FONDAMENTI DI INFORMATICA III CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL

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FONDAMENTI DI INFORMATICA III CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO Argomento 2 Approfondimento 2 L’analisi ed il disegno dei ruoli Alcuni strumenti 1

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Ambiti di analisi e progettazione: · riprogettazione dei ruoli · misurazione della produttività del lavoro Criteri: · congruenza tra ambiente esterno, sistema tecnico e sistema sociale · esame dell’efficacia e dell’efficienza complessiva del sistema ed esame della qualità del lavoro 2

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli L’analisi e il disegno dei ruoli (Job design) Tradizionalmente attenzione focalizzata su aspetti del campo tecnico o del campo sociale Nuovo approccio, visione globale Riprogettazione di un sistema: analisi del sistema in tutte le componenti tecniche e sociali e nella complessa rete di relazioni che le lega Disegnare confini, verifica tecnologia e meccanismi operativi (norme, procedure, sistemi informativi) 3

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Non solo recupero dell’efficienza locale, ma dell’efficacia complessiva del sistema Analisi dei ruoli lavorativi deve mirare a definire: · il tipo di pratiche professionali e i contenuti di professionalità presenti · le caratteristiche dei ruoli in ordine alla dimensione della qualità del lavoro 4

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Il processo di analisi e valutazione del modello di divisione del lavoro in una specifica realtà organizzativa può essere articolato nelle fasi di: l l l individuazione attività svolte da ogni singola posizione lavorativa analisi e descrizione dei ruoli lavorativi valutazione del grado di flessibilità 5

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Individuazione delle attività svolte da ogni singola posizione lavorativa Tre classi fondamentali di attività: l Coordinamento (programmazione dei flussi di lavoro, definizione norme e tecniche per lo svolgimento del lavoro, modalità di esercizio del controllo, ecc. ) l Trasformazioni (esecuzione delle unit operation che compongono il processo di trasformazione) l Mantenimento (riproduzione e reintegrazione delle risorse che costituiscono il sistema) 6

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Individuazione delle attività svolte da ogni singola posizione lavorativa Rilevazione tramite una matrice attività/posizione per cogliere le singole mansioni aziendali in una prospettiva d’insieme Sulle righe vengono descritte le attività, sulle colonne le posizioni, negli incroci viene descritta l’attività svolta dall’addetto in termini sintetici 7

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Matrice attività/posizione P= partecipa R=è responsabile ES=esegue 8

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Interazione di ruolo (role-set) Possono essere rilevati con una matrice di interazione Evidenzia le aspettative di ruolo Consente di rilevare complessità e grado di strutturazione delle aspettative Differenza tra: l ruolo con insieme di aspettative semplice e definito l ruolo con rete aspettative non facilmente gestibili o conflittuali 9

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Matrice di interazione 10

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Conoscenze ed abilità richieste ad ogni ruolo Descrivere le caratteristiche professionali, in termini di conoscenze ed abilità, richieste dal ruolo Conoscenze professionali l teoriche, fanno riferimento ad ambiti disciplinari (elettronica, marketing, ecc. ) l pratiche, specifiche capacità raggiungibili attraverso un congruo periodo di esperienza 11

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Conoscenze ed abilità richieste ad ogni ruolo Descrivere le caratteristiche professionali, in termini di conoscenze ed abilità, richieste dal ruolo Valutazione delle conoscenze professionali non solo in riferimento alle attività ricorrenti (routine) ma anche al controllo delle situazioni anomale che il titolare del ruolo deve gestire 12

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Prerogative decisionali Riguardano gli ambiti di autonomia nel definire obiettivi lavorativi e la complessità connessa con le decisioni necessarie al loro raggiungimento Valutazione del contesto delle decisioni (esigenze di negoziare le scelte, livelli di rischio personale, . . . ) Valutazione decisioni di tipo “strumentale” (scelta delle alternative più idonee per conseguire risultati prestazionali determinati) per i ruoli tecnici (a livello decisionale inferiore rispetto ai ruoli manageriali) 13

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Dimensioni della qualità del lavoro l Ergonomica (integrità fisica e psichica del lavoratore) l Complessità (numerosità delle variabili da trattare, complessità delle decisioni da prendere, ampiezza del role-set) l Autonomia (esplorazione di diverse alternative di azione, formulazione del quadro decisionale) l Controllo (intervento nella determinazione degli obiettivi) 14

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Dimensioni della qualità del lavoro l Ergonomica (integrità fisica e psichica del lavoratore) n n il lavoro deve avere uno scopo definito e se non conseguito deve essere osservabile dal lavoratore le informazioni di ritorno devono essere fornite nel più breve tempo possibile il lavoratore deve esercitare il controllo sul suo “territorio” il lavoratore deve compiere operazioni in autonomia controllandone il ritmo e con possibilità di scelta nella utilizzazione degli strumenti e delle modalità operative 15

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Dimensioni della qualità del lavoro l Complessità (numerosità delle variabili da trattare, complessità delle decisioni da prendere, ampiezza del role-set) n n n scelta razionale dei mezzi e delle alternative di azione apprendimento di nuove conoscenze e tecniche possibilità di prendere decisioni a fronte di criticità del sistema comunicazione e cooperazione con gli altri ruoli gestione di conflitti di ruolo 16

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Dimensioni della qualità del lavoro l Autonomia (esplorazione di diverse alternative di azione, formulazione del quadro decisionale) n n definizione delle modalità del lavoro (tempi, risorse, ecc. ) controllo degli obiettivi del lavoro 17

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi Dimensioni della qualità del lavoro l Controllo (intervento nella determinazione degli obiettivi) n rapportare il proprio ruolo alle scelte aziendali con possibilità di esercitare qualche influenza 18

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Valutazione del grado di flessibilità Due piani: l quantitativo (attività) l qualitativo (professionalità) Grado di flessibilità dei ruoli l verifica del grado di adeguatezza delle persone (conoscenze, informazioni) alla copertura dei ruoli l complementarietà o rigidità tra ruoli l conoscenza e controllo dell’ambiente 19

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Considerazioni sui risultati dell’analisi Il job design presenta difficoltà di natura concettuale e pratica Un modello organizzativo rappresenta un mezzo per il raggiungimento di obiettivi aziendali e quindi non può essere stabilito a priori Accuratezza dell’analisi (sistemi con elevato grado di complessità, compresenza di elementi di rigidità ed elementi di flessibilità) 21

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Utilità di costruzione di una check-list di domande per la ridefinizione dei ruoli l l l l La divisione dei ruoli è corretta? Vi è necessità di allocare nuovi compiti di coordinamento e controllo? Quali criteri stanno alla base dell’attuale definizione dei ruoli? Chi li aveva decisi? Esistono esigenze funzionali non adeguatamente presidiate? Esistono criteri di fondo alternativi agli attuali? Quali vincoli si possono presentare nel modificare i criteri? Quale è l’incidenza delle possibili applicazioni informatiche al modello? . . . 22

FONDAMENTI DI INFORMATICA III Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficio L’analisi ed il disegno dei ruoli Considerazioni sui risultati dell’analisi L’esito dell’analisi deve indicare: l alternative di soluzioni organizzative l aree critiche e professionalità richieste l gradi di libertà del sistema aziendale e dell’ambiente esterno l vincoli presenti l valutazione dei costi/benefici delle alternative in relazione a efficienza efficacia qualità del lavoro immagine esterna 23