ditentukan oleh pihak pertama. d. Rafaksi, yaitu potongan harga dari penjual karena adanya kesalahan mutu barang yang dikirimkan.
Potongan harga: 1. Potongan tunai 2. Korting atau discount 3. Rabat 4. Rafaksi Penyerahan barang: 1. Loco gudang 2. Eks gudang 3. Frangko stasiun 4. Frangko gudang pembeli 5. Free on Board (FOB) 6. Cost and Freight (C & F) 7. Cost Insurance and Freight (CIF) 8. Free On Rail (FOR) 9. Free On Station (FOS) 10. Free Overside Ship (FOS) 11. CIFIC (Cost Insurance and Freight Inclusive Commision)
5. Menyimak/Memantau Pesanan Menyimak pesanan merupakan kegiatan pemantauan terhadap pesanan dengan tujuan untuk menjamin ketepatan datangnya pesanan. Untuk mempermudah dan mempercepat pengecekan pesanan barang. Contoh : Buku Pengecekan Pesanan Barang No Nama dan Spesifikasi Barang Nomor Surat Pesanan Metoda/ tanggal pesanan Nomor Kode Surat Pesanan Tanggal Terima barang No. Kode Bukti Barang Ket.
6. Menerima Pesanan Menerima barang yang telah dipesan merupakan tindakan terakhir dalam kegiatan transaksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan penerimaan barang, yaitu Bagian pembelian atau pihak yang bertanggung jawab. Pemeriksaan barang meliputi kegiatan: 1. Pemeriksaan dokumen (Mencocokan antara Order Pembelian dengan Surat pengantar barang atau berita acara penyerahan barang) 2. Pemeriksaan fisik barang (Pengecekan barang untuk mengetahui kesesuaian dokumen order pembelian berkaitan dengan jenis, tipe, merek, jumlah, spesifikasi dan kondisi barang)
Apabila pesanan barang sudah sesuai dengan order pembelian, organisasi melalui pejabat yang ditunjuk menerima/menandatangani beberapa berkas biasanya berupa: 1. Bukti tanda terima barang(surat pengantar barang/berita acara penyerahan barang). 2. Berkas penagihan (dapat berupa faktur, nota atau kuitansi).
Toko ABC Kepada: Jl. Otto Iskandardinata 20 Bandung Citra Mandiri Yth. Kepala Bagian Logistik PT. Telp. 022 -4203425 Jl. Abdul Riva’i 70 Bandung SURAT PENGANTAR No. 25/PM/S/III/11 No. Pesanan Jatuh Tempo Tgl. Pesanan 25 Februari 2011 No 01/PG/WH/11 Nama dan Spesifikasi Barang Kode Pelanggan PO 34 NPWP 01. 145. 067 Satuan Jumlah Tgl. 25/03/2011 Keterangan 1. VCD Player: Merek Samsung, Tipe PAL/NTSC 6 Buah Rp 450. 000, - 2. Tape Recorder : Merek Polytron, Model PSC-35 T 8 Buah Rp 300. 000, - 3. Bola Lampu : Merek. Philips, Jenis Clear, 40 W 10 Buah Rp 65. 000, - 4. Kompor Gas : Merek Quantum, Tipe Ultima U-125 Ext 5 Buah Rp 600. 000, - Yang Menerima, Bandung, 3 Maret 2011 Hormat Kami, Rani Puspita MM Manajer Penjualan
Apabila suatu organisasi melakukan pembelian barang yang relatif banyak jumlahnya dan mahal harganya, bagian pembelian/panitia pembelian penting membuat Berita Acara Pemeriksaan barang. Berita acara pemeriksaan barang penting diadakan sebagai bukti formal dan sah, baik secara administratif maupun yuridis bahwa barang yang diserah terimakan telah diperiksa.
Nama dan Identitas Instansi BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG Nomor : …………………. . Pada hari ini …………. Tanggal ……… tahun ………… Kami yang bertanda tangan di bawah ini : ……………. sebagai Ketua ……………. sebagai Sekretaris ……………. sebagai Anggota Bertindak selaku panitia pemeriksaan barang yang dibentuk dengan Surat Keputusan No. ……… tanggal ……. telah mengadakan pemeriksaan barang-barang yang dikirim oleh : Nama Perusahaan : ……………. . Alamat Perusahaan : …………… Berdasarkan Surat Kirim/Faktur No. …………. . Tanggal …………. Dengan disaksikan oleh : ………… sebagai petugas perusahaan yang bersangkutan. Kami berpendapat bahwa barang-barang tersebut dalam keadaan …………. . (jenis, jumlah barang beserta keadaannya masing-masing, periksa daftar terlampir). Demikian berita acara ini dibuat dalam rangkap …. Untuk dapat dipergunakan seperlunya. Dibuat di : …………… Tanggal : …………… Panitia Pemeriksa Barang ……………. sebagai Ketua ……. . ……………. sebagai Sekretaris ……. . ……………. sebagai Anggota ……. . Disaksikan : ………… Petugas Perusahaan ………. Mengetahui :
LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN No. Urut Nama Barang Kode BARANG Spesifikasi Barang Jumlah Harga per Satuan Tanggal ………. . . Panitia Pemerikasaan Barang Sekretaris, Ketua, . ………………… Keterangan
- Slides: 20