Formation au portail SIMBAD Dlgation Centre PoitouCharentes SOMMAIRE

Formation au portail SIMBAD Délégation Centre Poitou-Charentes

SOMMAIRE 1 - PREAMBULE 2 - LA CONNEXION AU PORTAIL 3 - LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? 4 - UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE 5 - A RETENIR 6 - VOS INTERLOCUTEURS 7 - ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT 8 - BILAN DU MARCHE MISSION 9 - PRESENTATION DU NOUVEAU MARCHE P. 2

1 - PREAMBULE q Un portail fédérateur pour la réservation en ligne § Une seule adresse https: //www. simbad. cnrs. fr § Connexion à Simbad par Janus (certificat administratif ou MDP unique) § Puis connexion vers Amadeus et CDS en Single Sign On (SSO) § Gestion des profils (avec Labintel) et des rôles q Refonte technique de la synchronisation des profils q Un projet commun DDA (ex UPSACA) / DSI q Ouverture du service : le 26 mai 2009 P. 3

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL Je tape https: //www. simbad. cnrs. fr dans mon navigateur : Sans certific at Avec certificat P. 4

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) UNE AUTHENTIFICATION POUR 4 APPLICATIONS : P. 5

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE q La connexion aux applications est inchangée : § § www. simbad. cnrs. fr Login : adresse mail Mot de passe : celui qui a été choisi dans le gestionnaire de mot de passe pour les applications : Labintel, Labintel consultation, CRAC, e. Valuation, BFC, Sirhus, …) Ou demande d’un certificat CNRS P. 6

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE q Lors de la première connexion : § Si certificat électronique : accès direct à SIMBAD § Si pas de certificat électronique : demande d’un mot de passe q Pour obtenir un mot de passe ou le changer : § Si pas de certificat électronique : se connecter sur https: //www. simbad. cnrs. fr et suivre le lien « demander ou changer mot de passe » § Si certificat électronique : se connecter sur https: //sesame. dsi. cnrs. fr Attention : si nouveau mot de passe, celui-ci sera le même pour toutes les autres applications. P. 7

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE Si vous n’avez pas de certificat électronique, connexion à : https: //www. simbad. cnrs. fr Ou Indiquer votre adresse mail Si vous avez un certificat électronique et que vous souhaitez modifier votre mot de passe, connexion à : https: //sesame. dsi. cnr s. fr P. 8

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE P. 9

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE Vérifier que l’adresse électronique est exacte P. 10

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE P. 11

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE P. 12

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE P. 13

2 - LA CONNEXION AU PORTAIL (suite) LA GESTION DES MOTS DE PASSE P. 14

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur q Passage obligatoire par https: //www. simbad. cnrs. fr pour réserver en ligne. q Première connexion : si certificat administratif accès direct ; utilisation du mot de passe commun (Labintel, CRAC, BFC, etc. . ) ou bien demande d’un mot de passe dans l’application Janus. q Gestion du profil dans SIMBAD et plus dans Amadeus (outil transport) P. 15

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur q La gestion de son profil et de ses préférences dans l’onglet : Menu / mon profil P. 16

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur Données provenant de LABINTEL Possibilité d’ajouter des données P. 17

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur P. 18

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le voyageur Préférences prises en compte chaque réservation P. 19

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le chargé de voyage q Rien pour la réservation de transport (Amadeus) q Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) q Idem « Pour le voyageur » plus : q Gestion des profils de tiers dans SIMBAD et plus dans Amadeus (outil transport) : voir ci après q Accès aux profils des personnels de l’unité uniquement q Attention pour effectuer une réservation pour un agent d’un autre laboratoire, utiliser la « fonction Invité » P. 20

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le chargé de voyage P. 21

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le chargé de voyage P. 22

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil q Rien pour la réservation de transport (Amadeus) q Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) q Idem « Pour le voyageur » plus : q Gestionnaire de profil attribue des rôles et des droits q Son périmètre d’action se limite à son laboratoire q Il modifie les rôles dans SIMBAD et plus dans l’outil transport (Amadeus) q Dans l’exemple suivant le gestionnaire de profil Bear VERNON (UMR 6768) veut donner les droits de valideur à Virginie TESTEUR P. 23

– LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil P. 24

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil P. 25

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil P. 26

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil P. 27

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil ADMIN Administrateur ASSIST Chargé de voyage PMAN Ne pas attribuer ce rôle PMAN 2 Gestionnaire de profils VALID Valideur P. 28

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil P. 29

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le gestionnaire de profil P. 30

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le Valideur Seulement la façon d’accéder à la validation q P. 31

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le Valideur Rien pour la réservation de transport (Amadeus) q P. 32

3 – LE PORTAIL SIMBAD – QU’EST-CE QUI CHANGE ? ● Pour le Valideur q Accès possible à la validation dans Amadeus via l’onglet voyage validation des voyages P. 33

4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité P. 34

4 – UN EXEMPLE (suite) ● Saisie d’une carte de fidélité P. 35

4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité P. 36

4 – UN EXEMPLE ● Saisie d’une carte de fidélité Attention : Pas de contrôle sur la validité de la carte P. 37

5 – A RETENIR q Passage obligatoire à partir du 26 mai 2009 pour toutes les délégations. q Le référent est le contact privilégié pour les laboratoires. q LABINTEL est toujours le référentiel pour accéder au portail SIMBAD q Attention : les modifications de profils effectuées depuis le 24 Avril, ne seront pas prises en compte dans le nouveau portail. Par conséquent, il sera nécessaire de les ressaisir à compter du 26 mai. q Pas d’adresse mail en double dans Labintel, sinon pas d’accès (ex : cas d’un DU affecté dans deux unités) P. 38

6 - VOS INTERLOCUTEURS CNRS q Référent mission § Séverine MOUSSET § Severine. Mousset@dr 8. cnrs. fr q Correspondant LABINTEL : mise à jour des profils § Gestionnaire LABINTEL de votre unité P. 39

7 - ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT q Fourniture d’un powerpoint dédié par votre référent mission q Site des achats à jour (plaquettes, tutoriels) q Envoi d’un mail d’avertissement à tous les voyageurs le 25 mai (support_mission@simbad. cnrs. fr) q Ouverture du service le 26 mai 2009 P. 40

8 – BILAN DU MARCHE MISSION 2008 - Transport Nombre de billets et montant toutes délégations confondues q P. 41

8 - BILAN DU MARCHE MISSION 2008 - Transport q Nombre de billets pour la DR 8 : 4 661 - Dont 3 900 billets en ONLINE - Et 761 billets en OFFLINE P. 42

8 - BILAN DU MARCHE MISSION 2008 - Transport q Montant pour la DR 8 : 1 032 182 € - Dont 800 170 € en ONLINE - Et 232 012 € en OFFLINE q Taux de réservation ONLINE : 84 % P. 43

8 - BILAN DU MARCHE MISSION Bilan 2008 - Hébergement q Nombre de réservations pour la DR 8 : 518 - dont 480 en ONLINE - et 38 en OFFLINE P. 44

8 - BILAN DU MARCHE MISSION Bilan 2008 - Hébergement q Montant pour la DR 8 : 69 561 € - dont 64 704 € en ONLINE - et 4 857 € en OFFLINE q Taux de réservation ONLINE : 93 % P. 45

9 – NOUVEAU MARCHE 2009 - FRAM Évolution de l’offre FRAM Frais d’agence : Transport Juillet 2008 Online Mai 2009 Offline Online Offline Aérien national 8, 48 € 10, 60 € 8€ 10 € Aérien moyen courrier 8, 48 € 10, 60 € 8€ 10 € Aérien long courrier 8, 48 € 10, 60 € 8€ 10 € Low cost 8, 48 € 10, 60 € 8€ 10 € 0€ 5, 30 € 0€ 5€ Train international 5, 30 € 0€ 5€ Location voiture 5, 30 € 9, 01 € 5€ 8, 50 € Train national Frais d’agence : Hébergement Juillet 2008 Online Mai 2009 Offline Online Offline Région parisienne 7% 10 % 7€ 12 € En province 7% 10 % 7€ 12 € A noter : les frais d’agence « online » seront appliqués systématiquement pour les réservations effectuées par des personnes à mobilité réduites P. 46

9 – NOUVEAU MARCHE 2009 - FRAM Évolution de l’offre FRAM 2009 - Assurances Type d’assurance Prix HT par mission Domestique Moyen courrier Long courrier Assur Pro 3 7, 50 € 11 € 17 € Assur Pro 4 10, 00 € 13 € 19 € Assur Pro 5 14, 00 € 25 € 41 € Type d’assurance Descriptif Assur Pro 3 Annulation toutes causes Assur Pro 4 PRO 3 + bagages, retard avion ou correspondance manquée Assur Pro 5 PRO 4 + assistance rapatriement BUSINESS, responsabilité civile et capital accident P. 47

FIN DU DIAPORAMA MERCI DE VOTRE ATTENTION P. 48