FORMACIN DE AUDITORES INTERNOS PARA SISTEMAS INTEGRADOS DE

FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS PARA SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN: ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18000 SGS Colombia , S. A. Bogotá 1

OBJETIVOS DEL TALLER n Proporcionar el conocimiento necesario de los métodos y técnicas de Auditorias Internas. n Brindar entrenamiento mediante talleres prácticos, que les permita participar y conducir eficientemente Auditorias Internas SGS Colombia , S. A. Bogotá 2

TECNICAS DE AUDITORIA SGS Colombia , S. A. Bogotá 3

Norma ISO 19011 : 2002 DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD Y/O AMBIENTAL 1990 ISO 10011 -1 1991 ISO 10011 -2 1991 ISO 10011 -3 ISO 18011 Borrador ISO 19011 ISO 14010 1996 ISO 14011 1996 ISO 14012 1996 Guías para Auditar Sistemas de Seguridad y Salud Ocupacional SGS Colombia , S. A. Bogotá 4

Norma ISO 19011 : 2002 El Numeral 1, el alcance, y 3 términos y definiciones. 2 referencias normativas ISO 9000: 2000, Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. ISO 14050: 1998, Environmental Management – Vocabulary. El numeral 4 describe los principios de auditoría. Entender estos principios ayudará al usuario a apreciar la naturaleza esencial de las auditorías y es una introducción necesaria a los numerales 5, 6 y 7. El numeral 5 proporciona orientación acerca del establecimiento y gestión de programas de auditoría, es decir, grupos de una o más auditorías planeadas dentro de un período de tiempo específico y dirigidas hacia un propósito específico. En este numeral se tratan aspectos tales como la asignación de responsabilidades para la gestión de programas de auditoría, el establecimiento de objetivos, la coordinación de actividades de auditoría y el suministro de recursos suficientes a los equipos de auditoría. SGS Colombia , S. A. Bogotá 5

Norma ISO 19011 : 2002 El numeral 6 brinda orientación acerca de la realización de auditorías de sistemas de gestión y/o ambientales, incluida la selección de los equipos auditores. El numeral 7 proporciona orientación sobre la competencia de los auditores. Presenta a grandes rasgos las habilidades y el conocimiento necesarios para ser competentes en el manejo de una auditoría. Proporciona orientación sobre los atributos personales necesarios para ser un auditor, sobre educación, experiencia laboral, formación del auditor y experiencia en auditoría, que son los indicadores que revelan si una persona ha adquirido las habilidades y conocimiento apropiados. Finalmente, el numeral 7 esboza un proceso para la evaluación de auditores. SGS Colombia , S. A. Bogotá 6

Norma ISO 19011 : 2002 Aunque la norma se aplica a la auditoría de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, el usuario puede considerar adaptar o ampliar la orientación suministrada aquí, para aplicarla a otros tipos de auditorías, incluidas las de otros sistemas de gestión. OHSAS 18001 : 2000 SGS Colombia , S. A. Bogotá 7

QUE ES UNA AUDITORIA ? “PROCESO SISTEMATICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO PARA OBTENER EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA Y EVALUARLAS DE MANERA OBJETIVA CON EL FIN DE DETERMINAR LA EXTENSION EN QUE SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORIA”. SGS Colombia , S. A. Bogotá 8

REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO ANALISIS DE LA INFORMACION ADECUACION PROPOSITO INTERRELACION EXISTENCIA ANALISIS DE LA DOCUMENTACION REQUISITO DIFUSION Conocimiento de los encargados de aplicar el documento DOCUMENTOS Vs OBJETIVOS Efectiva Implementación Generación de Evidencias SGS Colombia , S. A. Bogotá 9

REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO RECOLECCION DE INFORMACION Entrevista, Observación, etc INFORMACION Recolección mediante muestreo EVIDENCIA Verificación Evaluación vs. criterios HALLAZGOS Revisión Conclusiones de Auditoría SGS Colombia , S. A. Bogotá 10

REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO FUENTES DE INFORMACION DIRECTRICES PERSON AS PROCES OS CRTERIOS: MQ, P, I, R SGS Colombia , S. A. Bogotá 11

EJEMPLO DE EVIDENCIAS EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO DATOS MEDICION ESTADISTICAS CONDICIONES DE OPERACION REGISTROS CONDICIONES DE ENSAYO SGS Colombia , S. A. Bogotá 12

CRITERIOS DE AUDITORIA ? Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia. Normas Políticas internas Prácticas aceptadas Cliente de la auditoría Organización (3. 3. 1) o persona que solicita una auditoría (3. 1). NOTA El cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derecho reglamentario o contractual para solicitar una auditoría. Experto técnico Persona que suministra un conocimiento específico o experiencia al equipo auditor (3. 9). específico conocimiento NOTA 1 El organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura. SGS Colombia , S. A. Bogotá NOTA 2 Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor. 13

QUE ES UNA AUDITORIA? “Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se cumplen los criterios de auditoria” ISO 19011 SGS Colombia , S. A. Bogotá 14

QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont. ) “Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se cumplen los criterios de auditoria” ISO 19011 SGS Colombia , S. A. Bogotá 15

QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont. ) n Sistemático: No aleatorio. La auditorias debe ser una actividad planificada y programada n Independiente: Los auditores no deben pertenecer al área auditada n Documentado: El proceso de auditoria debe tener un procedimiento escrito SGS Colombia , S. A. Bogotá 16

QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont. ) “Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se cumplen los criterios de auditoria” ISO 19011 SGS Colombia , S. A. Bogotá 17

QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont. ) n Evidencia: Elementos verificables n Evaluar objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de la auditoria, utilizando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones y sentimientos SGS Colombia , S. A. Bogotá 18

QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont. ) “Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se cumplen los criterios de auditoria” ISO 19011 SGS Colombia , S. A. Bogotá 19

QUE ES UNA AUDITORIA? (Cont. ) n Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria de acuerdo con el tipo de auditoria n Se cumplen: Ocurren realmente SGS Colombia , S. A. Bogotá 20

PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? n Determinar si el SG cumple con: · · · Los requisitos de la norma Los requerimientos legales Los objetivos de la organización n Determinar si el SG está implementado y mantenido SGS Colombia , S. A. Bogotá 21

PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? (Cont. ) n Comprobar si los procesos se realizan de acuerdo con un procedimiento establecido n Verificar la correcta implementación de un proceso nuevo o que ha sufrido cambio SGS Colombia , S. A. Bogotá 22

PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? (Cont. ) n Identificar áreas que: · Estén trabajando bien, de manera que el esquema de trabajo se pueda recompensar y replicar · con oportunidades de mejora n Mantener una acreditación o certificación SGS Colombia , S. A. Bogotá 23

PORQUÉ REALIZAR AUDITORIAS? (Cont. ) LA AUDITORIA AGREGA VALOR SIGNIFICATIVO A UNA ORGANIZACIÓN ¡INCLUSO SI EL RESULTADO ES CONFIMAR QUE TODO ESTA BIEN! SGS Colombia , S. A. Bogotá 24

CUANDO REALIZAR UNA AUDITORIA? Auditorias de conformidad n De acuerdo con un plan o programa n Cuando hay cambios en los procesos, productos o servicios Auditorias de seguimiento n Como respuesta a acciones correctivas o preventivas SGS Colombia , S. A. Bogotá 25

QUE RESULTADOS ESPERAR DE UNA AUDITORIA? n Conocimiento acerca de cómo funciona una organización, departamento o sección n Confirmación que el sistema de gestión funciona eficazmente n Identificación de oportunidades de mejora n Productividad y eficiencia mejoradas de los procesos SGS Colombia , S. A. Bogotá 26

CLASES DE AUDITORIA a) Auditorías Internas de Primera Parte b) Auditorías Externas de Segunda Parte c) Auditorías Externas de Tercera Parte SGS Colombia , S. A. Bogotá 27

TIPOS DE AUDITORIA a) Auditorias de proceso b) Auditorias de producto o servicio c) Auditorias de registros d) Auditorias del sistema SGS Colombia , S. A. Bogotá 28

EL EQUIPO AUDITOR COMPETENCIAS, HABILIDADES Y REQUISITOS SGS Colombia , S. A. Bogotá 29

EL COORDINADOR DE AUDITORIAS Establece: n Los objetivos y alcance de las auditorias n El equipo auditor (incluyendo experto, interpretes) n Las responsabilidades, recursos y procedimientos de auditoria n El programa de auditoria SGS Colombia , S. A. Bogotá 30

EL COORDINADOR DE AUDITORIAS (Cont) n Hace seguimiento y revisa: · al progreso de las acciones correctivas · el programa para mejorar su eficacia n Lleva registros de auditoria n Reporta a la dirección los resultados de la auditoria SGS Colombia , S. A. Bogotá 31

EL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR (Cont) n Define los objetivos de la auditoria, alcance, profundidad y tipo n Revisa la documentación existente para determinar su suficiencia n Prepara un plan general de auditoria n Dirige el equipo auditor y asigna deberes a los auditores SGS Colombia , S. A. Bogotá 32

EL LIDER DEL EQUIPO (Cont) n Coordina las actividades de los expertos n Presenta el equipo auditor al auditado n Reporta: · Cualquier obstáculo importante encontrado al ejecutar la auditoria · No conformidades n Elabora el informe de auditoria SGS Colombia , S. A. Bogotá 33

EL AUDITOR n Tratar la información confidencial con discreción n Reportar los resultados n Verificar la implementación de acciones correctivas Debe n Haber recibido formación en auditorias n Ser independiente con relación al área auditada n Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo n Permanecer dentro del alcance de la auditoria SGS Colombia , S. A. Bogotá 34

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES n Formación en el proceso de auditoria n Conocimiento y experiencia en métodos y técnicas de auditoria n Capacidad para gestionar el proceso de auditoria SGS Colombia , S. A. Bogotá 35

COMPETENCIAS DEL AUDITOR Habilidad para : n Formular preguntas y realizar entrevistas n Redacción de reportes n Hacer presentaciones SGS Colombia , S. A. Bogotá 36

COMPETENCIAS DEL AUDITOR (Cont) n. Conocer y comprender la norma, legislación, códigos de conducta, etc. n. Tener la capacidad de evaluar su aplicación n. Conocer y comprender los sistemas de gestión de la organización n. Conocer y tener experiencia en las prácticas, procesos y tecnologías pertinentes SGS Colombia , S. A. Bogotá 37

CALIFICACION DE LOS AUDITORES Evaluación inicial Calificaciones Auditor • Experiencia • Entrenamiento • Educación formal • Aptitudes Mantenimiento de la calificación Evaluación de desempeño Selección Equipo Auditor SGS Colombia , S. A. Bogotá 38

ATRIBUTOS DE UN AUDITOR EXITOSO n Etico n Buen observador n Perceptivo n Brinda apoyo n Buen comunicador n Diplomático n Tiene mente abierta n Es justo n Es versátil SGS Colombia , S. A. Bogotá 39

MANDAMIENTOS DEL AUDITOR I. Recordar siempre el objetivo de la auditoria II. Ajustarse a los hechos observados III. Indagar en las causas IV. Concentrarse en las cosas importantes V. Comportarse con un espíritu de colaboración VI. Comunicarse correctamente con los entrevistados VII. Actualizarse SGS Colombia , S. A. Bogotá 40

ETAPAS DE LA AUDITORIA Planificación Ejecución Presentación de informes Actividades complementarias P R O C E S O Seguimiento y revisión SGS Colombia , S. A. Bogotá 41

PLANIFICACION n Programa de auditorias: Establece la frecuencia de las auditorias que dependerá de – la importancia y el estado de las actividades auditadas – los resultados obtenidos de las mismas n Selección del equipo auditor SGS Colombia , S. A. Bogotá 42

PLANIFICACION (Cont) n Determinar los requisitos generales contra los cuales debe ser realizada: · Criterios norma · Procedimientos, instrucciones, planos · Documentos de regulación y contratos. n Revisar previamente la documentación · Información pertinente (procedimientos, instrucciones · Reportes de auditorias previas de trabajo, registros) · No conformidades/acciones correctivas previas SGS Colombia , S. A. Bogotá 43

PLANIFICACION (Cont) n Lista de chequeo de la auditoria Lista de requisitos o preguntas básicas elaborada por el equipo auditor. Cada miembro del equipo debe trabajar con la misma lista SGS Colombia , S. A. Bogotá 44

PLANIFICACION (Cont) n Plan de auditoria ·Objetivo y alcance ·Documentos de referencia ·Equipo auditor ·Lugar y fecha ·Itinerario ·Programación de la reunión de apertura y cierre SGS Colombia , S. A. Bogotá 45

EJECUCION Etapas n Reunión de apertura n Evaluación del SG n Revisión de Hallazgos n Reunión de Cierre SGS Colombia , S. A. Bogotá 46

REUNION DE APERTURA n Asistentes y presentación · a) Equipo auditor · b) Miembros de la organización · c) Representante del SG n Revisión del Plan de Auditoria · Recursos disponibles · Resumen del método de Auditoria · Canales de Comunicación · Presentación de la Agenda SGS Colombia , S. A. Bogotá 47

EVALUACION Evidencia objetiva: Información cualitativa o cuantitativa, registros ó informes de hechos pertinentes a los SG de la organización y su implementación “Información que se puede comprobar que es verdadera, con base en hechos obtenidos” SGS Colombia , S. A. Bogotá 48

EVALUACION Evidencia objetiva Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. SGS Colombia , S. A. Bogotá 49

EJECUCION (Cont) n Técnicas · Revisión de documentos · Caminata de observación · Entrevistas al personal · Observación del proceso SGS Colombia , S. A. Bogotá 50

FORMULACION DE PREGUNTAS Las actitudes influyen no solamente en el tipo de preguntas empleadas para recolectar la información, sino también en la forma en que se plantean dichas preguntas: n “El inspector” / “caza brujas” => posiciones defensivas u hostilidad n “Auditor participativo” =>posiciones abiertas SGS Colombia , S. A. Bogotá 51

. . . Y COMO AUDITO? APTITUD Y ACTITUD DEL AUDITOR SGS Colombia , S. A. Bogotá Nerd come libros? 52

. . . Y COMO AUDITO? APTITUD Y ACTITUD DEL AUDITOR SGS Colombia , S. A. Bogotá Nazista - Tirano - Narcista? 53

. . . Y COMO AUDITO? APTITUD Y ACTITUD DEL AUDITOR SGS Colombia , S. A. Bogotá Analista - Detallista? 54

FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont. ) n Propósito de las preguntas · Recolectar la información requerida · Aclarar ideas · Verificar la exactitud de lo que ha oído SGS Colombia , S. A. Bogotá 55

FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont. ) n Estilo de preguntas · Abiertas: Estimulan el pensamiento y hacen que el auditado se exprese permitiendo extraer información sin crear un comportamiento defensivo – Cómo – Qué – Cuándo – Porqué – Dígame – Muéstreme – Descríbame SGS Colombia , S. A. Bogotá 56

FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont. ) n Estilo de preguntas · De sondeo o aclaración: Diseñadas para extraer información específica y profunda, aclaran temas, confirman la comprensión del significado de palabras y afirmaciones, ayudan a evitar malos entendidos: – – Dígame más acerca de ……. Qué quiere decir con ……… Déme un ejemplo de ……… Podría explicarme algo más sobre ……. . SGS Colombia , S. A. Bogotá 57

FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont. ) n Estilo de preguntas · Cerradas: Diseñadas para obtener respuestas breves. Permiten verificar la comprensión información suministrada, confirmar las apreciaciones del auditor y eliminar malos entendidos SGS Colombia , S. A. Bogotá 58

FORMULACION DE PREGUNTAS (Cont. ) n Preguntas que se deben evitar · Preguntas capciosas que sugieran al auditado que responder · Preguntas agresivas · Preguntas múltiples SGS Colombia , S. A. Bogotá 59

LA ENTREVISTA Tiene como objetivo establecer una relación de colaboración en la que la comunicación fluya libremente y los auditados tengan confianza en que el auditor está verdaderamente interesado en cómo se realizan los procesos y no sólo deseando sorprenderlos en sus errores Resalte que: la auditoria es para el procedimiento no para las personas SGS Colombia , S. A. Bogotá 60

LA ENTREVISTA (Cont) El auditor debe estar en capacidad de reconocer cuando sus actitudes interfieren con el proceso de la entrevista: n Cuando impone sus valores y actitudes sobre el auditado n Cuando el auditado proyecta sus valores, actitudes y actitud defensiva hacia el auditor, y éste los toma como algo personal SGS Colombia , S. A. Bogotá 61

PROCESO DE ENTREVISTA 1 Establezca contacto y escuche 2 Mantenga comunicación y escuche 4 Verifique y escuche 3 Pregunte y escuche SGS Colombia , S. A. Bogotá 62

PROCESO DE ENTREVISTA 2 Pregunta de son deo Inicio SI Se requiere mas información? 1 Pregunt a abierta NO NO NO Respuesta OK? 3 Pregunta cerrada Respuesta OK? SI SI SI Final Respuesta OK? NO SGS Colombia , S. A. Bogotá 63

DURANTE LA ENTREVISTA n Sea cortés n Solicite explicación de las situaciones n Escuche cuidadosamente n Mantenga un contacto cara a cara con el auditado SGS Colombia , S. A. Bogotá 64

DURANTE LA ENTREVISTA n Muéstrese interesado en las explicaciones n Tome notas en corto tiempo n Incline la cabeza (como prueba de aceptación) n Observe el lenguaje corporal SGS Colombia , S. A. Bogotá 65

DURANTE LA ENTREVISTA n Hable clara y cuidadosamente n Conozca sus preguntas n Formule de otra forma la pregunta si no es bien entendida por el entrevistado SGS Colombia , S. A. Bogotá 66

DURANTE LA ENTREVISTA n Formule preguntas abiertas n Confirme las respuestas que le suministran n Utilice opciones alternativas SGS Colombia , S. A. Bogotá 67

DURANTE LA ENTREVISTA n Use preguntas silenciosas n Busque entender completamente las explicaciones que le dan n Agradezca al auditado por su tiempo SGS Colombia , S. A. Bogotá 68

AUDITORIA DE CAMPO ENTREVISTAS Pregunta especifica de auditoría Cómo evidencia la efectividad de su proceso? Resumen de la respuesta con palabras claves Si entendí bien, Usted mantiene indicadores de. . Preguntas secundarias, vinculada con la respuesta anterior: Como verifica el cumplimiento de los objetivos mediante esos indicadores? Otras preguntas secundarias basicas Podría indicarme. . . . Cómo realiza la operación. . . SGS Colombia , S. A. Bogotá Cómo Asegura 69

PROVOQUE RESPUESTAS ! Presentando una “Supongamos. . . ” “Qué pasaría si. . . ” situación hipotética Pidiendo una explicación Haciendo preguntas obvias “Lo siento, no entiendo. Pudiera explicarme eso de nuevo ? ” A veces el silencio es oro. Después de una breve respuesta, asienta con la cabeza y cállese un momento. Seguramente el entrevistado le dará más información. Convierte al empleado en el experto y le da confianza para discutir el proceso o procedimiento en cuestión. También sirve como un recordatorio al auditor para no hacer suposiciones. SGS Colombia , S. A. Bogotá 70

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA n Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria n Son “hechos”que se han encontrado SGS Colombia , S. A. Bogotá 71

HALLAZGOS MAS COMUNES n No es evidente la planificación del SG n No hay instrucciones operacionales n No se cumple con lo establecido en los procedimientos n Cambios en los documentos no autorizados y sin control SGS Colombia , S. A. Bogotá 72

HALLAZGOS MAS COMUNES n No se han atendido las acciones correctivas de auditorias previas n No se ha realizado la revisión gerencial n No se han probado los procedimientos establecidos para la preparación y respuesta a emergencias SGS Colombia , S. A. Bogotá 73

ACTITUDES PARA CONTROLAR LA AUDITORIA a) Permanezca siempre seguro b) Administre el tiempo adecuadamente c) No se dejar conducir o engañar por el auditado d) Sea detallista y eficiente e) Evite apartarse del tema f) Evite saturarse SGS Colombia , S. A. Bogotá 74

TACTICAS DEL AUDITADO n Perder tiempo n Tratar de manejar al auditor n Dar como respuesta “la situación inesperada” n Probar la fortaleza del auditor SGS Colombia , S. A. Bogotá 75

TACTICAS DEL AUDITADO n Dar respuestas limitadas n Tratar de engañar al auditor n Distraerlo con otros asuntos n No presentar las evidencias oportunamente SGS Colombia , S. A. Bogotá 76

Actitudes a evitar como Auditor L L L L * Generar controversia * Ser negativo * Ser indisciplinado * Criticar actitudes * Discutir personalidades * Comparar al auditado * Ser sarcástico * Mentir SGS Colombia , S. A. Bogotá 77

PARA RECORDAR å Pregunte å Escuche å Observe å Piense å Evalúe å Registre SGS Colombia , S. A. Bogotá 78

REDACCION DE HALLAZGOS Cuando se redacta un hallazgo se tiene en cuenta dos aspectos: 1. Descripción del hallazgo = incumplimiento 2. Correlación al numeral y norma, procedimiento o requisito legal que implica la no conformidad “Durante la auditoria al proceso Directivo no se evidenció que los responsables hayan ejecutado la Revisión por la Dirección incumpliendo los numerales 5. 6 de la Norma ISO 9001 y 4. 6 de las Normas ISO 14001 y OHSAS 18001” SGS Colombia , S. A. Bogotá 79

CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS No Conformidad: ¿Qué tanto afecta el hallazgo el Sistema de gestión? • Mayor • Menor ¿Está documentado el hallazgo? SGS Colombia , S. A. Bogotá 80

CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS n MAYOR · Ausencia total de un procedimiento requerido por Norma. · Riesgo inmediato con graves consecuencias en términos de calidad, medio ambiente, seguridad o salud ocupacional SGS Colombia , S. A. Bogotá 81

CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS n MAYOR · Falla total de un procedimiento, proceso, instrucción de trabajo (Implementación) · Número de NC menores indicando una falla total del Sistema de Gestión. SGS Colombia , S. A. Bogotá 82

CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS n MENOR · Un incumplimiento parcial de un procedimiento, instrucción de trabajo o requerimiento del Sistema de Gestión. · Incidente con menor grado de afectación SGS Colombia , S. A. Bogotá 83

REVISION FINAL Estudio critico del auditor líder n Confirmar que todos los puntos programados han sido efectivamente auditados n Diferenciar entre las observaciones y los hallazgos n Evaluar los hallazgos y determinar su grado de importancia frente al SG n Ser armonizador para asegurar que los hallazgos son entendidos por la organización SGS Colombia , S. A. Bogotá 84

REUNION DE CIERRE Ø Recordar: Objetivo, alcance y método de muestreo empleado Ø Presentación General (Cómo encontró el Sistema) Ø Presentación de Hallazgos Ø Entrega de SAC y hacerlas firmar (prueba de aceptación) SGS Colombia , S. A. Bogotá 85

REUNION DE CIERRE Ø Señalar la importancia del Plan de Acción Ø Informar cuando será entregado informe de Auditoria y cómo se llevará a cabo el seguimiento Ø Agradecer las atenciones de toda la organización SGS Colombia , S. A. Bogotá 86

INFORME DE LA AUDITORIA n Elaboración del reporte (Auditor líder) · Declaración de la conformidad · Resumen de hallazgos · Retroalimentación positiva · Reporte de no conformidades · Recomendaciones Las recomendaciones no deben decir cómo mejorar, sino solamente que mejorar SGS Colombia , S. A. Bogotá 87

INFORME DE LA AUDITORIA Contenido n Alcance y Objetivo n Itinerario de la auditoria (lugares y fechas) n Identificar la documentación de referencia n Integrantes del equipo auditor n Personal auditado SGS Colombia , S. A. Bogotá 88

INFORME DE LA AUDITORIA n Indicar el motivo por el cual se llegó a omitir algún elemento (cuando aplique). n Resumen con declaración del equipo auditor sobre el cumplimiento del SG hacia los objetivos y metas n Detalles de las acciones de seguimiento para la próxima auditoria n Lista de distribución del Informe de auditoria SGS Colombia , S. A. Bogotá 89

INFORME DE LA AUDITORIA n Resumen de Hallazgos detallado, fácil de leer y comprensible n Identificar las No-conformidades y la Solicitud de Acción correctiva (SAC), al igual que las observaciones n Listas de Verificación SGS Colombia , S. A. Bogotá 90

INFORME DE LA AUDITORIA Qué no incluir: M Opiniones Subjetivas M Información Confidencial M Crítica hacia individuos M Declaraciones ambiguas M Detalles triviales M Sugerencias, recomendaciones M Observaciones, hallazgos o no conformidades no discutidas durante la reunión de cierre SGS Colombia , S. A. Bogotá 91

RECOMENDACIONES FINALES n Las acciones correctivas elaboradas por la organización durante la auditoria, deben entregarse ANTES de la reunión de cierre n Manténgase calmado n Este preparado para ser retado n El auditor debe partir de la buena fé del auditado SGS Colombia , S. A. Bogotá 92

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS n Auditoria complementaria · Mismo equipo auditor · Se “re-audita las áreas específicas donde se encontraron No Conformidades · Es una auditoria separada, que implica realizar nuevamente todo el proceso y un nuevo informe. SGS Colombia , S. A. Bogotá 93

SEGUIMIENTO Y REVISION n Al programa n A los indicadores claves de desempeño: · Número de auditorias realizadas en comparación con el programa · Porcentaje de auditorias “conformes” (que no presentaron No Conformidadess) · Número de acciones correctivas no resueltas. SGS Colombia , S. A. Bogotá 94

El resultado de la auditoría! POBRECITO! No pudo encontrar ninguna no conformidad SGS Colombia , S. A. Bogotá 95