Frga bibliotekarien handledning Brja hr Nina Granlund Svararidentifikation

Fråga bibliotekarien – handledning Börja här Nina Granlund

Svararidentifikation • Du får en svararidentifikation av redaktionen. • När du första gången loggar in kommer det upp ett pop-up-fönster i vilket du ombeds förbinda dig till tjänstens villkor. Du måste godkänna villkoren för att besvara frågor i tjänsten. • Om pop-up-fönstret inte kommer upp på din dator, måste villkoren godkännas via länken Tieosuoja/Dataskydd till höger på Administrationssidan.

Svararprofil • Det lönar sig att kontrollera din Svararprofil. Välj ditt bibliotek. Använd kommunens namn t. ex. Jakobstad (inte Jakobstadsbibliotek). • Om du vill ha e-postmeddelanden om frågorna till din e-post, så klicka på rubriken e-postgrupper och välj de kommuner från vilka du vill få e -post. Spara ändringarna. • Kom ändå ihåg att regelbundet gå in i svarargränssnittet för att kontrollera frågesituationen eftersom det ibland kan förekomma störningar i e-posttrafiken. • Här kan du också inställa e-posten.

Administration-sidan • På Administration-sidan hittar du information om verksamheten och nyheter. • I balken till höger på sidan har vi samlat länkar till nyttig information. Där hittar du också en länk till Svarsanvisningar. • Nere till höger på sidan finns ett diskussionsområde för information om aktuella ämnen och diskussion om allt som har att göra med tjänsten. • På Administration-sidan finns också information om Kysy-listan. Svararna ska vara anslutna till den här e-postningslistan. Via listan informerar vi om hur tjänsten fungerar och om tekniska problem, speciellt om svarargränssnittet inte fungerar. • På Administration-sidan hittar du också en länk till tieto-listan, som är en nationell postningslista för informationstjänst. Det är skäl att ansluta sig också till den här listan.

Att svara • Under Att svara kommer du åt att bläddra bland frågorna och att svara på dem. På listan syns svararbiblioteket. Det valda biblioteket förväntas svara på frågan. • Du kan svara på frågan genom att klicka på knappen Redigera. Då öppnar sig en ny sida. • För att aktivera svarsformuläret på sidan, måste du ännu klicka på knappen Reservera frågan under svarsformuläret.

Serviceprincip • Vi lovar att svara på frågorna inom tre vardagar. Det här betyder att du måste ge någon information till kunden inom tre vardagar. Om frågan är invecklad och det krävs mer utredning kan du skriva åt kunden att saken är under arbete, men inte ännu klar. • Lördagar, söndagar och helgdagar mitt i veckan räknas inte som vardagar.

Svarandet i ditt bibliotek • I biblioteket finns en ansvarsperson av vilken du får information om hur svarandet i tjänsten är ordnat i ditt eget bibliotek. Hen kan också ge råd om annat gällande tjänsten. • Du kan också fråga av de andra svararna. • Redaktionen hjälper alltid gärna. Adressen är redaktionen@biblioteken. fi.

Frågorna • Frågorna som kommer via tjänsten är likadana som de frågor som ställs på plats i biblioteken: information om författare, böcker, informationssökning om något ämne och frågor om bibliotekstjänster. • För informationstjänst på webben gäller samma principer som för vilken som helst informationstjänst och bibliotekets tjänster i allmänhet. Till exempel används frågeställarens personuppgifter bara för att skicka svaret till frågeställaren och hens integritet respekteras också i övrigt. Via tjänsten kommer det sällan osakliga frågor. Dem kan man lämna åt redaktionen att åtgärda.

Frågorna • Läs noggrant igenom frågan. Om du inte får reda på vad frågeställaren vill, kan du skicka e-post åt hen och be hen precisera frågan. Om frågan kan förstås på två sätt, kan du svara på båda sätten. Ta i beaktande att frågan för dig kan verka tokig eller som ett skämt, men frågeställaren kan vara helt seriös och behöva hjälp. Frågeställaren kan också vara ett barn. Svara alltså alltid saklig, också om du lättar upp ditt svar med något. • Om frågeställaren har skrivit sitt namn eller annan personlig information i frågefältet, så ta bort det för att det inte ska blir offentligt och synas åt andra läsare.

Informationssökning • Sök information från sakliga källor. I tjänsten Fråga bibliotekarien har man traditionellt erbjudit både källor på nätet och tryckta källor. Nöj dig inte med Wikipedia, som hittas av de flesta frågeställare utan vår hjälp. Kom ihåg specialdatabaser och ditt eget biblioteks avgiftsbelagda informationskällor. Du kan också söka efter böcker i andra biblioteks samlingar. • Kom ihåg att ange källorna i ditt svar, och om de var svåra att hitta kan du också berätta hur du hittade dem.

Att formulera svaret • Svaret skickas till frågeställaren per e-post- Svara alltså direkt och undvik att svara i tredje person ”Frågeställaren vill veta…”. • Det lönar sig att publicera alla svar som kan vara till nytta också för andra informationssökare. Därför är det bra att kontrollera att frågan och svaret är tydliga och motsvarar varandra, så att till exempel ingen viktig precisering blir kvar i något av de gömda fälten. Bilder syns i det offentliga arkivet, men andra tilläggsuppgifter som frågeställaren gett i preciseringsfältet syns inte i det offentliga arkivet, och inte heller den information som svararen skrivit i det dolda svarsfältet. Frågan och svaret går lättast att kontrollera i förhandsgranskningen, genom att välja fliken Visa. Om något väsentligt finns bara i de dolda fälten, så flytta texten till fråge- eller svarsfältet.

Att formulera svaret • Kom alltid ihåg att nämna källorna. • Ge ämnesord åt fråge-svarsparet. Det ökar synligheten i rätt kontext. Plocka ämnesorden från Finto. Om du inte hittar det ord du behöver i Finto, kan du lägga till ordet som ett fritt ämnesord. Till exempel nya termer eller egennamn läggs till på det här sättet. Egennamn läggs till som Efternamn Förnamn.

Om svaret inte hittas • Till alla frågor hittas inte svar. Om du inte hittar något svar, så berätta åt frågeställaren var du har sökt. • Berätta också om du har förslag på var det kunde löna sig att fortsätta söka. • Ett sådant här svar lönar det sig att spara i det offentliga arkivet, eftersom det ibland kommer kommentarer från läsarna om den information som saknas.

. Att vänta på information • Om du har bett någon om information och väntar på svar, kan du skriva e-post åt frågeställaren och berätta att frågan är under behandling och du väntar på tilläggsinformation. • Samma information kan du också skriva in i svarsformuläret under rubriken Meddelanden till andra svarare, klicka sedan på Spara (under formuläret).

Att skicka svaret • När du har klickat på Spara och förhandsgranska ser du en förhandsgranskning av meddelandet till frågeställaren. Läs igenom meddelandet ännu en gång innan du skickar det. • Svaret går till frågeställaren som post från Fråga bibliotekarien.

Att ändra på svaret • Om du märker att svaret innehåller skrivfel, länkar som inte fungerar eller annat som borde korrigeras, kan du redigera svaret. • Du kommer åt att redigera svaret på samma sätt som när du svarar på en ny fråga, genom att klicka på knappen Redigera. Gör ändringarna, spara (under formuläret) och returnera frågan (upptill på formuläret). • Om du vill skicka svaret på nytt åt frågeställaren, klicka på Spara och förhandsgranska (välj fliken Email preview) och klicka sedan på förhandsgranskningssidan på Skicka.