Formation des formateurs formatrices en entreprises formatrices Module

Formation des formateurs / formatrices en entreprises formatrices Module 2 17 et 20 juin 2014 24 et 25 juin 2014 © Branche Öffentliche Verwaltung / Administration publique / Amministrazione pubblica

Objectifs Les formateurs/formatrices mettent en œuvre les prescriptions (Orfo, Plan. For, directives, DFP) en adéquation avec la pratique et l’entreprise. Ils élaborent un programme de formation et planifient la formation de leurs stagiaires de manière optimale. Ils montrent comment mettre en œuvre le contrôle du dossier de formation et des prestations (DFP) dans leur entreprise. 2

Déroulement/structure de la formation Présentation de la branche « Administration publique » L’essentiel en bref Conditions-cadres légales Présentation du dossier de formation et des prestations Programme de formation Formation axée sur les objectifs évaluateurs Mise en réseau des lieux de formation Documentation des activités concrètement réalisées Contrôle du dossier de formation et des prestations Récapitulatif 3

Branche Administration publique OVAP

Association au niveau suisse 18 offices régionaux de formation Organisation régionales = OVAP

Partenariat pour la formation professionnelle commerciale Stagiaires maturité professionnelle commerciale § Cantons pilotes latins / session 2013 -2014 1 classe

Les prestations de la branche (Suisse) § Créer et diffuser de l’EFA écrit § Organiser les cours de base pour les expert(e)s pour l'examen ainsi que pour les responsables CI § Développer, concevoir et distribuer les dossiers de formation et des prestations (DFP) et le programme des cours interentreprises § Rédiger les directives des STA et UF § Maintenir et développer le site Web www. ov-ap. ch, plate-forme de communication § Appliquer l'assurance qualité exigée par la Confédération et les cantons pour les cours interentreprises

Les différents partenaires Organisation régionale § § § Organisation des cours interentreprises Formation des formateurs en entreprise Organisation des examens de fin d’apprentissage et de fin de stage maturité Tenue de statistiques diverses pour la branche Séances intercantonales dans le cadre de la branche § Office fédéral de la statistique (OFS) § Administration cantonale § Villes / communes Entreprises formatrices Garantir une formation de qualité pour les apprentis et les stagiaires

L’essentiel en bref

Profils Maturité professionnelle commerciale Modèle MPC 3+1 Certificat fédéral de capacité et Maturité professionnelle commerciale en 3 ans + 1 an de stage en entreprise durée du stage: 52 semaines Certificat fédéral de capacité et Maturité professionnelle commerciale CFC/MPC i, en 3 ans avec pratique intégrée (Practime), réservée aux élèves issus et promus de 11 MA CFC en 3 ans avec pratique intégrée (dans une entreprise de Pratique commerciale – Practime) + 1 année en maturité professionnelle commerciale post en école «postdiplôme de commerce/CFC» (réservés aux personnes titulaires d'un diplôme de commerce) durée du stage: 39 semaines Les entreprises formatrices déterminent le profil lors de la conclusion du contrat de stage. 10

Formation en général – Les objectifs évaluateurs sont standardisés et réalisés dans toute la Suisse durant l’année de stage – Modèle scolaire : • pas de lien avec l’école, le lycée • plus de travail de maturité • plus de mentor, plus de coaching de l’école, du lycée 11

Formation en entreprise • Procédure de qualification en entreprise : - Pratique professionnelle – écrit 25% durée: 120 minutes - Pratique professionnelle – oral 25% durée: 30 minutes - Notes d’expérience, partie entreprise moyenne des 2 STA 25% moyenne UF école et UF entreprise 25% • Cours interentreprises : 8, 5 jours de CI pour tous/toutes les stagiaires + 2 à 3 demi-journées de préparation aux examens • Classeur de référence pour les stagiaires le dossier de formation et des prestations (DFP) 12

Conditions-cadres légales

Les 2 conditions pour réussir le stage de maturité professionnelle commerciale Maturité et validation CFC Formation en entreprise Entreprise formatrice Cours interentreprises Cours communs: • Administration cantonale • Communes • Villes • OFS

Loi fédérale sur la formation professionnelle (LFPr) et Ordonnance sur la formation professionnelle initiale Plan de formation Objectifs évaluateurs ovap : entreprise et CI De manière spécifique à la branche : Directives Proc. qual. Règlement d’organisation des CI Formulaires STA et UF avec système d’évaluation et d’appréciation Rapport pratique Procès-verbal, moyen auxiliaire concernant la pratique professionnelle – oral Tâches d’examen concernant la pratique professionnelle – écrit Objectifs évaluateurs ovap : entreprise et CI Plan de formation Ordonnance sur la formation professionnelle initiale 15

www. ov-ap. ch Dossier de formation et des prestations (DFP) avec clé USB intégrée

Exigences légales envers les formateurs/formatrices Orfo, art. 16 Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice « 1 La personne en formation constitue un dossier de formation dans lequel elle inscrit au fur et à mesure les travaux importants accomplis ainsi que les compétences et l’expérience acquises dans l’entreprise. 2 Au moins une fois par semestre, le formateur contrôle le dossier de formation et en discute avec la personne en formation. ………. . 6 Les directives et les instruments pour les situations de travail et d’apprentissage et les unités de formation sont édités par les branches de formation et d’examens commerciales reconnues » . 17

Présentation du dossier de formation et des prestations Fonctions du DFP Informations sur le déroulement du stage de longue durée : 01 L’ avant-propos 02 Le déroulement du stage de longue durée 03 Les directives relatives à la procédure de qualification entreprise 04 Le programme de formation entreprise 18

Déroulement du stage (DFP, répertoire 02) Stage de longue durée R 1 R 2 R 8 Légende STA UF CI EF BDEFA 2 R situation de travail et d’apprentissage unité de formation cours interentreprises examen final banque de données répertoire / programme de cours CI R 3 R 4 1 R 5 R 12 R 7 R 9 R 10 R 11 R 15 R 16 R 13 R 14 EF pratique pro oral EF pratique pro écrit Remise des notes d’expérience dans BDEFA 2 : STA 1, STA 2 et UF

Présentation du dossier de formation et des prestations Fonctions du DFP Publication des compétences à acquérir, traitement des objectifs évaluateurs, réflexion : 05 Les compétences méthodologiques, sociales et personnelles La description des niveaux taxonomiques 06 Les objectifs particuliers et évaluateurs, à Description des travaux principaux (liés aux objectifs évaluateurs) 12 Réflexion portant sur les compétences acquises et les expériences 20

Présentation du dossier de formation et des prestations Fonctions du DFP Informations sur les notes d’expérience : 13 Extrait des directives relatives à la procédure de qualification entreprises et formulaire pour les STA 14 Extrait des directives relatives à la procédure de qualification entreprise et formulaire pour les UF 15 Informations sur les cours interentreprises Règlement d’organisation des cours interentreprises Programme de cours 21

Présentation du dossier de formation et des prestations Fonctions du DFP Informations sur les examens finaux en entreprise : 16 Le rapport pratique et la préparation pour la pratique professionnelle – oral 17 La préparation pour la pratique professionnelle - écrit 22

Entraînement Dossier de formation et des prestations

Programme de formation Pro gram me de form atio n

Le programme de formation en entreprise LFPr, art. 20 : 1 Les prestataires de la formation à la pratique professionnelle font en sorte que les personnes en formation acquièrent un maximum de compétences, qu’ils évaluent périodiquement. 2 Ils doivent avoir obtenu l’autorisation du canton pour former des apprentis ; l’autorisation du canton ne fait l’objet d’aucun émolument. (SFPO pour le cna OFPr, art 12 al. 1 cite, entre autres : « les instruments servant à promouvoir la qualité de la formation, tels que les programmes de formation et d’autres instruments qui s’y rapportent » . Dans son « Manuel pour la formation en entreprise » , la CSFP (Conférence suisse des offices de formation professionnelle) exige un programme de formation en entreprise dans la check-list « Devenir une entreprise formatrice en toute simplicité » . 25

Programme de formation • Obligatoire pour tous les stagiaires • Responsabilité du formateur (à faire tout au long de l’année pour chaque stagiaire) • Le ou la stagiaire complète au fur et à mesure son programme de formation 26

PF – questions à se poser • Existe-t-il déjà un programme de formation? • Dans quels départements/secteurs l'entreprise accueille-t-elle des personnes à former? • Quelles tâches la personne en formation peut-elle effectuer dans les différents départements/secteurs? • Combien de temps la personne en formation doit-elle rester dans un département/secteur? Quel département/secteur? Dans quel ordre chronologique? • Combien de personnes sont-elles formées par année (rotation)? • Tous les objectifs peuvent-ils être réalisés dans le département / secteur? Si non, où peuvent-ils être réalisés ? • Quand et dans quels départements/secteurs la personne en formation peut-elle réaliser des objectifs ? Lesquels ? 27

Entraînement Programme de formation (PF)

Formation axée sur les objectifs évaluateurs

7 objectifs particuliers (= domaine de formation) • Identiques pour toutes les branches • Sur la base de ces objectifs particuliers, la branche ovap a élaboré les objectifs évaluateurs spécifiques au domaine public (28 OE) 30

Exemple Objectif particulier (domaine) 1. 1. 2 - Conseiller les client-e-s Objectifs évaluateurs: 1. 1. 2. 1 Mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de services 1. 1. 2. 2 Servir de manière appropriée les clients/groupes d’intérêts internes et externes 1. 1. 2. 3 Mener et conclure des entretiens de conseil et / ou de vente 1. 1. 2. 4 Traiter les réclamations clients (retour négatif)

Compétences opérationnelles : Employée de commerce/Employé de commerce Compétences méthodologiques 4 compétences (Rép. 5) 6 compétences (Rép. 5) Compétences sociales et personnelles • 28 objectifs évaluateurs en entreprise Compé-tences profes-sionnelles • 33 objectifs évaluateurs en CIE (Rép. 6 à 12) 32

Compétences opérationnelles 1. Compétences professionnelles : Les compétences professionnelles incluent des connaissances et capacités dans les domaines de formation suivants : Branche et entreprise : 1. 1 Branche et entreprise Objectifs évaluateurs dans répertoires 6 à 12 du DFP 33

Compétences opérationnelles 2. Compétences méthodologiques 2. 1 Travail efficace et systématique 2. 2 Approche et action interdisciplinaires 2. 3 Aptitude à la négociation et au conseil 2. 4 Présentation efficace Répertoire 5 34

Compétences opérationnelles 3. Compétences sociales et personnelles 3. 1 Disposition à la performance 3. 2 Capacité à communiquer 3. 3 Aptitude au travail en équipe 3. 4 Civilité 3. 5 Aptitude à l’apprentissage 3. 6 Conscience écologique Répertoire 5 35

Objectifs évaluateurs dans les CIE Les 28 objectifs évaluateurs en entreprise, spécifiques à la branche, sont complétés et renforcés par 33 objectifs évaluateurs du cours interentreprises. Les cours interentreprises sont dispensés de manière uniforme aux groupes d’entreprises : § Canton § Communes § Office fédéral de la statistique 36

Niveaux taxonomiques (Rép. 05/5) Les stagiaires sont capables de … • C 1 Savoir (par cœur) • C 2 Comprendre (reformuler aves ses propres mots) 4 OE entreprise • C 3 Appliquer (aptitude au transfert) 16 OE entreprise • C 4 Analyser (faculté d’analyse) 1 OE entreprise • C 5 Synthétiser (faculté de raisonnement) 7 OE entreprise • C 6 Évaluer (faculté d’estimation)

Niveaux taxonomiques (Rép. 05/5) • C 2 (Comprendre) 4 OE entreprise 1. 1. 3. 1 Expliquer la mission de l’entreprise formatrice 1. 1. 3. 8 Connaissance relatives à l’influence politique sur l’administration 1. 1. 6. 3 Expliquer les charges et les produits 1. 1. 7. 6 Montrer la structure de l’administration et ses compétences/responsabilités • C 4 (Analyser) 1 OE entreprise 1. 1. 6. 1 Traitement des factures entrantes et sortantes • C 5 (Synthétiser) 7 OE entreprise 1. 1 Acheter du matériel/des marchandises sans appel d’offres 1. 1. 1. 2 Stocker le matériel/les marchandises 1. 1. 2. 1 Mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de service 1. 1. 2. 2 Servir de manière appropriée les clients/groupes d’intérêts internes et externes 1. 1. 2. 3 Mener et conclure des entretiens de conseil et/ou de vente 1. 1. 2. 4 Traiter les réclamations clients (retour négatif) 1. 1. 7. 1 Traiter la correspondance

Niveaux taxonomiques (Rép. 05/5) • C 3 (Appliquer) 16 OE entreprise 1. 1. 3. 2 Traiter les demandes clients en tenant compte des principes administratifs 1. 1. 3. 2 Indiquer les principes légaux 1. 1. 3. 4 Réaliser les tâches d’exécution 1. 1. 3. 5 Appliquer le barème de taxation 1. 1. 3. 6 Tenir une base de données (fichier, registre, etc…) 1. 1. 3. 7 Participer aux publications 1. 1. 4. 1 Mettre en évidence les mesures de relations publiques 1. 1. 5. 1 Traiter les entrées et les sorties de personnel 1. 1. 5. 2 Traiter les données relatives à l’administration du personnel 1. 1. 6. 2 Participer aux travaux de clôture des comptes/aux prévisions budgétaires

Mise en réseau des lieux de formation

Mise en réseau des lieux de formation • Lien avec les cours interentreprises – répertoire 06, page 2, la relation avec les CI – répertoire 15, programme de cours interentreprises, page 4 (cours 12, OE 1. 1. 1 Marchés publics) – clé USB, sommaire – clé USB, F-12 – Réflexion des stagiaires, répertoire 06, page 3 41

Documentation des activités concrètement réalisées

Exigence de l’Orfo, art. 16 Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice « 1 La personne en formation constitue un dossier de formation dans lequel elle inscrit au fur et à mesure les travaux importants accomplis ainsi que les compétences et l’expérience acquises dans l’entreprise. » Pour chaque objectif évaluateur : documenter des activités concrètement réalisées (exemple : répertoire 06, page 4 et suivantes) 43

Travail du/de la stagiaire Le/la stagiaire devra documenter chaque activité concrètement réalisée sous forme de : - étapes, graphiques, illustrations - tableau, check-list, image - réflexions personnelles (à quoi dois-je faire attention, à ne pas oublier) - notes diverses Il/elle devra également faire le lien entre les objectifs évaluateurs vus aux cours interentreprises et au lycée et sa pratique quotidienne. 44

Entraînement • Veuillez consulter la page 06/4 de votre DFP • De quelles manières le/la stagiaire peut-il ou peut-elle documenter les activités concrètement réalisées ? Durée Vous disposez de 10 minutes Mise en commun des solutions en plénum

Prise de connaissance du DFP • Lecture du répertoire 6 • Questions ? Doutes ? Remarques ? 46

Contrôle du dossier de formation des prestations

Contrôle et appréciation La loi fédérale sur la formation professionnelle (LFPr) dit dans son article 20: « 1 Les prestataires de la formation à la pratique professionnelle font en sorte que les personnes en formation acquièrent un maximum de compétences, qu’ils évaluent périodiquement. » Le formateur/la formatrice possède un modèle de contrôle et d’appréciation dans chaque répertoire d’objectifs évaluateurs (du rép. 06 au rép. 12). 48

Contrôle et appréciation Les stagiaires ont acquis des connaissances en école durant 3 ans. Les stagiaires sont capable de mesurer leurs propres compétences au travers d’une grille d’évaluation. 49

Conception du contrôle et de l’appréciation Pour le formateur, il est important de s’interroger sur la manière: • de planifier et de réaliser le contrôle • de donner son appréciation p. ex. , éléments à considérer: • • • fréquence du contrôle feed-back par oral feed-back par écrit (p. ex. , page 06/8) ……. 50

Quand contrôler ? • Lors des STA • 28 OE à documenter sur 52 semaines = contrôle régulier • 2 OE par STA • Conseil : Fixer dès le début du stage les OE sur lesquels le/la stagiaire doit travailler pour les STA (se référer au programme de formation + degré taxonomie et l’évaluation personnelle des compétences acquises en école) • Compléter et contrôler via le tableau d’aide « Contrôle du DFP » 51

Critères : travail de groupe Entraînement Sur quels critères se baser pour faire l’évaluation ? Temps de préparation: 10 minutes Mise en commun en plénum 52

Application Programme de formation (PF)

Cours interentreprises

But des cours interentreprises • Complètent la formation en entreprise • Permettent d’acquérir des connaissances spécifiques sur le domaine d’activité « Administration publique » dans lequel se trouve le stagiaire • Développent les compétences méthodologiques, sociales et personnelles des stagiaires • Préparent les stagiaires aux examens de fin de stage – Partie « Entreprise » 55

Cours CI 33 Objectifs évaluateurs 8, 5 jours en tronc commun Les cours interentreprises ont lieu selon un calendrier fixé par l’ORF-NE

Contenu des cours interentreprises 57

Travaux préparatoires • Sur demande, les stagiaires devront obligatoirement réaliser des travaux préparatoires avant la participation aux cours interentreprises suivis. Ils sont à envoyer au secrétariat de l’ORF-NE, 1 SEMAINE AVANT LE COURS • Ces travaux leur permettront de faire la relation entre la théorie et la pratique et vice-versa • Les travaux préparatoires se trouvent sur la clé USB • Inclus dans le tableau « Contrôle du DFP » 58

Travaux préparatoires - EXEMPLE 59

Sommaire de la clé USB 60

Relation avec le programme de cours 61

Thèmes : objectifs évaluateurs • Les thèmes enseignés lors des CIE correspondent aux objectifs évaluateurs et à leurs exigences • Les tâches à résoudre pendant l’examen final sont établies sur cette base • Tâches préparatoires à faire avant le CIE préparation aux EFA 62

Exemple • Objectif évaluateur en entreprise : 1. 1. 2. 1 Mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de service • Objectif évaluateur aux cours interentreprises : 1. 1. 2. 1. 1 Constitution 1. 1. 2 Missions de l’Etat 63

Liens avec le DFP Exemples N° USB 04 Nom du Cours 2 Objectifs évaluateurs lié à l'objectif particulier et à l'objectif évaluateur des traitement du S'occuper 1. 1. 3. 7. 1 Organes de publication (C 2) 1. 1. 4. 1. 1 Importance des relations 1. 1. 3. 7. publiques pour les administrations 1. 1. 4 publiques (C 5) 1. 1. 4. 1. 3 Montrer les mesures de marketing pour le site (C 3) 1. 1. 4. 1 1. 1. 2. 1 05 Cours 3 – communes 1. 1. 2. 1. 1 Constitution (C 2) 1. 1. 2 Missions de l'Etat (C 2) 1. 1. 2. 2. 1 Missions principales de l'Etat (C 2) 1. 1. 2. 2. 2 Responsabilités (C 2) 1. 1. 2. 2. 3 Répartition des missions (C 2) 1. 1. 2. 1. 1 -1 statuts communaux (C 4) 1. 1. 2 -1 missions de l'Etat (C 2) 1. 1. 2. 2. 1 -1 missions principales (C 2) 05 Cours 3 – Etat 1. 1. 2. 1. 1 -2 constitution cantonale (C 4) Idem 1. 1. 2 -2 missions de l'Etat (C 2) 1. 1. 2. 2. 1 -2 missions principales (C 2) 06 07 Programme -cadre Présentation de l'UF Introduction au rapport pratique 1. 1. 2. 2 Idem commandes Participer aux publications (C 3) mettre en œuvre des mesures de marketing et de relations publiques Mettre en évidence les mesures de relations publiques (C 3) conseiller les clients mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de service (C 5) service de manière appropriée les clients/groupes d'intérêts internes et externes (C 5) Page DFP § 8 08/57 § 9 09/1 Semestre / durée 2 0. 5 j 2 1. 0 j 2 0. 5 j § 7 07/11 Idem § 14 § 16 64

Après les cours interentreprises • Quels contenus, informations, indications, documents du cours interentreprises me sont particulièrement utiles pour mon travail dans la vie pratique ? • Comment puis-je utiliser ces contenus, informations, indications, documents pour mon travail ? • Compléter la grille des compétences • Vérification à faire de la part du formateur lors de la vérification du DFP 65

Planification des cours interentreprises 2014 -2015 • Convocation des cours – Information générale en début d’année – Convocation 2 semaines avant chaque cours • Répartition des stagiaires par classes • 4 classes prévues 66

Dernières informations CI • Garantir la qualité des CI – Commission des cours au niveau cantonal – Commission des cours au niveau suisse – Visite régulière des cours par le responsable CI – Questionnaire d’évaluation • Assurer un suivi – Point durant les cours-cadres – Feuilles de résumés complétés par les stagiaires – Groupes d’experts pour révision des Cours – A voir: évaluation de fin d’année 67

Récapitulatif

Déroulement du stage (DFP, répertoire 02) Stage de longue durée R 1 R 2 R 8 Légende STA UF CI EF BDEFA 2 R situation de travail et d’apprentissage unité de formation cours interentreprises examen final banque de données répertoire / programme de cours CI R 3 R 4 1 R 5 R 12 R 7 R 9 R 10 R 11 R 15 R 16 R 13 R 14 EF pratique pro oral EF pratique pro écrit Remise des notes d’expérience dans BDEFA 2 : STA 1, STA 2 et UF

Vos tâches respectives • Élaborer un programme de formation pour votre futur stagiaire (lien avec OE et compétences MSP) • En début de stage, fixer les 4 OE des 2 STA qui feront l’objet d’une évaluation approfondie (cf programme de formation + tableau contrôle DFP) • Vérifier régulièrement le DFP en complétant le tableau « Contrôle et suivi du DFP » au fur et à mesure des contrôles effectués : - Documentation des activités réalisées - Réflexion du/de la stagiaire sur les OE vus aux CI • Contrôler régulièrement la grille des compétences