Formation acadmique Sommaire Objectifs et enjeux Pralables lutilisation
Formation académique
Sommaire § Objectifs et enjeux § Préalables à l’utilisation § Connexion § Profils et paramétrage § Un outil complet § Un outil simple et ergonomique § Des outils complémentaires § Dém’Act pas-à-pas (4 études de cas) § Acte de sa création à sa validation « sans incident » § Acte avec procédure de rectification § Acte budgétaire avec et sans règlement conjoint § Actes NTR du CA et du CE § Statuts finaux § Espaces collaboratifs et assistance 2
I) Objectifs et enjeux § S’approprier Dém’Act § Voir fonctionner Dém’Act § Connaître l’environnement de l’application 3
Un outil par et pour les utilisateurs ACL et EPLE § Une application nationale née d’un besoin académique § Une construction faisant intervenir l’ensemble des acteurs 4
Enjeux § Sécuriser les actes § Simplifier et alléger la charge administrative des EPLE et des services académiques ; dégager du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée § Fluidifier les échanges et le partage d’informations entre autorités de contrôle de légalité (ACL) et EPLE § Poursuivre la dématérialisation, et contribuer ainsi au programme « administration exemplaire » 5
Objectifs Disposer d’un outil de dématérialisation des actes de l’EPLE Homogénéiser l’élaboration et le contrôle des actes Pour tous les actes émanant: Ø du chef d’établissement Ø de la Commission Permanente (CP) par délégation du CA Ø du Conseil d’Administration (CA) Pour les types d’actes concernés Ø les actes administratifs de fonctionnement et de l’action éducatrice, transmissibles ou non-transmissibles Ø les actes budgétaires et financiers de l’établissement Pour tous les acteurs concernés Ø les acteurs internes (EPLE et autorité académique) Ø les acteurs externes ( collectivité territoriale et préfecture) 6
Dem’Act : une nouvelle habitude de travail § Nécessité pour les utilisateurs de consulter quotidiennement l’application afin de voir l’évolution des actes et de leur traitement § Passer du format papier au format électronique, y compris dans les étapes de validation § Eviter d’imprimer les actes ou autres pièces contenues dans Dém’Act § Toutes les étapes sont disponibles dans l’application § La signature électronique garantit l’authenticité de l’acte § Double archivage des actes et bordereaux d’instruction : dans Dém’Act et dans le coffre-fort de la plateforme de confiance 7
II) Les préalables à l’utilisation § Connexion § Profils et paramétrage 8
Connexion EPLE La connexion à l’application se fait à partir du portail académique intranet. La saisie du login et du mot de passe permettent la reconnaissance de l’utilisateur et de ses droits. 9
Habilitations Un préalable nécessaire : les délégations via Deleg CE Profils EPLE Administrateur Chef d’établissement Adjoint au chef d’établissement Valideur CE : - Chef d’établissement - Ou chef d’établissement adjoint Valideur CA/CP : Authentification par clé OTP chef d’établissement ou adjoint, s’il est aussi Président CA/CP président CA/CP autre que le CE ou ses adjoints Rédacteur Gestionnaire Secrétaire Chefs d’établissement Adjoints au CE Authentification par login et mot de passe 10
Paramétrage : données à renseigner par l’administrateur EPLE Le chef d’établissement définit les actes de fonctionnement qui vont être envoyés à la CT sur sa demande et pour information (accessibles lorsque les actes sont au statut final) Cocher la case si l’acte doit être envoyé à la CT Enregistrer en cliquant sur le bouton correspondant 11
III) Un outil complet § Dém’Act est une application permettant la dématérialisation du traitement des actes Modèles d’actes Archivage § Elaboration et signature de l’acte Instruction Transmission aux ACL Dém’Act traite 49 actes (cf. p. 22 du diaporama) § Action éducatrice, fonctionnement, budgétaire et financier § Transmissibles et non transmissibles § Du chef d’établissement, du conseil d’administration et de la commission permanente 12
Un outil simple et ergonomique Menu de navigation Identification de l’utilisateur connecté selon son profil Nombre d’actes dans chaque statut Ecran principal (ici formulaire de l’acte) Manuel utilisateur 13
Les outils complémentaires Le suivi de l’acte (1/2) § Accès par la fonctionnalité « Suivi » disponible dans chaque tableau de bord Cliquer sur l’icône pour faire apparaître le suivi de l’acte 14
Les outils complémentaires Le suivi de l’acte (2/2) § Suivi du cycle de l’acte en temps réel dans ses statuts successifs Récépissé de transmission ou accusé de réception Étapes successives 15
Les outils complémentaires L’affichage de l’acte § L’action d’affichage n’engendre pas une impression. Il s’agit d’un « pense-bête » permettant de rappeler les actes à afficher 16
Les outils complémentaires Les procès verbaux (1/3) § Modèle de procès-verbal § Dépôt côté EPLE 17
Les outils complémentaires Les procès verbaux (2/3) 18
Les outils complémentaires Les procès verbaux (3/3) 19
Les outils complémentaires Les banques § Banques d’actes (accessibles aux EPLE) § Banques d’observations (accessibles aux autorités de contrôle) § Fournit des réponses types à importer dans la rubrique « Observations » lors de l’instruction de l’acte § Evite la saisie des commentaires qui reviennent le plus souvent § Homogénéise les éléments de réponse apportés aux EPLE 20
Les outils complémentaires Recherche d’un acte vue EPLE Actes déjà traités ou en cours de traitement Critères alternatifs 21
IV) Dém’Act pas-à-pas Les étapes du traitement de l’acte 4 études de cas avec manipulation par les formateurs et suivi par les stagiaires 22
2. Actes du chef d’établissement Liste des modèles d’actes 1. Actes du Conseil d’administration 1. 1. Actes transmissibles du CA 1. 1. 1 Actes de l’action éducatrice transmissibles du CA - acte organisation du temps scolaire - acte organisation de la structure pédagogique - acte programme de formation complémentaire et de formation continue - acte projet d’établissement - acte rapport annuel sur le fonctionnement pédagogique - acte règlement intérieur (avec ou sans modification) - acte emploi de la dotation horaire globalisée 1. 1. 2. Actes budgétaires et financiers transmissibles du CA - acte budget initial - acte compte financier affectation des résultats - acte compte financier - acte décision budgétaire modificative soumise au vote 1. 1. 3. Actes de fonctionnement transmissibles du CA - acte autorisation de recrutement des personnels de droit public - acte autorisation de recrutement des personnels de droit privé - acte contrats, marchés non inscrit à l’EPCP - acte conventions, contrats, marchés - acte sur le financement des voyages scolaires 1. 2. Actes non transmissibles du CA 1. 2. 1. Actes de l’action éducatrice non transmissibles du CA -acte contrats d’objectifs -acte plan de prévention violence 1. 2. 2. Actes de fonctionnement non transmissibles du CA -acte tarifs et vente des produits et de prestations de services réalisés par l’établissement - acte action à intenter ou à défendre en justice - acte adhésion à un groupement d’établissements scolaires - acte acceptation des dons et legs - acte acquisition /aliénation des biens - acte délégation du CA à la Commission permanente - acte règlement intérieur du CA 1. 2. 3. Modèle vierge pour autres actes du CA non transmissibles 2. 1 Actes du chef d’établissement en lien avec une décision du CA 2. 1. 1. Actes transmissibles 2. 1. 1. 1. Actes de fonctionnement transmissibles du CE - acte du CE contrats conventions à incidence financière - acte du CE de recrutement de personnels liés par contrat de droit public - acte du CE de licenciement de personnels liés par contrat de droit privé 2. 1. 2. Actes non transmissibles du CE les plus utilisés 2. 1. Actes de l’action éducatrice non transmissibles du CE - acte du CE DHG - acte du CE organisation du temps scolaire 2. 1. 2. 3. Modèle vierge pour autres actes de la CE non transmissibles en lien avec une décision du CA 2. 2 Actes du chef d’établissement (compétence exclusive) 2. 2. 1 Actes transmissibles 2. 2. 1. 1 Actes de fonctionnement - acte licenciement de personnels liés par contrat de droit public - acte licenciement de personnels liés par contrat de droit privé -2. 2. 2 Actes non transmissibles 2. 2. 2. 1 Actes de l’action éducatrice -acte choix des manuels scolaires, des logiciels et des outils pédagogiques -acte choix des sujets d’étude spécifique -acte orientation et affectation des élèves -acte emploi de la DHG après rejet du CA -2. 2. Acte de fonctionnement - acte du CE délégation de signature 3. Actes de la commission permanente par délégation du CA 3. 1. 1. Actes transmissibles de la CP 3. 1. 1. 1 Actes de fonctionnement transmissibles de la CP - acte de recrutement des personnels de droit public - acte de recrutement des personnels de droit privé - acte contrats, marchés non inscrit à l’EPCP - acte conventions, contrats, marchés à incidence financière ou non -acte sur le financement des voyages scolaires 3. 1. 2. Actes non transmissibles de la CP 3. 1. 2. 1 Actes de l’action éducatrice - acte plan de prévention violence 3. 1. 2. 2 Actes de fonctionnement - acte action à intenter ou à défendre en justice - acte adhésion à un groupement d’établissements scolaires - acte acceptation des dons et legs - acte acquisition /aliénation des biens 23
Dém’Act pas-à-pas 1) Un acte de l’action éducatrice: de sa création à sa validation « sans incident » 24
Processus des actes transmissibles de fonctionnement et de l’action éducatrice Elaboration de l’acte à partir d’une banque de modèles d’acte, et signature Envoi de l’acte voté par le CA : récépissé de transmission Réception de l’acte dans le tableau de bord de l’ACL Autorités académiques EPLE Archivage des actes validés dans base « Archives intermédiaires » le temps de la durée d’utilité administrative (à développer). Processus de rectification le cas échéant Consultation par l’EPLE de son tableau de bord Instruction de l’acte : - Indication d'une observation à partir de la banque de modèles d'observations / ou observations libres si nécessaire - Décision d’instruction - Classement automatique de l'acte au statut correspondant à la décision d’instruction 25
Création de la séance du CA Renseigner la date de réunion et la date de convocation des membres. Le numéro de la séance, le nombre de membres et le quorum sont renseignés automatiquement 1. Aller dans le menu « gestion de séances » et cliquer sur le bouton « Créer une nouvelle séance » 4. Indiquer le nombre de présents quand la séance aura eu lieu 5. Enregistrer. Valider uniquement quand la séance a eu lieu ! 26
Les étapes du traitement de l’acte Créer un acte à partir de la bibliothèque (rédacteur ou valideur) Menu en cours en surbrillance Critères de recherche En cliquant sur l’acte souhaité, on accède au formulaire de l’acte 27
Les étapes du traitement de l’acte Créer un acte (rédacteur ou valideur) Champs remplis par Dém’Act à la signature de l’acte ou lors de la finalisation Visas pré-renseignés et consultables sur Légifrance Libellé de la décision, ou délibération à remplir Pièce jointe à importer le cas échéant Enregistrer pour sauvegarder l’acte 28
Les étapes du traitement de l’acte Demander l’approbation de l’acte (rédacteur ou valideur) L’acte rédigé doit être approuvé par le valideur Cliquer pour demander au valideur l’approbation de l’acte rédigé 29
Les étapes du traitement de l’acte Approuver l’acte à partir du TDB (valideur) Cocher pour sélectionner l’acte à approuver Approuver 30
Les étapes du traitement de l’acte Approuver l’acte (valideur) Action à effectuer par le valideur Actions à la disposition du valideur 31
Les étapes du traitement de l’acte Finalisation (rédacteur ou valideur) § Etape uniquement pour les actes du CA et de la CP, afin d’associer un acte à une séance (à effectuer après la tenue de la séance!) Case à cocher pour sélectionner l’acte à affecter à la séance Sélection de la séance à laquelle a été soumis l’acte Cliquer sur le bouton pour que les données de la séance soient importées dans l’acte 32
Les étapes du traitement de l’acte Finalisation (rédacteur ou valideur) Les champs relatifs à la séance sont maintenant renseignés automatiquement Renseigner les résultats de vote Demander signature pour que l’acte passe au statut « A signer » 33
Les étapes du traitement de l’acte Signer un acte à partir du TDB (valideur) § Etape réservée au valideur Case à cocher pour sélectionner l’acte à signer Signer en cliquant sur le bouton 34
Les étapes du traitement de l’acte Signer un acte à partir de l’acte (valideur) § Etape réservée au valideur Le valideur signe l’acte 35
Les étapes du traitement de l’acte Transmettre un acte (rédacteur ou valideur) Cocher la case correspondant à l’acte à transmettre Cliquer sur le bouton pour transmettre aux ACL Le message de rappel apparait après la transmission de l’acte 36
Les étapes du traitement de l’acte Consultation de l’instruction (rédacteur ou valideur) Les actes pour lesquels une décision finale a été prise par les ACL sont visibles dans le statut « Etat final » 37
Dém’Act pas-à-pas 2) Zoom sur la procédure de rectification 38
Origine et objectifs de la demande de rectification § Origine § Nécessité de modifier la procédure de mise en conformité du fait de l’intangibilité de l’acte après signature § Objectifs § Tenir compte de la règlementation rappelée par la DAJ § Préserver les objectifs de simplification, rapidité et allègement des tâches assignés à Dém’Act § Préserver le rôle de conseil de l’autorité de contrôle et éviter de générer des contentieux 39
La procédure de rectification (1/8) § La demande de rectification § Erreurs matérielles (champs saisissables, pièce jointe) § Après validation de la décision, un bordereau d’instruction est généré, et l’acte passe au statut « En attente de rectification » § La demande de rectification suspend le délai de contrôle Attention, depuis la loi 2015 -177 du 16/02/15, le préfet n’est plus autorité de contrôle pour les actes budgétaires et financiers 40
La procédure de rectification (2/8) § La réponse de l’EPLE : l’acte rectificatif § Possibilité de modifier dans le formulaire un ou des champs saisissables, ou de modifier, supprimer ou ajouter une pièce jointe § Possibilité de saisir un commentaire § L’acte initial reste consultable via le suivi § La transmission de l’acte rectificatif à l’ACL relance le chrono 41
La procédure de rectification (3/8) § La réponse de l’EPLE : l’acte rectificatif Mention « Annule et remplace » + numéro de version L’acte rectificatif est signé 42
La procédure de rectification (4/8) § L’instruction de l’acte rectificatif § Acte positionné au statut « Acte rectificatif » § Si acte rectificatif satisfaisant : validation et génération d’un bordereau d’instruction § Si acte rectificatif non satisfaisant : ré-instruction, et l’acte passe au statut « En cours d’instruction » . Présence de liens permettant d’accéder aux BI précédents 43
La procédure de rectification (5/8) § Absence de réponse de l’EPLE § Si chrono suspendu : au bout de 3 mois, possibilité pour l’ACL de positionner l’acte au statut « Rectification non effectuée » § Relance du chrono par l’EPLE sans acte rectificatif § Si chrono relancé par l’EPLE : l’ACL conserve la main pour prendre une décision définitive, le statut final ne peut être la validation. § Point de vigilance sur la relance du chrono par l’EPLE qui est définitive § Risque d’aboutir à une décision définitive conduisant l’EPLE à reprendre la procédure, voire à un déféré § La suspension du délai permet à l’ACL de prendre le temps de conseiller l’EPLE 44
La procédure de rectification (6/8) (la demande de rectification par une autorité de contrôle) § Le cas des actes de fonctionnement ou de l’action éducatrice § L’autorité académique demande un acte rectificatif. § L’EPLE crée un acte rectificatif ce qui relance automatiquement le chrono. Chrono du délai exécutoire Demande de rectification par l’autorité de contrôle 45
La procédure de rectification (7/8) (la demande de rectification par deux autorités de contrôle) § Le cas des actes budgétaires et financiers § Lorsque l’une des autorités de contrôle demande un acte rectificatif, l’autre ne peut, au mieux, que suivre la demande. § Un seul acte rectificatif est généré par l’EPLE pour les 2 ACL Suppression par loi 2015 -177 Acte en attente de rectification Demande de rectification par les autorités de contrôle 46
La procédure de rectification (8/8) (La rectification par l’EPLE) Le rédacteur ou le valideur indique les rectification faites Le rédacteur ne peut qu’enregistrer, seul le valideur signe et transmet l’acte rectificatif 47
Dém’Act pas-à-pas 3) Un acte budgétaire: avec et sans règlement conjoint 48
Processus des actes budgétaires Elaboration de l’acte à partir d’une banque de modèles d’acte EPLE Envoi de l’acte financier voté par le CA aux 2 autorités de contrôle : émission d’un accusé de réception Autorité académique Consultation par l’EPLE de son tableau de bord (Procédure de règlement conjoint le cas échéant) Collectivité territoriale PREFECTURE (envoi format papier) Notification du règlement conjoint 49
Processus des actes budgétaires (une DBM validée 1/4) Il est validé par la CT L’acte budgétaire est bien arrivé en instruction L’acte est en cours d’instruction par l’EN Suppression par loi 2015177 Le détail du suivi peut être examiné 50
Processus des actes budgétaires (une DBM validée 2/4) Dates de réception par EN et CT Validation par la CT 51
Processus des actes budgétaires (une DBM validée 3/4) Suppression par loi 2015 -177 La CT a validé l’acte, qui doit encore être instruit par l’EN 52
Processus des actes budgétaires (une DBM validée 4/4) Après instruction par l’EN, l’acte est bien validé 53
Processus des actes budgétaires (un BI avec RC 1/4) L’acte budgétaire est bien arrivé en instruction Suppression par loi 2015 -177 L’acte est validé par l’EN L’acte est arrivé pour instruction par la CT 54
Processus des actes budgétaires (un BI avec RC 2/4) Suppression par loi 2015 -177 La CT ayant demandé le RC… … la procédure de RC s’impose à l’EN 55
Processus des actes budgétaires (un BI avec RC 3/4) Saisir la date à laquelle le RC a été transmis au préfet Enregistrer le RC en format Pd. F valider 56
Processus des actes budgétaires (un BI avec RC 4/4) Le BI apparaît dans la liste des actes avec un état final validé 57
Dém’Act pas-à-pas 4) Deux actes du chef d’établissement : - Le recrutement de personnel par contrat de droit public (transmissible) - La délégation de signature (non transmissible) 58
Un acte transmissible du CE Le recrutement d’un personnel par contrat de droit public (1/2) Indique une éventuelle observation de l’ACL a posteriori Dès transmission de l’acte à l’ACL, l’acte se trouve directement dans le statut « Etat final » , parmi les « actes exécutoires sans délai » . 59
Un acte transmissible du CE Le recrutement d’un personnel par contrat de droit public (2/2) L’acte est exécutoire dès transmission. Indique une éventuelle observation de l’ACL a posteriori 60
Un acte non transmissible du CE La délégation de signature (1/2) Dès signature par le chef d’établissement, l’acte se trouve directement en statut « Etat final » , parmi les actes validés 61
Un acte non transmissible du CE La délégation de signature (2/2) L’acte est exécutoire dès signature. 62
V) Les étapes du traitement de l’acte Les statuts finaux § Validés : actes validés expressément par l’ACL (décisions d’instruction « Validation avec observations » et « Validation sans observation » ) § Classés sans suite : actes annulés par l’ACL, ou refusés par le CA ou la CP § Exécutoires sans délai ou délai écoulé : § Actes du CE directement exécutoires § Actes transmissibles pour lesquels l’ACL n’a pas pris de décision avant la fin du délai de contrôle § Rectification non effectuée : acte en attente de rectification depuis plus de 3 mois. Le passage de l’acte dans ce statut nécessite une action de l’ACL. 63
Signification des icônes de suivi des tableaux de bord 64
VI) Les espaces collaboratifs - Présentation § Un outil de communication et d’échange de documents entre les acteurs de Dém’Act § Les + des espaces collaboratifs Facilitation de la communication Espace centralisé de dépôt des fichiers et de partage d’informations Sauvegarde des échanges Forte réduction des envois papier et électronique 65
Les espaces collaboratifs - Typologie § ACL/EPLE : l’ACL communique avec les EPLE relevant de sa compétence. Elle assure la modération communication descendante. § ACL/CT-ACL/EN : une ACL-EN communique avec l’ACL-CT qui a le même périmètre d’EPLE § Aucun espace n’est public. 66
Les espaces collaboratifs – l’espace ACL/EPLE § Communication non individuelle § Cas standard RECT EC 1 Lycée EC 2 Cons. rég. DSDEN 1 EC 3 Collège départ 1 EC 4 Cons. Gén. 1 DSDEN 2 EC 5 Collège départ 1 EC 6 Cons. Gén. 2 § Cas de mutualisation des services du contrôle de légalité 67
Les espaces collaboratifs – l’espace ACL EN/ACL CT § Chaque espace est indépendant § Cas standard RECT EC 1 Cons. rég. DSDEN 1 EC 2 Cons. Gén. 1 DSDEN 2 EC 3 Cons. Gén. 2 § Cas de mutualisation des actes BFI au rectorat RECT DSDEN 1 DSDEN 2 EC 1 EC 2 EC 3 Cons. rég. Cons. Gén. 1 Cons. Gén. 2 68
Les espaces collaboratifs - Arborescence § Un espace collaboratif est divisé en thèmes ACL EPLE Documents Gère (ajout, suppression…) Consulte Récupère les documents Forum de discussion à partir de sujets Initie Consulte Met à jour Supprime les sujets Consulte Met à jour Dernière minute Accès aux 15 dernières modifications sur les documents ou les sujets du thème 69
Les espaces collaboratifs – Présentation visuelle Menu de navigation entre les espaces Fil d’ariane Authentification Arborescence : 3 niveaux au maximum pour un thème 70
L’assistance § Assistance technique Ø Le Guichet Unique: 08. 10. 76. 76 § Procédures pour les lycées : la DIVET 1 Ø Jean-Luc Imbert, valideur : 04. 76. 74. 71. 52 Ø Roura Langlois (07/26) : 04. 76. 74. 70. 85 Ø Eric Seiller (38) : 04. 76. 74. 75. 72 Ø Marie-Pierre Dorieux (73) : 04. 76. 74. 75. 11 Ø Marlène Brahmia (74) : 04. 76. 74. 70. 77 § Procédures pour les collèges : le SICAC Ø Sylvie Roux (07/26) : 04. 26. 52. 80. 33 Ø Nathalie Bonomo (38) : 04. 26. 52. 80. 32 Ø Rachel Garcia (38) : 04. 26. 52. 80. 31 Ø Nicolas Wismer (73), valideur : 04. 26. 52. 80. 30 Ø Gwladys Abalhassane (74) : 04. 26. 52. 80. 34 71
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