Flex HRM och Flex Mobile Kapitel 4 Flex

Flex HRM och Flex Mobile

Kapitel 4 - Flex Mobile via app Ladda ner appen Flex HRM i App Store eller Play butik. URL som ska läggas in första gången https: //gas-flex. svenskakyrkan. se/mobile. Användarid: Ditt GIP-id eller användar-id som du har fått. Samma som i Gas Flex HRM på din dator. Lösenord: Har du registrerat ett lösenord via dator till Flex HRM anger du det. Tips: logga in på dator första gången så att du ser att din användare fungerar innan du loggar in på Mobile-appen. Vilka ikoner som man ser på startsidan beror på vilken behörighet man har. Denna behörighet sätter din lönehandläggare i Flex HRM. Om du markerar Kom ihåg mig behöver du inte ange dina uppgifter nästa gång du vill logga in. Glömmer du bort dina inloggningsuppgifter klickar du på Glömt inloggning. Då skickas info till den e-postadress som ligger inlagd på dig.

Kapitel 4 - Flex Mobile - Stämpelfunktion Klicka på ikonen Stämpling. Klicka på In/ut för stämpling. I rutan för information kommer det upp om man stämplat in eller ut. Vid frånvaro som inte är kopplat mot timbank eller flexsaldo, klicka på knappen Frånvaro ut. Välj den frånvaro som det handlar om.

Kapitel 4 - Flex Mobile - Stämpelfunktion Klicka på Stämpling. Om man jobbar Övertid eller fyllnadstid (mertid). Klicka på Övertid in/ut. Klicka på den övertidsmarkering som du vill ha för detta tillfälle. Vid mertid så väljer man också en av dessa övertidsmarkeringar.

Kapitel 4 - Flex Mobile - Stämpelfunktion Klicka på Stämpling. Klicka på ”Byt kontering” för att tex byta vilken verksamhet du gör arbete för. Detta används framför allt vid verksamhetsredovisning.

Kapitel 4 - Flex Mobile - Tidrapport Klicka på Tidrapport för att rapportera din tid. Klicka på plusset för att lägga till en rad. Klicka på Visa daginformation för att t ex se schemat för dagen m. m. Klicka på för att få fram sidopanelen där du t. ex. kan ange övertidsmarkering och klarmarkera.

Kapitel 4 - Flex Mobile – Ersättningar Klicka på Tidrapport och sedan på uppe i högra hörnet. Längst ned hittar du ersättningar. Om man inte vill se alla rader med Grundschema klicka på igen när du är inne under ersättningar. Klicka på Dölj genererader.

Kapitel 4 - Flex Mobile – Ersättningar Klicka på plusset och välj vilken ersättning det gäller och fyll i uppgifter i de vita fälten (som går att registrera på). OBS! vita fälten för verksamhet, område, objekt och projekt anges endast om ni fått direktiv att ni ska registrera det av er gruppledare/chef. Längst ned på sidan ska ni ange en intern kommentar. Den/de ersättningar man har registrerat blir klarmarkerade samtidigt som du klarmarkerar din tidrapport för den aktuella perioden. Tips när man ska registrera lägerersättning; ange första dagens datum under datum och fyll i antal nätter man varit på lägret. Sedan under intern kommentar skriver man fr. o. m och t. o. m datum för lägret samt vilket läger man varit på, som information till din attestant vart och när du har varit på lägret. OBS! glöm inte bort att registrera din tid under tidrapport eller stämpling.

Kapitel 4 – Flex Mobile – Klarmarkering tidrapport När man gjort klart sin tidrapport ska man klarmarkera den. Gå in på Tidrapport och klicka på uppe i högra hörnet. Klicka på Klarmarkera dag för att klarmarkera den dag som du står på. För att klarmarkera en hel månad, klicka på och välj Månadsvy. Klicka på igen och välj Klarmarkera dagar för att klarmarkera en hel period (i detta exempel hela juli månad). Fyll i datum och klicka på OK. För att ta bort klarmarkering gå samma väg igen, men klicka på knappen Återställ och sedan på OK. Status på tidrapport går tillbaks till preliminär.

Kapitel 4 – Flex Mobile – ansöka om frånvaro För att ansöka om frånvaro klicka på Frånvaro. Klicka på plusset och registrera fr. o. m och t. o. m datum samt klockslag. Välj vilken frånvaroorsak som det handlar om och klicka på Spara. När man väljer Föräldraledighet ska man även välja vilket barn man tar ledigt för. Nu kan man se att ansökan har fått status Ansökt och ett mail/notis har gått iväg till attestant. OBS! vid deltidsfrånvaro till exempel tjänstledighet på 25% kan inte ansökas om via Mobile utan måste göras via HRM på en dator.

Kapitel 4 – Flex Mobile – Reseräkning Inrikes resa Klicka på Reseräkning för att registrera din reseräkning. Klicka på ”Plusset” och välj Resa (Jordgloben). Klicka på Inrikes och fyll i alla uppgifter. Klicka på Kost och logi för att säga hur måltiderna har bekostats. Det finns även snabbval för hela resan. OBS! man måste klicka på Kost och Logi även om det inte är något som ska ändras. Spara.

Kapitel 4 – Flex Mobile – Reseräkning Utrikes resa Klicka på Reseräkning för att registrera din reseräkning. Klicka på ”Plusset” och välj Resa. Klicka på Utrikes och fyll i alla uppgifter. Klicka på besökta länder och fyll i uppgifter. Se fortsättning på nästa sida.

Kapitel 4 – Flex Mobile – Reseräkning Utrikes resa När du fyllt i när resan börjades och när man åkte från Sverige, klicka på Besökta länder. Fyll i vilket land man åkt till. När man kom och lämnade det landet. Klicka sedan på Återkomst. Har man åkt vidare till ett annat land kan man klicka på Lägg till besökt land. OBS! titta på den hjälptext som programmet lägger ut t ex datum och tid för avresa från Sverige och från det besökta landet. Fyll i återkomst till Sverige och när resan avslutades t ex när man kom hem till bostaden. Klicka på Kost och Logi och fyll i hur detta har bekostats under resan.

Kapitel 4 – Flex Mobile -Reseräkning Bilresa Klicka på Reseräkning för att registrera din reseräkning. Klicka på ”Plusset” och välj Bilresa (bilen). OBS! man kan spela in sin bilresa istället. Se bilder längre ned för instruktion hur man gör det. Välj Enkel resa eller Tur och retur. Fyll i avreseort, datum och tid för avresan. Längre ned på samma bild så fyller man i destination, datum och tid för när man kommit fram. Fyll i sträcka i km. Spara.

Kapitel 4 – Flex Mobile - Reseräkning Utlägg Klicka på Reseräkning för att registrera din reseräkning. Klicka på ”Plusset” och välj Utlägg (plånboken). Välj den utläggstyp som gäller och fyll i uppgifter för utlägget. Man koppla bilagor t ex kvitton. OBS! vid övriga utlägg ska man även ange vilket konto som gäller vid konteringar. OBS! Kom ihåg att originalkvitto måste skickas för arkivering som bokföringsmaterial.

Kapitel 4 – Flex Mobile - Spela in bilresa Klicka på Spela in bilresa för att spela in din bilresa. Klicka på Starta (grön pil). OBS! man måste tillåta platsinfo för att kunna spela in en bilresa. Klicka på Stoppa när du avslutat din bilresa. Din resa har nu förts över till en reseräkning med automatik. Klicka på Pausa när du gör stopp på vägen. Klicka på Återuppta när du fortsätter din resa.

Kapitel 4 – Flex Mobile – Klarmarkering reseräkning När man gjort klart sin reseräkning ska man klarmarkera den. Klicka på uppe i högra hörnet. Klicka på Klarmarkera. Du ser att reseräkningen är klarmarkerad då status under reseräkningsnummer har ändrats från preliminär till Klarmarkerad. För att ta bort klarmarkering klicka på ikonen och sedan på Ta bort klarmarkering. Status på reseräkningen ändras nu till preliminär igen.

Kapitel 4 – Flex Mobile – Övriga funktioner Under menyknappen hittar du dina personuppgifter, inställningar för lösenordsbyte m. m. Börja med att titta så att dina uppgifter stämmer. Om någon av uppgifterna som adress eller telefonnummer inte skulle stämma, kontakta din närmsta chef eller servicebyrå för justering. Du kan inte ändra dessa uppgifter själv då det är bakomliggande system som styr. Fotografera kvitto = för att bifoga ett digitalt kvitto. Kan även göras under reseräkningsikonen. Mitt schema = schema för gällande vecka och framöver. Tidsaldo = för att se t ex timbanksaldo, flexsaldo samt kompsaldo. Lönespec = för att se en enklare variant av din lönespecifikation. Meddelanden (finns på sid 2) = här kan man se olika systeminformation.

Kapitel 5 - Attestering

Kapitel 5 - Attestering På startsidan ser du förutom dina egna uppgifter även påminnelser om attestering som du behöver göra både gällande tidrapporter, reseräkningar samt frånvaroansökningar. Under påminnelser kan du klicka på den blå pilen och sedan på en anställd så kommer du direkt in på den anställdes frånvaroansökan eller tidrapport och kan attestera.

Kapitel 5 - Attestering tidrapport Visa markerad tidrapport Attestera alla i listan Filter i attestvyn

Kapitel 5 – Attestering tidrapport Genom att klicka på ikonen Filter så kan man begränsa vilka anställda man ser i denna vy. Under Tid (klockan) klicka på Granskning Tidrapporter. Genom att sedan markera en anställd så ser du personens närvaro, frånvaro, OB, ÖT m. m. Vill du ser mer detaljerad information på den anställde klickar du på ikonen (Visa Tidrapport) uppe till vänster, när du har den anställdes rad markerad. En ny flik med den personens tidrapport kommer då upp.

Kapitel 5 - Attestering tidrapport När en tidrapport är klarmarkerad och granskad attesterar du den genom att klicka i kryssrutan under Attest. Din signatur visas till höger om kryssrutan efter attest. Man kan attestera alla klarmarkerade tidrapporter genom att klicka på ikonen Attestera alla

Kapitel 5 – Attestering reseräkning Knappar i attestvyn Skriv ut markerad reseräkning Visa markerad reseräkning Attestera alla i listan som har en bock för klarmarkering Filter i attestvyn

Kapitel 5 – Attestering reseräkning I attestvyn ser du dina anställdas reseräkningar och en summering av de belopp så som Traktamente, bilersättning, reduktion vid måltid etc. Du kan klicka på för att öppna vald reseräkning. Via Filter kan du göra urval i vyn.

Kapitel 5 – Attestering reseräkning När en reseräkning är klarmarkerad och granskad attesterar du den genom att klicka i kryssrutan under Attest. Din signatur visas till höger om kryssrutan efter attest. Du kan även välja attestera alla som är klarmarkerade genom att klicka på den röda bocken (Attestera alla)

Kapitel 5 - Attestering frånvaro På startsidan får du information när en anställd har gjort en frånvaroansökan. Klicka på länken för att få upp frånvarohanteraren och behandla ansökan.

Kapitel 5 - Attestering frånvaro Du kan även behandla ansökningar via Kalendern där du även får en överblick över din personals frånvaro. Klicka på en anställds ansökan och sedan på ikonen Frånvaro. Då kommer du in på frånvarohanteraren och kan hantera just den anställdes ansökan.

Kapitel 5 - Attestering tidrapport i Mobile Logga in med samma användare och lösenord som när du ska registrera din egen tid. För nedladdning av mobilapp m. m se instruktion församlingens medarbetare. Klicka på ikonen ”Granskning tidrapporter”. Finns på startsida 2 (svajpa till vänster). I den röda cirkeln ser man hur många tidrapporter som ska granskas. Ett ruta kommer upp där du klickar på vad du vill göra. I detta fall ”Attestera tidrapporter”.

Kapitel 5 – Attestering tidrapport i Mobile För att ange filter för vilka tidrapporter man vill se, klicka på ikonen uppe till höger. Klicka sedan på ikonen Filter. Välj sedan om du vill se samtliga, Ej attesterade eller Attesterad. Klicka på Ok längst nere till höger.

Kapitel 5 - Attestering tidrapport i Mobile Här ser man de anställda som man är ansvarig för attestera tidrapporter och om deras tidrapporter är klarmarkerade eller endast preliminära. Endast klarmarkerade tidrapporter går attestera. Klicka på den tidrapport som du vill attestera eller titta närmare på. Vill man titta närmare på specifik dag så klickar man på önskat datum. När man kollat tidrapporten klart och känner att man kan attestera, klickar man på Attestera längst ned till höger.

Kapitel 5 – Attestering tidrapport i Mobile Klickar man på önskat datum (se tidigare bild) så ser man ännu mer detaljerat hur den anställde har redovisat sin tid. Klickar man på pilen till höger så kommer man till nästa dag för den person man valt att titta närmare på. För att gå tillbaka till personens startsida (där man attesterar) så klickar man på pilen till vänster om namnet.

Kapitel 5 – Attestering tidrapport i Mobile Man kan också attestera alla klarmarkerade tidrapporter samtidigt. Klicka på Granskning tidrapporter och välj Attestera tidrapporter. Klicka på ”menyknappen” uppe i högra hörnet. Välj sedan Attestera alla. Svara Ja på frågan som kommer upp.

Kapitel 5 – Attestering reseräkning i Mobile Klicka på den reseräkning som ska attesteras. Klicka på Attestera reseräkningar. Inom den röda cirkeln syns hur många reseräkningar som finns attestera. Filter för vilka reseräkningar man vill se (Samtliga, Ej attesterad eller Attesterad) görs på samma sätt som för tidrapporter.

Kapitel 5 – Attestering reseräkning i Mobile För att se mer detaljer om resan klicka på pilen. När man kollat reseräkningen klart och känner att man kan attestera, klickar man på Attestera längst ner till höger.

Kapitel 5 – ta bort attestering i Mobile För att ta bort attestering gör man på samma sätt för både tidrapporter och reseräkningar. När man klickat på antingen Attestera tidrapporter eller Attestera reseräkningar på startsidan så klickar man på ikonen uppe till höger. Klicka sedan på filter och välj antingen Samtliga eller Attesterad. Klicka på Ok. Välj sedan vilken tidrapport eller reseräkning som du vill ta bort attesteringen för. Klicka på Ta bort Attestera längst nere till höger och status återgår till klarmarkerad.

Kapitel 5 - Godkänna tidrapport i Mobile Har man rollen ”Godkänna Tid” så görs det innan tidrapporten attesteras. Klicka på ikonen ”Granskning tidrapporter”. Ett ruta kommer upp där du klickar på vad du vill göra. I detta fall ”Godkänna tidrapporter”.

Kapitel 5 - Godkänna tidrapport i Mobile Klicka på en dag. Nu kan du se mer detaljer för den dagen. För att godkänna denna dag, klicka på och klicka på Godkänna dag (blå cirkel). För att ta bort godkännandet, klicka på samma ikon igen.

Kapitel 5 - Godkänna tidrapport i Mobile Man kan också godkänna alla tidrapporter samtidigt. Klicka på uppe i högra hörnet och välj Godkänna alla. För att ta bort godkännadet klicka på denna ikon igen.

Kapitel 5 – Attestering frånvaroansökan i Mobile Klicka på Attestera frånvaro. I den röda cirkeln så står det hur många ansökningar som behöver hanteras. Klicka på den ansökan du vill hantera. Här ser du detaljer för ansökan. Om du vill attestera denna frånvaroansökan klicka på Attestera längst ned till höger. För att avslå klicka på Avslå längst ned till vänster. Här kan du välja att lämna ett meddelande till den som gjort frånvaroansökan. Klicka på Ok.

Kapitel 5 – Attestering – Delegering av behörigheter På startsidan längst ute till höger finns det en personikon. Klicka på den och välj personliga inställningar. Klicka på Delegera behörigheter i menyn till vänster på skärmen.

Kapitel 5 – Attestering – Delegering av behörigheter I rutan längst till höger fyller man i datum under vilken period som delegeringen ska gälla. OBS! det måste vara datum framåt i tiden. Delegering för redan passerade datum måste lösas på ett annat sätt. Under förstoringsglaset vid ”Delegera till” söker man fram vilken användare som man vill delegera till. I de gula fälten för Företag och Anställd kommer då namnet på enheten och den anställdes namn upp med automatik. Om det inte kommer upp något i de gula fälten har man angett fel användarnamn i rutan för ”Delegera till”. I rutan ”Delegera roller” väljer man den behörighet man vill delegera genom att sätta en bock i rutan framför rollen. Klicka på Spara.

Kapitel 5 – Attestering – Delegering av behörigheter Påminnelsemail kommer gå till både vikarien och till ordinarie attestant om vad som ska göras. I mittenrutan ser man nu den delegering man gjort. Man kan även titta på vilka delegeringar man gjort tidigare genom att bocka i rutan för ”Visa även historik”. Se nedan. Påminnelser som läggs upp på startsidan kommer också att gå till båda personerna. Den ordinarie attestanten kan fortfarande attestera om så önskas.

Kapitel 6 - Schemajustering

Kapitel 6 - Schemajustering Klicka på ikonen (Bemanning). för att komma till schemajustering

Kapitel 6 - Schemajustering Spara Ånga ändringar Olika typer av vyer Frånvaro Knappar under Schemaöversikt för att t. ex. göra urval, spara ändringar mera. Du kan även markera en dag och lägga in frånvaro på en person. OBS! Spara ofta. Klickar du på ångra försvinner allt som gjorts sedan du sparade förra gången, ej enbart den sista ändringen. Redigera beredskap Filter, inställningar, summera

Kapitel 6 - Schemajustering – Byt, Kopiera eller Flytta schema Under schemaöversikten kan du ändra schema. Det påverkar inte grundschemat, utan endast den/de dagar du justerar. Du kan kopiera, flytta eller byta ett schemapass för en eller flera dagar för en person. Detta kan du även göra mellan flera olika personer. För att markera flera personer håll nere ctrl. Man kan även använda funktionen Kopiera markering.

Kapitel 6 - Schemajustering – Byt, Kopiera eller Flytta schema Genom att klicka på en dag och hålla nere muspekaren (drag and drop) kan du flytta ett pass från en dag till en annan. Du kan även flytta passet till en annan person. Du kan även byta eller kopiera dag/dagar mellan en person, men även mellan olika personer.

Kapitel 6 - Schemajustering – Ändra schema på en anställd Dubbelklickar du på en dag får du upp information om dagen, och här kan du även justera klockslag och rast för just den dagen.

Kapitel 6 – Schemajustering - Beredskap Om det ligger ett beredskapsschema på en anställd kan du klicka på symbolen för att kontrollera / redigera beredskapen för den dagen. Du kan också ta bort beredskap samt lägga in ny beredskap.

Kapitel 6 – Schemajustering Beredskap För en anställd som har möjlighet till beredskapsschema, men ligger med tomt beredskapsschema (grön symbol syns inte) går det även att lägga in en beredskapsdag genom att markera en dag och klicka på knappen Redigera beredskap. Fyll i klockslagen i rutan som kommer upp. Spara. En grön symbol B tänds upp på den dagen.