Formation 28 Janvier 2010 Formation Microsoft Excel Guy

Formation à 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 1

Plan Général : introduction Interface et environnement La feuille de calculs Les fonctions Les graphiques Les listes de données En savoir davantage Conclusion 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 2

introduction C’est quoi Excel et comment on s’en sert ? Excel est un tableur c'est-à-dire un programme informatique dans lequel on ouvre un classeur contenant des feuilles de calculs. Ces feuilles de calculs contiennent des lignes et des colonnes dont l’intersection s’appelle une cellule. Chaque cellule peut contenir toutes sortes de données et de formules de calculs (plus de 350 fonctions sont déjà prédéfinies) Excel permet de gérer toutes sortes d’applications familiales, associatives ou professionnelles. Stockage, traitement, présentation, publication des informations font d’Excel un puissant outil de productivité personnelle d’où l’utilité d’apprendre pour mieux s’en servir, c’est le but de cette formation d’initiation. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 3

L’interface d’Excel 2003 Excel fait partie de la suite bureautique MS Office éditée par le géant américain du logiciel Microsoft, auteur de l’antique Multiplan de 1982. La suite Microsoft Office 2003 contient Excel, les autres outils bureautiques Word, Power Point, Access et Outlook. Microsoft Excel est un logiciel de type « Tableur » . Il n'est donc pas destiné à une utilisation spécifique mais représente un outil de travail polyvalent, adapté à la gestion des tableaux, listes, calculs et tous traitements de données. Excel a conservé la même logique de son interface jusqu’à la version 2003. En revanche, celle-ci a été profondément remaniée avec la version 2007 Excel 2003 28 Janvier 2010 Excel 2007 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 4

L’interface d’Excel 2003 Lors du démarrage, Excel crée un Classeur comportant 3 feuilles par défaut, nombre qui peut être diminué ou augmenté selon les besoins (255 max. ) Ouvrons un classeur pour y retrouver : • La barre de titre • La barre de menu • La barre d’outil • La barre de formule • La zone d’affichage • La barre d’état 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 5

Barre de titre Barre des menus Barre des formules Barre d’outils Cellule active Réf. Cellule active Zone d’affichage Barre d’état 3 feuilles 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 6

Les menus La barre de menus 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 7

Les menus contextuels En cliquant sur le bouton droit de la souris, vous accédez à un menu contextuel se rapportant à un objet donné 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 8

La barre d’outils Plusieurs barres d’outils peuvent être affichées en même temps, chacune étant personnalisable à souhait 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 9

Les fenêtres La gestion des fenêtres permet de gérer leur taille, les déplacer, les réorganiser, avec deux fonctions utiles : Fractionner et Figer les volets pour afficher différentes parties d’une feuille Excel Supprimer le fractionnement 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 10

La gestion de fichiers Les fichiers Excel sont enregistrés avec une extension. XLS pour les classeurs et une extension XLC pour les graphiques. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 11

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La feuille de calcul Une feuille de calcul Excel 2003 contient 65 536 lignes et 256 colonnes. Une feuille de calcul Excel 2007 contient 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. On appelle "cellule" l'intersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale). Les cellules Excel sont référencées par leur numéro de colonne suivi de leur numéro de ligne. Chaque cellule peut contenir diverses données : Alphanumérique, Numérique, Date, Heure, et commentaires. Le contenu de chaque cellule peut être modifié, supprimé, transféré, formaté selon la présentation souhaitée. Excel dispose d’une fonction de collage spécial de cellules très pratique et très complète. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 13

Comment créer un tableau ? L'élément de base pour le travail sur Excel est le tableau. Un tableau est un ensemble de lignes et de colonnes qui se rencontrent pour former des cellules permettant une représentation synthétique des données. Une cellule est identifiée par sa colonne et sa ligne d'appartenance. Par exemple, la cellule « C 2 » se trouve à l'intersection de la colonne « C » et de la ligne « 2 » . Pour insérer des données (Texte, nombre, date. ) dans une cellule, il suffit de cliquer dessus avec la souris et de saisir les données grâce au clavier. Alors que vous saisissez ces éléments, les modifications apparaissent simultanément dans la cellule et dans la zone de formule. D'ailleurs, à chaque fois que vous sélectionnez une cellule, son contenu apparaît dans la zone de formule vous permettant d'y apporter d'éventuelles modifications. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 14

Comment créer un tableau ? Essayons de créer rapidement ce Tableau Saisir janvier puis tirer sur la poignée de recopie jusqu’à juin Saisir lundi puis tirer sur la poignée de recopie jusqu’à dimanche A présent, il va falloir faire la mise en forme de ce tableau car par défaut, dans chaque cellule : • le texte est cadré à gauche • les nombres sont cadrés à droite sans format personnalisé 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 15

Choisir un format pour chaque cellule Menu Format de cellule / onglet nombre / personnalisé Choisir la séparation des milliers et l’affichage de 2 décimales 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 16

Choisir un format pour chaque cellule Menu Format de cellule / onglet Alignement Choisir centré car par défaut c’est l’alignement sur le bas 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 17

Choisir un format pour chaque cellule On peut poursuivre la mise en forme avec les deux autres onglets : Menu Format de cellule / onglet Police et Motifs de façon à obtenir la présentation souhaitée 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 18

Choisir une mise forme en automatique Excel a prévu une fonctionnalité appelée « Mise en forme automatique » qui permet de faire une mise forme rapidement et en une seule étape. Après avoir sélectionné la zone à mettre en forme du tableau, allez dans le menu « format » et choisissez « Mise en forme automatique » . Dans le fenêtre qui s'affiche à l'écran, il suffit de choisir le modèle qui vous convient (en cliquant dessus) et de valider par OK. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 19

Définir une zone d’impression permet de délimiter la partie de la feuille qui sera imprimée. Une action à faire très tôt car très utile pour afficher un aperçu avant impression de façon à vérifier le rendu final du travail. Sélectionner le groupe de cellule puis Aller dans le menu Fichiers / Zone d’impression / Définir Cliquer sur l’icône Définir est encore plus simple et rapide 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 20

Mise page Après avoir définie une zone d’impression, aller dans fichier Mise page pour finaliser la présentation : dimensionner les marges, ajuster les lignes et les colonnes, insérer En-tête et Pied de page etc…Astuce : utiliser le bouton aperçu avant impression. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 21

Quelques raccourcis clavier d’Excel 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 22

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Calculer avec Excel Les bases du calcul simple La vocation première d’un tableur comme Excel est de réaliser des calculs simples ou complexes : une puissante calculatrice ! L’avantage est de pouvoir conserver les calculs, les mettre en forme, les imprimer, les communiquer, les exploiter avec d’autres logiciels ou avec d’autres correspondants. Pour effectuer un calcul, il suffit de fournir à Excel les éléments à prendre en compte sous la forme d’une Formule. Une formule commence toujours par le signe = et peut comporter divers éléments : • des références de cellules, des valeurs constantes, • des opérateurs arithmétiques : addition, multiplication, puissance… • des opérateurs de comparaison = < > … • des fonctions somme(), … 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 24

Calculer avec Excel Les bases du calcul simple Pour effectuer un calcul, il suffit de fournir à Excel les éléments à prendre en compte sous la forme d’une Formule. Exemples : =B 1+B 2 où B 1 et B 2 sont des références de cellules et + est un opérateur arithmétique =B 1*9 ou B 1 est une référence de cellule, * un opérateur et 9 est une constante numérique =somme(B 1: B 8) où SOMME(…) est une fonction et B 1: B 2 est la référence à un groupe de cellule 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 25

Calculer avec Excel Les opérateurs arithmétiques sont les suivants : + pour l’addition * la multiplication - pour la soustraction ^ la puissance / la division Dans les formules comportant plusieurs opérateurs, la priorité d’exécution est la suivante : ^ la puissance puis * la multiplication et / la division puis + l’addition et - la soustraction 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 26

Calculer avec Excel Exemples de priorités des opérateurs arithmétiques : =B 1+B 2/2 Excel calcule d’abord B 2/2 puis ajoute le résultat à B 1 =B 1*B 2^2+B 3 Excel calcule d’abord B 2 à la puissance 2 puis multiplie le résultat obtenu par B 1 puis additionnera le tout à B 3 Utiliser les parenthèses pour forcer la règle de priorité : =(B 1+B 2)/2 28 Janvier 2010 Excel calcule d’abord B 1+B 2 puis divisera le résultat obtenu par 2 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 27

Calculer avec Excel Exercice 1 : Corrigé 1 : 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 28

Calculer avec Excel Références pour représenter l’adresse d’une cellule dans une formule : Référence relative : La référence relative désigne une adresse de cellule calculée par rapport à la cellule contenant la formule. La référence relative d'une cellule est l'expression de sa position par rapport à une autre cellule Référence absolue : La référence relative désigne une adresse fixe quelle que soit la cellule contenant la formule. En mode A 1: la référence absolue à une cellule se fait en précédant le numéro de ligne et le numéro de la colonne par le signe $. $Lettre. Colonne$Numero. Ligne Référence mixte : On appelle référence mixte, une référence dans laquelle la position horizontale de la cellule est exprimée de manière absolue et la position verticale de façon relative, ou inversement. $C 5 ou F$18. Référence nommée : Il est possible de donner un nom à une cellule ou un groupe de cellule. Sélectionner la cellule ou la plage de cellules à nommer puis d'aller dans Insertion > Nom > Définir 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 29

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Les Fonctions Toute la puissance d’un tableur : Une fonction est une formule prédéfinie sous Excel permettant d’effectuer en automatique des calculs simples ou complexes. Excel en propose plusieurs centaines : mathématiques, financières, logiques, statistiques, textes, Date/heure. Un assistant fonction vous permet de les découvrir et vous guide dans leur application, qui peut-être assez complexe selon la fonction choisie. L'assistant fonction peut-être affiché soit par le menu Insertion / Fonction. . . , ou plus directement par le bouton fx dans la barre d'outils. Une fonction se compose d’un nom et d’un couple de parenthèse entourant les arguments (réf. de cellules ou des constantes). Si plusieurs arguments sont nécessaire au calcul d’une fonction, ils sont séparés par le signe point virgule. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 31

Les Fonctions Excel propose 2 façons d’insérer une fonction dans une formule : Soit en tapant la fonction directement dans la barre de formules (utilisateurs avancés) par exemple : Soit en utilisant l’assistant de fonctions (fortement recommandé pour les débutants) par exemple : 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 32

Les Fonctions La fonction SOMME() : La fonction la plus courante est sans doute la somme automatique, d'ailleurs elle a droit à son propre bouton dans la barre d'outils standard. Pour additionner une série de chiffres, il suffit de procéder de la manière suivante : • Sélectionner la cellule dans laquelle doit s'afficher le résultat (la somme). • Cliquez sur le bouton "Somme automatique" de la barre d'outil. • Vérifiez la sélection proposée par Excel et validez. Le résultat s'affichera à la place de la formule =SOMME(Cx: Lx). 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 33

Les Fonctions La fonction SI() : La formule SI() appelée fonction conditionnelle ou fonction logique est une fonction simple d’un tableur, aussi utilisée que la fonction SOMME() =SI(condition est remplie; alors vrai; sinon faux) Exemple : =SI(Réel>Prévu; Dépassement du Budget; Ok) 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 34

Les Fonctions La fonction SI() : La formule SI() appelée fonction conditionnelle ou fonction logique est une fonction simple d’un tableur, aussi utilisée que la fonction SOMME() =SI(condition est remplie; alors vrai; sinon faux) Exemple : dépouiller les résultats d’un questionnaire à choix multiple (QCM), réponse unique A, B, C, ou D à chaque question 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 35

Les Fonctions Calculer l’âge d’une personne : Plusieurs formules permettent calculer l’âge d’une personne en fonction de sa date de naissance : Formule 1 : =ENT((AUJOURDHUI()-A 1)/365) Mettre la date de naissance dans la cellule A 1 Mettre la formule dans la cellule A 2 Résultat : affichage du nombre d’années Formule 2 : =SI(A 1; ENT((AUJOURDHUI()-A 1)/365, 25)&" ans "&MOIS(AUJOURDHUI()-A 1)&" mois"; "-") Mettre la date de naissance dans la cellule A 1 Mettre la formule dans la cellule A 2 Résultat : affichage du nombre d’années et du nombre de mois (approximativement) avec un tiret si la date est inconnue 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 36

avec 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 37

Les graphiques L’assistant d’Excel permet de présenter plusieurs séries de données sous la forme de différents graphiques au choix. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 38

Les graphiques L’assistant d’Excel permet de présenter plusieurs séries de données sous la forme de différents graphiques au choix. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 39

Exemple : la gestion d’un fichier d’adhérents 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 40

Les listes de données Gérer un fichier adhérents : EXCEL peut fonctionner en mode système de gestion de base de données sans atteindre la puissance de Microsoft Accès en cas de très gros volume de traitement. EXCEL s’avère surtout très pratique pour gérer jusqu’à plusieurs centaines d’adhérents dans le cadre de la vie associative. Il suffit d’ouvrir une ligne par adhérent avec les renseignements classés dans autant de colonnes que nécessaires : civilité, nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, e-mail, et toutes les informations complémentaires : date entrée sortie dans l’association, cotisations diverses, participation aux activités, données financières, comptables, statistiques, etc… La qualité du suivi et de la mise à jour du fichier est un facteur clé de réussite du système d’information et de la relation avec les adhérents (publipostage, suivi comptable etc…) 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 41

Les listes de données Pouvoir trouver rapidement une information : La fonction recherche est facilement accessible sous Excel. Aller dans Menu Edition / Recher Il est possible de personnaliser la barre d’outil pour y placer le bouton recher 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 42

Les listes de données Pouvoir trier les enregistrements : D’abord, choisir et activer les lignes à trier (toujours des lignes entières pour que toutes les colonnes suivent le tri) Aller dans Menu Données / Trier et choisir le critère sur laquelle on indexe le tri. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 43

Les listes de données Pouvoir concaténer le contenu de deux colonnes : Fusionner entre elles des colonnes contenant du texte s’appelle la concaténation. Avec Excel, on peut concaténer le contenu de plusieurs cellule grâce à l'opérateur & par exemple le nom et le prénom Solution : Hypothèse le nom est en colonne A et le prénom en colonne B, créer une colonne vide en C puis entrer et répéter la formule suivante à partir de la cellule C 2 (laisser un espace entre les guillemets) : =A 2&" "&B 2 Créer une colonne D et copier les valeurs de la colonne C à l’aide du collage spécial. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 44

Les listes de données Procéder à des extractions en utilisant les filtres : D’abord, activer la ligne des titres (en-têtes nom, prénom…) puis aller dans Menu Données / Filtrer et choisir Filtre automatique Aller sur la colonne Commission et choisir Com 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 45

Les listes de données Procéder à la suppression des doublons : Toujours commencer par faire une copie de la feuille de calcul car une fausse manœuvre supprimant tout ou partie du fichier peut être irrémédiable. Travailler sur la copie et non sur l’original. Solution 1 avec le Filtre élaborée : Sélectionner la colonne susceptible des doublons. Aller dans le menu Données / Filtrer / Filtre élaborée Cocher Extraction sans doublon puis Ok 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 46

Les listes de données Procéder à la suppression des doublons : Toujours commencer par faire une copie de la feuille de calcul car une fausse manœuvre supprimant tout ou partie du fichier peut être irrémédiable. Travailler sur la copie et non sur l’original. Solution 2 avec la fonction =SI() : Trier le fichier sur la colonne susceptible de comporter des doublons Exemple, si cette colonne à dédoublonner est en A, insérer une colonne vierge en la colonne A et la colonne B. Puis insérer dans la cellule B 2 et suivantes, la formule suivante : =si(A 2=A 1; "******"; "") En clair, si le contenu de la cellule A 2 est égale à la cellule A 1, alors on écrit des étoile en cellule B 2 Il suffit de trier à nouveau le fichier sur la colonne B pour regrouper les lignes comportant des étoiles et de les supprimer. 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 47

Les listes de données Procéder à des envois courriels Créer le message en entier dans l’outil de messagerie habituel, Ouvrir la feuille de calcul d’Excel, sélectionner la liste des adresses emails et copiez les dans le presse papier (touche ctrl + C) Retourner dans le courriel en instance d’envoi et coller la liste des adresses e-mails dans la rubrique Cci (touche Ctrl + V) 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 48

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Pour aller plus loin … Le site de FREELANG : les premiers pas avec un Tableur Le site INFOWEB 17 : trucs et astuces sur EXCEL Le site de Culture. Pc : formation Excel 2003 Le site de Microsoft : l’espace Office… 2007 Le site de Pc. Astuces : trucs et astuces sur EXCEL 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 50

Conclusion Excel est un outil de calcul et de gestion de données utilisé par les professionnels et de plus en plus par les particuliers, le prix d’Office familial étant devenu accessible. Sa prise en main peut être rapide avec un peu de pratique régulière dans la mesure où les bases sont maîtrisées. De nombreux sites internet fourmillent de trucs et astuces pour répondre aux questions courantes. Excel reste un formidable outil pour gérer ses comptes et affaires personnelles ou associatives. Excel s’enrichit de nouvelles fonctions avec la version 2007 et avec la nouvelle version 2010. Encore de quoi à apprendre … 28 Janvier 2010 Formation à Microsoft Excel - Guy Neauleau 51

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Nom de cellule Par défaut, vous utilisez les étiquettes de colonnes et de lignes pour faire référence aux cellules dans la feuille de calcul (A 1, J 4, B 2 : C 10 ? ). Vous pouvez également créer des noms explicites pour représenter les cellules, les plages de cellules et les formules. Un nom est une chaîne de caractères définie par l'utilisateur et facile à interpréter, pour remplacer les classiques références de cellules. Par exemple, =A 1*Coefficient est plus facile à comprendre que =A 1*G 5. Le nom ne doit pas contenir d'espace ni de caractère spécial. Le caractère underscore _ est accepté. Un nom ne peut pas commencer par une valeur numérique. Pour nommer une cellule ou une plage de cellule: Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules que vous souhaitez nommer. Cliquez dans la zone Nom, à gauche de la barre de formule. Saisissez un nom qui servira de référence pour la cellule. Validez en appuyant sur la touche Entrée. Vous pouvez aussi ajouter un nom en utilisant le menu Insertion/nom/Définir. La boîte de dialogue qui s'affiche permet aussi de visualiser tous les noms existants dans le classeur. Saisissez le nom dans le champ Noms dans le classeur. Spécifier l'adresse de la cellule ou de la plage dans le champ Fait référence à : . Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton OK pour valider. Nommer les formules: Cette méthode a de nombreux avantages: * Raccourcir la longueur des formules dans la barre de formules. Il est possible de nommer plusieurs portions de formules (La limite de chaque nom est de 256 caractères). * Nommer les formules permet d'accélérer sensiblement le temps de calcul. * Les formules sont masquées dans la feuille de calcul. * les formules matricielles nommées ne sont plus à valider par Ctrl+Maj+Entrée. 28 Pour attribuer un nom, tout d'abord, rédigez votre formule normalement dans la cellule. Sélectionnez la fonction dans la barre de formules. Faites un Copier de la formule (Ctrl+C). Revalidez votre formule (Touche Entrée). Ensuite, utilisez le menu Insertion/Nom/Définir. Dans le champ "Noms dans le classeur": Saisissez le nom que vous souhaitez donner à la formule (par exemple Essai. Nom). Dans le champ "Fait référence à": Effacez la référence qui s'y trouve et faites un collage de la fonction (Ctrl+V). Cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton OK pour valider. Formationlaà par: Microsoft Excel - Guy Neauleau Janvier Effacez la 2010 formule contenue dans la cellule et remplacez =Essai. Nom. 53