Fr die Ewigkeit Digitale Unterlagen in der Verwaltung

Für die Ewigkeit? Digitale Unterlagen in der Verwaltung und ihre Archivierung Dr. Beate Dorfey 16. 10. 2012

Digital oder Papier: Wohin geht die Reise? • • Frage längst beantwortet: Einsatz in allen Bereichen Euphorie der ersten Jahre ist weg Neue Wege werden gesucht und beschritten Rechtliche Unsicherheiten noch nicht vollständig abgebaut 16. 10. 2012 Folie 2

Digital oder Papier: Wo steht Rheinland-Pfalz? • Kabinettsbeschluss 2005 zu landeseinheitlichem DMS • e. Government-Strategie des Landes • IT-Zentralstelle • Gemeinsame Plattform durch rlp-Netz und rp. Middleware • De facto unterschiedliche DMSSysteme im Einsatz • Unübersehbare Vielfalt bei Fachverfahren • Grad der ITUnterstützung schwankt schon innerhalb einer Behörde • Weitgehende Ressort. Autonomie in IT-Fragen 16. 10. 2012 Folie 3

Elektronische Unterlagen in der Verwaltung: ein weites Feld • • DMS/VBS Fachverfahren e. Government Kommunikationsplattformen: Microsoft Sharepoint Email File-Server Arbeitsplatz-PCs 16. 10. 2012 Folie 4

Fünf gute Gründe, weshalb Sie das etwas angeht • Schutz, Sicherheit und Integrität dienstlicher Daten liegen im öffentlichen Interesse und sind nicht die Privatangelegenheit von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern • Hybride oder unvollständige Akten gefährden die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Geschäftsprozessen • Aufbau von Teilregistraturen und Sachbearbeiterablagen auf PCs, File-Servern und Sharepoint gefährden die Gerichtsfestigkeit der Akten • Verstecktes und nicht-geteiltes Wissen ist Verlust von Wissen • Aufbewahrungsfristen von mehr als 5 Jahren erzwingen Verfahren zur Langzeiterhaltung Ihrer digitalen Daten 16. 10. 2012 Folie 5

Arbeitsplatz-PCs • Dienstliche Korrespondenz • Vermerke, Stellungnahmen • Informationsmaterialien zur Entscheidungsfindung aus Internet • Emails Problem: Oftmals wird nicht alles, was aktenrelevant ist, den Akten zugeführt mit der Folge: Arbeitsplatz-PC als Sachbearbeiterablage! Datensicherheit und –integrität ungelöst! 16. 10. 2012 Folie 6

File-Server Auch hier findet man: • Dienstliche Korrespondenz, Vermerke, Stellungnahmen vornehmlich organisationsübergreifend • Für den Dienstbetrieb wichtige Unterlagen wie GVP, Dienstanweisungen, Richtlinien • Vermengung individueller und organisationsübergreifender Informationen Fazit: Unstrukturierte Aktenablage als Teil- oder Parallelregistratur 16. 10. 2012 Folie 7

Email • Direkte dienstliche Korrespondenz mit Bürgerinnen und Bürgern ohne Niederschlag in den Akten • Nicht-Zugänglichkeit von dienstlich relevanten Informationen für andere • Nicht-Beachtung des Geschäftsgangs • Interne Entscheidungsfindung per Email Fazit: Umgang mit Teil- oder Parallelregistraturen auf Arbeitsplatz-PCs, File-Servern und Email ist kein IT-Problem, sondern Frage der Organisation 16. 10. 2012 Folie 8

Fachverfahren • Definition: datenbankbasierte Anwendungen zur Erledigung von Fachaufgaben • Weites Spektrum von einfacher Access-Anwendung bis komplexen Geoinformationssystemen • Nahezu unbegrenzte Anwendungsmöglichkeiten: von referatsbezogen bis behördenübergreifend • Häufig fehlende Historisierungsfunktion zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen Fazit: Auch Daten aus Fachverfahren unterliegen der Anbietungspflicht an die Archive und müssen ganz oder teilweise ausgesondert werden! 16. 10. 2012 Folie 9

e. Government • Definition: Anwendungen zur direkten und unmittelbaren Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern • schnellere und einfachere Informationsbeschaffung • Erledigung gleichförmiger Prozesse • Politischer Druck zur Ausweitung Fazit: e. Government-Verfahren sind ebenfalls anbietungspflichtig, ihre Archivwürdigkeit muss im Einzelfall geprüft werden 16. 10. 2012 Folie 10

DMS/VBS Ziele Praxis • Erzeugen und Verwalten elektronischer Akten • Aufgabenerledigung auf elektronischem Weg • Reibungsloser Austausch von Informationen, auch organisationsübergreifend • Hohe Kosten • Hoher organisatorischer Aufwand • Komplexe Bedienung • Unsicherheiten bezüglich Rechtssicherheit • Verbreitungsgrad deutlich geringer als erwartet 16. 10. 2012 Folie 11

Kommunikationsplattformen wie Microsoft Sharepoint • Etablieren sich mehr und mehr als Vorstufe, aber auch Ersatz für DMS • Einfachere, deutlich geringer formalisierte Form der Zusammenarbeit, auch organisationsübergreifend • Reduzierter Organisationsaufwand • Höhere Benutzerakzeptanz • Höhere Sorgfalt bei Veraktung der Dokumente erforderlich • Nachvollziehbarkeit von Entscheidungsprozessen muss gewährleistet bleiben • Kein unkontrolliertes Anwachsen von Projekten und Informationspools 16. 10. 2012 Folie 12

IT-Anwendungen: Spielregeln und Voraussetzungen • Prinzipien der Schriftgutverwaltung müssen stets beachtet werden! • IT-Anwendungen sind stets immer auch Aufgabe der Organisation! • Unterstützung und Begleitung durch die Hausspitze ist unverzichtbar! • Rechtssicherheit geht vor bequemer Aufgabenerledigung! 16. 10. 2012 Folie 13

IT-Anwendungen: Gefahren und Klippen • Verlust von Informationen durch lückenhafte Veraktung von Dokumenten • Mangelhafte Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen gefährdet die Rechtssicherheit • Unzureichende Vorbereitung von IT-Maßnahmen erhöht die Kosten und reduziert die Akzeptanz in den Behörden • „Vergessen“ der Anbietungspflicht an die Archive führt zu unerwarteten Kosten und Aufwendungen 16. 10. 2012 Folie 14

Unverzichtbar: Standards • Kalkulierbare Kosten • Planungssicherheit • Erfolgssicherheit Übersicht über xöv-Standards unter www. xoev. de Übersicht über die wichtigsten IT-Standards zur Datensicherheit unter www. bsi. bund. de Übersicht über die wichtigsten Standards zur Langzeiterhaltung von Daten unter www. langzeitarchivierung. de 16. 10. 2012 Folie 15

Unverzichtbar: Support • IT: - Datensicherheit und Datenintegrität technische Umsetzung sämtlicher Anforderungen Betrieb und Support • Organisation: - Erstellung eines Anforderungsprofils Projektmanagement Modellierung Geschäftsabläufe und Schaffung der organisatorischen Rahmenbedingungen • Führungskräfte - Unterstützung Förderung Vorbildfunktion • Archiv 16. 10. 2012 Folie 16

Archive und IT-Anwendungen: Unsere Anforderungen an Sie • Alles, was aktenrelevant ist, muss den Akten zugeführt werden! • Entscheidungsprozesse und Geschäftsabläufe müssen nachvollziehbar sein! • Auch Fachverfahren und e. Government-Anwendungen sind grundsätzlich anbietungspflichtig! • Frühzeitige Kommunikation und Abstimmung mit dem Archiv verhindert nachträgliche Kosten und Anstrengungen! 16. 10. 2012 Folie 17

Archive und IT-Anwendungen: Was wir Ihnen bieten Teilhabe an unseren Erfahrungen durch Beratung und Schulung • in allen Fragen der Schriftgutverwaltung • bei der Einführung neuer Systeme, insbesondere DMS und VBS, insbesondere bezüglich Organisation, Planung und Rechtssicherheit • in allen Fragen der Langzeiterhaltung Ihrer Daten 16. 10. 2012 Folie 18

Langzeiterhaltung ≠ Digitale Archivierung • Langzeiterhaltung: Revisionssichere Speicherung behördlicher Daten in der elektronischen Altregistratur zur Wahrung von Aufbewahrungsfristen • Digitale Archivierung: Dauerhafter Erhalt archivwürdiger digitaler Unterlagen im Digitalen Magazin Rheinland-Pfalz und deren Zugänglichmachung für die Öffentlichkeit 16. 10. 2012 Folie 19

Langzeiterhaltung vs. Digitale Archivierung Überschneidungen • langzeitfähige Formate • strukturierte Ablage • Rechtemanagement • Migrationsroutinen Mehrleistungen • systemunabhängige Speicherung • erweiterter Metadatenkatalog • Schaffung von sicheren Zugangsmöglichkeiten 16. 10. 2012 Folie 20

Langzeiterhaltung und Aussonderung: Sachstand • DMS/VBS: Standardisiertes Aussonderungsverfahren xdomea 2. x • Fachverfahren: Standard für relationale Datenbanken: SIARD, ansonsten: individuelle Absprachen und Schnittstellenprogrammierung • Kommunikationsplattformen: Noch kein standardisiertes Verfahren zur Aussonderung vorhanden: Überführung der aktenrelevanten Dokumente in DMS/VBS • Email: Noch kein standardisiertes Verfahren zur Langzeiterhaltung vorhanden; Ausdruck oder Überführung in DMS/VBS • File-Server und Arbeitsplatz-PCs: Tools zur Strukturierung und Konvertierung der Daten vorhanden (Primärdaten pdf/a, Metadaten: xml) 16. 10. 2012 Folie 21

Für die Ewigkeit! Unser Anspruch: Dauerhafte, rechtssichere, authentische und revisionssichere Erhaltung des behördlichen Schriftgutes - auch für die nächsten 1200 Jahre 16. 10. 2012 Folie 22

Ihre Ansprechpartner im Landeshauptarchiv Dr. Beate Dorfey Abteilungsleiterin Staatliches Schriftgut Referentin der Ressorts Staatskanzlei, Inneres, Landesplanung, Bildung, Wissenschaft, Weiterbildung, Kultur Projektleiterin Digitales Magazin Tel. 0261 -9129 103 b. dorfey@landeshauptarchiv. de Dr. Jörg Pawelletz Stellv. Abteilungsleiter Staatliches Schriftgut Referent der Ressorts Finanzen, Umwelt, Forsten, Energie, Klimaschutz, Soziales, Arbeit, Gesundheit, Demografie, Integration, Familie, Kinder, Jugend, Frauen Tel. 0261 -9129 120 j. pawelletz@landeshauptarchiv. de Dr. Daniel Heimes Referent der Ressorts Justiz, Verbraucherschutz, Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft, Weinbau, Ernährung Tel. 0261 -9129 130 d. heimes@landeshauptarchiv. de 16. 10. 2012 Folie 23