Financieel beleid 2 Hoofdstuk Managementinformatiesysteem Inhoud Hoofdstuk 1

Financieel beleid 2 Hoofdstuk Managementinformatiesysteem

Inhoud Hoofdstuk 1 De liquiditeitsbegroting (liquiditeitsbudget) Hoofdstuk 2 De exploitatiebegroting (exploitatiebudget) Hoofdstuk 3 Beoordelen exploitatiebudget Hoofdstuk 4 Budget bewaken Hoofdstuk 5 Managementinformatiesysteem Hoofdstuk 6 Investeringsbegroting en vreemd vermogen Hoofdstuk 7 Eigen vermogen en intensieve financiering Hoofdstuk 8 Financiële kengetallen 1

► Wat heb ik in de vorige les geleerd? ► Wat ga ik nu leren? ► welke kengetallen veel worden gebruikt in de retail ► kengetallen berekenen voor omzet, voorraad en personeel ► wat een managementinformatiesysteem voor je kan betekenen 2

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► 5. 1 Managementinformatiesysteem ► 5. 2 Kengetallen personeel ► 5. 3 Kengetallen voorraad 3

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Een managementinformatiesysteem bestaat uit de bewerkte gegevens die de leiding nodig heeft voor de besturing en beheersing van de organisatie. 4

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Doelen ► Managementinformatiesystemen hebben onder andere de volgende doelen: ► doelmatig beheer van productiemiddelen en slimme inzet ► ► van personeel ondersteuning van inkoop, verkoop en andere activiteiten vergelijking kunnen maken met de resultaten van andere filialen, vergelijkbare ondernemingen en voorgaande perioden functioneren als centraal meldpunt voor knelpunten en klachten om klant- en servicegerichter te werken analyse van de gegevens 5

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Een systeem met alle informatie ► Wanneer je alle functies die je geautomatiseerd wilt hebben, binnen één systeem beschikbaar hebt, noem je dit een ERP, Enterprise Resource Planning. ► Enterprise betekent onderneming. ► Resource staat voor productiemiddelen, zoals personeel, machines of een bepaalde hoeveelheid geld. ► Planning betekent het beheersen van je activiteiten. ► Binnen een ERP heb je vaak een (aparte) module voor managementinformatie. 6

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Veel voorkomende verbeterpunten voor het gebruik van managementsystemen zijn: ► dubbele gegevens die niet gesynchroniseerd zijn (op elkaar ► ► ► afgestemd) te weinig eenduidigheid in de gegevens (voornaam of voorletter, straatnaam en huisnummer apart of samen) onvoldoende kennis van de mogelijkheden verouderde gegevens of overzichten vaagheid over autorisatie: wie mag wat doen? onduidelijke afspraken over het gebruik van het systeem 7

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Big data ► De (enorm) grote hoeveelheden gegevens over klanten en hun gedrag noem je big data. ► Hoe meer gegevens (losse feiten), hoe meer informatie (samenhangende gegevens) zou je denken. De trend is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. ► Je kunt deze big data analyseren om de kans in te schatten dat iemand een product gaat kopen. Analyse van big data geeft veel mogelijkheden om de omzet te verhogen. 8

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Voorbeelden inzet big data ► Analyse van de kliks. ► Up- en cross selling. Door een gepersonaliseerde ervaring zal een klant sneller terugkomen. ► Social media. Mede dankzij big data kun je berichten opsporen die voor jou relevant zijn. ► Flexibele prijzen. ► Google verzamelt veel gegevens van zoekopdrachten en past de reclames aan op het gedrag van internetgebruikers. Zo kan Google ondernemers helpen om advertenties alleen te tonen aan mensen die tot hun doelgroep behoren. 9

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Meer mogelijkheden ► Belangrijk bij het inzetten van deze nieuwe technologieën – zowel in de webshop als in de stenen winkel – is dat je de consument vooraf om toestemming moet vragen om deze technologie in te mogen zetten ► Met hulpmiddelen zoals wifi en bluetooth kun je steeds gemakkelijker data verzamelen. (bv i. Beacons). Door gratis wifi aan te bieden, ontstaat bijvoorbeeld de mogelijkheid om te zien hoe klanten door de winkel lopen. Waar blijven ze staan, in welke hoeken van de winkel komen ze niet? 10

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Externe informatiebronnen ► Externe bronnen van informatie zijn bijvoorbeeld het aantal consumenten in het voedingsgebied van een winkelcentrum, postcodeonderzoek (gegevens van bewoners binnen bepaalde postcodegebieden) en verkeersbewegingen. ► Veel ‘gratis apps’ hebben functies die het mogelijk maken om de locatie van de telefoon vast te stellen. Bedrijven verzamelen die gegevens en combineren ze, om je op een later moment gericht te benaderen om hun producten of diensten aan je te verkopen. 11

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Kengetallen personeel ► Drie veel gebruikte productiviteitskengetallen voor personeel zijn: 12

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Omzet per … ► fte (full time equivalent) ► medewerker 13

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Omzetkengetallen detailhandel 14

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Omzet per gewerkt uur (OPWU) ► Door de OPWU te berekenen, kun je nagaan hoe de afdeling of vestiging het doet. Maar je komt pas tot een idee of het goed of slecht gaat, als je het kengetal vergelijkt met voorgaande jaren of met andere bedrijven in de branche. 15

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Omgekeerd ► Je kunt deze kengetallen ook ‘omgekeerd’ gebruiken. Met die kengetallen kun je uitrekenen hoeveel personeel je nodig hebt. ► Je moet wel rekening houden met de volgende factoren: ► Personeel is vanwege vakantie of ziekte niet altijd beschikbaar. ► Soms is er weinig werk te doen, terwijl er toch al personeel ingepland is. ► Bij een onverwachte piek maken oproepkrachten extra uren en werkt vast personeel over. Toch hoeft een piek niet per se een omzetverhoging tot gevolg te hebben. 16

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Netto-uren ► Je maakt een onderscheid tussen netto-uren en bruto-uren. Bruto-uren zijn de uren die aan het personeel moeten worden uitbetaald. Het aantal netto-uren is het aantal uren dat het personeel daadwerkelijk productief is en bijdraagt aan de omzet. 17

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Brutowinstmarge ► Een belangrijk stuurmiddel voor het management is de brutowinstmarge. Dat is het verschil tussen de omzet en de inkoopwaarde van de omzet. ► De norm die je gebruikt als brutowinstmarge noem je de insturingsmarge. De insturingsmarge is de gemiddelde brutomarge voor een groep artikelen of het hele assortiment. ► Hoe je de insturingsmarge toepast, hangt af van de branche, de beschikbare informatie en de wensen en mogelijkheden om te sturen. 18

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Kengetallen voorraad 19

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Omloopsnelheid ► De omloopsnelheid of omzetsnelheid is het aantal keren periode dat de gemiddelde voorraad verkocht wordt. [Drie formules blz 167] 20

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Omzetduur ► De omzetduur of opslagduur is de tijd dat de voorraad gemiddeld (tegen inkoopprijzen) in het magazijn of in de winkel ligt. 21

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Inkoopruimte ► De inkoopruimte is de voorraad die je de komende periode moet inkopen. ► Wat je in moet kopen, hangt af van de omzet of afzet die je verwacht, van je omloopsnelheid, van de voorraad die je aan wilt houden en van de kortingen die je wilt geven. ► Als je de inkoopruimte berekent, moet je alles op dezelfde manier uitdrukken. In stuks, in inkoopprijzen of in verkoopprijzen. Je gaat uit van de gemiddelde voorraad. 22

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Problemen met de voorraadhoogte ► Het is lastig om de juiste hoeveelheid voorraad in huis te hebben. Dat levert twee mogelijke problemen op: ► Te hoge voorraad kost onnodig geld. ► Te lage voorraad brengt onnodig risico op het weglopen van klanten met zich mee. 23

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Gemiddelde voorraad ► Je kunt de gemiddelde voorraad berekenen en de vraag die je verwacht, maar een goed voorraadniveau hangt ook af van: ► Schommelingen in de vraag (denk aan seizoenen of verkoopacties) en de precisie van de verwachte omzet of afzet. ► Schommelingen in de inkoop/aanvoer van artikelen (denk aan inkoop in grote partijen of vaker in kleinere hoeveelheden). ► De kosten van voorraad (rente, ruimte, risico). 24

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Stock-to-sales ratio ► Een voorraadkengetal, dat uit Amerika is komen overwaaien, is de stock-to-sales ratio. Dat is de verhouding tussen de verkoopwaarde van de voorraad en de omzet. Met dit kengetal kun je de voorraad met de omzet vergelijken. 25

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Voorraadefficiency ► De voorraadefficiency is de verhouding tussen de brutowinst en de gemiddelde voorraad. ► Daarbij gebruik je de gemiddelde voorraad tegen inkoopwaarde. ► Hiermee kun je zien hoeveel je terugverdient met elke euro die je in de voorraad investeert. 26

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Winkelvloeroppervlakte (WVO) ► De ruimte die je gebruikt, wil je zo goed mogelijk benutten. De winkelvloeroppervlakte (WVO) is dat gedeelte van de winkel waar de klant komt. ► Het wordt uitgedrukt in het aantal vierkante meters. De WVO is gemiddeld 70% van de brutovloeroppervlakte. ► De rest is bijvoorbeeld het kantoor, het magazijn, de gangen en toiletten en de kantine. ► Het brutovloeroppervlak is alle ruimte die je huurt. 27

Hoofdstuk Managementinformatiesysteem ► Winkelvloeroppervlak berekenen ► Brancheorganisaties houden de gemiddelde winkelvloeroppervlakte per type winkellocatie bij. Dat is handig als je de omzet van je concurrent wilt schatten. 28