Fluxul de activiti n firma de exerciiu Prof

Fluxul de activităţi în firma de exerciţiu Prof. ec. BECA FELICIA Colegiul Economic „Dionisie Pop Marţian” Alba Iulia

„Succesul în afaceri presupune pregătire, disciplină şi muncă multă. Daca nu eşti speriat de aceste lucruri oportunităţile sunt foarte mari. ” David Rockefeller Constituirea firmei de exerciţiu Prezentare succesiune activităţi Organizarea activităţii în firma de exerciţiu

Cum înfiinţăm o firmă de exerciţiu? 1. Culegerea de informaţii - - Birouri Notariale O. R. C. Bănci Constituirea unei firme de exerciţiu 2. Dezbateri Alegerea obiectului de activitate Stabilirea capitalului social Nominalizarea asociaţiilor 3. Întocmirea documentaţiei de constituire conform cerinţelor ROCT

PAŞII DE URMAT PENTRU ÎNFIINŢAREA UNEI FIRME DE EXERCIŢIU 1. Solicitarea de rezervare a denumirii firmei de exerciţiu 2. Întocmirea documentaţiei necesare pentru deschiderea contului provizoriu 4. Luarea în primire a documentelor eliberate de către ROCT 3. Întocmirea documentaţiei în vederea constituirii DERULAREA ACTIVITĂŢII ÎN FIRMA DE EXERCIŢIU

DOCUMENTE SPECIFICE ÎNREGISTRĂRII DE TRIMIS LA ROCT Cererea de rezervare denumire Cerere de deschidere de cont Fişa cu specimene de semnătură Foaia de vărsământ pentru capital social Împuternicire pentru depunere capital social Cerere de înregistrare şi autorizare a funcţionării Act constitutiv al firmei de exerciţiu Declaraţii proprii Declaraţia privind autorizarea funcţionării Dovada sediu – contract de închiriere Cerere de eliberare a cazierului fiscal DE PRIMIT DE LA ROCT Certificat de înregistrare Certificat constatator Atribuirea numerelor de cont şi confirmarea disponibilului din cont curent Chitanţa pentru taxa rezervare denumire Chitanţa pentru cheltuieli de constituire Cazier fiscal.

AUTORIZAREA FIRMEI DE EXERCIŢIU 1. FIRMA CONTINUATĂ – firma de exerciţiu se continuă cu aceiaşi elevi – este situaţia în care a fost autorizată o firmă în clasa a -XI -a şi se prevede continuarea ei şi în clasa a -XII – a. 2. FIRMA PRELUATĂ – sunt firmele care au existat în primii ani de la înfiinţarea reţelei firmelor de exerciţiu, nu au mai fost continuate şi se preia de către elevi în anul şcolar curent. 3. FIRMA NOUĂ – Se constituie firmă nouă, dacă nu există în şcoală firme de exerciţiu pentru preluare. Se transmite la ROCT cererea de rezervare a denumirii agreate, urmand ca dupa primirea confirmarii denumirii de la ROCT, firma sa trimita documentele de infiintare, prin posta, precum si taxele (50 RON rezervarea de denumire si 440 RON taxele de constituire).

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA FIRMEI DE EXERCIŢIU Alegerea produsului şi a branşei Prezentare concept Clasa a-X-a Denumire, formă juridică, motto Cercetarea pieţei Pregătire februarie-martie aprilie-mai

FUNDAMENTAREA SI ACTIVITATEA FIRMEI DE EXERCIŢIU Acţiuni de creare a firmei si pregatirea documentelor de inregistrare a firmei Activitate efectivă pe sectii Structura administrativă si procesul tehnologic Înregistrare la ROCT Clasa a-X-a mai – iunie Intrare pe piaţă Clasa a-XI-a septembrie Rotatia locurilor de munca octombrie ianuarie - februarie

ÎNFIINŢAREA ŞI MUNCA ÎNTR-O FIRMĂ DE EXERCIŢIU Participări la târguri Prezentarea firmelor în faţa elevilor şi a părinţilor Predare firmă Pregatirea firmei de exerciţiu pentru a fi predata echipei urmatoare Clasa a-XI-a Martie – aprilie Clasa a-XII-a mai „ziua porţilor deschise” iunie

Inaugurarea firmelor de exerciţiu Obiective - Publicitatea înfiinţării F. E. pe plan local - Motivarea elevilor pentru participarea activă în cadrul firmei de exerciţiu - Recunoaşterea activităţii elevilor de către ceilalţi elevi din alte F. E. , de către profesorii şi conducerea şcolii, de către comunitatea local Participanţi - F. E. din şcoală - Profesorii şcolii - Conducerea unităţii şcolare - Inspectoratul Şcolar Judeţean - Mass-media - Comunitatea locală - Reprezentanţi ROCT şi Kultur Kontakt Pregătire - Stabilirea modului de organizare, a locului de desfăşurare a inaugurării - Realizarea unei liste cu toate sarcinile care trebuiesc îndeplinite - Împărţirea sarcinilor - Stabilirea termenelor de realizare a acestora - Stabilirea termenelor de verificare a îndeplinirii sarcinilor respective şi a persoanelor responsabile cu buna organizare şi desfăşurare a acestei activităţi Punerea în aplicare Inaugurarea F. E.

Lucrări realizate după înfiinţarea firmei de exerciţiu Achiziţii Vânzări Marketing • Solicitarea de cataloage pentru materialele de birou, echipamente de birotică, mobilier, etc de la alte firme de exerciţiu; • Crearea unei liste pentru evidenţa furnizorilor; • Emiterea de comenzi, în vederea aprovizionării cu mijloace fixe sau cu obiecte de inventar, etc; • Înregistrarea comenzilor în registrul de evidenţă a comenzilor; • Urmărirea livrărilor, compararea facturilor cu comenzile, înregistrarea facturilor şi transmiterea la departamentul contabilitate. • Solicitarea unui catalog şi a unor oferte speciale de la serviciul de marketing; • Telemarketing pe baza listei de clienţi, pentru prezentarea ofertelor speciale şi eventual a unor bonusuri acordate clienţilor care fac cele mai rapide comenzi. • Stabilirea Corporate Identity; • Stabilirea obiectivelor de marketing; • Elaborarea planului de marketing şi planificarea activităţilor publicitare; Solicitarea de cataloage de la firme reale( de la firma parteneră sau de la alte firme); • Elaborarea unor statistici referitoare la clienţi şi mărimea cifrei de afaceri; • Evaluarea listei de produse în funcţie de cifra de afaceri; • Stabilirea sortimentului; • Stabilirea condiţiilor de livrare şi plată; CGA • Stabilirea politicii de preţ; • Analizarea prevederilor legate de protecţia consumatorilor; • Elaborarea unor oferte noi cu caracter general şi special;

Secretariat Personal Contabilitate • Elaborarea respectiv preluarea modelului / viziunii întreprinderii; • Stabilirea obiectivelor anuale; • Elaborarea unor formulare personalizate sau preluarea modelelor deja existente (hârtie cu antet; modele de e-mail; comandă; confirmare de comandă; notă telefonică, etc); • Notificarea modificării datelor firmei de exerciţiu către centrala firmelor de exerciţiu (ROCT); • Crearea unui dosar care să conţină un istoric al firmei, departamentele care compun structura organizatorică, organigrama firmei şi fişele de post; • Stabilirea de contacte cu firma parteneră. • Construirea dosarelor de personal; • Stabilirea numărului de ore săptamânal şi lunar; • Completarea contractelor individuale de muncă; • Stabilirea nevoilor de instruire / perfecţionare. • Transmiterea către banca Roct a fişei cu specimenele de semnături; • Solicitarea de majorare de capital, pentru firmele care se reînfiinţează.

Lucrări curente în firma de exerciţiu Achiziţii Vânzări • Colectarea şi ordonarea prospectelor şi cataloagelor de la alte firme de exerciţiu; • Actualizarea continuă a listei de evidenţă a furnizorilor; • Redactarea unor cereri de ofertă la solicitarea conducerii sau a celorlalte compartimente; • Verificarea ofertelor primite şi compararea lor; • Intocmirea comenzilor şi evidenţierea lor într-un registru de evidenţă a comenzilor; • Controlarea livrarii şi confruntarea cu factura aferentă; • Redactarea unor notificări în situatii de neconformitate , / defecte sau urgentarea unor anumite livrari în caz de intârzieri la livrare; • Gestionarea stocurilor din depozit. • Elaborarea ofertelor generale şi a celor ca răspuns la cererile de ofertă emise de celelalte firme de exerciţiu; • Întocmirea avizelor de expediţie, a facturilor, şi a confirmărilor de comandă; • Completarea documentelor de transport şi transmiterea acestora către transportator; • Supravegherea încasărilor; • Încasarea sumelor pentru care plata s-a făcut prin card de credit; • Întocmirea somaţiilor; • Redactarea scrisorilor de răspuns la notificările de neconformitate şi pentru mărfurile returnate; • Discuţii de vânzări; • Actualizarea listei de clienţi; • Întocmirea de statistici cu privire la cifra de afaceri, pe clienţi şi pe produse. Marketing • Publicitate pentru vânzări ; • Promovarea vânzărilor; • Public relations; • Vânzări personalizate; • Atragerea de clienţi noi.

Secretariat • Procesarea intrărilor şi ieşirilor de poştă; • Stabilirea de contacte noi cu celelalte firme de pe piaţa firmelor de exerciţiu; • Folosirea internetului pentru transmiterea raspunsurilor spre mediul extern al firmei, pentru distribuirea e-mailurilor primite şi căutarea de informaţii; • Primirea partenerilor de afaceri şi a persoanelor externe şcolii, cu ocazia unor întâlniri fixate pentru diverse evenimente; • Achiziţionarea şi administrarea materialelor de birou; • Administrarea bazei de date de adrese şi actualizarea ei continuă; Întocmirea de procese verbale cu diferite ocazii; • Utilizarea telefonului şi a faxului şi stabilirea costurilor aferente; • Organizarea arhivei ; • Reprezentarea conducerii şi administrarea agendei managerului. Personal Contabilitate • Administrarea dosarelor de personal; • Elaborarea statelor de plată şi a fluturaşilor de salarii ; • Administrarea contului bancar pentru personal; • Derularea cumpărăturilor efectuate de personal. • Prelucrarea documentelor justificative şi înregistrarea acestora în contabilitatea generală a societăţii; • Întocmirea registrului de casă; • Întocmirea lunară a balanţei de verificare; • Întocmirea declaraţiilor privind obligaţiile de plată la bugetul statului cât şi a celor referitoare la asigurările sociale cât şi pentru şomaj • Efectuarea de analize; • Elaborarea bilanţului semestrial şi anual; • Efectuarea plăţilor;

Lucrări la predarea firmei de exerciţiu Achiziţii Vânzări Marketing Secretariat Personal Contabilitate • Redactarea unui raport final; • Predarea locului de muncă. • Analiza îndeplinirii obiectivelor de marketing; • Redactarea unui raport final; • Predarea locului de muncă. • Realizarea unui raport cu privire la modul în care au fost realizate obiectivele; • Transmiterea unei liste cu propuneri pentru clasa următoare; • Redactarea unui raport final; • Predarea locului de muncă. • Participarea la evaluarea activităţii elevilor; • Scoatere din evidenţa asigurărilor sociale; • Elaborarea pe baza statelor de plată a unei analize asupra salariilor; • Redactarea unui raport final; • Predarea locului de muncă. • Redactarea unui raport anual asupra activităţii şi întocmirea unui bilanţ la închiderea activităţii; • Predarea arhivei contabile. .

REALIZAREA ORGANIGRAMEI CONDUCERE ASISTENT (Ă) ACHIZIŢII V NZĂRI MARKETING SECRETARIAT CONTABILITATE

Recrutarea personalului • Managementul resurselor umane presupune: § Recrutarea personalului § Administrarea personalului § Motivarea angajaţilor § Feedback § Satisfacţia activităţii § Evaluarea activităţii personalului § Rotaţia locurilor de muncă • Sarcini în cadrul managementului resurselor umane: § Stabilirea necesarului de personal: cantitativ, calitativ, în timp § Recrutarea personalului § Administrarea personalului: dezvoltare, evaluare, salarizare, organizarea locului de muncă, instruire, comunicare, motivare Eliberarea din funcţie a personalului: predare, certificat de evaluare

Stabilirea necesarului de personal Necesarul de personal se stabileşte pornind de la organigrama F. E. , de la sarcinile şi atribuţiile fiecărui departament. În firma de exerciţiu se lucrează cu grupa, deci numărul maxim de personal este de 15 elevi. O structură de personal propusă, având în vedere organigrama şi sarcinile fiecărui departament, ar putea fi: 1. Manager general -1 persoană 2. Asistent manager (secretariat) 3. Departamentul achiziţii -1 -2 persoane -1 şef de departament -1 economist 4. Departamentul vânzări -1 şef de departament -2 economişti 5. Departamentul marketing -1 şef de departament -1 economist 6. Departamentul personal -1 şef de departament -1 economist 7. Departamentul contabilitate -1 şef de departament -2 economişti

DESFĂŞURAREA INTERVIULUI Structura interviului : · Candidatul intră în încăpere · Prezentările · Amabilităţile introductive · Oferirea de informaţii · Verificarea elementelor concrete · Evaluarea capacităţilor; · Evaluarea personalităţii · Evaluarea motivaţiei · Candidatul pune întrebări · Candidatul este informat despre următoarea etapă a procesului de selecţie şi despre data anunţării rezultatului · Încheierea interviului; candidatul părăseşte biroul. Ce trebuie să faceţi - încercaţi să vă relaxaţi. Nu este bine să fiţi stresat - pregătiţi-vă cu calm pentru interviu - plecaţi din timp de acasă, pentru a nu întârzia sau a fi stresat că nu ajungeţi la timp - fiţi îmbrăcat decent şi confortabil - fiţi amabil, surâzător, sigur pe dumneavoastră când veţi păşi în birou fiţi calm, stăpân pe dumneavoastră, daţi mâna cu interlocutorul şi aşezaţi-vă confortabil. Trebuie să daţi impresia că vă simţiţi ca acasă! Ce nu trebuie să faceţi - să vă criticaţi foştii patroni - să vă subestimaţi foştii colegi - să divulgaţi informaţii importante de la fostul loc de muncă - să evocaţi problemele dumneavoastră personale pentru a obţine mila interlocutorului - să intraţi în discuţii politice, sindicale, religioase - să răspundeţi monosilabic - să minţiţi să adoptaţi o atitudine negativă

DOCUMENTE SPECIFICE COMPARTIMENTELOR SECRETARIAT • Registru corespondenţă • Repertoriu telefoane • Ecusoane • Cărţi de vizită • R. O. F. • Necesar documente centralizate pe departamente • Jurnal cumpărări • Contract de muncă • Fişe de post • Dosare personale MARKETING • Oferte • Catalog • Materiale pentru presă • Invitaţii • Pliante • Fluturaşi • Broşuri APROVIZIONARE CONTABILITATE • Repertoriu furnizori • Jurnal cumpărări • Contracte cu furnizorii • Scadenţar plăţi • Facturi primite • Condiţii de livrare şi plată • Registru acţionari • Registru casă • Facturi • Documente de plată • Registru jurnal • State de plată • Registru inventar • Cartea mare • Balanţe de verificare • Bilanţ contabil LIMBI STRĂINE • Bibliotecă minimală DESFACERE • Repertoar clienţi • Jurnal vânzări • Contracte de vânzarecumpărare cu clienţii • Scadenţar plăţi • Oferte • Facturi emise • Condiţii de livrare şi plată • Fişa de magazie

JURNALUL FIRMEI DE EXERCIŢIU EXPLICAŢII DETALIERE PARTICIPANŢI Elevii clasei, profesorul coordonator TEMATICA Preluarea firmei de exerciţiu Organizarea activităţii pe departamente Repartizarea personalului pe departamente AGENDA DE LUCRU Consultare pagină ROCT: www. roct. ro Completare documentaţie de autorizare a reînregistrării conform precizărilor ROCT Stabilirea culorilor fe, sigla, motto, adresa de e-mail Organizarea evidenţelor pe departamente Organigrama - Registrul de corespondenţă: poştă, curier si e-mail, ecusoane - CV, Contractele de muncă, Fişa postului, Condică de prezenţă - Stabilire necesar de aprovizionat pentru dotare spaţiu şi pentru marfa destinată vânzării, căutare furnizori, comenzi - Elaborare de oferte (româna şi engleză), proiectcatalog, concept pagină web Documente financiar- contabile Calendar evenimente: - Prezentare FE în şcoală/ INAUGURARE - Expoziţii - Târguri naţionale şi internaţionale TERMENE/ OBSERVAŢII

DERULARE TRANZACŢII aprovizionare 1 Firma de exercitiu “A” Cumparator 4 2 3 Firma de exercitiu “B” Furnizor 5 ROCT 1 – Transmiterea comenzii (presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, studierea pietei firmelor de exercitiu prin accesarea paginii ROCT, solicitare/ cerere de oferta, primirea ofertei, selectare oferta etc. ) 2 – Primirea facturii (intocmirea notei de receptie) 3 – Transmiterea ordinului de plata la ROCT 4 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare 5 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare.

DERULARE TRANZACŢII vânzare Firma de exercitiu “A” Furnizor 1 3 Firma de exercitiu “B” Cumpărător 2 4 6 5 ROCT 1 – Transmiterea oferta 2 – Primirea comenzii 3 – Transmiterea factura 4 - Transmitere ordin de plata catre ROCT 5 – Transmiterea extrasului de cont pentru operatiunea efectuata, catre firma de exercitiu platitoare 6 - Transmiterea extrasului de cont, dupa efectuarea operatiunii, catre firma de exercitiu furnizoare. Regula de comunicare : trebuie sa se confirme primirea comenzii, a ofertei, facturii, etc. , in general a unui mesaj Toate aceste operatiuni se deruleaza prin e-mail/ posta, mesaje concise, clare si la obiect cu respectarea regulilor cerute de corespondenta comerciala. Se pot transmite si prin posta (de exemplu se transmite oferta la mai multe firme de exercitiu din tara si strainatate).

Descrierea proceselor de achiziţie 1. Emiterea comenzii şi înregistrarea ei în registrul de comenzi. DEP. V NZĂRI DEP. ACHIZIŢII 3. Primirea bunurilor în depozit şi confruntarea facturii cu recepţia acestora. 4. Înscrierea realizării livrării în registrul de comenzi şi certificarea facturii. 2. Pregătirea livrării, emiterea avizului de expediţie şi a facturii sau numai a facturii. DEP. CONTABILITATE 5. Înregistrarea facturii în evidenţa contabilă, cantitativ şi valoric şi stabilirea obligaţiei de plată către furnizor. 6. Întocmirea ordinului de plată în vederea achitării facturii.

Procesarea unei comenzi 1 2 Vânzări 4 1. Cerere de ofertă 2. Ofertă fermă 3. Comandă 4. Aviz de expediere/comandă 3 Achiziţii

Listă de control – târg al FE Stabilirea locului de desfăşurare - solicitarea acordului conducerii unităţii şcolare pentru utilizarea sălii de festivităţi a şcolii Stabilirea datei - consultarea cu profesorul coordonator şi cu conducerea şcolii pentru a alege perioada optimă Stabilirea tipului de amenajare utilizat - concurs între personalul F. E. Stabilirea caracteristicilor standului de prezentare - dimensiune, locaţie, materialul din care se realizează standul, forma acestuia Stabilirea modului de realizare a publicităţii şi a protocolului - stabilirea tipului de material publicitar utilizat, stabilirea participanţilor, stabilirea tipului de invitaţii utilizat, a persoanelor care le realizează şi a celor care le distribuie stabilirea rolului fiecărui elev Stabilirea programului de desfăşurare a inaugurării Realizarea materialelor necesare pentru stand şi amenajarea acestuia - stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanţarea a acestuia, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona aceste materiale, stabilirea modului de realizare a catalogului , oferta de produse, documentele contabile, materiale de prezentare a produselor, stabilirea rolului fiecărui elev Realizarea materialelor pentru publicitate şi stabilirea modului de distribuire a acestora - stabilirea necesarului, stabilirea surselor de finanţare, stabilirea persoanelor care vor achiziţiona produsele şi materialele respective Stabilirea aparaturii şi a materialelor necesare pentru prezentare

BIBLOIGRAGIE www. econet-see. com/ro/index. html Seminar: Înfiinţarea şi organizarea unei firme de exerciţiu, Kultur Kontakt, Austria *** Din şcoală în viaţă prin firma de exerciţiu