Formation contrle interne comptable Enjeux et mthodes Retour
Formation contrôle interne comptable Enjeux et méthodes Retour d’expérience CIC de l’académie de Caen 06 février 2015
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - travailler en mode projet III. Echanges / questions 2
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen – selon le socle CIC 3
Formation Présentation de l’académie selon le socle CIC - Organisation et pilotage du dispositif de CIC plan d’action académique + COPIL - Mise en œuvre des Activités de Maîtrise des Risques clés (AMR) et des enquêtes thématiques DAF C 3 AMR clés HT 2 94 % / 84 % min AMR clés T 2 86 % / 84 % min - Enquêtes thématiques DAF C 3 (174 dossiers identifiés – 5 dossiers erronés) - Réponse à l’enquête nationale annuelle dans les délais - Traçabilité du dispositif CIC (dossier permanent) 4
Formation Organisation du CIC dans l’académie de Caen 5 + une circulaire rectorale d’organisation du CIC dans l’académie
Formation Résultat de l’enquête ministérielle 2013 -2014 Socle CIC = 100 % Légende Processus HT 2 % Déploiement des AMR clés Déploiement du CIC dans l’académie de Caen Processus T 2 Processus concernés par un seul type d’AMR (clé ou non clé) % Déploiement des AMR non clés 6
Formation Dossier permanent - le portail intranet académique CIC 7
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet 8
Formation Travailler en mode projet Faire le bilan et archiver les informations pour enrichir l'expérience Définir Capitalis er Instaurer des réunions mensuelles avec l’équipe de direction en s’appuyant sur un document support reporting CIC, organiser les réunions COPIL Echang er Définir des objectifs, une stratégie de CIC pour l’académie (feuille de route académique) Planifier Travaille r en mode projet Planifier la réalisation des tâches et identifier les responsables (plan d’action) / s’appuyer sur un outil de suivi (G 2 P) Réaliser , propose r, expérimenter Exécuter les tâches Lancer des travaux, proposer des outils, des méthodes, … Documenter, former (portail CIC) Alimenter un outil de suivi en fonction des remontées d’informations des correspondants – renseigner l’enquête ministérielle – G 2 P Animer, Piloter Contrôler, Evaluer 9 Piloter, coordonner les travaux effectués par les correspondants CIC
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet ü Capitaliser - Faire le bilan et archiver les informations pour enrichir l’expérience • • Définir Planifier Proposer, expérimenter Documenter, communiquer Animer, piloter Contrôler, évaluer Echanger 10
Formation Mon expérience de RCIC - 3 périodes Mars à sept 2013 Année 2013 -2014 Année 2014 -2015 4ème comité de pilotage Récupération OF Rattachement au SG + nouveau Référent promoteur (SGa) 3ème comité de pilotage Lancement chantier CIB Groupe de travail CIC EPLE Plan d’action académique Tableau de bord CIC Expérimentation G 2 P Lancement du portail académique CIC Réflexion / stratégie 2ème comité de pilotage Réseau de correspondants CIC Feuille de route académique CIC Réflexion / stratégie 1 er comité pilotage Circulaire organisation CIC Enquête ministérielle CIC Réunion mensuelle SGa Plan d’action académique Lecture des référentiels Arrivée au rectorat Récupération OF Je deviens RCIC auprès du nouveau responsable des finances Visites services / établissements Une période d'exploration Une période de transition 11 Une période de déploiement
Formation 1ère période de réflexion - été 2013 Organisation Þ RCIC rattaché au responsable des finances académiques Þ Référent promoteur = responsable des finances académiques Décisions en interne • M’adapter aux emplois du temps des services ainsi qu’aux personnes, ne pas imposer • M’appuyer sur les personnes qui souhaitent avancer avec moi dans la démarche (construire mon réseau de correspondants CIC) • Mettre en place une méthode de travail (travailler en mode projet) • Proposer des outils … le CIC peut aussi faciliter le quotidien … • Améliorer la communication pour lever les incompréhensions (adaptation du vocabulaire) • Remettre les services RH dans la boucle CIC … • Créer des outils pour le pilotage CIC académique (reporting CIC / Fichier de suivi du plan d’action académique …) Décisions en externe • Intégrer rapidement au niveau ministériel le groupe des académies « bons élèves » • Favoriser les échanges avec l’administration centrale 12
Formation Exemple à ne pas suivre … Résultat => aucune réponse des établissements 13
Formation 2ème période de réflexion – été 2014 Organisation Þ RCIC rattaché au secrétariat général Þ Référent promoteur = secrétaire général adjointe Décisions en interne • • • Créer un portail académique CIC pour favoriser les échanges avec les services académiques, les DSDEN, et les établissements … Constituer une feuille de route académique pour fixer des objectifs de CIC Limiter le nombre d’actions pour les PA des services Avancer sur le chantier CIC EPLE par la création d’un GT CIC EPLE avec des ordonnateurs, des comptables et des adjoints gestionnaires Atteindre rapidement les 100% de déploiement pour les AMR clés (T 2 / HT 2) Exploiter au maximum l’outil de gestion de projets G 2 P Commencer un chantier sur Contrôle Interne Budgétaire (T 2 + HT 2) Renforcer le lien bureau coordination paye / services RH (planifier des réunions) Mutualiser les fiches de bonnes pratiques RH Tester l’outil EMR nouvelle génération Décisions en externe • Continuer les échanges avec l’administration centrale 14
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • Capitaliser ü Définir des objectifs, une stratégie de CIC pour l’académie - la feuille de route académique • • • Planifier Proposer, expérimenter Documenter, communiquer Animer, piloter Contrôler, évaluer Echanger 15
Formation Définir des objectifs – la feuille de route académique CIC 16
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • Capitaliser Définir ü Planifier la réalisation des tâches et identifier les responsables – le plan d’action académique • • • Proposer, expérimenter Documenter, communiquer, partager Animer, piloter Contrôler, évaluer Echanger 17
Formation Planifier – le plan d’action académique CIC Faire simple / cadrer l’exercice / proposer une trame … Colonne 1 [N°] : identification de l’action ; Colonne 2 [Processus] : identification du processus couvert par le plan d’action ; Colonne 3 [Risque] : Libellé du risque identifié. Colonne 4 [Priorité « cartographie des risques » ] : niveau de priorité alloué au risque. Colonne 5 [Action] : description de l'action Colonne 6 [Service] : Service responsable de l’action Colonne 7 [Responsable de l’action] : désignation du responsable de l'action Colonne 8 [Calendrier de réalisation des actions] : détermination de l'échéance pour réaliser l'action ; 18
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • • Capitaliser Définir Planifier ü Proposer, expérimenter des outils / des méthodes • • Documenter, communiquer, partager Animer, piloter Contrôler, évaluer Echanger 19
Formation Un dispositif de CIC pour le suivi des assistants d’éducation Carence au niveau de la transmission des informations à l’agent comptable - Rupture contrat - Arrêt de travail - Absence non rémunérée - Changement situation famille - Avenant - Changement RIB - Changement adresse Etablissement mutualisateur de la paye (GOSPEL) Etablissements EPLE (ASSED) Dispositif de CIC - Une extraction des ETP d’AED de la base académique - Une liste des ruptures de contrats inscrites dans ASSED - Une liste des contrats non signés dans ASSED 20 - Signature électronique - Comptabilisation du SFT … Rectorat / DSDEN (EPP / ASAE) Date de l’extraction
Formation Un dispositif pour les heures supplémentaires (HSE) % des HSE « actions diverses » par rapport au volume global des HSE de l’académie Total HSE 197 403 201 623 21 224 681 187 990 Source – ASIE (janvier 2015)
Formation Un dispositif pour les heures supplémentaires (HSE) Les actions pour l’année scolaire 2013 -2014 Ø Diffusion aux établissements publics d’un document élaboré par le bureau de l'animation et de la coordination paye du rectorat afin d'aider les personnes en charge de la saisie des HSE dans ASIE (Récapitulatif des indemnités ASIE par code indemnité / code taux / code motif). Ø Nouvelle sensibilisation aux réunions techniques départementales 22
Formation CIB – un outil de pilotage des crédits HT 2 Outil notifications AE/CP Univers des données Paramétrages tables acad. + habilitations 23 Restitutions infbud 40 et 41
Formation CIB – un outil de pilotage des crédits HT 2 Les principaux objectif de l’outil Ø Rationaliser et fiabiliser le circuit de production de l’information financière de gestion (D 2 P Pôle budgétaire / Plateforme CHORUS / Services académiques) Ø Effectuer des rapprochements de données, des contrôles de cohérences favorisant ainsi le déploiement du contrôle interne (CIB) dans l’académie. Ø Produire des tableaux de bord synthétiques de pilotage de l’activité à destination des principaux décideurs de l’académie. Ø Organiser et faciliter l’accès à l’ensemble de la « communauté financière » à l’information financière décisionnelle Ø De conserver des historiques des informations financières (5 années) Ø De permettre l’élaboration de restitutions dont les données puissent être rafraichies simplement 24
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • Capitaliser Définir Planifier Proposer, expérimenter ü Documenter, communiquer, partager le portail académique CIC • • • Animer, piloter Contrôler, évaluer Echanger 25
Formation Documenter, échanger, partager, le portail intranet académique CIC Le portail intranet académique CIC Pourquoi un portail académique dédié au CIC ? Ø Pour répondre à une demande de la cour des comptes (création dans chaque académie d’un dossier permanent CIC) Mais aussi et surtout Ø Ø Pour optimiser les échanges et créer un effet « réseau » faciliter le partage des informations et des bonnes pratiques mutualiser les outils … proposer un outil de travail plus convivial … 26
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • • Capitaliser Définir Planifier Proposer, expérimenter Documenter, communiquer, partager ü Animer, piloter son réseau de correspondants • • Contrôler, évaluer Echanger 27
Formation Animer, piloter son réseau de correspondants CIC Correspondants HT 2 Correspondants T 2 Population Profil du correspondant CIC 1 er degré public Adjointe au chef de service 2 d degré public Gestionnaire confirmé 1 er et 2 d degré privé Adjointe au chef de division Personnels administratifs Gestionnaire confirmé Personnels de direction Chef de bureau Adjointe au RCIC (processus T 2) Coordinatrice académique paye Processus Commande publique Bourses de l’enseignement supérieur Bourses de l’enseignement scolaire Profil du correspondant CIC Chef de division Responsable division CROUS Chef de service Fonctions support Chorus Chef de la plateforme Chorus Opération de clôture de fin d’exercice Chef de la plateforme Chorus Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) Frais de transports, déplacement, missions réceptions Déléguée aux ressources humaines –Dsden 14 Chef de service Prestations d’action sociale Déléguée aux ressources humaines –Dsden 14 Subventions aux établissements (hors forfait d’externat) Gestionnaire confirmé – correspondant CIC EPLE Subventions aux établissements privés (forfait d’externat) Gestionnaire confirmé – correspondant CIC EPLE Rentes, accidents du travail Chef de bureau Frais de jurys Chef de division 28
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • • Capitaliser Définir Planifier Proposer, expérimenter Documenter, communiquer, partager Animer, piloter ü Contrôler, évaluer le dispositif CIC • Echanger 29
Formation Utilisation de l’outil G 2 P pour le suivi des actions 30
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • Capitaliser Définir Planifier Proposer, expérimenter Documenter, communiquer Animer, piloter Contrôler, évaluer ü Échanger - Avec l’équipe de direction - Avec les services académiques et les DSDEN - Avec les établissements 31
Formation Echanger – la réunion mensuelle avec l’équipe de direction 32
Formation Echanger – La réunion mensuelle avec l’équipe de direction 33
Formation Echanger – le reporting mensuel CIC 34
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • Capitaliser Définir Planifier Proposer, expérimenter Documenter, communiquer Animer, piloter Contrôler, évaluer ü Échanger - Avec l’équipe de direction - Avec les services académiques et les DSDEN - Avec les établissements 35
Formation Un COPIL CIC nouvelle formule CIB Etat PAM CIC Opérateurs CIC Etat CIC EPLE Systèmes d’information financiers (Chorus + AMM) 36
Formation Ordre du jour du COPIL CIC/CIB académique du 17/12/2014 Avec une nouvelle formule … I. PAM CIC 2014 -2016 10’ II. Feuille de route académique CIC 2014 -2015 20’ III. Echanges avec les services sur différents thèmes de la démarche de CIC 45’ IV. Contrôle Interne Budgétaire (CIB) 30’ 37
Formation Ordre du jour I. Photographie de l’académie de Caen selon le socle CIC II. Une méthode - Travailler en mode projet • • Capitaliser Définir Planifier Proposer, expérimenter Documenter, communiquer, partager Animer, piloter Contrôler, évaluer ü Échanger - Avec l’équipe de direction - Avec les services académiques et les DSDEN - Avec les établissements 38
Formation Groupe de travail CIC EPLE « Faciliter l’émergence d’une démarche de maîtrise des risques sur l’ensemble du territoire académique » Les membres du groupe pilote 1 Principal d’un collège 2 Proviseurs Group e pilote 2 comptables de lycées 1 gestionnaire de collège En appui : le référent CIC, la DOSS de la DSDEN du Calvados et la DE. 39
Formation Groupe de travail CIC EPLE Orientations / Objectifs du groupe de travail Ø Renforcer les liens entre les ordonnateurs, les adjoints gestionnaires, et les agents comptables afin de favoriser une démarche de CIC partagée au sein de l’établissement Ø Donner une dynamique et faciliter l’émergence d’une démarche de maîtrise des risques sur l’ensemble du territoire académique Ø Bâtir à terme une cartographie des risques « repère » d’un établissement Ø Recueillir, répertorier et mutualiser les bonnes pratiques et les outils 40
Projet non validé par le groupe de travail 41
Formation Ordre du jour III. Échanges / questions 42
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