Fretagets namn presenterar Microsoft Office Word 2007 utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft Office Word 2007 -utbildning ® Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Kursens innehåll • Översikt: Massutskick • Lektion 1: Så här fungerar det • Lektion 2: Skapa en mottagarlista • Lektion 3: Utföra en fullständig dokumentkoppling Två av de tre lektionerna innehåller en lista med förslag på uppgifter. Alla innehåller en uppsättning frågor. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Översikt: Massutskick Tänk dig att du behöver skicka ett brev eller ett e-postmeddelande till alla dina medarbetare, med personlig information om skatter och lön. Att skapa dem ett och ett skulle ta många timmar. Men du kan i stället koppla dokument. Med dokumentkoppling kan du skapa ett dokument med information som är densamma i alla kopior, och platshållare för den unika informationen. Resten görs automatiskt i Word. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Kursens mål • Förstå hur dokumentkoppling fungerar så att du får det resultat du vill ha. • Skapa ett dokument för ett massutskick. • Använda guiden Koppla dokument för att genomföra en enkel dokumentkoppling. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Lektion 1 Så här fungerar det
Så här fungerar det När du kopplar dokument hanterar du tre olika element: Om du förstår hur de här elementen fungerar blir det lättare att få det resultat som du vill ha och förväntar dig. Huvuddokumentet som du börjar arbeta med. Mottagarinformation, till exempel namn och adress för de personer som ska kopplas till huvuddokumentet. De färdiga dokumenten, som innehåller informationen i huvuddokumentet samt den unika informationen för varje mottagare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Huvuddokumentet är utgångspunkten. Det kan till exempel vara ett brev, ett kuvert, ett e-postmeddelande eller en kupong. Det innehåller elementen som visas här. Information som är identisk i varje exemplar, till exempel brödtexten i ett standardbrev. Den här texten behöver du bara skriva en gång oavsett hur många brev du vill skriva ut. Platshållare för information om varje mottagare. Om vi åter tar ett standardbrev som exempel ska ju varje exemplar av brevet innehålla unik adressinformation och ett unikt hälsningsnamn. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Mottagarinformation När du kopplar dokument fylls mottagarinformationen, som är unik för varje kopplat exemplar, i vid de platshållare som du har lagt till i huvuddokumentet. Mottagarinformationen kan vara: Adresser på kuvert eller etiketter, namn på hälsningsraden i ett standardbrev, lönebelopp i e-postmeddelanden som du skickar till anställda, personliga anteckningar om favoritprodukter på vykort som du skickar till dina bästa kunder eller nummer på inlösningsbara kuponger. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Mottagarinformationen måste lagras i en datakälla. Det här är en övergripande term som står för en mängd olika typer av filer som du arbetar med. Kontaktlistan i Microsoft Office Outlook® är till exempel en datakälla. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Mottagarinformationen visas vanligtvis i kolumner och rader, som visas i tabellen på bilden. Datakällfilen måste vara strukturerad på så sätt att specifik information kan kopplas till platshållarna i huvuddokumentet. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Färdig dokumentuppsättning När du är klar med dokumentkopplingen får du det här resultatet. • En uppsättning färdiga dokument som du kan skriva ut (till exempel brev, etiketter, kuvert eller kuponger) eller överföra elektroniskt under kopplingsprocessen (till exempel e-postmeddelanden). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Färdig dokumentuppsättning När du är klar med dokumentkopplingen får du det här resultatet. • Huvuddokumentet. Det här är det dokument som du använde som utgångspunkt, och det är fortfarande ett separat dokument. Det sparas inte automatiskt när du har genomfört kopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 1, fråga 1 Vad är huvuddokumentet i en dokumentkoppling? (Välj ett svar. ) 1. Det dokument som du börjar arbeta med och som både innehåller text som är identisk i alla kopplade brev, kuvert eller liknande, samt platshållare för unik mottagarinformation. 2. Det första dokumentet i den färdiga uppsättningen med kopplade dokument. 3. Ett dokument som bara innehåller den text som är identisk i varje exemplar. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 1, fråga 1: svar Det dokument som du börjar arbeta med och som både innehåller text som är identisk i alla kopplade brev, kuvert eller liknande, samt platshållare för unik mottagarinformation. Huvuddokumentet är utgångspunkten, där du lägger till all den text som ska se likadan ut i varje exemplar samt platshållare som anger vilken unik mottagarinformation som ska finnas med och var den ska visas. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 1, fråga 2 Huvuddokumentet med texten och platshållarna sparas automatiskt när kopplingen har genomförts. (Välj ett svar. ) 1. Sant. 2. Falskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 1, fråga 2: svar Falskt. Du bör spara huvuddokumentet så att du kan använda det igen när du vill göra en ny dokumentkoppling. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 1, fråga 3 Varför måste den unika mottagarinformationen som du använder när du kopplar dokument lagras i en datakällfil? (Välj ett svar. ) 1. Datakällfiler är en särskild typ av filer som bara fungerar för dokumentkopplingar. 2. Informationen i datakällfiler ordnas på ett sådant sätt att specifik information kan matchas med specifika platshållare i huvuddokumentet. 3. Datakällfiler är utformade för att rymma stora mängder information. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 1, fråga 3: svar Informationen i datakällfiler ordnas på ett sådant sätt att specifik information kan matchas med specifika platshållare i huvuddokumentet. Tack vare att informationen ordnas på ett särskilt strukturerat sätt i datakällfilerna kan du se till att information från en specifik del av filen hamnar i ett unikt dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Lektion 2 Skapa en mottagarlista
Skapa en mottagarlista Du vet vilka de grundläggande elementen för dokumentkoppling är. Nu ska du lära dig hur du skapar ett huvuddokument och kopplar det till mottagarlistan. Mottagarlistan samt de platshållare som du lägger till i Word-dokumentet eller kuvertet är kärnan i processen när du kopplar dokument. Listan och platshållarna samverkar så att unik information överförs till de slutgiltiga, enskilda, kopplade exemplaren. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Mer om mottagarlistan En mottagarlista kan vara vilken fil som helst där mottagarinformationen är ordnad i kolumner och rader. Du kan skapa en mottagarlista i flera olika program, till exempel Excel, Access eller Outlook. Kolumnerna i en lista motsvarar en kategori eller en typ av information. Varje kolumn identifieras med en kolumnrubrik. I en kundlista kan du till exempel ha olika kolumner för Förnamn, Efternamn och Gatuadress. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Mer om mottagarlistan En mottagarlista kan vara vilken fil som helst där mottagarinformationen är ordnad i kolumner och rader. Du kan skapa en mottagarlista i flera olika program, till exempel Excel, Access eller Outlook. Varje rad i en lista innehåller all information för en specifik mottagare. Om vi återigen tar en kundlista som exempel innehåller en rad all information om en kund: namn, adress och så vidare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Mer om mottagarlistan Det är den här indelningen i kolumner och rader som gör att unik mottagarinformation kan överföras till rätt platser i unika dokument vid en dokumentkoppling. Från huvuddokumentet skapar du en koppling till listan. Därefter kan du lägga till vilken som helst av kolumnrubrikerna som en platshållare i huvuddokumentet. (De här platshållarna kallas vanligtvis för fält. Vi ska prata mer om fält alldeles strax. ) Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Mer om mottagarlistan Det är den här indelningen i kolumner och rader som gör att unik mottagarinformation kan överföras till rätt platser i unika dokument vid en dokumentkoppling. När dokumentkopplingen har slutförts finns det ett färdigt dokument för varje mottagare, med information från posterna på motsvarande rad i mottagarlistan. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Varifrån kommer mottagarlistan? I många fall finns det redan en färdig mottagarlista som du kan använda. Du kanske till exempel har tillgång till en fil med en lista med följande: • Kund- eller kontaktnamn, adresser med mera. • De produkter eller tjänster ditt företag erbjuder. • Information om dina medarbetare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Varifrån kommer mottagarlistan? Om det finns en färdig lista kan du enkelt skapa en koppling till den när du kopplar dokumentet. Men oroa dig inte om du inte har någon lista än. I dokumentkopplingen ingår ett steg där du kan skapa en mottagarlista från grunden. Mer om det i nästa lektion. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Fält När du har skapat en koppling till en mottagarlista kan du ange vilken information som ska ingå i dokumentkopplingen med hjälp av fält. Ett fält är en uppsättning koder som gör att information infogas automatiskt i ett dokument i Word. Fält fungerar alltså som platshållare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Fält I ett massutskick kallas de fält du använder för kopplingsinstruktioner, och de fungerar som platshållare för den unika information som hämtas direkt från en mottagarlista. På exempelbilden har kopplingsinstruktioner lagts till för information som finns i kolumnerna för adress och namn i en mottagarlista. Observera att de omges av så kallade gåsögon ( « » ) i ett dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Kopplingsinstruktioner Du kan skapa en kopplingsinstruktion genom att kombinera andra fält, eller så kan du gruppera fält och använda blanksteg, radbrytningar och skiljetecken på samma sätt som i en vanlig mening. Du kanske till exempel vill skapa en titel före efternamnet eller det fullständiga namnet, och skapa fält i dokumentet på följande sätt: «Förnamn» «Efternamn» «Gatuadress» «Postnummer» , «Ort» Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Kopplingsinstruktioner Du kan också styra hur mottagarinformationen ser ut i de kopplade dokumenten genom att formatera fälten. Du kanske vill att alla namn ska visas med fet stil eller röd färg. Då markerar du fältet i huvuddokumentet inklusive de omgivande gåsögonen ( « » ). På fliken Start klickar du på något kommando i gruppen Tecken eller Stycke och väljer önskade formateringsalternativ. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Förslag på övningar 1. Dela upp informationen i kolumnen Namn i två kolumner. 2. Skapa kolumnen Personlig anteckning. 3. Spara Excel-kalkylbladet. Online-övning (kräver Excel 2007) Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 2, fråga 1 Vad är sambandet mellan din mottagarlista och de fält som du infogar i huvuddokumentet? (Välj ett svar. ) 1. Det finns inget samband. 2. Varje fält motsvarar en kolumn i mottagarlistan. 3. Varje fält motsvarar en cell i mottagarlistan. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 2, fråga 1: svar Varje fält motsvarar en kolumn i mottagarlistan. När du lägger till ett fält i huvuddokumentet visas informationen i respektive motsvarande kolumn i listan i de kopplade dokumenten. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 2, fråga 2 Hur kan du se skillnad på ett fält och övrig text i ett huvuddokument? (Välj ett svar. ) 1. Fält formateras alltid med fet stil. 2. Fälten formateras med kursiv stil. 3. Alla fält omges av så kallade gåsögon ( « » ). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 2, fråga 2: svar Alla fält omges av så kallade gåsögon ( « » ). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 2, fråga 3 Det måste finnas en mottagarlista för att du ska kunna genomföra en dokumentkoppling. (Välj ett svar. ) 1. Sant. 2. Falskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 2, fråga 3: svar Falskt. Du kan skapa en sådan lista under processen för att koppla dokument. Om du bara vill koppla dokument för några få personer kan det vara lättast att skapa listan under processen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Lektion 3 Utföra en fullständig dokumentkoppling
Utföra en fullständig dokumentkoppling Nu ska vi gå igenom processen för att genomföra en dokumentkoppling med hjälp av guiden Koppla dokument. I slutet av den här lektionen får du lära dig ett annat sätt att koppla dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Öppna guiden Koppla dokument När du vill koppla dokument klickar du på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Klicka sedan på Steg för stegguiden Koppla dokument. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Guiden öppnas i ett åtgärdsfönster till höger i fönstret. Följ instruktionerna i åtgärdsfönstret och klicka på Nästa längst ned i fönstret för att gå framåt i guiden (eller klicka på Föregående om du vill gå tillbaka till ett tidigare steg). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Öppna guiden Koppla dokument När du vill koppla dokument klickar du på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Klicka sedan på Steg för stegguiden Koppla dokument, enligt bilden. Guiden öppnas i ett åtgärdsfönster till höger i fönstret. Följ instruktionerna i åtgärdsfönstret och klicka på Nästa längst ned i fönstret för att gå framåt i guiden (eller klicka på Föregående om du vill gå tillbaka till ett tidigare steg). Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Skapa huvuddokumentet I det andra steget i guiden ska du skapa huvuddokumentet, som är utgångspunkten för kopplingen. Du kanske vill skicka ett brev med posten eller ett epostmeddelande, eller så vill du börja med att skapa kuvert och etiketter. Du kan också välja att skapa en katalog för att spara listor med information, till exempel kundnamn och adresser, produktinformation och kontaktinformation för personal. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Skapa huvuddokumentet Vilka alternativ som visas i guiden beror på vilken typ av dokument du valde i det första steget. Du valde kuvert, och då finns de här alternativen. Ändra dokumentlayout. Det här alternativet är markerat eftersom ett tomt dokument var öppet när du startade guiden. Du ska nu ändra det öppna, tomma dokumentet till ett kuvertdokument. Klicka på Kuvertalternativ och välj kuvertstorlek och andra alternativ som du vill använda. Det tomma dokumentet ersätts av ett kuvertdokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Skapa huvuddokumentet Vilka alternativ som visas i guiden beror på vilken typ av dokument du valde i det första steget. Du valde kuvert, och då finns de här alternativen. Börja med ett befintligt dokument. Om du har ett kuvert som du har sparat tidigare och som du vill använda för dokumentkopplingen, och ett tomt dokument visas på skärmen, väljer du det här alternativet om du vill visa det befintliga kuvertet i stället för det tomma dokumentet. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Skapa en koppling till mottagarlistan I steg 3 skapar du en koppling till den mottagarlista som du vill koppla till dina dokument. Du kan välja mellan tre alternativ. Använd en befintlig lista. Om du redan har en mottagarlista som innehåller den information som du vill koppla markerar du det här alternativet. Därefter klickar du på Bläddra i guiden för att leta upp och öppna filen med mottagarlistan. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Skapa en koppling till mottagarlistan I steg 3 skapar du en koppling till den mottagarlista som du vill koppla till dina dokument. Du kan välja mellan tre alternativ. Välj från Outlook-kontakter. Om du vill använda en kontaktlista från Outlook som mottagarlista markerar du det här alternativet. Klicka sedan på Välj mappen Kontakter för att leta upp och öppna rätt kontaktlista. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Skapa en koppling till mottagarlistan I steg 3 skapar du en koppling till den mottagarlista som du vill koppla till dina dokument. Du kan välja mellan tre alternativ. Skapa en ny lista. Om du inte har någon mottagarlista som du kan använda och vill skapa en ny lista markerar du det här alternativet. Den nya listan sparas som en MDB-fil i mappen Mina datakällor, som finns i mappen Dokument eller mappen Mina dokument. Du kan använda filen igen i framtida dokumentkopplingar. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Välja mottagare för utskicket När du har skapar en koppling till en mottagarlista kan du välja vilka mottagare som ska få utskicket. Du kanske till exempel vill skapa ett standardbrev som endast ska skickas till de kunder i filen som har ett specifikt postnummer. Du kanske även vill skapa en katalog som bara innehåller en enda produktserie. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Välja mottagare för utskicket Du gör detta i dialogrutan Koppla dokument för mottagare som öppnas automatiskt efter att du har skapat en koppling till eller skapat en mottagarlista. Vid namnet på alla mottagare finns en markering, vilket innebär att standardinställningen är att alla mottagare får utskicket. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Välja mottagare för utskicket Du gör detta i dialogrutan Koppla dokument för mottagare som öppnas automatiskt efter att du har skapat en koppling till eller skapat en mottagarlista. Du kan anpassa mottagarlistan genom att klicka på Sortera… för att välja en kolumn som du vill visa och ordna listan efter (i stigande eller fallande ordning), eller genom att klicka på Filtrera… för att ange fält och värden för de mottagare som du vill visa. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Ordna huvuddokumentet Nu ska du ordna huvuddokumentet, vilket innebär att du placerar innehåll i det. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Innehållet består av information som förblir densamma i varje kopplat exemplar, och platshållare (fält) för mottagarinformationen i varje kopplat exemplar. Animeringen visar hur du ordnar ett kuvert. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Ordna huvuddokumentet Nu ska du ordna huvuddokumentet, vilket innebär att du placerar innehåll i det: information som förblir samma i alla kopplade exemplar och platshållare för mottagaruppgifter i alla exemplar. För ett kuvert utgörs den information som är identisk i alla exemplar av returadressen som du skriver i det övre vänstra hörnet. Platshållarna är adresserna till varje mottagare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Ordna huvuddokumentet Det snabbaste sättet att lägga till en leveransadress är att klicka på Adressblock i guiden. Detta innebär att ett fördefinierat «Adressblock» -fält läggs till på kuvertet, med Förnamn, Efternamn, Gatuadress, Postnummer och Postort. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Förhandsgranska När du har lagt till allt innehåll och alla fält i huvuddokumentet kan du förhandsgranska de kopplade dokumenten för att se om de ser ut som du har tänkt dig. När du klickar på Nästa längst ned i guiden för att gå vidare till nästa steg visas det första kopplade dokumentet automatiskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Förhandsgranska Beroende på hur det första dokumentet ser ut kan du välja att göra något av följande: • Om något ser fel ut klickar du på Föregående längst ned i guiden. Genom att återgå till föregående steg kan du lägga till, ta bort eller matcha fält eller göra andra ändringar så att informationen visas korrekt. • Om allt ser bra ut klickar du på den dubbla högerpilen högst upp i guiden för att visa fler av de kopplade dokumenten, enligt bilden. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Förhandsgranska Beroende på hur det första dokumentet ser ut kan du välja att göra något av följande: • Om du vill visa det kopplade dokumentet för en specifik mottagare klickar du på Sök efter en mottagare för att söka efter mottagaren. När du går igenom dokumenten kan du välja att utelämna mottagare från dokumentkopplingen genom att klicka på Utelämna denna mottagare. När du gör detta utelämnas mottagaren endast från den slutgiltiga dokumentkopplingen. Ingen information tas bort från mottagarlistan. • Om du inser att dokumentkopplingen innefattar en del mottagare som du vill utelämna klickar du på Redigera mottagarlista för att öppna dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Som vi har beskrivit tidigare kan du använda den här dialogrutan för att begränsa mottagarlistan. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Slutför dokumentkopplingen När du är klar med förhandsgranskningen av de kopplade dokumenten och allt ser bra ut kan du skriva ut slutresultatet. Klicka på Skriv ut för att öppna dialogrutan Koppla till skrivare. Vill du ändra något i sista minuten? Om du vill granska resultatet en sista gång eller anpassa vissa kuvert klickar du på Redigera enskilda kuvert i guiden. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Slutför dokumentkopplingen När du är klar med förhandsgranskningen av de kopplade dokumenten och allt ser bra ut kan du skriva ut slutresultatet. Klicka på Skriv ut för att öppna dialogrutan Koppla till skrivare. Nu skapas en separat fullständig koppling som innehåller samtliga kuvert i ett nytt Word-dokument. När du har granskat eller ändrat kuverten i det här fullständiga dokumentet kan du skriva ut dem direkt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Slutför dokumentkopplingen När du är klar med förhandsgranskningen av de kopplade dokumenten och allt ser bra ut kan du skriva ut slutresultatet. Klicka på Skriv ut för att öppna dialogrutan Koppla till skrivare. Du kan också välja att endast spara dokumentet och skiva ut kuverten senare. Om du vill behålla de ändringar du har gjort på enskilda kuvert måste du spara det här fullständiga dokumentet. Det fullständiga dokumentet är inte detsamma som huvuddokumentet och är betydligt större. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Avbryta eller återuppta en koppling Innan du har slutfört dokumentkopplingen kan du avbryta den när som helst. Du avbryter kopplingen genom att stänga dokumentet och välja att inte spara ändringarna. Dokumentet tas bort tillsammans med kopplingen till mottagarlistan. Om du i stället vill ta en paus i arbetet med kopplingen och vill kunna fortsätta arbetet senare sparar du huvuddokumentet. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Avbryta eller återuppta en koppling Innan du har slutfört dokumentkopplingen kan du avbryta den när som helst. När du öppnar dokumentet igen får du en fråga om du vill behålla kopplingen till mottagarlistan. Klicka på Ja för att fortsätta arbetet med kopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Dokumentkoppling med menyfliksområdet Såg du att kommandona på fliken Utskick blev tillgängliga när du använde guiden? Det är också praktiskt att använda menyfliksområdet för att koppla dokument, och processen liknar det du gör i guiden. I menyfliksområdet får du tillgång till fler funktioner, bland annat automatisk kontroll, som innebär att en sökning efter eventuella fel görs innan du slutför dokumentkopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Dokumentkoppling med menyfliksområdet De kommandon som du använder på fliken Utskick är indelade i fyra grupper. Starta koppling av dokument. Det här är utgångspunkten där du väljer en dokumenttyp innan du väljer, skapar eller redigerar en mottagarlista. Skriv och infoga fält. Här kan du infoga kopplingsinstruktioner, matcha fält och använda Regler för att utföra åtgärder i dina dokument. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Dokumentkoppling med menyfliksområdet De kommandon som du använder på fliken Utskick är indelade i fyra grupper. Förhandsgranska resultat. Utöver att visa vart och ett av de kopplade dokumenten kan du använda den automatiska felkontrollen. Slutför dokumentkopplingen och kombinera de enskilda dokumenten i ett fullständigt dokument, skriv ut dem eller skicka dem elektroniskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Förslag på övningar 1. Öppna guiden Koppla dokument och skapa huvuddokumentet. 2. Skapa en koppling till mottagarlistan och välj vilka som ska få utskicket. 3. Skriv innehåll och infoga fält. 4. Förhandsgranska och matcha fält. 5. Slutför dokumentkopplingen. Online-övning (kräver Word 2007) Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 3, fråga 1 Hur kan du göra för att öppna guiden Koppla dokument? (Välj ett svar. ) 1. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Wordalternativ. 2. Klicka på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. 3. Klicka på Snabbdelar på fliken Infoga. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 3, fråga 1: svar Klicka på Starta koppling av dokument på fliken Utskick. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 3, fråga 2 Hur kan du göra om du vill utelämna en person i mottagarlistan från en dokumentkoppling? (Välj ett svar. ) 1. Ta bort all information om personen i mottagarlistan. 2. Ta bort det dokument som är adresserat till personen när du förhandsgranskar kopplingen. 3. Använda kryssrutorna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 3, fråga 2: svar Använda kryssrutorna i dialogrutan Koppla dokument för mottagare. I dialogrutan Koppla dokument för mottagare kan du ange vilka personer som ska vara med i den slutgiltiga dokumentkopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 3, fråga 3 När du har valt att förhandsgranska dokumenten är kopplingen slutförd och du kan inte göra några ändringar. (Välj ett svar. ) 1. Sant. 2. Falskt. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Test 3, fråga 3: svar Falskt. Under förhandsgranskningen kan du granska dina kopplade dokument innan du slutför kopplingen. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
Snabbreferens En sammanfattning av de uppgifter som togs upp i kursen finns i Snabbreferens. Koppla dokument I: Använda koppling av dokument för massutskick
- Slides: 72