Forprosjekt Utredning av systemlsninger innen konomiomrdet UHsektoren Jan

Forprosjekt «Utredning av systemløsninger innen økonomiområdet, UH-sektoren» Jan Aasen Økonomi- og driftsdirektør på Høgskolen i Lillehammer

Arbeidsgruppe oppnevnt av KD • Arbeidsgruppe – – – Knut Gunnar Aspenes, Hi. Ve Solveig M Sunde, HVO Kjetil Hellang, Ui. A Erlend Kristiansen, Ui. S Jan Aasen, Hi. L Representantene i arbeidsgruppa er valgt fra UHR sitt økonomiutvalg, Agresso prioriteringsråd og Arbeidsutvalget i Agresso brukerforum. • Sekretariat: – Elin Kristine Olsen, Uninett • Observatør – Joar Nybo, KD

Bakgrunn og rammebetingelser for arbeidsgruppens arbeid • Ønske om å gjennomføre konkurranse av dagens avtale til økonomisystem – Anskaffelsesreglementet – Sikre optimale løsninger og leveranser • Vurdere systemløsningene på økonomiområdet i en større sammenheng, og utarbeide kravspesifikasjon som grunnlag for anskaffelsen • Vurdere en fremtidig løsning i forhold til arkitekturprinsippene og krav til IT-plattform • De statlige funksjonskravene og andre funksjonskrav til systemløsningene • Gevinstrealisering av sektorens investeringer i IKTløsningene - stordriftsfordeler

Arbeidsgruppens anbefalinger – alternative systemløsninger • Dagens løsning beste enkeltprodukt (Best of Breed) eller fullverdig ERP-system (Enterprice Resource Planning) – Standard hyllevare kontra spesialtilpasset system • Arbeidsgruppens inndeling av systemer – Kjernesystem med regnskap og lønn – Forsystem – Bestillingssystem, Fakturabehandling, Prosjektstyringsverktøy, Studieadministrative system, Kurs- og konferanse, Rapporteringsverktøy – Hjelpesystem – Konkurransegjennomføring, Personalforvaltningssystemet (HR) utenom lønnsutbetalinger, Arbeidsplanverktøy, Inventarregister, Elektronisk arkiv • Ikke velge en systemløsning som innebærer en kompleksitet som bidrar til at det ikke blir reell konkurranse mellom systemleverandørene

Arbeidsgruppens anbefalinger systemløsninger • Anskaffe et integrert lønns- og regnskapssystem • Prosjektstyringsverktøy anskaffes som hjelpe- og forsystem, eller som integrert med lønns- og regnskapssystemet der aktuelle leverandører kan tilby dette • Kurs- og konferanse med betalingsløsning eller webbutikk, rapportering og inventar bør også vurderes • Bestillings- og fakturaverktøy bør avventes til dette systemet skal ut på ny konkurranse

Arbeidsgruppens anbefalinger systemløsninger • Systemløsning for personalforvaltning, enten som hjelpe- eller forsystem, eller som integrert med lønns- og regnskapssystemet der aktuelle leverandører kan tilby dette

Arbeidsgruppens anbefalinger Tjenestesenter • Etablere inntil 2 tjenestesentre knyttet til høgskoler / universiteter i sektoren. • Etableres det mer enn ett må det sikres en arbeidsdeling mellom sentrene, men hvert tjenestesenter skal minst dekke lønn- og regnskap.

Arbeidsgruppens anbefalinger Tjenestesenter • Et tjenestesenter kan utføre tjenester innenfor et bredt spekter av de aktuelle tjenesteområdene: – – – – Teknisk support Systemkompetanse – brukerstøtte Oppdatere felles registre Utvikle og oppdatere felles maler og felles rapporter Brukerstyring og etablering av roller Lønn / reisekjøring Registrering av bilag også på flere nivåer Fagkompetanse – support, utredning, kurs som for eksempel innen MVA, BOA, skatt, lønn mv • Hva arbeidsgruppen har vektlagt – – Kundeoprientert – kundens behov Kunderåd Flere senter for å opprettholde konkurranse Frivillig å tilslutte seg

Arbeidsgruppens anbefalinger Tjenesteportal • Etablere / anskaffe en tjenesteportal og integrasjonsplattform for UH-sektoren • Innføres som et prosjekt og over tid (anslagsvis 5 år) for å kunne vurdere omfang, kompleksitet og kostnader (være mulig å avslutte underveis) • Starte med de deler av systemene som har flest brukere, dårligst brukergrensesnitt og/ eller har uhensiktsmessige løsninger

Tjenesteportal og integrasjonsplattform

«UH-tjenesteportal» - eksempel Personalfunksjoner Reiseregni ng Personalmapper Egne ansatte Prosjekter Egne prosjekter Søknad om ferie Lenke til arkivsystem Lenke til HR -system Rapporter Bevertning Regnskapsrapport Bøker Ny ansatt Søknad om permisjon Bestilling og faktura Nytt prosjekt Prosjektverktøy Årsverk Sykefravær Møterom Basware PM Basware BI Avviklet ferie Publiseringspoeng Studiepoeng

Personalfunksjoner Reiseregning Søknad om permisjon Søknad om ferie Eksempel – Registrering av reiseregning

Registrering av reiseregning • Kommer rett inn i registreringsbildet • Informasjon om den ansatte hentes fra fagsystemene (lønn og regnskapssystemene)

Registrering av reiseregning • Reisen registreres av den ansatte og sendes til effektuering i lønnssystemet som i dag

«UH-tjenesteportal» - eksempel Personalfunksjoner Reiseregni ng Personalmapper Egne ansatte Prosjekter Egne prosjekter Søknad om ferie Lenke til arkivsystem Lenke til HR -system Rapporter Bevertning Regnskapsrapport Bøker Ny ansatt Søknad om permisjon Bestilling og faktura Nytt prosjekt Prosjektverktøy Årsverk Sykefravær Møterom Basware PM Basware BI Avviklet ferie Publiseringspoeng Studiepoeng

Økonomi Anne Christine Egne ansatte May Helen Irmina Ny ansatt Lenke til arkivsystem Håvard Lenke til HRsystem Hanne Kirsti Innkjøp Kjell Helge Drift Renholder 1 Renholder 2

Økonomi Anne Christine May Helen Innkjøp Kjell Helge Drift Renholder 1 Renholder 2 Egne ansatte Irmina Ny ansatt Håvard Lenke til arkivsystem Lenke til HRsystem Hanne Kirsti Klikk her for nytt dokument

Personalmappe. Nytt dokument Til arkiv

«UH-tjenesteportal» - eksempel Personalfunksjoner Reiseregni ng Personalmapper Egne ansatte Prosjekter Egne prosjekter Søknad om ferie Lenke til arkivsystem Lenke til HR -system Rapporter Bevertning Regnskapsrapport Bøker Ny ansatt Søknad om permisjon Bestilling og faktura Nytt prosjekt Prosjektverktøy Årsverk Sykefravær Møterom Basware PM Basware BI Avviklet ferie Publiseringspoeng Studiepoeng

Bestilling og faktura Bevertning • Rekvisisjon • Utdrag av varekatalogen som den ansatte bestiller fra • Data overføres til bestillingssystemet automatisk og håndteres videre der Bøker • Rekvisisjon • Utdrag av varekatalogen som den ansatte bestiller fra. Vil ofte være nettbutikken til leverandøren • Data overføres til bestillingssystemet automatisk og håndteres videre der Møterom Bøker Basware PM Møterom Fakturahåndtering • I bookingsystem med enkel tilgang til å bestille bevertning samtidig • Skjer i Basware BI som i dag Basware BI Bestillinger • Håndteres i Basware PM som i dag

Gevinstrealisering • Behov for bedre utnyttelse av systemene for å ta ut gevinster av IKT-investeringene i sektoren • Logistikk og samordning – Mange aktører knyttet til IKTsystemene i sektoren, bør gjennomgå hvor mange aktører og hvilke rolle de ulike aktørene skal ha • Forutsetninger for gevinstrealisering – – – Mer lik og ensartet bruk av systemene Økt støtte til bruk av systemene Forenklede brukergrensesnitt Effektivisering av arbeidsprosesser God integrasjon og samspill mellom systemene • Tjenestesenter – stordriftsfordeler og kompetansedeling • Tjenesteportal gir økt brukervennlighet

Kostnader og insitamenter • Prisstruktur som insitament for institusjonene å velge og ta i bruk systemet • Mulig å tilpasse omfanget av systemene til institusjonens behov (skalerbarhet) • Løsningen må være konkurransedyktig over tid mhp løsningen, videreutvikling, service og pris. • Gjennom gode løsninger og leverandører som følger opp, vil institusjonene ønske å ta i bruk løsningene (frivillighet)

Videre prosess • KD sender ut både denne rapporten og SAP-gruppas rapport på høring i sektoren • Koordineringsgruppe med representanter for sektoren som bistår KD i arbeidet • Ulike grupper vil bli etablert i arbeidet med å utarbeide kravspesifikasjon – hvilke fagområder avhenger av hvilke systemer som vil inngå i anskaffelsen • Videre arbeid med å avklare HR-løsningene for sektoren • Anskaffelsesprosess i 2013 ? • Piloter og utrulling i 2014 – 2016 ?