FORMATION LATTENTION DES PORTEURS DE PROJETS DE CODVELOPPEMENT

FORMATION À L’ATTENTION DES PORTEURS DE PROJETS DE CODÉVELOPPEMENT LES GRANDES LIGNES D’UN PROJET DE DÉVELOPPEMENT: POURQUOI ET COMMENT FAIRE? 1 FIA/ISM

PROGRAMME DE LA JOURNÉE 1. De l’idée au projet � 1. 1. Cycle de projet Exercice: se situer dans le cycle projet - individuel � � 1. 2. Identification du projet 1. 3. Réflexions sur le cadre logique Exercice : Remettre en ordre un projet – en plénière Exercice: Atelier de construction du cadre logique – en demi-groupe 2. La mise en œuvre : � Planification et suivi des activités 3. Le Suivi-Evaluation : � � 3. 1. Qu’est-ce que le suivi 3. 2. Indicateurs et matrices Exercice : Réflechir à ses indicateurs - individuels � � 3. 3. Evaluation: généralités et critères 3. 4. Les différentes formes et la méthode 4. Conclusion: l’importance de la formalisation des connaissances 2

OBJECTIF D’APPRENTISSAGE Plus qu’acquérir un savoir faire précis, avoir une vision globale de la pratique du projet de développement: de l’identification à l’évaluation. Connaitre les clés des différentes étapes pour mieux envisager les premières En fonction de vos niveaux d’avancements, quels points souhaitez vous le plus approfondir? 3

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 1. LE CYCLE DU PROJET 1. 2. IDENTIFICATION 1. 3. LE CADRE LOGIQUE 4

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 1. LE CYCLE DU PROJET Les Grandes phases de la vie d’un projet L’inscription dans une stratégie et un cadre général En macro: Identifier les politiques, les stratégies et objectifs généraux existants En micro: Définir les domaines d’actions préférentiels et les grands principes lecture et recherche bibliographique, connaissances personnelles, relations, etc. L'identification Déceler les problèmes à traiter et leurs causes, les confronter à des solutions et dessiner une ébauche de réalisation arbre à problèmes et arbre à solution, ateliers participatifs, FFOM, etc. . La formulation Définir les objectifs et les composantes du projet, les activités à accomplir, les moyens, le budget, le calendrier et l'organisation pour réaliser ces actions. Document de projet accepté par l’ensemble des parties, cadre logique, etc. 5

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 1. LE CYCLE DU PROJET La mise en œuvre et le suivi Mener à bien toutes les activités et réalisations inscrites dans le projet Deux choses à suivre, au fur et à mesure de l’avancement du projet : • La réalisation des activités (la « logistique du projet » ) Chronogramme d’activité, fiches de suivi, etc. • La concordance des résultats avec les objectifs (le suivi des résultats) Système de suivi des indicateurs, matrice des indicateurs, etc. L'évaluation: Examiner les relations de cause à effet conduisant des moyens aux objectifs, afin de comprendre pourquoi certains objectifs n'ont pas été atteints, à un temps défini (au milieu du projet, en fin de projet, 2 ans après) Les 5 critères de l’évaluation, les enquêtes, l’observation, etc. 6

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 1. LE CYCLE DU PROJET Et rebelote: l’identification, la formulation…. Identification Formulation Stratégie, cadre général Evaluation Et Capitalisation Mise en œuvre et Suivi 7

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 1. LE CYCLE DU PROJET Exercice - 10 min Se situer dans le cycle du projet En un tour de table, expliquez où se situe le projet de votre association 8

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 2. IDENTIFICATION : EX DE L’ARBRE À PROBLÈME Diagramme qui englobe tout ce qui concerne un problème donné Conséquences = branches � Problème = tronc � Causes = racines � Approfondir la réflexion et augmenter la cohérence entre toutes les sources d’informations � � � Bibliographique Des techniciens Des bénéficiaires/villageois/citadins… Des organisations qui travaillent sur le domaine Des partenaires Des autorités… A réfléchir avec un maximum de parties prenantes 9

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 2. IDENTIFICATION Perte pendant stockage Mauvaises ventes Prix bas Mauvaise qualité de la production Perte de revenus Moindre rendement Conséquences Problème: Prolifération de parasites Ne pas formuler manque de pesticides Difficultés d’accès aux pesticides Manque de moyens Rupture de stocks fréquents Itinéraire technique mal maitrisé Semis trop dense et trop tardif Causes Variétés inadaptées 10

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 2. IDENTIFICATION Perte pendant Meilleur stockage, stockage Répartition des ventes Mauvaises ventes Ventes à prix élevés Prix bas Amélioration de Mauvaise qualité la qualité de la production Augmentation Perte de des revenus Objectifs globaux Fins Moindre Meilleurs rendements Diminution Problème: des dommages par les parasites Prolifération de parasites Amélioration de Difficultés d’accès l’accessibilité aux pesticides Manque de Micro-crédit moyens Organisation Rupture de d’une centrale d’achat stocks fréquents Amélioration des Itinéraire technique itinéraires techniques mal maitrisé Semis Formation sur troptechniques dense les et tardif detrop semis Moyens Actions 11 11 Mise en place de champs Variétés écoles pour l’introduction inadaptées de nouvelles variétés

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 3. LE CADRE LOGIQUE Définition � Outil LOGIQUE D’INTERVENTION INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES visuel qui permet de comprendre rapidement le Chaine de résultats montage d’un projet OBJECTIF(S) Condition(s) GLOBAL(UX) Objectifs préalable(s) Répondre aux besoins de clarté des bailleurs et Hypothèses partenaires des projets RESULTATS � Pendant le montage: s’assurer que les bonnes INTERMEDIAIRES Hypothèses questions sont posées, que le projet est cohérent ACTIVITES � Pendant la mise en œuvre: actualiser les données et ne Intrants Budget Hypothèses pas se perdre (se remettre en question) � OBJECTIF DU PROJET 12

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 3. LE CADRE LOGIQUE D’INTERVENTION INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES Chaine de résultats Condition(s) préalable(s) OBJECTIF(S) GLOBAL(UX) Réponse aux OMD, à un problème général Réduire la pauvreté rurale OBJECTIF DU PROJET Le bénéfices sert à répondre à un/plusieurs objectifs Améliorer le revenu des exploitations Hypothèses agricoles familiales RESULTATS INTERMEDIAIRES ACTIVITES Intrants des capacités de Avantages/bénéfices/produits. Augmentation résultants de Hypothèses production des paysans la réalisation des activités Taches exécutées dans le cadre du projet Formation, distribution de kits de matériels agricoles, organisation de Intrants Budget Hypothèses voyages d’échanges entre paysans Outillage, intrants, semences, personnel, matériel… 13

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 3. LE CADRE LOGIQUE Exercice - 10 min Reconstituer la chaine de résultat du projet suivant : Centre d’accueil ‘les Oliviers’ de l’association ‘Les petits amis’ 14

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 3. LE CADRE LOGIQUE - EXERCICE Objectifs général : Améliorer l’existence des enfants orphelins et restavec (en domesticité) Objectif(s) spécifique(s) : Epanouissement physique, intellectuel et bien-être moral des enfants Résultats attendus : La capacité d’accueil du centre a été augmenté à une centaine d’enfants Tous les enfants ont reçu une formation Activités : -Acheter le terrain -Contractualiser avec un entrepreneur -Dessiner les plans -Construire la maison -Dialoguer avec les services sociaux… Source de financements : -Organiser des maraudes pour les enfants -Informer les quartiers sur l’existence du centre -Organiser un atelier participatif sur les thèmes des formations. -Contacter les services locaux de l’enseignement -… - Confection de paquets cadeaux - Organisations de barbecues, gala de charité, concert de gospel, braderie - Participation à la fête des associations de la ville de Choisy le roi, aux brocantes 15

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 3. LE CADRE LOGIQUE D’INTERVENTION INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES Chaine de résultats OBJECTIF(S) GLOBAL(UX) OBJECTIF DU PROJET RESULTATS At. TTENDUS Objectif des IOV: calculer l’avancement du projet et son impact sur les bénéficiaires Suivi et évaluation Condition(s) préalable(s) Hypothèses ACTIVITES Intrants Budget Hypothèses 16

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 3. LE CADRE LOGIQUE Hiérarchie des résultats LOGIQUE D’INTERVENTION INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES Objectif ALORS Chaine de résultats Augmentation de la production de OBJECTIF(S) GLOBAL(UX) riz. Hypothèses et risques SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES Condition(s) préalable(s) ET Résultats intermédiaires Gérer les hypothèses OBJECTIF DU SI Conditions nécessaires qui doivent PROJET Hypothèses SI… rnes � Ne riensifaire = danger exister l'on veut que les rapports de s e xte rn de Environe e t 60 cm de pluie avant le … Réalisation du�programme s n i r effet entre les niveaux desacteu nement s Suivre età anticiper: urcause RESULTATS e t c F a vulgarisation. favorable F et… INTERMEDIAIRES Hypothèses résultats se déroulent tels que prévus Modifier la conception: ajouter des activités Diagnostic pré-projet Ajouter un nouveau projet Analyses régulières de ACTIVITES Abandonner le projet Intrants Budget Hypothèses l’environnement User de son influence 17

1. DE L’IDEE AU PROJET 1. 3. LE CADRE LOGIQUE Exercice - 1 h (30 min de travail en groupe et 30 min de restitution) 2 groupes. Dans chaque groupe, choisir le projet d’un participant (déjà formulé) et construire son cadre logique (colonnes logiques d’intervention et hypothèse). Restitution du CL en plénière. 18

2. LA MISE EN ŒUVRE PLANIFICATION ET SUIVI DES ACTIVITÉS 19

2. LA MISE EN ŒUVRE PLANIFICATION ET GESTION OPÉRATIONNELLE Outil n° 1: Exemple de chronogramme d’activité Calendrier des travaux d’aménagement de la source de Gbangayanga 20

2. LA MISE EN ŒUVRE PLANIFICATION ET GESTION OPÉRATIONNELLE Outil n° 2: Exemple de plan d’opération, à dérouler pour chaque activité Extraction des agrégats Leader communautaire Asso. de jeune du quartier Organise Terrain com l’extraction munal entre Mi-déc à église et Fin Janv. école Réalise l’extraction Avec les riverains et les autorités municipales 1000 FCFA/j eune/jour Pèle, pioche, marto-piqueur… Excavation de profondeur et circonférence souhaitée (…) NB: chaque activité du cadre logique doit être pensée ainsi, voir même chaque sous-activité « tâche » , si l’activité est dense. 21

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 1. QU’EST-CE QUE LE SUIVI 3. 2. LES INDICATEURS 3. 4. LES 5 QUESTIONS DE L’ÉVALUATION 3. 5. LES DIFFÉRENTES FORMES DE L’ÉVALUATION 22

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 1. QU’EST-CE QUE LE SUIVI? Processus continu, pendant toute la phase de mise en œuvre du projet, de collecte et de traitement d’informations, en interne au projet vérifier le bon déroulement du projet prendre des mesures correctrices � Activité systématique (quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle, …) � Comparaison de l’évolution du projet aux prévisions � Tous les niveaux de la mise en œuvre (administrative, financière ou opérationnelle) A partir d’indicateurs 23

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. LES INDICATEURS UN IOV = UN ENSEMBLE DE 4 ÉLÉMENTS DÉFINIS À L’ORIGINE Indicateur : élément clé permettant d’évaluer un aspect d’un projet � Ex: Nombre d’enfants dont la scolarité est assurée Valeur-cible : description de la mesure de l’IOV recherchée en fin de projet, déterminée en début de projet � Ex: En fin de projet, 50 nouveaux enfants seront pris en charge Méthode de collecte de l’information : moyens mis en œuvre afin d’accéder à la mesure recherchée : réalisation d’enquêtes, d’études statistiques, lecture de publication, recherche de données auprès d’organismes fiables etc. � Ex: Aller voir le directeur de l’école ou les services sociaux, etc. Source de vérification : localisation physique du matériel où sont situées les informations nécessaires pour obtenir la mesure au temps t de l’IOV: documents, rapports, résultats d’enquêtes, d’exercices, etc. � Registre d’inscription de l’école communale, rapport des services sociaux, etc. 24

Fin de projet Début de projet 3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. LES INDICATEURS Temps du projet t t+1 Détermination de l’IOV: - Indicateur - Valeur-Cible - SDV - Méthode de collecte t+2 t+n Mesures de l’indicateur par la mise en œuvre de la méthode de collecte Création/archivage d’une SDV T final Objectif : Mesure = Valeur Cible Si les mesures prises en t, t+1, t+n…, n’évoluent pas vers la Valeur Cible, il faut prendre des mesures correctives 25

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. LES INDICATEURS Spécifique (mesurant un résultat ou une activité précise). Mesurable (sensible, fiable, facile à recueillir et à analyser). Acceptable (par tous, pour ce qu’il est (validité scientifique et statistique, représentativité spatiale et temporelle) et pour ce qu’il coûte) Réaliste (il est possible d’atteindre la valeur-cible attribuée). Temporel (mesurable dans la période du projet). 26

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. LES INDICATEURS LES PLUS CONNUS… Indicateurs de performance/résultats : liés aux objectifs immédiats (produits), à moyen terme (effets) ou à long terme (impacts) (Indicateurs demandés par UE) Pe rfo rm an Indicateurs de processus/d’activités : liés au déroulement ce des activités Pro ces sus 27

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. LES INDICATEURS …MAIS IL EN EXISTE D’AUTRES Indicateurs financiers : taux de décaissement, taux d'engagement, . . . Indicateurs de contexte, ou d'environnement : variables indépendantes de l'exécution du projet mais pouvant influencer celui-ci, par exemple le prix des intrants, la pluviométrie, la sympathie des autorités locales… Ils ne sont pas tous demandés par les bailleurs, mais sont tous importants à suivre. 28

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. LES INDICATEURS Exercice - 20 min Pour votre projet, trouver un indicateur de performance, un de processus, un financier et un de contexte. Pour chacun: qualité, valeur-cible, source de vérification et méthode de collecte. 29

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3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. LES INDICATEURS ! Type de calculs nécessaires pour le cumul des données: somme, moyenne, etc. ! Lisibilité et facilité d’interprétation des résultats ! Raisonnement en termes prévisionnels (adaptation aux évolutions futures pas seulement accumulation d’informations sur le passé) Importance de « Commentaires » 31

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES Différence entre Suivi et Evaluation � Le suivi: Processus continu durant le programme, pour détecter/corriger tout écart par rapport aux objectifs opérationnels � L’évaluation: Etude en profondeur effectuée à un moment précis du cycle de vie du projet L’évaluation se base en grande partie sur les données du suivi (grâce, en partie, aux connaissances récoltées par les indicateurs) 32

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES Différences entre Audit et Evaluation � L’audit Vérifie la légalité et la régularité de la mise en œuvre des ressources (financier, législatif) L’auditeur a souvent des pouvoirs juridiques � L’évaluation Examine le programme du point de vue de la société L’évaluateur n’a pas de pouvoir, si ce n’est la «bonne volonté» et la force de ses arguments 33

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES La cohérence : � Est-ce que les activités envisagées peuvent être exécutées avec les moyens proposés ? � Est-ce que ces activités garantissent effectivement les résultats escomptés ? � Est-ce que ces résultats vont mener à la réalisation de l’objectif spécifique ? � Est-ce que les suppositions sont réalistes ? Chaine de résultats – Cadre logique La pertinence : � Dans quelle mesure les objectifs de l’intervention correspondent aux attentes des bénéficiaires, aux besoins du pays, aux priorités globales des partenaires? Besoins/Objectifs L’efficacité: � Dans quelle mesure les objectifs de l’intervention ont été atteints, ou sont potentiellement atteints en prenant en compte leur importance relative ? Objectifs/Résultats 34

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 2. EVALUATION: GÉNÉRALITÉS ET CRITÈRES L’efficience : � Dans quelle mesure les résultats et/ou les effets attendus ont été obtenus avec le moins de ressources possibles (fonds, expertise, temps, coûts administratifs, etc. ) ? Moyens / Résultats Les impacts : � Effets à long terme produits par l’intervention, positifs et négatifs, directs ou indirects, attendus ou inattendus ? Impacts /Besoins La durabilité : � Les bénéfices du projet ont-ils des chances de continuer une fois le projet clôt/par rapport aux risques ? 35

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 3. LES DIFFÉRENTES FORMES ET LA MÉTHODE Quatre type d’évaluations en fonction de la place dans le cycle du projet � En début de cycle : Evaluation ex-ante Diagnostic connaissance milieu pour du projet Deux typesinitial, d’évaluation endufonction duconception positionnement de l’évaluateur � En milieu de cycle : Evaluation intermédiaire En plus du suivi, pour affirmer le projet ou le ré-orienter Interne: Réalisée par le personnel du projet, ou un membre qui le metfinale en place � d’une En fin organisation de cycle : Evaluation ou ex-post � Connaitre les résultats du projet � Externe: Réalisée par une tierce personne, pour un maximum d’ “objectivité” années après la fin du projet : Evaluation d’impact � Quelques Connaitre les “vrais” résultats du projet 36

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 3. LES DIFFÉRENTES FORMES ET LA MÉTHODE Utilisation de la documentation: Travaux antérieurs existants, statistiques officielles, études dans les services techniques Observations directes: Observation sur le terrain ce qui est normal mais aussi ce qui semble « aberrant » , souvent riche d’enseignements Analyse des indicateurs: Tableau de bord, choix des indicateurs à la fois simples et pertinents pour le suivi des actions et l’appréciation de leurs effets Enquêtes/entretiens: Grilles ouverte de questions, vérification de certaines hypothèses Avis des bénéficiaires: B. a. b. a de la démarche d’évaluation: réunion, entretiens parfois en 37 sous groupes

3. LE SUIVI EVALUATION 3. 3. LES DIFFÉRENTES FORMES ET LA MÉTHODE Prévoir l’évaluation longtemps à l’avance La concevoir comme un exercice participatif Ne pas la réaliser dans un moment de crise ou de conflits Doter le projet d’un bon système de suivi alimenté régulièrement Choisir un évaluateur critique mais constructif et pédagogue: un animateur Se donner le temps des restitutions pour impliquer l’ensemble des acteurs Débattre en interne des conclusions 38

4. CONCLUSION: L’IMPORTANCE DE LA FORMALISATIONDES CONNAISSANCES Définition de l’apprentissage : Processus d’amélioration continue et dynamique dont les principaux éléments sont l’expérience, la connaissance, l’analyse de l’accès et de la pertinence des savoirs personnels L’apprentissage, pour être propre et crédible, n’est pas automatique, il nécessite un travail de mise en forme! Problèmes souvent rencontrés: � � � Informations pas toujours transmises en temps Analyse effectuée, mais difficulté à la mettre en forme à l’écrit Importance de la prise de recul, de l’esprit de synthèse et de la critique constructive. Lacunes du fait d’un déficit de temps et d’habitude, pas de manque de compétences… 39

4. CONCLUSION: L’IMPORTANCE DE LA FORMALISATIONDES CONNAISSANCES Formalisation de l’analyse Ancrage et mise en valeur des savoirs dans la conscience commune de l’organisation Retour d’information, Mise en forme et Communication. Diffuser et travailler sur les informations « en temps réel » . Limite les oublis, et les pertes de perception, Augmente capacités d’adaptation et d’affinage des résultats de l’analyse. Assurer la qualité des produits écrits, surtout pour ce qui est de la concision, de la clarté et de la présentation; Veiller à la communication complète des produits de l’apprentissage et à ce que des mécanismes efficaces d’approbation et de notification soient en place pour éviter d’être pris au dépourvu par des résultats traitant à controverse. 40

BON COURAGE!!! 41