FUNDACIN CAMINOS DE ESPERANZA TALITA KUMI MEJORAMIENTO DE

FUNDACIÓN CAMINOS DE ESPERANZA – TALITA KUMI MEJORAMIENTO DE PROCESOS

Contenido: �La Fundación �Planteamiento del problema �Objetivos de la investigación �Marco teórico �Análisis de la situación actual �Mejoras aplicadas �Aplicación en la fundación �Aporte real del trabajo para la fundación �Conclusiones y recomendaciones

La Fundación: �Caminos de Esperanza – Talita Kumi es una organización sin fines de lucro que tiene como objetivo principal brindar un espacio de seguridad y familiaridad para niñas y adolescentes en situación de riesgo. �Es sustentada económicamente por un círculo ecuménico alemán. �Cuenta con dos casas de acogida con capacidad para 40 individuos.

Personal �Casa de Acogida TK I �Psicología �Trabajo Social �Educadoras �Casa de Permanencia TK II �Administración �Psicología �Trabajo Social �Educadoras �Instructoras �Profesora

ACTIVIDADES PRIMARIAS Acogida Evaluación y Orientación Convivencia y Ejecución de A. Formativas Transferencia Ejecución de Talleres y Desarrollo Profesional GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO ACTIVIDADES SECUNDARIAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN FINANCIERA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DE AYUDA Y DONACIONES EXTERNAS Salida de la Persona Acogida

Planteamiento del Problema: Informales Procesos Talita Kumi Desorganizados Problemas dentro de todas las unidades de trabajo, el personal y sus competencias. Organización frágil y con un alta probabilidad de que los objetivos propuestos no se lleguen a cumplir.

Objetivos de Investigación: �Objetivo General: � Contribuir al mejoramiento de los procesos priorizados en la Fundación Caminos de Esperanza – Talita Kumi, mediante la modernización de los procesos, a fin dar solución a problemas determinados previamente. �Objetivos Específicos: �Aplicar la metodología de mejora. �Definir sistemas de medición y control acorde a las necesidades de la institución. �Difundir la documentación desarrollada.

Marco Teórico: �Mejoramiento de Procesos: ACTIVIDADES BÁSICAS Asegurar la Desarrollar Metodología Obtener de el solución a los problemas que enfrenta participación de los actividades con la de laconstituyéndose en una herramienta unacompromiso institución, empleados formando participación de los alta dirección. equipos de trabajo proveedores importante a la hora de dinamizar y modernizar dicha institución. (Pérez & Soto, 2013) Establecer un consejo directivo de mejoramiento Conseguir la participación individual Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas Conseguir la participación total de la administración Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas Desarrollar e implantar planes de mejoramiento

Marco Teórico: �Herramientas de Modernización: � Eliminación de la burocracia. � Eliminación de la duplicación. � Evaluación del valor agregado. � Simplificación. � Reducción del tiempo del ciclo del proceso. � Prueba de errores. � Eficiencia en la utilización de los equipo. � Lenguaje simple. � Estandarización. � Alianza con proveedores. � Mejoramiento de situaciones importantes. � Automatización y/o mecanización.

Marco Teórico �Medición y Control de Procesos: MANUAL INDICADORES DE PROCESOS “la expresión cuantitativa del comportamiento y Documento desempeño de queun registra proceso, el conjunto cuya magnitud, de procesos, al ser discriminando comparada conenalgún actividades nivel deque referencia, realizanpuede un servicio, estar señalando un departamento una desviación o toda sobre la institución. la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso. ” (Pérez J. (Mejía, C. , 2013) 2006)

Situación Actual �De los procesos levantados se priorizó los siguientes procesos y subproces: PROCESO C. D Acogida A Evaluación Personal y Familiar B. 1 Convivencia y Ejecución de Actividades Formativas C Transferencia D Ejecución de Talleres de Apoyo y Desarrollo Profesional E Salida de la Persona Acogida F Recepción de Donaciones G. 1 Uso de vehículo I. 1

Talleres Determinación de soluciones a problemas y métodos de control Plan de Indicadores Trabajo Análisis grupal

Resultados Salida de la Uso del persona vehículo acogida Acogida Convivencia Ejecución de y Ejecución Talleres dede. Apoyo Evaluación Personal y Familiar Transferencia Actividades y de Desarrollo Formativa Profesional C. D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA C. D PROCESO OPORTUNIDADESDE DEMEJORA ACCIÓN TOMADA C. DPROCESO OPORTUNIDADES ACCIÓN TOMADA C. D OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA C. D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA Garantizar que el proceso sea efectivo y Se. Se contrató una psicóloga a capacitación tiempo completo en la está un clínica plan mensuales de al personal Busca ser más eficientes a través del uso de Se realizó Se Se realizó un plan de reuniones semanales dedeequipo para unelaborando plan reuniones equipo de las definió la. I. deresponsable del procesode acogida: casa de Acogida eficiente. Mejorar la transferencia de la información. Garantizar que el proceso sea efectivo y eficiente. equipos. percepción de cada (anexo área con 7)respecto a la niña. Mejorar la transferencia de la información. para ella uso de tecnología. dos evaluar casas. (flujogramas) Psicóloga Clínica. Se está elaborando un plan de capacitación para el personal (Flujogramas) Mejorar el desempeño del personal. Se implementó plan de de 6) división grupal por edad o la Se implementó el proceso evaluación psicológica y de elaboró uneldocumento explícito que transmite en. Setemas relevantes. (anexo definió la responsable de la gestión de donaciones: Garantizar que el proceso sea efectivo y Las educadoras información de las evaluaciones rasgos similares y se coloca los horarios de trabajo Disminuir eldetiempo de ciclo en delcuanto proceso. trabajo social paraelrequieren determinar la la Se estandarizó formato de de losviabilidad informes ydedocumentos información pertinente forma visual niña Eliminación la duplicación ade eficiente. Lograr un trabajo más eficiente a través Administradora. (descripción del proceso) que se aplican a las niñas. Para lo cual se elaboró un Recepción Lograr eficiencia con el uso de tecnología. visibles en carteleras. transferencia. (flujogramas) información obtenida de la niña. pertinentes. (anexo 5) Disponer de información clara, oportuna y precisa. (anexo 4) y se está elaborando un plan de métodos estandarizados. E G. 1. de formato con el fin de brindar información relevante acerca Se está elaborando un plan para realizar talleres Se realizó Fichapara Médica Interna recogiendo lostecnología. datos que capacitación elcon en uso AC Se elaboró unladocumento el perfil de niña. (anexo 5) Donaciones de las características de lapersonal niña. (anexo 5)la de B. 1 formales o buscando cursos conalalmiras a formar. el los especialistas evalúan momento de que la oficios cita médica. Se está especialista brinde Disponer demás información clara, oportuna y dea. Se realizó Se está elaborando un plan semanales de capacitación al personal Busca ser eficientes a través del uso un plan de reuniones de equipo para Mejorar el desempeño de las personas que están Se estandarizó el formato de los informes. (anexo Mejorar el trato de la información. (anexo) Serespaldo realizó un plan de reuniones semanales de 5)equipo necesario para (anexo elaborar un documento en precisa. Disponer de información relevante y oportuna. equipos. para el uso de tecnología. 7) cargo de la la Acogida de la niña. evaluar laevaluar percepción de cada concon respecto arespecto la salud niña. Se está elaborando una base área de datos centros de Mejorar transferencia de la información. para la percepción de cada área con Se el estandarizó el formatorasgos de los generales informes y para documentos Eliminación de la duplicación en cuanto a que se evidencie evaluación. D cercanos y (flujogramas) buscando especialistas que puedan colaborar en (flujogramas) a la niña. información obtenida de la niña. pertinentes. (anexo 5) borrador del reglamento interno Se realizó el primer la fundación. Eliminación de la duplicación en datos de los Disponer de reglas y políticas claras. Se (anexo está elaborando un plan al personal para Buscar ser más eficientes a través del uso de Se estandarizó de de los capacitación informes. (anexo 5) 6)el formato informes. Se está elaborando un plan Buscar ser más eficientes a través del uso de equipos. el uso de tecnología. (anexo 7)de capacitación al personal equipos. elaborando unvías plangenerales de(anexo capacitación al personal Busca seractividades más eficientes a través valor del uso de Se está para el uso de las tecnología. 7) puede Se identificó que tomar el para Identificar que generen agregado el uso tecnología. (anexo 7) del vehículo. (flujogramas) alequipos. proceso. el proceso de los salida. (flujogramas) I. 1. Simplificar Sedepriorizó fines de uso F Se definió el responsable de Transferencia: Garantizar el proceso sea efectivo y Se definió el proceso del de proceso salida. (descripción del Disponer de que un proceso de salida plenamente eficiente. Trabajadora identificado. proceso)Social casa 1 y 2. (descripción del proceso) Se implementó el sistema de visita de contacto con Aplicar un sistema prueba de errores permanencia de un día. (anexo 6)

Análisis deldel Valor Agregado Proceso Actual Subproceso - Proceso de Evaluación Salida del Individuo Personal (F) y Familiar (B. 1) Actual Anterior 77% 60% 48% 53% 31% 35% 17% 15% 9% 6% 5% 1% VAC VE VE 14% 7% 10% 0% 1% P P 0% 0% E E 0% 0% M M I I 0% 0% A A

Aplicación en la fundación �Se empleó criterios de calidad desarrollando herramientas de modernización de procesos con el fin de lograr una mejora sustentada. �Se direccionó a la fundación a la aplicación del uso del ciclo de Deming (plantear, hacer, verificar, actuar) con el propósito de crear una cultura de análisis e identificaciones de soluciones basado en datos reales.

Productos entregados a la fundación �Aplicación de las mejoras propuestas. �Análisis comparativo de valor agregado. �Análisis de valor de los procesos mejorados. �Manual de Procesos. �Descripción de los procesos. �Descripción de actividades �Representación gráfica de los procesos. �Anexos

Aporte real: �La Fundación vio un alto potencial de fortalecimiento al visualizar las mejoras que se realizaron en los procesos que actualmente maneja la fundación. �La Fundación cuenta con información ordenada, procesos mejorados y claramente definidos. �Se entregó un modelo de control de procesos en base a indicadores, lo cual a partir de un análisis permite determinar mejoras a partiendo de datos reales.

ANTES DESPUÉS Procesos de acuerdo al criterio del personal de turno Procesos descritos y documentados No existe capacitación al personal Fundación desarrollando un plan de capacitación Fundación enfocada a las funciones Fundación enfocada al mejoramiento de procesos Personal con desconocimiento del alcance de su función Personal con un panorama claro de sus actividades Fundación con una panorama incierto de requerimiento de recursos Fundación con requerimientos claros de recursos Fundación con documentos dispersos Fundación que implementa estandarización de formatos en sus documentos Fundación con problemas identificados Fundación implementando plan de acción para solución de problemas

CONCLUSIONES: �La Fundación Caminos de Esperanza es una organización de carácter social en la que se ha logrado implementar mejoramiento de procesos, partiendo de un análisis global de cada unidad de trabajo. �Aún cuando en la fundación se manejan niveles burocráticos, se ha logrado enfocar actividades que promueven la participación de sus colaboradores con el fin de lograr un empoderamiento de sus puestos de trabajo y la participación activa en planes de mejora.

�La importancia de contar con una planificación adecuada en todos los niveles de la fundación, logró ser un factor determinante para enfocar el proceso de una manera más productiva para el desarrollo personal de las niñas y adolescentes acogidas.

RECOMENDACIONES: �Es necesario que el manual de procesos sea actualizado de acuerdo a los requerimientos de la fundación y se debe tomar en cuenta que no es un documento que pretende mostrar procesos estáticos, sino que busca dar una directriz al camino que se debe tomar para logar llegar a los objetivos. �Resulta fundamental realizar capacitaciones periódicas al personal con el fin de lograr involucramiento en los procesos. Además resultaría importante contar con un plan anual de capacitación enfocada a lograr destrezas requeridas en el personal para mejorar el desempeño en sus actividades.