FORMACIN EN COMUNICACIN Y VISIBILIDAD Crear un Plan
FORMACIÓN EN COMUNICACIÓN Y VISIBILIDAD Crear un Plan de Comunicación y Buenas Prácticas
Las bases de una buena comunicación 1. Con quién quiere comunicar? 2. Qué quiere decirle? 3. Cómo decirlo para que lo entienda? 4. Construya su plan de comunicación 5. Implemente su campaña 6. Escuche los comentarios y adapte su comunicación Communications and Visibility Training for Operational Agents
Fundamentos Un plan de comunicación debe ser redactado para cada proyecto • El presupuesto para la comunicación debe ser incluído en los acuerdos/contratos de financiación • Los directores de proyectos deben involucrar a los Responsables de Prensa e Información cuando aprueban los planes de comunicación Seguir las directivas de comunicación y de visibilidad que son OBLIGATORIAS
Plan de comunicación Tiempo y gestión “Actividades para hacer de manera oportuna” Ambas • Oportunas para conseguir los objetivos de comunicación y • Bien organizadas para cumplir los plazos En práctica esto significa • Una buena planificación de las actividades para coincidir con los momentos más importantes del projecto (lanzamiento, gran conferencia, final…) • Un calendario definido y el cumplimiento de plazos
El plan de comunicación y visibilidad Debe ser: 1. Formar parte en el plan de trabajo de los proyectos 2. Elaborarse con la delegación (director de proyecto+ EPI) 3. Incluir las actividades provistas en los momentos clave del proyecto. 4. Tener un seguimiento en los informes intermedios y finales por parte de los directores de proyecto que ilustrándolas deben detallar son comunicadoas, artículos de prensa, videos, etc. . .
Los niveles complementarios de la comunicación Visibilidad de la Unión Europea = Este proyecto está financiado por la Unión Europea "La UE contribuye al empoderamiento de las mujeres" La comunicación sobre el proyecto en sí mismo "Este proyecto tiene como objectivo ayudar a las mujeres" "Gracias al proyecto, 50 mujeres han recibido formación sobre gestión" Comunicación para la implementación del proyecto • Ejemplo de mensaje envíado a las mujeres a nivel local: • "Están invitadas a seguir la formación sobre gestión"
Las tres etapas del Plan de la Comunicación y la visibilidad Nivel Actividades • inauguración oficial con VIP y la prensa Local • distribuir artículos promocionales (camisetas…) • promoción de las zonas protegidas Lanzamiento Implementación Final • comunicado de prensa e inicio página web Nacional • visita de los periodistas en el terreno • noticieros tele y radio valorando los resultados • sesión de información con los ministerios Internacional • conferencia de prensa para los socios • distribución de los resultados de la evaluación
Utilizar la plantilla de comunicación y visibilidad Objectivos 1. Objetivos generales de comunicación Ø ? 2. Grupos destinatarios dentro de la UE dentro del país 3. Objetivos concretos para cada grupo específico, relacionados con los objetivos de la acción y las fases del ciclo del proyecto dentro del país dentro de la UE La visibilidad es el objetivo! ¿ Los objectivos de comunicación y visibilidad están claros? ¿Habráconfusión con los objetivos del proyecto…? ¿Tiene alguna historia que contar?
Defina y Analice su propio mensaje Para transmitir un mensaje que sea claro y comprensible, debe plantearse así mismo las preguntas siguientes: • ¿Qué estoy intentando decir con este mensaje ? • Qué destinatarios intento alcanzar con este mensaje? • Cómo percibirá este mensaje mi destinatario? Utilice la lengua local de los destinatarios • Desarrolle un lenguaje accesible, preciso y atractivo • Elabore eslóganes pegadizos y mensajes sencillos
Defina sus destinatario • Con quién quiere comunicarse? • jóvenes/personas mayores • rural/urbano • educado/más o menos instruido • masculino/femenino (en algunos contextos) • etc. ¿Son adecuados los destinatarios elegidos? Ejemplo: Los principales destinatarios deberían ser la población, medios de comunicación locales, grupos de interés(autoridades locales y regionales, sociedad civil…)
Alcanzar sus destinatarios ØIdentifique sus destinatarios ØLuego, imagine como ven las cosas desde su punto de vista ØSi es difícil, consulte gente que los conozca mejor ØSi es necesario, contrate profesionales
Utilizar la plantilla : herramientas y actividades Actividades de comunicación 4. Actividades principales que deberán llevarse a cabo durante el periodo cubierto por el plan de comunicación Ø ¿Qué tipo de actividades? Ø ¿Quién es responsable de llevarlas a cabo? 5. Herramientas de comunicación elegidas Ø ¿Qué tipo de herramientas? Ø ¿Por qué esas herramientas?
Defina sus herramientas ¿Cómo decir su mensaje para que sus destinatarios lo escuchen? ¿Son apropiadas las herramientas elegidas? Asegurese de que el plan de comunicación incluye al menos: un caso práctico, fotos de calidad, una nota de prensa. Los videos con testimonios son también muy oportunos.
Los diferentes medios de comunicación prensa Televisión radio internet eventos • Publicación: va desde editar un periódico a publicar un libro, distribuir folletos, etc. • Televisión: incluye el cable, los satélites, la televisión móvil y la web. TV • Radio: pude ser hertziana, de frecuencia corta o larga, local o internacional, por internet… • Internet: desde los portales temáticos hasta los foros sociales, de los juegos en línea a los blog de discusión y las web intranet • Eventos incluyen conferencias, ferias e inauguraciones oficiales en el terreno El Responsable de Prensa puede ayudarle !
Los planes de comunicación deben incluirlas según la audiencia y el tipo de proyecto: 1. > Casos prácticos y fotos 2. > Audio-visuales (por ejemplo, testimonios desde el terreno) 3. > Conferencias o visitas con periodistas 4. > Folletos o boletines/Eventos públicos 5. > Sitios web > Campañas de información > Vallas publicitarias (Para los proyectos de infraestructura) y carteles > Objetos promocionales
Utilizar la plantilla Indicadores de resultados 6. Cumplimiento de los objetivos de comunicación Ø ¿Qué indicadores demostrarán que se cumplieron los objetivos? 7. Disposiciones sobre los comentarios recibidos Ø ¿Qué métodos utilizar para recibir comentarios? Recursos 8. Recursos humanos Ø Personas/día para la comunicación y su gestión 9. Recursos financieros Ø Presupuesto requerido para la comunicación
Recursos: Presupuesto y equipo • Los recursos para comunicación deben ser apartados en el acuerdo/contrato/contribución de financiación • El presupuesto tiene que ser suficiente para lograr un verdadero impacto y reflejar la dimensión y los resultados de la acción • Disponer de personal cualificado para llevar a cabo las actividades de comunicación previstas • En todos los casos, un mínimo de € 1, 000 tiene que ser apartado para asegurar una visibilidad de base con, por ejemplo, etiquetas y elementos similares
Evaluación de las acciones de visibilidad Los indicadores deben ser : • Objetivos • Específicos • Enfocados • Por ejemplo: o o entrega (publicaciones, accesorios, etc. ) a tiempo/según Td. R cantidad de contactos con los medios y de reportajes que tratan de los proyectos publicados por un periódico o un canal TV/radio o número de destinatarios contactados que participan en un evento o volumen de impactos en la web/descarga de páginas claves o comentarios de los destinatarios – mail, teléfono, directo, etc.
Informes sobre las actividades de visibilidad Los informes sirven para seguimiento y evaluación de las acciones información a los gobiernos de los países socios Una misión esencial • Por lo menos una sección de los informes (intermediario y final) debe contener una descripción detallada y una evaluación de las actividades de comunicación – con ejemplos concretos- y el impacto que lograron • Cada vez que se pueda, ilustrar con recortes de prensa, copias de material audiovisual, etc.
Un buen plan de comunicación … Mantiene coherencia entre: • los grupos destinatarios, • los mensajes • las herramientas/actividades que transmiten el mensaje a sus destinatarios • y, sobretodo, los recursos disponibles ¿El calendario de actividades es pertinente? Es coherente con las prioridades de la Delegación y la agenda del país?
Aspectos a tener en cuenta durante para la validación del plan de comunicación. . . INOVACIÓN: ¿Hay aspectos innovadores en el plan? SOCIOS: ¿Hay asociados para la implementación del plan de comunicación? INTEGRACIÓN LOCAL: ¿Está bien integrado el plan de comunicación en el entorno del país/región, a nivel social, cultural, con respecto al entorno de los medios de comunicación, de los donantes. . . )?
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