Formatvorlage und bungen zu Prozessabbildungen Modellelemente Ereignis Aufgabe

Formatvorlage und Übungen zu Prozessabbildungen

Modellelemente Ereignis Aufgabe Aufgabe mit Verfeinerung Organisationseinheit Stelle Aufgabe mit Verfein. Prozessverweis Prozessverweis Kontrollfluss Ereignis OR Kundenauftragsbestätigung Ware/ Service Informationsobjekt ` XOR AND ET Informationsfluss/ Materialfluss Informationssystem Informationsobjekt ` Informationsobjekt Attribut Informationsobjekt Freitextkommentar Ereignis Aufgabe Organisationseinheit Stelle Informationssystem Aufgabe mit Verfeinerung Aufgabe mit Verfein. Prozessverweis OR XOR AND ET Eine Anleitung zur Erstellung von Prozessabbildungen finden Sie unter www. prozoom. ch Seite 2 Ereignis Prozessverweis Attribut Informationsobjekt Attribut Status Bevorzugte Masse der Modellelemente: Höhen: 0. 4 / 0. 8 / 1. 2 Breiten: 3. 2 Schrift: Arial Narrow 11, Zeilenabstand 0. 85 Flächenfarbe: 234 / Linienfarbe: 196 / 19 Linienstärke: 1. 0 Version 1. 2 vom 20. 8. 04

Platzierung der Hintergrundfläche zu den Rasterlinien

Übungen zur Prozesssicht Stand: 20. 08. 2004

Übungsvorlage zu „Personalbeschaffung und –auswahl“ Bestehende Stelle Neu geschaffene ist neu zu besetzen Stelle ist zu besetzen XOR Bedarfstragende Abteilung Personalbedarf melden Stelle ist zu besetzen HRAbteilung Anforderungen zusammentragen Freigabe Stellenbesetzung einholen Personalbedarfsmeldung Stellenbeschreibung Anforderungsprofil XOR Stellenbesetzung ohne Ausschreibung mit Ausschreibung ist freigegeben Stelle ausschreiben Geeignete Kandidaten zur Bewerbung einladen Stellenausschreibung Kandidatenvorauswahl ist getroffen XOR Geeignete Bewerbungen gehen ein Bewerber auswählen Arbeitsvertrag abschliessen AND Personaleinführung Arbeitsvertrag ist abgeschlossen Unterzeichneter Arbeitsvertrag

Bestellannahme durch das Call-Center eines Handelsunternehmens Anruf geht im Call-Center ein Call-Center Anliegen zuordnen Telefonanlage Anrufer ist ein Kunde, will aber keine Bestellung aufgeben Telefonischer Kundenservice Telefonzentrale Anrufer will eine Bestellung aufgeben ggf. ` Warenkorb erfassen, Kunde erfassen, Lieferadresse erfassen ERP-System, Vertriebsmodul Kunde ist nicht bekannt Web-Service eines xternen Dienstleisters zeigt an erfasst Kunde ist bekannt Warenkorb und Adresse sind erfasst AND Adresse Status Anrufer ist kein Kunde XOR Kunde Bestellung Status = vorerfasst Bestellpositionen Lieferadresse AND Über Allgemeine Automatische Adressprüfung Geschäftsbedingungen aufklären durchführen AND XOR Kreditrahmen reicht nicht aus Adresse wurde bestätigt Adresse wurde nicht bestätigt Kreditrahmen automatisch überprüfen XOR zeigt an XOR ERP-System, Vertriebsmodul/ Debitorenbuchhaltung Kunde freier Kreditrahmen reicht aus XOR Über Bezahlverfahren informieren (1) XOR Über Bezahlverfahren informieren (2) XOR Kreditkartendaten erfassen XOR Prozess Vorkasse Prozess Kreditkartenbezahlung XOR AND Auftragsabwicklung Typ Lieferung nach Vorkasse XOR Bestellung ist angenommen erfasst Bestellung Kreditkartendaten Lieferung auf verändert Rechnung bestätigen, Bestellung freigeben Status = freigegeben Liefertyp = [nach Vorkasse ¦ auf Rechnung] AND Auftragsabwicklung Typ Lieferung auf Rechnung Stand: 14. 12. 2004

Kreditkarten-Bezahlung im Call-Center-Prozess

Lösungen zu den Übungen zur Prozesssicht Stand: 20. 08. 2004

Lösung zu „Personalbeschaffung und –auswahl“ Bestehende Stelle Neu geschaffene ist neu zu besetzen Stelle ist zu besetzen XOR Bedarfstragende Abteilung Personalbedarfsmeldung Personalbedarf melden Stelle ist zu besetzen HRAbteilung Stellenbeschreibung Anforderungen zusammentragen Anforderungsprofil Freigabe Stellenbesetzung einholen XOR Stellenbesetzung ohne Ausschreibung mit Ausschreibung ist freigegeben Stellenbesetzung überprüfen Stellenausschreibung Stelle ausschreiben Geeignete Kandidaten zur Bewerbung einladen Kandidatenvorauswahl ist getroffen XOR Geeignete Bewerbungen gehen nicht ein Geeignete Bewerbungen gehen ein Bewerber auswählen Arbeitsvertrag abschliessen AND Personaleinführung Arbeitsvertrag ist abgeschlossen Unterzeichneter Arbeitsvertrag

Kreditkarten-Bezahlung im Call-Center-Prozess Kreditkartenzahlung im Call-Center-Prozess ist durchzuführen Kunde ist erfasst Bestellung ist vorerfasst Händleridentifikation ` AND ERP-System, Zahlungsanfrage an automatisch, Vertriebsmodul, Online-Payment-Ser. Payment-GatewayÜbermittlung via https vice-Provider senden Kundenname enthält erzeugt Applikation eines Online-Payment-Service-Providers Bestellung Kreditkartendaten Auftragswert `Zahlungsanfrage bearbeiten Z. B. Saferpay ERP-System, Zahlungsbescheid von automatisch, Vertriebsmodul, Online-Payment-Service. Payment-GatewayÜbermittlung via https Provider empfangen Zahlungsbescheid ist positiv Call-Center enthält Zahlungsanfrage Status Zahlungsbescheid ist negativ XOR verändert Bezahlung bestätigen, Bestellung freigeben Vorkasse-Verfahren anbieten Bestellung Status = freigegeben XOR Kunde wählt Vorkasse Kunde verzichtet auf Bestellung Prozess Vorkasse Bestellvorgang abbrechen Kreditrahmen überprüfen Kreditkartenzahlung ist durchgeführt löscht macht Eintrag auf niedrigste Stufe setzen ` Bestellung Kundenhistorie Kunde freier Kreditrahmen Bestellung wurde abgebrochen Stand: 28. 11. 2004

Abbildungen zur Prozesssicht Stand: 20. 08. 2004

Musterprozess Kundenrepräsentiert auftragserteilung ist erfolgt Kundenauftrag bearbeiten Organisationseinheit erzeugt `Kundenreferenz ` Kundenauftrag ist angelegt und erfüllbar Kundenauftrag bestätigen erzeugt Kundenauftragsbestätigung XOR Stelle Kundenrechnung ist nicht zu stellen Kundenrechnung ist zu stellen Kundenauftrag freigeben Teilzahlungs. Prozess durchführen Kundenauftrag ist freigegeben Kundenauftrag Abhängigkeiten werden Auftragsänderungsbedarf in Teilkundenaufträge ` beschrieben in auflösen tritt ein Planung Leistungserbringung Organisationseinheit Auftragsänderung planen und auslösen durchführen XOR Leistungserbringung ist ausgelöst AND Leistungsüberwachung Seite 2 Leistungserbringung Sequenz

Stadtmühle Schenk: Auftragsabwicklung VMI Korrespondierender Prozess bei Migros Prozess bei Stadtmühle Schenk Rahmenvertrag ist gültig Business Connector 1 Bestandsmeldung trifft ein Bestandsmeldung (EDI: INVRPT 04) ist eingegangen ` Bestandsmeldung ECR-Lieferanten AND Sachbearbeiter manuell 2 Nachschubmengen manuell ermitteln SAP R/3 – SD Auftrag 3 Auftrag eröffnen, Mengen runden, erzeugt Auftragsbestätigung ORDERS 02) Auftragsbestätigung u. sendet (EDI: ` erzeugen Business Connector SAP R/3 – SD Versand Lagermitarbeiter Etikettiersystem Pago mit mobilen Scannern Business Connector SAP R/3 – SD Versand Spedition 4 erzeugt Lieferschein im Lager ausdrucken Sendung liefern versenden Bestellung anlegen Lieferschein 5 Auftrag auf Basis abschreiben Lieferschein manuell eröffnen, Sendung komissionieren, SSCC-Code der erzeugt Textdatei mit Paletten erfassen, Etikettinformationen Auftrag abschliessen Lieferscheinnum mer Sendung ist EAN-Nummern komissioniert der Paletten EAN-Nummern 6 Etikettinformationen einlesen und als „Rückmeldung Liefermeldung Mengen der Versandelementdaten“ erzeugt (EDI: Ware DESADV 02) ` übernehmen, u. sendet Lieferbeleg als Liefermeldung erzeugen, erzeugt Empfangsliste für Empfänger drucken 7 Prozess Beschaffungsauftrag für ECR-Lieferanten Anlieferung anlegen Ware mit Empfangsliste Wareneingang buchen, Vom Kunden unterzeichnete Empfangsliste unterzeichnen Rechnung (EDI: INVOIC 02) ` Eingangsrechnung buchen Sendung ist versandt SAP R/3 – SD Versand SAP R/3 – SD Fakturierung Business Connector 8 Warenausgang buchen 9 Rechnung erstellen, erzeugt verbuchen, versenden VMI-Auftrag ist abgeschlossen

Swiss TS: Prüfung nach Modul G Anmeldeformular ist eingegangen repräsentiert Anmeldeformular Modul G mit Anlagen (Pläne) Sachbearbeiter manuell/SAP Erfassung in Pro. Serv, erzeugt Mappe anlegen Sachbearbeiter manuell Sichtung u. Freigabe, Ablage auf Stapel An vereinbarter Stelle werden die Mappen neuer Aufträge abgelegt Sachverständiger manuell/SAP Sachverständiger manuell Sachverständiger SAP Mappe wird in Zwischenarchiv aufbewahrt Sachverständiger manuell/SAP Sachverständiger manuell/Notebook Sachverständiger SAP Abteilungsleiter/ Sachbearbeiter Auftrag ist zu bearbeiten ` Druckgerät 2`Servicemeldungen Mappe mit Checkliste Sobald ein Sachverständiger Zeit hat, übernimmt er den Auftrag und erfasst sich selbst als Sachverständigen Übernahme Auftrag mit Erfassung Name erfasst Durchführung Entwurfsprüfung Abschluss Entwurfs-erzeugt prüfung erfassen, Freigabeschreibenändert u. Faktura auslösen Servicemeldung Name Sachverst. Wegen Rückfragen etc. kann sich der Prozess hinziehen, die Einzelschritte werden nicht im System erfasst Freigabeschreiben Rechnung Entwurfsprüfung ist erfolgt Servicemeldung 1 Status = abgeschlossen Schlussprüfungrepräsentiert Anforderung per wird angefordert Fax oder Telefon via Einsatzzentrale AND Übernahme Auftrag, erfasst Herunterladen Daten auf Notebook Durchführung Geräte-erzeugt abnahme vor Ort Rückübertragung Daten auf SAP Ausstellung Zertifikaterzeugt und Rechnung ändert Schlusskontrolle und Archivierung Modul G ist abgeschlossen Servicemeldung Name Sachverst. Prüfbescheinigung Zertifikatsentwurf Zertifikat mit rechtsgültiger Unterschrift Rechnung Servicemeldung 2 Status = abgeschlossen

Rechnungsverarbeitung bei UBS Lieferantenrechnung liegt als Set von Dateien in Adapter vor Lieferantenrechnung ist zu bearbeiten Digitale Signatur und Dokumente automatisch prüfen AND IXOS x. CBL, PDF, Zertifikat, Attribut Prüfprotokoll Dokumenten- Attribut archivieren ablage SAP Market Set Connector Rechnungsdatei automatisch in IDOC-Format konvertieren SAP MM / FI Rechnung autom. als vorerfassten Beleg erfassen Bestellnummer ist vorhanden AND SAP MM / FI XOR Rechnung automatisch prüfen Zertifikat Attribut zu Signatur Das Set beinhaltet - x. CBL-Datei - PDF-Datei - Zertifikat - Prüfprotokoll AND SAP Market Set Connector Lieferantenrechnung Attribut Bestellnummer ist nicht vorhanden AND Personalnummer ist gültig ist nicht gültig XOR AND Rechnung stimmt mit Bestellung überein nicht überein Rechnung in Workflowprozess verarbeiten Procurement Service Team Rechnung manuell bearbeiten XOR Rechnung ist zu bezahlen XOR Rechnung manuell bearbeiten Accounting Rechnung wird abgelehnt SAP FI Beleg in Zahlungslauf übernehmen Lieferant informieren Rechnungsprüfer SAP FI Beleg nach Ablauf der Zahlungsfrist bezahlen Rechnung ablehnen, Belege mit Löschkennzeichen versehen Rechnungsprüfer Lieferantenrechnung ist bezahlt Lieferantenrechnung ist zurückgewiesen

Rechnungsverarbeitung im Workflow bei UBS SAP FI Lieferantenrechnung ist als rechnung enthält repräsentiert Lieferantenrechnung vorerfasster Beleg eine gültige Personalerfasst Personalnummer Nummer Rechnungsprüfe AND r SAP Workflow E-Mail mit Aufforderung und Link zur Rechnungskontrolle automatisch versenden Rechnungsprüfer Rechnung positionsweise prüfen und kontieren XOR Rechnung ist kontiert und sachlich richtig SAP Workflow E-Mail mit Aufforderung und Link auf Rechnung an Freigeber weiterleiten Freigeber Rechnung als Zweitperson kontrollieren XOR Rechnung ist Rechnung wird sachlich nicht freigegeben und richtig und ist nicht ist zu bezahlen

Musterprozess Kundenrepräsentiert auftragserteilung ist erfolgt Kundenauftrag bearbeiten Organisationseinheit erzeugt `Kundenreferenz ` Kundenauftrag ist angelegt und erfüllbar Kundenauftrag bestätigen erzeugt Kundenauftragsbestätigung XOR Stelle Kundenrechnung ist nicht zu stellen Kundenrechnung ist zu stellen Kundenauftrag freigeben Teilzahlungs. Prozess durchführen Kundenauftrag ist freigegeben Kundenauftrag Abhängigkeiten werden Auftragsänderungsbedarf in Teilkundenaufträge ` beschrieben in auflösen tritt ein Planung Leistungserbringung Organisationseinheit Auftragsänderung planen und auslösen durchführen XOR Leistungserbringung ist ausgelöst AND Leistungsüberwachung Seite 2 Leistungserbringung Sequenz

Stadtmühle Schenk: Auftragsabwicklung VMI Korrespondierender Prozess bei Migros Prozess bei Stadtmühle Schenk Rahmenvertrag ist gültig Business Connector 1 Bestandsmeldung trifft ein Bestandsmeldung (EDI: INVRPT 04) ist eingegangen ` Bestandsmeldung ECR-Lieferanten AND Sachbearbeiter manuell 2 Nachschubmengen manuell ermitteln SAP R/3 – SD Auftrag 3 Auftrag eröffnen, Mengen runden, erzeugt Auftragsbestätigung ORDERS 02) Auftragsbestätigung u. sendet (EDI: ` erzeugen Business Connector SAP R/3 – SD Versand Lagermitarbeiter Etikettiersystem Pago mit mobilen Scannern Business Connector SAP R/3 – SD Versand Spedition 4 erzeugt Lieferschein im Lager ausdrucken Sendung liefern versenden Bestellung anlegen Lieferschein 5 Auftrag auf Basis abschreiben Lieferschein manuell eröffnen, Sendung komissionieren, SSCC-Code der erzeugt Textdatei mit Paletten erfassen, Etikettinformationen Auftrag abschliessen Lieferscheinnum mer Sendung ist EAN-Nummern komissioniert der Paletten EAN-Nummern 6 Etikettinformationen einlesen und als „Rückmeldung Liefermeldung Mengen der Versandelementdaten“ erzeugt (EDI: Ware DESADV 02) ` übernehmen, u. sendet Lieferbeleg als Liefermeldung erzeugen, erzeugt Empfangsliste für Empfänger drucken 7 Prozess Beschaffungsauftrag für ECR-Lieferanten Anlieferung anlegen Ware mit Empfangsliste Wareneingang buchen, Vom Kunden unterzeichnete Empfangsliste unterzeichnen Rechnung (EDI: INVOIC 02) ` Eingangsrechnung buchen Sendung ist versandt SAP R/3 – SD Versand SAP R/3 – SD Fakturierung Business Connector 8 Warenausgang buchen 9 Rechnung erstellen, erzeugt verbuchen, versenden VMI-Auftrag ist abgeschlossen

Auftragsabwicklung bei MTF Micomp 1 io-network Kunde MTF-Kunde wurde identifiziert Login auf der E-Commerce Plattform 2 Preisanfrage liegt vor 3 Berechnung ind. Verkaufspreis 4 Preisberechnung abgeschlossen Auswahl von Produkten el. Preisanfrage Kundendaten ` Aktuelle Artikeldaten ` Preis angezeigt Entscheid für Angebot 5 Date Exchange Client (io-DEx. M) Bestellung ist eingegangen 6 el. Bestellung ` Bestellung validiert 7 Auftragsbestätigung an Kunde SAP B 1 8 Start Auftragsbearbeitung Auftragsbestätigung Auf. -best. für Kunde aufbereiten el. ` Date Exchange Client (io-DEx. M) Auslösen der Bestellung Empfang el. Auftragsbestätigung 9 10 Vergleich Artikeldaten Aktuelle der verschiedenen Artikeldaten Lieferanten ` Lieferant mit bestem Preis und Verfügbarkeit identifiziert Bestellung über E-Commerce Plattform Bestellung wird generiert 11 Distributoren Bestellung über el. Bestellung E-Commerce ` Plattform Kommissionierung und Lieferung 12 Bestellung für el. Bestellung Distributor aufbereiten ` Ware Kunden Empfang der Ware 13 SAP B 1 Rechnungsabwicklung 14 Rechnung Bearbeitung Rechnungseingang

Swiss TS: Prüfung nach Modul G Anmeldeformular ist eingegangen repräsentiert Anmeldeformular Modul G mit Anlagen (Pläne) Sachbearbeiter manuell/SAP Erfassung in Pro. Serv, erzeugt Mappe anlegen Sachbearbeiter manuell Sichtung u. Freigabe, Ablage auf Stapel An vereinbarter Stelle werden die Mappen neuer Aufträge abgelegt Sachverständiger manuell/SAP Sachverständiger manuell Sachverständiger SAP Mappe wird in Zwischenarchiv aufbewahrt Sachverständiger manuell/SAP Sachverständiger manuell/Notebook Sachverständiger SAP Abteilungsleiter/ Sachbearbeiter Auftrag ist zu bearbeiten ` Druckgerät 2`Servicemeldungen Mappe mit Checkliste Sobald ein Sachverständiger Zeit hat, übernimmt er den Auftrag und erfasst sich selbst als Sachverständigen Übernahme Auftrag mit Erfassung Name erfasst Durchführung Entwurfsprüfung Abschluss Entwurfs-erzeugt prüfung erfassen, Freigabeschreibenändert u. Faktura auslösen Servicemeldung Name Sachverst. Wegen Rückfragen etc. kann sich der Prozess hinziehen, die Einzelschritte werden nicht im System erfasst Freigabeschreiben Rechnung Entwurfsprüfung ist erfolgt Servicemeldung 1 Status = abgeschlossen Schlussprüfungrepräsentiert Anforderung per wird angefordert Fax oder Telefon via Einsatzzentrale AND Übernahme Auftrag, erfasst Herunterladen Daten auf Notebook Durchführung Geräte-erzeugt abnahme vor Ort Rückübertragung Daten auf SAP Ausstellung Zertifikaterzeugt und Rechnung ändert Schlusskontrolle und Archivierung Modul G ist abgeschlossen Servicemeldung Name Sachverst. Prüfbescheinigung Zertifikatsentwurf Zertifikat mit rechtsgültiger Unterschrift Rechnung Servicemeldung 2 Status = abgeschlossen

Rechnungsverarbeitung bei UBS Lieferantenrechnung liegt als Set von Dateien in Adapter vor Lieferantenrechnung ist zu bearbeiten Digitale Signatur und Dokumente automatisch prüfen AND IXOS x. CBL, PDF, Zertifikat, Attribut Prüfprotokoll Dokumenten- Attribut archivieren ablage SAP Market Set Connector Rechnungsdatei automatisch in IDOC-Format konvertieren SAP MM / FI Rechnung autom. als vorerfassten Beleg erfassen Bestellnummer ist vorhanden AND SAP MM / FI XOR Rechnung automatisch prüfen Zertifikat Attribut zu Signatur Das Set beinhaltet - x. CBL-Datei - PDF-Datei - Zertifikat - Prüfprotokoll AND SAP Market Set Connector Lieferantenrechnung Attribut Bestellnummer ist nicht vorhanden AND Personalnummer ist gültig ist nicht gültig XOR AND Rechnung stimmt mit Bestellung überein nicht überein Rechnung in Workflowprozess verarbeiten Procurement Service Team Rechnung manuell bearbeiten XOR Rechnung ist zu bezahlen XOR Rechnung manuell bearbeiten Accounting Rechnung wird abgelehnt SAP FI Beleg in Zahlungslauf übernehmen Lieferant informieren Rechnungsprüfer SAP FI Beleg nach Ablauf der Zahlungsfrist bezahlen Rechnung ablehnen, Belege mit Löschkennzeichen versehen Rechnungsprüfer Lieferantenrechnung ist bezahlt Lieferantenrechnung ist zurückgewiesen

Rechnungsverarbeitung im Workflow bei UBS SAP FI Lieferantenrechnung ist als rechnung enthält repräsentiert Lieferantenrechnung vorerfasster Beleg eine gültige Personalerfasst Personalnummer Nummer Rechnungsprüfe AND r SAP Workflow E-Mail mit Aufforderung und Link zur Rechnungskontrolle automatisch versenden Rechnungsprüfer Rechnung positionsweise prüfen und kontieren XOR Rechnung ist kontiert und sachlich richtig SAP Workflow E-Mail mit Aufforderung und Link auf Rechnung an Freigeber weiterleiten Freigeber Rechnung als Zweitperson kontrollieren XOR Rechnung ist Rechnung wird sachlich nicht freigegeben und richtig und ist nicht ist zu bezahlen

Pro. Zoom ist eine Initiative der Fachhochschule Nordwestschweiz aus dem Jahr 2003. Sie dokumentierte eine Reihe von Geschäftsprozessen nach einer leicht vereinfachten Version der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette (siehe www. prozoom. ch). Pro. Zoom wurde von SAP unterstützt. Nähere Informationen erhalten Sie bei: Competence Center E-Business Basel an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) Hochschule für Wirtschaft Peter Merian-Strasse 86 CH-4002 Basel Telefon Telefax E-Mail Internet +41 61 279 17 90 +41 61 279 17 98 info@prozoom. ch www. prozoom. ch