Forst kommunens indkb v Pia Ziegler Indkb og

Forstå kommunens indkøb v/ Pia Ziegler Indkøb- og udbudschef i Hillerød Kommune 10/28/2020 Navn / stilling / oplæg

Hvad er omfanget af offentligt indkøb? • Kommunerne køber årligt ind for omkring 100 mia. kr. og regionerne for 35. mia. kr. • Hillerød Kommune køber årligt ind for i alt 568 mio. kr.

Hvordan er indkøbet fordelt? 2% 2% 3% 2% 20% Finans 20% Medier, annoncer og printede produkter Energi Transport Håndværkerydelser IT & Tele Tjenesteydelser 12% 38% Varer

Hvor mange leverandører? • Hillerød Kommune benytter sig p. t. af 3. 118 leverandører • Omkring 200 leverandører står for ca. 80 pct. af omsætningen

Hvorfor kan der ikke handles frit? Udbudsreglernes formål er at skabe konkurrence om offentlige opgaver: Ø Tilbudsloven Ø Annoncering af varekøb og tjenesteydelser Ø Licitation og underholdsbud på bygge-og anlægsopgaver Ø Udbudsdirektiverne Ø Formkrav, procedurer, klagemuligheder etc. Ø Traktatens principper Ø Gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet Ø Passende grad af offentlighed ved klar grænseoverskridende interesse

Hvornår gælder hvilke regler? • Bygge- og anlægsopgaver: Ø Over 38, 6 mio. kr. - EU’s udbudsdirektiv Ø 3 -38, 6 mio. kr. - Tilbudslovens regler om licitation Ø Under 3 mio. kr. – Tilbudslovens regler om underhåndsbud • Varer og de fleste tjenesteydelser: Ø Over 1, 54 mio. kr. – EU’s udbudsdirektiv Ø 0, 5 -1, 54 mio. kr. – Tilbudslovens regler om annoncering Ø Under 0, 5 mio kr. – Forvaltningsretlige principper/sund fornuft • Særlige tjenesteydelser: Ø Traktatens regler ved klar grænseoverskride interesse

Hvordan løfter vi udbudspligten? • Egne udbud/annonceringer • Fællesudbud i regi af indkøbssamarbejdet Nordsjælland (12 kommuner) • SKI - Statens og Kommunernes Indkøbsservice ØForpligtende aftaler ØFrivillige aftaler • FM- aftaler (Statens aftaler i regi af Finansministeriet)

Og når udbudspligten ikke er løftet? • Klagenævnet for Udbud • Sanktioner ved manglende EU-udbud ØKontrakten kan erklæres uden virkning ØKommunerne kan pålægges bøde op til 10 mio. kr. • Risiko ved alle sager i Klagenævnet for Udbud ØSagsomkostninger ØForsinkelser ØErstatningsansvar

Hvilken retning går udviklingen? • Fællesudbud (men altid tanke for opdeling i delaftaler) • Større fokus på CSR: ØSociale klausuler – fx lærlinge- og praktikpladser og ILO konventioner. ØMiljøhensyn/ CO 2 regnskab ØØkologi (fx daginstitutioner) • TCO – totalomkostningsbetragtninger

Hvordan bliver jeg leverandør? • Hvad gør Hillerød Kommune? ØIndkøbspolitik – vi ønsker samarbejde med private leverandører ØStadigt større fokus på konkurrenceudsættelse ØStadigt større fokus hvad der er aftaledækket / ikke aftaledækket ØMarkedsundersøgelser/dialog forud for et udbud ØAlle udbud og annonceringer på UDBUD. DK ØFor allerede indgående aftaler: E-handel

Hvordan bliver jeg leverandør? • Hvad kan jeg selv gøre? ØUndgå eller begræns salgsbrochurer til centralt indkøbskontor i almindelighed og til topledelse i særdeleshed ØForvent ikke, at vi har tid til salgsmøder… ØUndersøg om der er et indkøbsbehov? (relevante beslutningstager – fx fagområde) ØFølg evt. debatter/dagsorden i politiske udvalg ØHold øje med hvilke udbud, der kommer (fx udbud. dk) ØDELTAG I UDBUD/ANNONCERINGER

Tjekliste før tilbudsafgivelse • Før du går i gang med dit tilbud: Ø Gennemgå udbudsmaterialet i sin helhed Ø Identificer egnentheds – og mindste krav Ø Identificer form- og dokumentationskrav Ø Spørg i tide, hvis der er uklarheder i materialet • Når du udarbejder tilbud: Ø Undgå forbehold, medmindre det fremgår tydeligt, at det tillades Ø Tjek at dit tilbud opfylder det beskrevne behov Ø Husk at kvalitetssikre dit tilbud Ø Overhold fristen! • Når du har afleveret dit tilbud: Ø Læs begrundelsen for et evt. afslag Ø Dialog er tit bedre end at klage