Formation Consolidation Secteur public tablissement public Russir lexternalisation

Formation Consolidation Secteur public Établissement public : Réussir l’externalisation de sa consolidation Erwan Lirin, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Consolidation et Reporting Laurent Paumelle, Associé Bellot Mullenbach et Associés (BMA), Secteur Public 1 Guides et méthodologies

Synthèse Mode opératoire pour réussir l’externalisation de sa consolidation. Analyser l’environnement de la consolidation Définir l’organisation cible Élaborer le scénario d’externalisation Mise en œuvre de l’externalisation 1. 2. 3. Analyser et formaliser les besoins Analyser les enjeux de la consolidation Analyser le processus de la consolidation Analyser l’information de synthèse 1. 2. 3. 4. Optimiser l’organisation actuelle en s’appuyant sur l’analyse de l’environnement de la consolidation Sécuriser le processus Définir les livrables Définir le périmètre des travaux externalisés Définir une architecture système 1. 2. 3. Analyser l’environnement de la consolidation et la définition de l’organisation cible permettant de déterminer un scénario d’externalisation 3 exemples de scénarios : Externalisation totale Externalisation partielle décentralisée Externalisation partielle centralisée 1. 2. 3. 4. Déploiement de l’organisation découlant du scénario retenu Reprise des données historiques de consolidation Formation des filiales et des équipes centrales Déploiement du système Définition et formalisation du scénario de réversibilité Conditions du succès - Identification des critères fonctionnels et techniques - Processus de remontée des informations - Répartition des tâches - Architecture système - Planification adaptée - Traitements de consolidation liés à l’activité - Plan de réversibilité - Formation - Coordination des travaux - Reprise des données historiques - Analyse des comptes 2

Préambule Dans le prolongement des orientations fixées dans le cadre de la Revue Générale des Politiques Publiques (RGPP), les établissements publics sont de plus en plus nombreux à choisir de soustraiter leur processus de consolidation comptable, selon un modèle désormais très répandu dans les entreprises. En effet, ce processus techniquement complexe réclame un investissement initial humain et technologique, difficile à rentabiliser pour les groupes ne consolidant qu’une seule fois dans l’année. Dans ce contexte, l’externalisation auprès d’un expert peut être une solution efficiente. Encore faut-il réussir ce transfert en adoptant un scénario d’externalisation adapté aux contraintes de l’établissement. Ce guide propose un mode opératoire pour réussir l’externalisation des comptes consolidés. Ce mode opératoire est issu de la méthodologie et de la pratique des équipes consolidation et reporting de BMA dans la conduite de tels projets. Il est présenté dans le cadre des formations consolidation de BMA Conseil et formation. « Les réformes identifiées permettent de mutualiser certaines tâches de support (le back office) et de développer l’externalisation sur des fonctions qui ne sont pas au cœur de métier de l’Etat. » Eric Woerth, ministre du budget, des comptes publics et de la fonction publique, rapporteur général de la Révision Générale des Politiques Publiques. Rapport présenté au conseil de modernisation des politiques publiques le 4 avril 2008 3

LA NECESSITE D’UNE METHODOLOGIE ADAPTEE Le prestataire en charge de l’externalisation peut être choisi préalablement à ces travaux ou après avoir défini le scénario d’externalisation. Ce choix doit tenir compte de la capacité du prestataire à déployer, puis à faire évoluer un dispositif répondant aux besoins exprimés par l’établissement public. Le projet d’externalisation des comptes consolidés doit être conduit en quatre étapes successives. Il débute par le diagnostic de l’organisation existante pour ensuite construire le dispositif cible. Ces deux premières étapes permettront d’élaborer le scénario d’externalisation. Le projet s’achève par la mise en œuvre de l’externalisation. ETAPE 1 Analyser l’environnement de consolidation ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Le scénario d’externalisation retenu doit permettre à tout moment à l’établissement public de ré-internaliser ses travaux de consolidation selon un mode opératoire prédéfini : le plan de réversibilité. Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation 4

ETAPE 1 – ANALYSER L’ENVIRONNEMENT DE CONSOLIDATION ETAPE 1 Le diagnostic de l’existant porte notamment sur : • Les enjeux de la consolidation de l’établissement; • le processus de consolidation lui-même; • l’information de synthèse délivrée. Analyser l’environnement de consolidation ETAPE 2 Définir l’organisation cible Il conduit aussi à confirmer les objectifs alloués à la fonction consolidation. ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation 5

Étape 1 ANALYSER LES ENJEUX DE LA CONSOLIDATION Étape 2 Étape 3 Étape 4 1. Décrire l’environnement de consolidation existant Besoin d’expertise Certains établissements ont un besoin fort d’apport en expertise consolidation tout en ayant un volume faible d’information à traiter. Ce peut être le cas par exemple d’un établissement public confronté à de nombreux retraitements : homogénéisation des pratiques comptables en vigueur dans ses filiales, avantages au personnel, variations de périmètre fréquentes, opérations en devises… Dans ce cas, l’agent comptable aura besoin de conseil en management comptable et d’expertise technique en matière de consolidation. Besoin de ressources Certains établissements publics ont ponctuellement un besoin de ressources pour traiter un volume important d’information, tout en ayant une exposition faible aux problématiques techniques. L’agent comptable souhaitera alors se décharger d’un sujet non stratégique. Il aura des attentes plus fortes en termes d’organisation du processus, d’optimisation des procédures de consolidation et de gestion du volume d’information à traiter. Besoin de ressources Périodicité d’établissement des comptes consolidés Objectifs alloués à l’information financière Besoin de procédures, d’outils et de formation X X X Référentiel utilisé et exposition aux problématiques techniques Périmètre de consolidation et implantation de l’établissement public Besoin d’expertises X X 6

Étape 1 ANALYSER LE PROCESSUS DE LA CONSOLIDATION Étape 2 Intervenants 1. Décrire l’environnement de consolidation existant Processus de consolidation Équipes Filiales Autres centrales Après avoir décrit l’environnement de consolidation, il est nécessaire d’analyser en détail l’organisation existante. Cette analyse a pour objectifs : • de décrire le niveau de décentralisation des travaux, la contribution des différents intervenants ainsi que le niveau de validation des informations ; • d’identifier les zones de complexité et de mesurer leur maîtrise par les équipes en interne ; • d’établir les différentes sources d’informations : services juridiques, département fiscal, contrôle de gestion. Calendrier et instructions de consolidation X Étape 3 Étape 4 Niveau de maîtrise du processus X +++ Arrêté des comptes sociaux X +++ Réconciliation des opérations intragroupes X - Alimentation des liasses de consolidation X ++ Retraitement des comptes aux normes 99 -02 X X Travaux de consolidation (bouclage) X - Analyse des comptes X + Rapprochement avec les données de gestion X + Établissement du tableau des flux de trésorerie X Établissement des états financiers consolidés X ++ Dossier d’analyse X ++ Revue et contrôle des états financiers X ++ X X + + 7

Étape 1 ANALYSER L’INFORMATION DE SYNTHESE Cette revue des états financiers consolidés offre aussi l’occasion de comprendre les attentes différents «clients» de la fonction consolidation (agent comptable, secrétaire général, direction financière, contrôle de gestion, ministères de tutelle…). En effet, l’information minimale délivrée par les états financiers consolidés et les notes aux états financiers est généralement complétée d’éléments d’analyse indispensables à l’appropriation des comptes par l’établissement. Le dispositif final d’externalisation est conçu pour répondre à la diversité de ces besoins en information, qu’ils soient imposés par la réglementation comptable ou destinés au management interne pour améliorer le pilotage de l’établissement. Obligations légales et réglementaires Étape 2 Étape 3 Étape 4 Besoins en information de pilotage Production des comptes consolidés 8

ETAPE 2 – DEFINIR L’ORGANISATION CIBLE La construction de l’organisation cible repose pour l’essentiel sur les besoins en information et sur l’autonomie que souhaite conserver l’établissement en termes de processus et de systèmes d’information. ETAPE 1 Analyser l’environnement de consolidation La définition de l’organisation cible porte successivement sur : ETAPE 2 • la sécurisation des processus et la définition des livrables ; Définir l’organisation cible • la définition du périmètre des travaux externalisés ; • la définition de l’architecture système et le choix de l’outil de consolidation. ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation 9

SECURISER LE PROCESSUS ET DEFINIR LES LIVRABLES Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Améliorer l’existant Les points de dysfonctionnement identifiés dans le cadre de la phase d’analyse de l’existant peuvent conduire l’établissement public et le prestataire à fiabiliser certaines étapes du processus. Ces travaux peuvent comprendre notamment : • l’optimisation des processus comptables amont (par exemple : optimisation du processus d’arrêté des comptes sociaux). Restitution des informations • la mise en place d’outils et de procédures complémentaires, des compléments de formation des intervenants ; Production des comptes consolidés Compléter l’existant Le format des nouveaux livrables doit être défini : dossier d’analyse, états financiers. Traitement des opérations de consolidation Intégration des données des filiales Contrôle des informations délivrées Certains besoins spécifiques de l’établissement public peuvent nécessiter des adaptations de paramétrage du logiciel de consolidation : création d’états de restitution, création de comptes. 10

DEFINIR LE PERIMETRE DES TRAVAUX EXTERNALISES Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Le périmètre de l’externalisation dépend, entre autres : • des sources d’information ; • de la complexité des retraitements opérés et du niveau de connaissance de l’activité qu’ils nécessitent ; • du degré de maîtrise technique de ces travaux en interne; • de l’investissement nécessaire à l’acquisition ou au maintien de compétences en interne ; • de la valeur ajoutée attendue du prestataire. Les compétences Après analyse, l’établissement public peut souhaiter se désengager totalement des travaux de production tout en conservant un rôle de revue et de contrôle de l’information délivrée. Il peut à l’inverse décider de continuer à assumer en interne partiellement certains travaux d’évaluation, de tests de valeurs nécessitant une maîtrise de l’activité de l’établissement. Les processus Les outils 11

Étape 1 DEFINIR UNE ARCHITECTURE SYSTEME Étape 2 Étape 3 Étape 4 BMA Schéma A Filiales Groupe L’architecture système sera plus ou moins complexe en fonction du scénario retenu. Différents cas de figure peuvent être distingués : https Serveur applicatif et de base de données Pare-feu • l’établissement souhaite continuer à utiliser son système de consolidation actuel : dans ce cas le prestataire s’intégrera dans cet environnement pour optimiser certains aspects du processus (schéma A) ; Équipe BMA Prestataire https Schéma B Établissement Filiales • le prestataire met à disposition sa plateforme de consolidation pour partager avec l’établissement l’ensemble de son savoir-faire technologique et prendre à sa charge tous les enjeux de maintenance et d’évolution des systèmes (schéma B). Sauvegardes hors site Serveur applicatif Prestataire https Serveur de base de données dédiée https Pare-feu Détection d’intrusion Équipe Groupe Serveur applicatif Serveur de secours Sauvegardes hors site 12

ETAPE 3 – ELABORER LE SCENARIO D’EXTERNALISATION ETAPE 1 La description du processus de consolidation et le choix d’organisation permettent à l’établissement public de déterminer en lien avec le prestataire un scénario d’externalisation. Ce scénario doit définir précisément la répartition des travaux entre les différents intervenants, les livrables, l’architecture système ainsi que le calendrier de réalisation. Quelque soit l’organisation retenue, l’établissement désigne en interne une personne en charge de la coordination des opérations en lien avec les filiales et le prestataire. Trois exemples de scénarios sont présentés ici : • Scénario A – Externalisation totale ; Analyser l’environnement de consolidation ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation • Scénario B – Externalisation partielle avec intervention des filiales ; ETAPE 4 • Scénario C – Externalisation partielle avec intervention de l’établissement public. Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation 13

SCENARIO A – Externalisation totale Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Scénario A : Externalisation totale Processus de consolidation L’établissement délègue ici la totalité du processus. Etabt Filiales X Calendrier et instructions de consolidation Le prestataire réalise l’ensemble des tâches à commencer par l’établissement des liasses de consolidation, à partir des comptes sociaux fournis par l’établissement et ses filiales. Une architecture système simple peut être mise en œuvre puisque, dans cette hypothèse, l’établissement ne souhaite pas avoir accès à l’outil de consolidation. Une application en monoposte suffit au prestataire pour accomplir sa mission. L’établissement public a essentiellement un rôle de revue des états financiers. X Arrêté des comptes sociaux Réconciliation des opérations intragroupes Prestataire X X Alimentation des liasses de consolidation X Retraitement des comptes aux normes CRC 99 -02 en tenant compte des options retenues X Traitement des travaux de consolidation (bouclage) X Analyse des comptes X Rapprochement avec les données de gestion X Établissement du tableau des flux de trésorerie X X Établissement des états financiers consolidés Dossier d’analyse Revue et contrôle des états financiers X X X 14

SCENARIO B – Externalisation partielle décentralisée Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Scénario B : Processus de consolidation Les filiales ont en charge l’établissement des informations d’ «entrée» (liasses de consolidation, intragroupes, . . ). Le prestataire se focalise sur les travaux de production et d’analyse des comptes consolidés. Dans ce scénario, une architecture système permettant à l’établissement et au prestataire de travailler sur une plateforme commune est préférable. Externalisation partielle décentralisée Etabt Filiales X Calendrier et instructions de consolidation X Arrêté des comptes sociaux Réconciliation des opérations intragroupes X Alimentation des liasses de consolidation X Retraitement des comptes aux normes CRC 99 -02 en tenant compte des options retenues X Traitement des travaux de consolidation (bouclage) Analyse des comptes Prestataire X X X Rapprochement avec les données de gestion X Établissement du tableau des flux de trésorerie X Établissement des états financiers consolidés X Dossier d’analyse Revue et contrôle des états financiers X X X 15

SCENARIO C – Externalisation partielle centralisée Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Scénario C : Processus de consolidation Externalisation partielle centralisée Etabt Filiales X Calendrier et instructions de consolidation L’établissement conserve un rôle actif dans l’évaluation de retraitements et l’analyse des comptes consolidés. Les filiales sont peu sollicitées. Une architecture système mixte peut être retenue afin de permettre notamment l’alimentation en décentralisé des liasses de consolidation, par exemple en mettant en place des postes de saisie décentralisée. X Arrêté des comptes sociaux Réconciliation des opérations intragroupes X X Alimentation des liasses de consolidation Retraitement des comptes aux normes CRC 99 -02 en tenant compte des options retenues Prestataire X Traitement des travaux de consolidation (bouclage) X Analyse des comptes X Rapprochement avec les données de gestion X Établissement du tableau des flux de trésorerie X X Établissement des états financiers consolidés Dossier d’analyse X Revue et contrôle des états financiers X 16

ETAPE 4 – MISE EN ŒUVRE DE L’EXTERNALISATION ETAPE 1 La dernière étape conduit à déployer l’organisation précédemment définie dans le cadre de la configuration informatique retenue. Selon le scénario d’externalisation retenu, le déploiement intègre : Analyser l’environnement de consolidation ETAPE 2 Définir l’organisation cible • la reprise des données historiques ; • la formation des filiales ; • la formation des équipes de l’établissement. En tout état de cause, un plan de réversibilité doit être établi dès ce stade. ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation 17

DEPLOIEMENT DE L’ORGANISATION • La reprise des données historiques de consolidation : le périmètre des données reprises dans le nouvel outil doit être adapté aux besoins de l’établissement public. Il doit tenir compte des besoins d’analyse (exercice précédent, trimestres précédents). La reprise peut ainsi être réalisée en solde à la clôture de l’exercice précédent ou en flux sur plusieurs périodes annuelles et intermédiaires. • La formation des filiales à l’utilisation de l’outil de consolidation et à certaines étapes du processus : saisie des liasses, réconciliation des opérations intragroupes. • La formation des équipes centrales : consultation des états consolidés, utilisation des fonctionnalités d’analyse. Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Rythme de déploiement Le déploiement de l’organisation peut être opéré en une seule fois ou progressivement sur plusieurs arrêtés. Le choix pour l’une ou l’autre de ces solutions doit être opéré en fonction de la complexité du processus de consolidation et du calendrier imparti pour la mise en place de l’externalisation. Un travail permanent de fiabilisation et d’optimisation de l’organisation déployée doit être réalisé notamment en fixant de nouveaux objectifs à chaque arrêté que ce soit en termes d’analyse, de traitement des informations ou de «fluidité» des processus. 18

SCENARIO DE REVERSIBILITE Étape 1 Étape 2 Étape 3 Étape 4 Le scénario de réversibilité doit garantir à l’établissement public la possibilité à tout moment de ré-internaliser ses travaux de consolidation. Il doit ainsi prévoir : • les conditions de maintien de l’architecture système utilisée notamment dans le cadre d’une plateforme commune ; • les modalités de mise en place d’un nouvel outil et de reprise des données de consolidation ; • l’accessibilité aux données historiques de consolidation. 19

Les conditions du succès - La maîtrise initiale des enjeux du processus de consolidation (périmètre, critères fonctionnels et techniques - La formalisation détaillée du processus de remontée des informations - La définition précise de la répartition des tâches entre l’établissement, ses filiales et le prestataire - L’adaptation de l’architecture système aux besoins de l’établissement - La sécurisation d’un processus devant répondre aux obligations réglementaires en matière de contrôle interne - La prise d’engagements mutuels sur le planning - L’identification en amont des traitements de consolidation liés à l’activité - La formation appropriée des différents intervenants - L’implication de l’établissement public dans la coordination des travaux - L’appropriation des comptes par l’établissement public - La mise en place d’un processus auditable par les réviseurs internes et externes de l’établissement - La sécurisation de l’avenir garantie initialement dans un plan de réversibilité ETAPE 1 Analyser l’environnement de consolidation ETAPE 2 Définir l’organisation cible ETAPE 3 Élaborer le scénario d’externalisation ETAPE 4 Accompagner la phase de transition et mettre en œuvre l’externalisation 20

BMA Conseil et Formation est l'organisme de formation agréé du cabinet Bellot Mullenbach & Associés. Il a pour vocation d'accompagner les acteurs économiques dans leur recherche de performance et dans les évolutions réglementaires qui encadrent leurs métiers. Son savoir-faire repose sur la complémentarité entre les « experts praticiens » du cabinet BMA - Bellot Mullenbach et Associés et l'équipe pédagogique de BMA Conseil et Formation. e. lirin@bma-paris. com 11 rue de Laborde, 75008 PARIS Tel : 01 40 08 99 50 E-mail : formation@bmaformation. com l. paumelle@bma-paris. com 21