Formation Teammate Time pour les directeurs de centre

Formation Teammate. Time pour les directeurs de centre de distribution Ponctualité et assiduité © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient.

Ordre du jour • Tâches quotidiennes de gestion de la ponctualité et de l’assiduité, telles que : – Corriger les pointages non appariés – Inscrire les heures non travaillées (congés de maladie et vacances) – Vérifier les approbations des modifications de pointage • Étapes à suivre pour fermer une période de paie • Demandes de paie anticipée et exécution de rapports © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 2

Visite du site Site Manager Vous effectuez la majorité de vos tâches quotidiennes à partir de l’onglet Home. L’onglet Employee vous permet de gérer le profil des coéquipiers. Vous pouvez effectuer vos tâches en cliquant sur les boutons. Un numéro rouge affiché sur un bouton signifie qu’une tâche doit être effectuée dans cette section. Les boutons pour des tâches connexes sont regroupés sous les menus. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 3

Aperçu Journalier Cliquez sur le bouton Aperçu journalier pour voir l’horaire et les pointages pour la journée en cours. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 4

Aperçu Journalier Ce champ vous permet de modifier la date. Faites survoler votre curseur sur une icône d’avertissement pour voir le message d’exception de pointage, tel que « Long Meal » . Cliquez sur le nom d’un coéquipier pour voir ou modifier sa carte de pointage. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 5 La page Aperçu journalier affiche les coéquipiers à l’horaire, leurs pointages et leur état pour la journée.

Demandes d’approbation en attente Les coéquipiers peuvent soumettre des demandes d’échange de quart de travail. Si un chiffre rouge est affiché sur le bouton En attente d’approbation, cliquez sur le bouton pour considérer et autoriser ou refuser les demandes. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 6

Exceptions et rejets de pointage • Rejet de pointage : Si le pointage d’un coéquipier est rejeté, l’horloge pointeuse indiquera au coéquipier qu’il est trop tôt ou trop tard pour pointer. Le coéquipier devra attendre et pointer plus tard (s’il est trop tôt) ou obtenir une autorisation du gestionnaire. • Exception : Les exceptions sont des avis d’événements qui sont survenus pendant le quart de travail. Les exceptions ne sont pas seulement pour les pointages. Par exemple, un coéquipier peut pointer en retard à la fin de son quart. Le pointage sera accepté et une exception sera créée pour en aviser le directeur. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 7

Règles de pointage pour les centres de distribution • Si les coéquipiers pointent à la fin de leur quart avec plus d’une minute d’avance ou cinq minutes de retard, le pointage sera accepté. Une exception de pointage sera créée pour en aviser le directeur. • Les coéquipiers peuvent pointer au début de leur quart avec au maximum cinq minutes d’avance ou de retard. L’heure sera arrondie à l’heure prévue de début du quart. (Exemple : Le quart du coéquipier commence à 8 h. Le coéquipier pointe à 7 h 55. Le pointage sera accepté et arrondi à 8 h. ) • Si les coéquipiers tentent de pointer au début de leur quart avec plus de cinq minutes d’avance ou de retard, le pointage sera rejeté. (Le pointage brut sera enregistré dans le système. ) Les coéquipiers ne peuvent pas pointer au début de leur quart avec plus de cinq minutes d’avance ou de retard sans obtenir une autorisation du gestionnaire. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 8

Pointages non appariés Si un coéquipier oublie de pointer ou si son pointage est refusé, un chiffre rouge sur le bouton Pointages non appariés avisera le gestionnaire de la situation. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 9

Pointages non appariés Pour corriger un pointage non apparié, cliquez sur le nom du coéquipier. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 10

Pointages non appariés rejetée Les pointages acceptés du coéquipier s’affichent du côté gauche. Le mot Heure s’affiche dans le champ du pointage manquant. L’onglet Pointage bruts du côté droit affiche tous les pointages acceptés et rejetés. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 11

Pointages non appariés rejetée Entrez l’heure du pointage manquant dans le champ Heure. (Si vous devez inscrire l’heure pour un pointage rejeté, vous pouvez simplement cliquer sur le pointage dans l’onglet Pointages bruts et le glisser jusqu’au champ Heure. ) Après avoir inscrit l’heure pour le pointage manquant, cliquez sur le bouton Soumettre. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 12

Pointages non appariés Lorsque vous modifiez une carte de pointage, le système exigera que vous sélectionniez la raison de la modification dans la fenêtre Motif de vérification. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 13

Demandes de congé Note : Le suivi du nombre de jours de congé de maladie et de vacances pris ou accumulés commencera le 1 er janvier 2012. Les mises à jour du nombre de jours restants s’effectueront dans Oracle et seront transférées dans Teammate. Time à la fin de chaque période de paie. Le suivi sera effectué dans le libre-service pour les coéquipiers exemptés. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 14

Demandes de congé À partir du bouton Toutes les demandes de congé, vous pouvez approuver ou rejeter les demandes ainsi que créer une demande de congé au nom d’un coéquipier. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 15

Approuver les demandes de congé Cliquez sur l’onglet Calendrier des demandes pour voir toutes les demandes de congé dans un calendrier. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 16

Approuver les demandes de congé Cliquez sur l’onglet En attente pour retourner à la liste des demandes de congé en attente d’approbation. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 17

Approuver les demandes de congé Pour voir une demande de congé en attente d’approbation, cliquez sur le nom du coéquipier. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 18

Approuver les demandes de congé Considérez la demande. Vous pouvez également cliquer sur l’onglet Demandes de pairs pour voir les autres demandes de congé qui entrent en conflit avec celle-ci. Note : Laissez le champ Nouveau commentaire vide. Cliquez sur le bouton Approuver ou Refuser. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 19

Exceptions de pointage Le chiffre sur le bouton Exceptions de pointage vous indique le nombre d’exceptions de pointage générées par le coéquipier au cours de la période de paie. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 20

Exceptions de pointage Note : À partir du tableau de bord du site Core, vous pouvez lancer le rapport Planifié vs. réel, qui affiche les exceptions de pointage et l’écart en minutes entre l’heure de pointage prévue et l’heure de pointage réelle. Ce rapport vous sera présenté plus tard dans la formation. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 21

Heures supplémentaires imminentes Le bouton Heures supplémentaires imminentes affiche le nombre de coéquipiers à temps plein qui feront bientôt des heures supplémentaires (salaire majoré de 50 %) dans la semaine en cours. Cliquez sur le bouton Heures supplémentaires imminentes. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 22

Heures supplémentaires imminentes La section des heures Prévues affiche le nombre d’heures qu’un coéquipier devrait atteindre d’ici la fin de la semaine selon les heures pointées et les heures à l’horaire pour le reste de la semaine. Si le coéquipier a bientôt droit à une rémunération majorée de 50 %, le chiffre sera affiché en rouge. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 23

Sommaire de la carte de pointage Le bouton Sommaire de la carte de pointage vous permet de voir les cartes de pointage et de modifier les pointages. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 24

Sommaire de la carte de pointage Cliquez sur le nom du coéquipier pour voir sa carte de pointage pour la semaine. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 25

Sommaire de la carte de pointage Cliquez sur une journée pour voir et modifier la carte de pointage. Prenez note que vous êtes maintenant dans l’onglet Employee. Cliquez sur l’onglet Home pour retourner au menu Home. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 26

Plus de tâches Cliquez sur le bouton Plus de tâches pour agrandir le menu. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 27

Ajustements de paie Cliquez sur le bouton Ajustements de paie. Le bouton Ajustements de paie vous permet d’entrer des ajustements de paie pour les heures non travaillées (ex. : congé de maladie). © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 28

Ajustements de paie Cliquez sur le bouton Ajouter un ajustement. Cliquez ensuite sur le nom du coéquipier dans la liste. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 29

Ajustements de paie Remplissez le formulaire : Date : Entrez la date des heures non travaillées. Poste : Sélectionnez le poste du coéquipier dans la liste. Type : Sélectionnez le type d’ajustement dans la liste (ex. : congé de maladie ou vacances). Montant : Entrez le nombre d’heures. Référence : Entrez la date des heures non travaillées. Commentaire : Entrez tout commentaire. Cliquez sur le bouton Soumettre. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 30

Exceptions extraordinaires sur la paie Cliquez sur le bouton Exceptions relatives sur la paie pour voir les pauses manquées et approuver leur paiement. Dans certaines provinces, les pauses doivent être rémunérées. Si un coéquipier n’a pas pris une pause complète obligatoire, un chiffre rouge s’affichera sur le bouton Exceptions extraordinaires sur la paie. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 31

Avant de fermer une période de paie • Avant de fermer une période de paie, vérifiez l’état des approbations de modifications de carte de pointage. Pour ce faire, vous devez accéder au site Core. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 32

Approbations des modifications de pointage Lorsque vous modifiez des pointages, assurez-vous que les coéquipiers savent qu’ils doivent vérifier et approuver les modifications sur le site My. Tm. T. En cas de question au sujet des modifications, les coéquipiers doivent en discuter avec vous. (Si vous ne pouvez pas arriver à une entente, le coéquipier peut rejeter le pointage. Les centres de distribution effectueront le suivi à l’extérieur du système. ) Avant de fermer la période de paie, rendez-vous sur le site Core et cliquez sur le bouton Punch Edit Approval pour consulter l’état des approbations. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 33

Approbations des modifications de pointage La page Punch Edit Approval affiche l’état de chaque approbation de modification de pointage pour la période de paie en cours. Si possible, les coéquipiers devraient approuver toutes les modifications de pointage avant la fermeture de la période de paie. Toutefois, s’ils ne le font pas, vous pouvez tout de même fermer la période de paie. Les coéquipiers seront payés selon les pointages modifiés. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 34

Fermer la période de paie Le menu Fermer la période de paie du site Site Manager fournit les étapes à suivre pour fermer la période de paie chaque semaine. Important : Vous ne pouvez pas fermer une période de paie avant qu’elle soit terminée. Cliquez sur le bouton Fermer la période de paie pour agrandir le menu. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 35

Fermer la période de paie : Pointages non appariés Si un chiffre rouge apparaît sur le bouton Pointages non appariés, cliquez sur ce dernier et corrigez les pointages non appariés. Pour fermer une période de paie, vous devez compléter les tâches dans l’ordre affiché sous le menu Fermer la période de paie. Une fois tous les pointages manquants corrigés, le bouton Exécuter le moteur de paie devient actif. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 36

Fermer la période de paie : Pointages non appariés Cliquez sur le bouton Exécuter le moteur de paie. Une icône rotative s’affichera sur le bouton pendant que le moteur s’exécute. Lorsque l’icône rotative sur le bouton Exécuter le moteur de paie se transforme en crochet vert, le bouton Sommaire de la carte de pointage devient actif. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 37

Fermer la période de paie : Pointages non appariés Cliquez sur le bouton Sommaire de la carte de pointage. Révisez le sommaire des cartes de pointage. Effectuez tous les changements nécessaires sur les cartes. Lorsque vous cliquez sur le bouton Sommaire de la carte de pointage, un crochet vert s’affiche sur ce dernier et le bouton Fermer la période de paie devient actif. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 38

Fermer la période de paie Cliquez sur le bouton Fermer la période de paie. Une icône rotative s’affichera sur le bouton pendant la fermeture de la période de paie et le transfert des données au service de la paie. Une fois la période de paie fermée, un crochet vert s’affiche sur le bouton Fermer la période de paie. Tous les boutons de ce menu seront grisés jusqu’à ce qu’il soit temps de fermer la prochaine période de paie. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 39 Note : Pour ouvrir une période de paie fermée, veuillez communiquer avec le service de la paie.

Demande de paie anticipée et rapports Voici un aperçu des fonctions suivantes sur le site Core : • Demandes de paie anticipée • Exécution de rapports © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 40

Demande de paie anticipée Certaines provinces exigent que les employés soient payés immédiatement après leur congédiement. Dans ce cas, vous devez soumettre une demande de paie anticipée. À partir du site Core, inscrivez « quick » dans la boîte de recherche rapide et cliquez sur le bouton Quick Pay Request. Ensuite, suivez les directives de votre Guide pour les gestionnaires Teammate. Time. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 41

Rapports Sur le tableau de bord du site Core, cliquez sur Scheduled vs. Actual. À partir du tableau de bord du site Core, vous pouvez accéder à un certain nombre de rapports. Par exemple, le rapport Scheduled vs. Actual (Planifié vs. Réel) compare les heures prévues par rapport aux heures réelles. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 42

Rapport Planifié vs. Réel Cliquez sur le bouton Lancer le rapport. Dans le champ Sélectionner, sélectionnez Période de paie. Sélectionnez la Période de paiement que vous désirez voir. Pour lancer le rapport pour un coéquipier en particulier, sélectionnez Employé dans le champ Sélectionner par et choisissez le coéquipier dans le champ Tout. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 43

Rapport Planifié vs. Réel Le rapport affiche les exceptions de pointage pour tous les coéquipiers, y compris l’écart entre l’heure de pointage prévue et l’heure réelle. Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer le rapport. © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 44

Résumé Dans ce module, nous vous avons présenté : • Tâches quotidiennes de gestion de la ponctualité et de l’assiduité, telles que : – Corriger les pointages non appariés – Inscrire les heures non travaillées (congés de maladie et vacances) – Vérifier les approbations des modifications de pointage • Étapes à suivre pour fermer une période de paie • Demandes de paie anticipée et exécution de rapports © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 45

Des questions? © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. 46