Formation MSOutlook Alain Wafflard www burotix be alain
Formation MS-Outlook Alain Wafflard www. burotix. be alain. wafflard@burotix. be 0471 427 996 Ressources training. cefora. be login : BUOutlook password : OK@082012 www. burotix. be support de cours ISFCE Etterbeek IFOSUP Wavre IFC Ixelles IEPSCF Evere IPAM La Louvière EPFC Bruxelles
Introduction
Que propose Outlook ? • E-mail • Contacts • Calendrier • Tâches • One Note
Compte Outlook de chaque participant e-mail / login mot de passe cefora. formateur@yahoo. com ****** cefora 1@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 2@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 3@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 4@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 5@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 6@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 7@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 8@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 9@ifosup. onmicrosoft. com Ceforas 99 cefora 10@ifosup. onmicrosoft. co m Ceforas 99 cefora 11@ifosup. onmicrosoft. co m Ceforas 99 Prénom Formateur Pat Jean Kelly Amar Hassan Karl Élie Paul Aline Nom CEFORA ATRAC BALLE DIOTTE DISSOIR HAGE KROIPA HAUCHON HÉA Kim HÉNERVE Rocky LÉMOCHE
Messagerie électronique base
Lire ses e-mails • Ruban « view » : Disposition des fenêtres • Folder pane / Navigation Pane • Lien vers Calendrier, Contacts, etc. • Reading pane • To-Do Bar • Ruban « view » : « Show as conversations » • Groupement des messages apparentés • Lire un e-mail • Volet de lecture ou fenêtre séparée
Préparer et envoyer un e-mail 1/2 • Format • Texte brut ou HTML ? • Editeur « à la Word » • Envoyer un e-mail • Quels folders sont-ils impliqués ? • Ajouter une pièce jointe • Ruban « Insert » ou copie/coller ? • Insérer une image, etc.
Préparer et envoyer un e-mail 2/2 • Quick Parts • Signature • Brouillon • Importance • « Delivery Receipt » • « Delay delivery »
Répondre à un e-mail • Recevoir un e-mail • Mise en forme particulière • Répondre à qui ? • À l’expéditeur ou à tous les destinataires • Répondre comment ? • En tant que destinataire principal ( « À » / « To » ) • Copie carbone ( « CC » ) • Copie carbone invisible ( « CCI » / « BCC » ) • Alternative : Transférer un e-mail
Gérer ses e-mails 1/2 • Classer ses e-mails • • Delete ! Récupérer un e-mail supprimé Read/unread Folder Catégorie « Follow-Up » Filtrer / Trier • Recher un e-mail • Ruban « search » • Exercice : cher les e-mails envoyés par Excel. Tips
Gérer ses e-mails 2/2 • Imprimer un e-mail • « Quick steps » / Actions rapides • Règles • Pour les e-mails reçus ou envoyés • Condition => Action • Possibilité de modifier le contenu de l’e-mail • ruban « message » / actions / edit
Options & Configuration • Quick Access Bar • Backstage • Option : « conserver mail envoyé » • Option : Format texte ou html • Option Advanced : « send immediately when connected »
Messagerie électronique avancé
E-mail : exploitation • Combien y a-t-il d’e-mails envoyés par l’UCM ? • Plusieurs façons possibles • Combien y a-t-il d’e-mails envoyés à Cefora 1 ? • Combien y a-t-il d’e-mails reçus le 26 avril 2017 ?
E-mail : formattage (conditionnel) • Faites en sorte • Que les mails non-lus de votre folder « Inbox / Boîte de réception » soient affichés en vert et gras. • Que les deux premières lignes du mail soient affichées dans la liste des mails, en plus du sujet, expéditeur, etc. • Que les e-mails soient présentés par expéditeur et par titre • Bonus : Quel expéditeur indique-t-il toujours le même titre dans ses mails ?
E-mail : règles (rules) 1. 2. Créez une règle qui place tous les mails entrants dont le sujet contient le mot « chimie » dans un folder éponyme (à créer si nécessaire). Que chacun envoie un mail • à ses quatre collègues proches, deux à gauche, deux à droite • Sujet : « projet chimie » • Body : « le projet chimie va bientôt commencer » 3. Que chacun envoie un mail • à ses quatre collègues proches, deux à gauche, deux à droite • Sujet : « projet physique » • Body : « le projet physique va bientôt commencer » 4. Que chacun checke ses mails …
Contacts base
Gérer ses contacts 1/2 • Ajouter un contact • From scratch • « File as » • « Save & New » • Modifier un contact • Zone « notes » • All fields
Gérer ses contacts 2/2 • Organiser les contacts • Ruban « search » : recher un contact • Affichage : « people » , « business card » , « list » , etc. • Envoyer un e-mail à partir d’un contact • Contact / Ruban « contact » / e-mail
Groupe de contacts • Créer un groupe de contacts • nom : "participants" • Ajouter un membre au groupe de contacts • Membre déjà existant dans les contacts • Nouveau membre • Seul l’e-mail suffit • ajoutez vos voisins dans le groupe • Supprimer un membre existant • Envoyer un mail au groupe • envoyez un mail au groupe "participants"
Contacts avancé
Contacts : exploitation • Trouvez le site web de la société Seamans Furniture • Combien y a-t-il de contacts chez Sound Advice ? • Présentez les contacts groupés par catégories puis par entreprise • Donnez des couleurs aux catégories
Agenda / Calendrier base
Calendar : rendez-vous • Placez-vous sur le calendrier, au niveau de notre semaine. • Créez 4 rendez-vous intitulés « projet chimie » et 4 rendez-vous intitulés « projet physique » • Chacun d’une durée de 2 h • Pendant les heures de bureau, matin ou après-midi, en tenant compte d’une pause à midi. • Ménagez des intervalles libres entre chaque rendez-vous.
Calendar : réunion • Organisez une réunion sur le sujet « projet chimie » avec vos quatre voisins. • Invitez-les. • Trouvez un espace de temps disponible pour tous ! • Répondez à leurs demandes • Approuver • Refuser • Proposer un autre moment
Calendar : exploitation • Recher l’ensemble des rendez-vous • organisés cette semaine. • Exportez cette liste dans un fichier excel.
Agenda / Calendrier avancé
Calendar : exploitation • Recher l’ensemble des rendez-vous • • organisés entre deux dates d'une certaine catégorie dont la localisation est précisée "out of office" • Exportez cette liste dans un fichier excel.
Tâches
Tâches • Mettez à jour les tâches déjà définies dans votre Outlook. • • Date de début : aujourd’hui Échéance : fin de la semaine État d’avancement : « en cours » Priorité : normale • Créez trois nouvelles tâches • À partir d’un mail • À partir d’un rendez-vous • À partir d’un contact • Visualisez le tout dans votre Calendrier Outlook
Gestion du Temps
Gestion du Temps : « 4 D » 1. 2. 3. 4. Delete Delegate Do it later Do it now
Gestion du Temps : « 4 D » & Outlook 1. “Delete” • • Ignorer une conversation Bloquer un expéditeur Clean up Classer les mails • search filters • search folders • Physical folders 2. “Delegate” • Outlook permet de déléguer • cf schéma syllabus CEFORA Outlook 2013 « gestion du temps » , p 8
Gestion du Temps : « 4 D » & Outlook 3. “Do it later” = Tasks & Calendar • Tâches • • Tâches, sans plus Tâches + importance et urgence Tâches + due dates Tâches + planning => Calendar • Mails => Tâche • Mails => Calendar • Automatisation • Règles • Format 4. « Do it now » • Ce n'est plus de ressort d'Outlook.
One. Note
Fil RSS
Fil RSS (ou Flux RSS) • Exemples : • • • http: //www. lesoir. be/services/rss http: //www. lemonde. fr/rss/ http: //www. rtl. be/info/page/flux-rss-rtl-be/650. aspx (? ) http: //rss. rtbf. be/media/rss/audio/global_recent. xml Etc. • Comment les trouver ? • Google Search, saisir « fil rss »
Nouveautés
Nouveautés Outlook 2016 / abonnement 365 • Pièces jointes partageables • travail sur un document unique • Concept de "groupe" • • principe du "newsgroup" des années '90 conversations historique événements • Outil de recherche d'objets Outlook plus avancé • "tell me what you want"
Nouveautés Outlook 2019 • courrier "prioritaire" vs "autre" • classement semi-automatique • fuseaux horaires • lecture des mails à haute voix • transparence accrue sur les particicipants à une réunion
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