FUNDACIN CAMINOS DE ESPERANZA TALITA KUMI DISEO Y

FUNDACIÓN CAMINOS DE ESPERANZA – TALITA KUMI DISEÑO Y ANÁLISIS DE PROCESOS

Contenido: �La Fundación �Planteamiento del problema �Objetivos de la investigación �Marco teórico �Metodología para la investigación �Análisis de la situación actual y resultados encontrados �Desarrollo del trabajo �Aplicación en la fundación �Propuesta de mejora �Aporte real del trabajo para la fundación �Conclusiones y recomendaciones

La Fundación: �Caminos de Esperanza – Talita Kumi es una organización sin fines de lucro que tiene como objetivo principal brindar un espacio de seguridad y familiaridad para niñas y adolescentes en situación de riesgo. �Es sustentada económicamente por un circulo ecuménico alemán. �Cuenta con dos casas de acogida con capacidad para 40 individuos.

Planteamiento del Problema: Informales Procesos Talita Kumi Desorganizados problemas dentro de todas las unidades de trabajo, el personal y sus competencias. Organización frágil y con un alta probabilidad de que los objetivos propuestos no se lleguen a cumplir.

Objetivos de Investigación: �Objetivo General: �Contribuir al mejoramiento de procesos en la Fundación Caminos de Esperanza – Talita Kumi, mediante el levantamiento de la información para el diseño y análisis de procesos. �Objetivos Específicos: �Levantar información de los procesos actuales de la Fundación. �Diseñar y analizar los procesos que actualmente se gestionan en la fundación. �Realizar un análisis del valor agregado de los procesos observados.

Marco Teórico: �Gestión por Procesos: Proceso: Es un cuerpo “conjunto de conocimientos de actividades conmutuamente principios y Objetivo principal: mejorar el desempeño de las herramientas relacionadas específicas oque queoptan interactúan quepor permiten entrelos hacer sí, principios lasrealidad cuales yel organizaciones aplicar transforman concepto elementos de que la entrada calidad en se gestiona resultados. ” norma herramientas que se de acoplen a sus necesidades. ISO 9000: 2005

Marco Teórico �Mapa de Procesos y Cadena de Valor: MAPA CADENA DE DE PROCESOS VALOR Permite auna la empresa saber cuáles son las partes de sus Presenta visión general del sistema organizacional operaciones que crean valor y cuálesque no, lae componen identificar los de la empresa y de los procesos medios que podrían utilizar para facilitar la implementación de la estrategia de negocios que más les convenga ACTIVIDADES PRIMARIAS ACTIVIDADES DE APOYO

Marco Teórico �Herramientas para el Diseño de Procesos: HERRAMIENTAS 1. Espina 2. 3. Diagramas Levantamiento de Pescado de Flujo de la Información: El diagrama Para “Es una realizar representación causa-efecto, el levantamiento gráfica también de de la laconocido información secuenciacomo se puede hacer sistemática espina de pescado de uso lasde tareas por varios suyforma actividades instrumentos característica, que y técnicas integran es una un como: con la proceso herramienta que simbología representa adecuada. ” la relación(Dávila en un efecto S. ) (problema) y todas las posibles causas que lo ocasionan. 1. Entrevista. 2. Encuesta. 3. Observación. 4. Simulación. 5. Técnicas Audiovisuales y de Inspección.

Metodología Nº ETAPAS Mapa Cadena de de Procesos Valor 1. Recolección de datos Inventario 2. Formulación dedeterminando: la Cadena de Valor Realizar una matriz 3. los Mapa de Procesos - Con altos mandos determinarlas losactividades procesos que son necesarios para dirigir Realizar un formato dividiendo en: -la. Procesos Gobernantes: (gerenciales) determinar procesos gerenciales de fundación. Identificarlos dando respuesta a: 4. Inventario de Procesos planificación y control. - Primarias: con. Actuales la elaboración de un producto o servicio, su 5. Diseñose derelacionan los Procesos -¿Qué esy lo que yhacemos como fundación? distribución venta el servicio posterior a la venta. - Procesos de Productivos: (operativos) 5. 1 Levantamiento de la Información determinar procesos que generan salidas y tienen alto impacto sobre la satisfacción del cliente. Identificar a los -¿Cómo lo hacemos? Elaboración diagramas flujo para el buen desarrollo de las - 5. 2 Apoyo: brindan ladeayuda que sede requiere relacionadas con la razón de ser de la fundación. actividades primarias. 6. Análisis de la situación actual de los procesos - Determinar los procesos complejos en sus correspondientes subprocesos. - Procesos de Apoyo: (habilitantes), procesos internos y de soporte a los 7. Informe de la situación actual de los procesos productivos y gobernantes.

Metodología: �Diseño de los Procesos Actuales: es necesario conocer las actividades que se realizan en los departamentos de la fundación. �La metodología que se aplicó consta de: 1. Levantamiento 2. Elaboración de de losla Diagramas Información de Flujo 2. Elaboración de losfundamental Diagramas de Flujo Se realizó una entrevista directa con cada una de las Son una herramienta que permiten personas al que laboran la forma fundación y se. Para indagó observar proceso deen una gráfica. su sobre las actividades que realizan su puesto elaboración se utilizaron losen flujo gramasde detrabajo. tipo funcional.

Metodología: Nº ETAPAS Análisis de la Situación Actual de los Procesos 1. Recolección de datos 2. Formulación de la Cadena de Valor -Sesiones grupales y personales. 3. Mapa de Procesos -Lluvia de ideas. 4. Inventario de Procesos -Determinar problemas relevantes. 5. Diseñolas deposibles los Procesos Actuales -Determinar causas que ocasionan el problema. -Visualizar las diferentes cadenas Causa y Efecto, que pueden ser parte de un 5. 1 Levantamiento de la Información problema. 5. 2 Elaboración de diagramas de flujo 6. Análisis de la situación actual de los procesos

Análisis de la situación actual de los procesos Entrevistas Personales Evidenciar los problemas que afectan a los procesos de la fundación Diagrama Causa Efecto Análisis grupal

Resultados encontrados: �De los procesos levantados se determinó los siguientes procesos con deficiencia: PROCESO CD Acogida A Evaluación Personal y Familiar B. 1 Convivencia y Ejecución de Actividades Formativas C Transferencia D Ejecución de Talleres de Apoyo y Desarrollo Profesional E Salida F Recepción de Donaciones G. 1 Uso de vehículo I. 1

Etapas: Nº ANÁLISIS ELABORACIÓN LEVANTAMIENTO DE LA INVENTARIO SITUACIÓN MAPA CADENA DE LOS DEDE DE PROCESOS DE DIAGRAMAS ACTUAL LA VALOR PROCESOS INFORMACIÓN DE LOS DE FLUJO PROCESOS ETAPAS 1. Recolección de datos 2. Formulación de la Cadena de Valor 3. Mapa de Procesos 4. Inventario de Procesos 5. Diseño de los Procesos Actuales 5. 1 Levantamiento de la Información 5. 2 Elaboración de diagramas de flujo 6. Análisis de la situación actual de los procesos 7. Informe de la situación actual de los procesos

Aplicación en la fundación �Se aplicó criterios de calidad desarrollando herramientas de diseño de procesos con el fin de proporcionar una comprensión detallada de los mismos. Direccionando a plantear a la fundación el uso del ciclo de Deming (plantear, hacer, verificar, actuar) con el propósito de crear una cultura de análisis e identificaciones de soluciones basado en datos reales.

Productos entregados a la fundación �Diseño de los procesos. �Flujogramas de cada proceso. �Análisis de los procesos. �Diagrama causa – efecto de cada proceso analizado. �Informe del Análisis de los Procesos Actuales �Niveles de desempeño de los procesos. �Análisis de valor de los procesos analizados. �Propuestas de mejora.

Aporte real: �La Fundación vio un alto potencial de mejora al visualizar el análisis que se realizó de los procesos actuales que maneja la fundación. �Aspiran contar con un modelo que permita llevar un control en base a indicadores del alcance de sus objetivos y determinar mejoras a partir de datos reales.

ANTES DESPUÉS Procesos de acuerdo al criterio del personal de turno Procesos documentados No existe capacitación al personal Fundación con miras a crear un plan de capacitación Fundación enfocada a las funciones Fundación con requerimiento de implementar mejoramiento de procesos Personal con desconocimiento del alcance de su función Personal con un panorama claro de sus actividades Fundación con una panorama incierto de requerimiento de recursos Fundación con requerimientos claros de recursos Fundación con documentos dispersos Fundación que busca implementar códigos y formatos en sus documentos Fundación con gran cantidad de problemas según presidencia Fundación con problemas identificados

CONCLUSIONES: �La Fundación Caminos de Esperanza es una organización que ha basado sus procesos en la experiencia del personal de turno y que no ha podido recopilar información necesaria para determinar la viabilidad de las actividades que realiza. �Es una fundación cuya metodología de trabajo es supervisado en su totalidad por la presidente de la organización, lo que ha provocado un alto nivel de burocracia y poca iniciativa en los colaboradores.

�A través del estudio realizado se observó que la fundación no tiene documentado los procesos y realizan actividades dispersas. No toman el tiempo que cada actividad debería durar y emplean inadecuadamente su horario de trabajo. �No se observa canales de comunicación por lo que resulta complejo realizar un trabajo ordenado y planificado, ya que no cuentan con las herramientas necesarias para el desarrollo de talleres de acuerdo a requerimientos específicos.

RECOMENDACIONES: �La recomendación que se sugiere es realizar un mejoramiento de los procesos analizados y diseñarlos de acuerdo a las necesidades y objetivos de la fundación y sus clientes. �Orientar los procesos hacia la satisfacción y necesidades de los clientes de la fundación y mantener un control integral de los mismos. �Difundir la información obtenida con el fin de lograr involucramiento del personal en pos de encontrar mejoras a los problemas identificados.