Fundamental of MIS Ali Rokhman SIM TEKNOLOGI TIME

Fundamental of MIS Ali Rokhman

SIM & TEKNOLOGI TIME Manual Alat Bantu Komputer Internet Multimedia 2

SIM Tradisional (1) • SIM bukan hal baru • Informasi digunakan oleh bangsa Mesopotamia: – Penerimaan, pengeluaran, persediaan, pinjaman, pembelian • Suku Indian Inca 500 tahun yang lalu: – Kembangkan SI; jumlah makanan di gudang, transaksi dagang, catatan peperangan, jumlah penduduk • Revolusi industri abad 18, kebutuhan pemrosesan data meningkat 3

SIM Tradisional (2) • Tradisional-Modern: Teknologi penunjang • Sebelum ada komputer SIM telah ada untuk membantu manajer menyediakan informasi untuk perencanaan dan pengendalian operasi • Teknologi penunjang: – Alat hitung – Komputer – Internet – ICT and Multimedia 4

Information • The most valuable resources • As blood in an organization 5

Benefit of Information • Increases knowledge • Reduces uncertainty 6

Five Main Resources • • • Man (personal) Material Machine Money Method Information (and data) – Information based decision making 7

Data and Information • Data: – Facts, events, transactions etc, which have been recorded (Fakta, peristiwa, transaksi yang dapat direkam) – The input raw material from which information is produced (Input bahan dasar dimana informasi diproduksi) • Information: – Data that have been processed in such way as to be useful to the recipient (Data diproses melalui cara tertentu sehingga berguna bagi penerima) 8

Komponen Dasar Sistem Informasi INPUT Information System Process Information USER PROCESSES OUTPU T Dec: POAC Data 9

Komponen Dasar Sistem Informasi Fisip FE Saintek Biologi Hukum 655 2455 1589 976 1355 Sistem Informasi Fakultas KRS Saintek 80% Fisip 90% Hukum 40% Biologi 65% FKIK 75% 10

Sistem Informasi • Seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi untuk pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data sehingga menghasilkan informasi (Rokhman, 2003) 11

Apakah Sistem Informasi Itu? Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi Bodnar dan Hopwood (1993) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai 12

Apakah Sistem Informasi Itu? Hall (2001) Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai Turban, Mc. Lean, dan Wetherbe (1999) Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik Wilkinson (1992) Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumberdaya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. 13

Tugas Kelompok hari ini • Setiap kelompok …orang • Mendiskusikan Film “Old School Friends” • Pada adegan film, mana saja yang termasuk sistem informasi • Mungkinkah diterapkan di Indonesia? • Apa saja prasyaratnya jika diterapkan di Indonesia? 14

Information Classifications • Source: internal, external, primary, secondary, government etc • Level: strategic, tactical, operational etc. • Time: historical, present, future • Frequency: continuous (real time) hourly, daily, monthly, annually etc. 15 Lucey 2002

Information Classifications • Use: planning, control, decision making etc. • Form: written, oral, visual, sensory etc. • Occurence: at planned intervals, occasional, on demand etc. • Type: detailed, summarised, aggregated, abstracted etc. 16

Problem Solving Business Meals Tours Voice Mail Written Media Telephone Internal Sources Unscheduled Meetings Scheduled Meetings Periodicals Electronic mail Letters & Memos Noncomputer reports Computer Reports Problem Solving Information Comes in Many Forms External Sources Oral Media 17

Data Characteristics • Data are facts obtained by: – – – Reading Observation Counting Measuring Weighing etc Recorded • Called raw or basic data • Records of day to day transactions of the organisation: – Attendance list of lecture (university), medical records (hospital), selling and buying (super market) 18

How Data & Information are Managed • • • Diperoleh Dirangkai Disimpan Digunakan secara maksimal Diganti Dihancurkan 19

Value of Information Match the Problem None High Critical Understanding Value of information by user None (still data) Some None Good High Good Maximum 20

Characteristics of Good Information • • • Relevant for its purpose Sufficiently accurate for its purpose Complete enough for the problem From a source in which the user has confidence Communicated to the right person Communicated in time for its purpose That which contains the right level of detail Communicated by an appropriate channel of communication That which is understandable by the user 21

Relevance • Harus sesuai dengan problem yang sedang dihadapi • Sampah informasi 22

23

24

Accuracy • Almost exactly to fact or to a standard • Informasi tentang jumlah mahasiswa dan IPK harus sama dengan faktanya 25

26

27

28

Perbedaan jalur masuk dan IPK 29

Completeness • Idealnya semua informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap • Example: – Informasi tentang mahasiswa yang mengsisi KRS untk semester ini per program studi harus lengkap sehingga dapat dijadikan bahan pengambilan keputusan pimpinan universitas 30

31

32

Peengisi KRS per Fakultas (6 Sept) 33

Confidence in the Source • The source has been realiable in the past • There is good communication between the information producer and the manager • Need triangulation of the source 34

Communicate to the right person • Setiap manajer mempunyai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing • Membutuhkan informasi untuk melancarkan tugasnya • Sering terjadi informasi dikomunikasikan kepada pegawai yang tidak tepat 35

Login akses • Dengan account, sumber informasi dapat dipercaya • Yang berhak akses informasi juga dapat dikontrol 36

Timing • In time to be used • Conflict with accuracy • But with modern processing quick and accurate • Delay make waste time and money 37

38

Detail • Untuk bidang tertentu, informasi harus disediakan secara detail • Informasi yang kurang detail menimbulkan multi interpretasi • Semakin rendah hirarki membutuhkan informasi yang lebih detail 39

40

Factors Stimulating Interest in Information Management • Increasing complexity of organization – Ekonomi internasional – Kompetisi global – Kemajuan iptek – Bertambahnya ukuran organisasi • Improved computer capabilities – Size – Speed 41

Pengguna Sistem Informasi • • Manajer Non Manajer Pekerja Individu dan organisasi dalam suatu lingkungan organisasi: – Internal – External 42

The Influence of Management Level on Information Source Strategic planning level Environtmental Management control level Operational control level Internal 43

Information Services ada pada setiap tingkat Strategic planning level Management Control Level Operational Control Level Finance Function Human Resources Function Information Services Function Manufacturing Function Marketing Function 44

What Managers do -Mintzberg’s Roles l Interpersonal roles – – – l Figurehead Leader Liaison Informational roles – – – n Decisional roles – – Entrepreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Monitor Disseminator Spokesperson 45

Management Skills • Communications • Problem solving Supported by information specialist 46

Keahlian yang harus dimiliki… • • Computer literacy Internet literacy ICT literacy Information literacy 47

ICT Literacy • Pengetahuan tentang ICT • Memahami terminologi ICT • Mengenal keunggulan dan kelemahan ICT • Mampu menggunakan ICT 48

Information Literacy • Kelanjutan pengetahuan tentang ICT • Harus dimiliki oleh manajer modern dan siapa saja… • Meliputi: – Pemahaman untuk menggunakan ICT pada setiap langkah dalam proses penyelesaian masalah – Di mana informasi dapat diperoleh? 49

Era End-User Application • Pengembangan software diperuntukkan bagi pengguna tingkat akhir • User friendly • Easy to use 50

IS and End-User Information Specialists Support User Communication Computer 51