Filo Satlar Mdrl Eitim Kitab GZL Auto Matic

Filo Satışları Müdürlüğü Eğitim Kitabı -GİZLİ-

Auto. Matic Nedir? Kurumsal müşterilerin akaryakıt ihtiyacını n n n Süratli, Rahat, Güvenilir şekilde otomatik olarak, istasyonda herhangi bir ödeme yapmadan karşılayarak akaryakıt tüketimlerini kontrol altında tutmayı sağlayan etkin bir filo yönetim ve akaryakıt kazanç sistemdir. 2

Neden PO? PO Auto. Matic Filo Yönetimi ile tüm araçlarınız, Türkiye’nin her yerinden ücret ödemeden yakıt alır ve tüm bilgiler gerçek zamanlı olarak ekranınıza gelir. Şirket araçlarınızın Türkiye’nin en geniş istasyon ağına sahip PO istasyonları’nda herhangi bir ödeme yapmaksızın akaryakıt tüketimlerini istenilen limitler dahilinde ve en gelişmiş otomasyon altyapısı sayesinde %100 kontrolünü sağlayıp, Filonuzu Yönetebilirsiniz. 3

Avantajları Nelerdir? n İstasyonda kalış süresi kısalır, n Araçtan dışarı çıkmadan dolum yapılabilir, n Kredi kartı ve nakit para ödemeden alışveriş yapılır, n Fiş, fatura vs. için bekleme yapılmasına gerek kalmaz, n Başka bir araca yakıt alınamaz, n Araca eksik ürün verilmesi engellenir, n Araca yanlış ürün verilmesi engellenir, n Araç bazında yakıt tüketim takibi sağlar. 4

Auto. Matic’ten Alınabilecek Bilgiler n n n Firma adı, Aracın bağlı bulunduğu departman, Araç Plakası, Tarih, Saat, Alınan yakıtın cinsi, Alınan yakıt miktarı ( lt ), Alınan yakıt tutarı ( YTL ), Aracın o andaki km. si ( km. okuyuculu sistem varsa ), Alışveriş yapılan istasyonun ili, ilçesi, bayi adı, İstasyondaki pompa numarası. 5

Auto. Matic’in Ayrıcalıkları n n Araçları Departman bazında gruplayıp, bu gruptaki araçlar için geçerli standart limitler uygulanabilirsiniz, Miktar (lt) veya Tutar (YTL) bazında; ¨ Günlük, n (6 farklı zaman dilimi için ayrı limit girişine imkan verilmektedir), Haftalık, Aylık, Yıllık, Bayram ve Tatil Günleri (Yılbaşı, Kurban Bayramı, vs. ) için Gün/Saat Kısıtları oluşturabilirsiniz, İstasyon Kısıtları; ¨ Belirlenen il, ¨ Bir ildeki sadece belirli istasyonlardan araçların yakıt almalarını sağlanabilirsiniz, Belirlenen ürün dışında diğer ürünlerin alınmasını engelleyebilirsiniz, ¨ Aracın eurodizel yakıt alımını onay verirken, Motorin alımını engelleyebilirsiniz, İnternet üzerinden 7 gün-24 saat boyunca aracın yakıt alımı hemen durdurulabilirsiniz. ¨ ¨ n n n 6

Auto. Matic Nasıl Çalışır? n Araca bir adet taşıt kimlik ünitesi takılır. Bu ünite aracınızın bilgilerini içeren akaryakıt dolum anında pompa ile haberleşerek araç bilgilerini ve kilometre bilgilerini aktaran bir ünitedir. n Taşıt Kimlik Ünitesi monte edilmiş olan bir taşıtın, Auto. Matic Sistemine sahip olan bir PO istasyonundaki pompadan akaryakıt alması ile sistem çalışmaya başlar. n Pompa tabancasının taşıtın deposuna yerleştirilmesi ile haberleşme gerçekleşir. Taşıta ait bilgiler taşıt kimlik ünitesi ve depo anteni vasıtasıyla, İstasyon Kontrol Ünitesine aktarılır. İstasyon Kontrol Ünitesi'nden onay alınca, pompa çalışmaya başlar. n Dolum sonunda, doluma ait bilgiler (litre, birim fiyat, ürün cinsi, tarih, saat, taşıt plakası, kilometresi, vs. . ) İstasyon kontrol ünitesi hafızasına alınır ve tüm bu bilgileri içeren bir dolum fişi otomatik olarak yazıcı tarafından basılarak bilgi için sürücüye verilir. Bu bilgiler istasyonda bulunan bir bilgisayara aktarılır. Aynı zamanda yine aynı bilgiler online otomatik olarak merkezi bilgi toplama bilgisayarına uydu ile gönderilir. Tüm bu bilgiler bir rapor şeklinde düzenli olarak faturalar ile e-mail ile her iki haftada bir müşteriye ulaştırılır. n Taşıt kontrol ünitesi, taşıtınızda sadece arka sinyale (enerji için) ve km. saatine (bilgi için) bağlı olup, kesinlikle taşıtınızın performansını ve km'sini etkilemez. 7

Auto. Matic ile Alışveriş TKÜ Araca bir adet Taşıt Kimlik Ünitesi takılır. Bu ünite aracınızın bilgilerini içeren akaryakıt dolum anında pompa ile haberleşerek araç bilgilerini ve kilometre bilgilerini aktaran bir ünitedir. Taşıt Kimlik Ünitesi monte edilmiş olan bir taşıtın, Auto. Matic Sistemine sahip olan bir PO istasyonundaki pompadan akaryakıt alması ile sistem çalışmaya başlar. Müşteri, araçtan inmeden ve ödeme yapmadan yoluna devam eder 8

Auto. Matic Süreci Nasıl Çalışır? . (1) PO istasyona Akaryakıt Satar (3) İstasyon, Müşteriye ikmal ettiği Akaryakıt Tutarını PO’ya faturalar (4) PO, İstasyonun Geri Faturaladığı Akaryakıt Tutarını Müşteriye Faturalar. (6) Banka PO hesabına Ödemeyi yapar (2) İstasyon Akaryakıtı Müşteri Aracına İkmal Eder (5) Müşteri fatura Tutarını Bankaya Yatırır 9

Uydu Sistemi : § İstasyondaki Auto. Matic satış sistemlerinin çalışma, otorizasyon ve veri transferini uydu üzerinden yapar. Ayrıca bu ağ üzerinden çift yönlü olarak istenen her türlü data iletimi yapılır. Uydu sisteminin olduğu yerlerde telefon hattı yedek haberleşme hattı olarak kullanılmaktadır. 1. 150 civarında istasyonda uydu kurulumları tamamlanmıştır. 10

Ürünlerimiz 1 - Araca Monte Edilen KIT Araçlara takılan ve araçların bazı bilgilerini içeren araç kimlik ünitesidir. Araçların takometrelerine bağlanarak araçların kilometre bilgilerini de okur. Tüm bunların yanında aracın aküsüne bağlanarak ta enerji verilir. Son olarak depo etrafına monte edilen araç anteni de VIU ‘ya bağlanarak, ünitenin araç bağlantısı tamamlanmış olur. VIU gibi Fuelopass ta bir araç kimlik ünitesidir. VIU ‘dan fonksiyonel olarak tek farkı, bu kimlik ünitelerinin araçların kilometrelerini okumamasıdır. Böylece kilometre okuma bilgisine ihtiyacı olmayan filolar için daha düşük maliyetli bir alternatiftir. Fuelopass üniteler, araç anteni ve ID chip ‘ten oluşur. Araç bilgileri aynı VIU ‘larda olduğu gibi ID chiplere yüklenir. ID chipler araç anteni üzerine takılır ve buradan da aracın deposunun etrafına monte edilir. Fuelopass araç kimlik üniteleri, kısa montaj süresi, yüksek teknolojisi ve düşük maliyetili bir ekipmandır. 11

Ürünlerimiz 2 – Auto. Matic Kart • Auto. Matic Kart da kimlik ünitesi olup, araca takılmak yerine elde tutularak kullanılır. • Auto. Matic Kart kullanılan otomasyon tiplerinde, sistem aracı değil kartı tanır. Aynı araç kimlik ünitelerinde olduğu gibi kartlarda da müşteri bilgileri yüklenir. Ön Yüz Arka Yüz • Anahtarlık tipi VIU’lara alternatif olarak kullanılabilecek plastik (mifare) kart. • Maliyeti daha düşük, • Rahat taşınabilir. 12

Ürünlerimiz 3 – Auto. Matic Kontörlü Kart Arka Yüz Ön Yüz 13

Auto. Matic Kontörlü Kart n Kiralık / Taşeron Araçların Akaryakıt Alımlarında Nakit Ödeme veya Kredi Kartı ile Yakıt Almalarında Yaşanan Ödeme Sorunlarının PO “Köntörlü Kart” ile Sonlanması, n “Kontörlü Kart” Filo Ana Grubu ile İlişkilendirilir, n İlişkilendirme PO Genel Müdürlüğü’nde gerçekleşir, n İlişkilendirilme sırasında plaka girilmez, n Rahat Taşınabilir “Yakıt Elektronik Cüzdanı”dır. 14

Auto. Matic Kontörlü Kart’ın Avantajları n PO Genel Müdürlük’te Programlama İhtiyacı Gerektirmez, n Plakayı Müşterinin Kendisi Belirleyebildiği Gibi, Karttaki Plaka Bilgisini Değiştirebilir, n Müşteri, “Kontörlü Kart”ı Kullanıma Açıp Kapatabilir, n Müşteri “Kontörlü Kart”ı Bir Daha Kullanılmamak Üzere İptal Edebilir, n Müşteri, “Kontörlü Kart”ın Kontör Müktarını (Bakiyesini) Belirleme, Hatta Arttırıp-Azaltma Yetkisine Sahiptir, n Kartın Kullanılabilir Bakiyesi Olsa Bile, Eğer Müşteri Kredi Limiti Yetersiz ise, Karta Alım Onayı Verilmez. n Limit, Zamandan Bağımsızdır. Haftalık, Aylık veya Yıllık Değildir. Karta Yüklenen Yakıt Miktarı İstenildiği Zaman Harcanıp Tüketilir. 15

Montaj • Müşteri tarafından talep edilen yeni Taşıt Kimlik Üniteleri PO tarafından max. 2 iş günü içinde programlanır, • Programlanan KIT’ler PO tarafından kargo ile müşteriye gönderilir, Taşıt Kimlik Ünitesi • Müşteri KIT’leri teslim aldıktan sonra TURPAK (0212) 315 41 36 - ile montaj işlemleri için temasa geçer, • Montaj işlemi, TURPAK servisinin olduğu şehirlerde max. 3 gün, diğer illerde max. 15 iş günü içinde gerçekleştirilir. Kilometre Depo Anteni Sensörü 16

Auto. Matic WEB Sayfası - Müşteri 17

Auto. Matic WEB Sayfası - Müşteri 18

Auto. Matic WEB Sayfası - Müşteri 19

Auto. Matic WEB Sayfası – Kullanıcı Adı ve Şifre Giriş Ekranı Filo araçlarının gerçekleştirdiği işlemler internet üzerinden müşterilere verilen kullanıcı adı ve şifreleri ile sorgulanabilmektedir. 20

Auto. Matic WEB Sayfası – Ana Ekran 21

Auto. Matic WEB’in Özellikleri - Grup Ekleme • Filoya grup eklenebilir. Araçlar bu gruplar altına alınabilir. Gruplar arasında yer değiştirilebilir. • Filoya bağlı bir grubu silmek mümkündür. 22

Auto. Matic WEB’in Özellikleri-Grup Ekleme 23

Auto. Matic WEB’in Özellikleri-Grup Ekleme 24

Auto. Matic WEB’in Özellikleri-Gruba Araç Ekleme 25

Auto. Matic WEB’in Özellikleri-Gruba Araç Ekleme 26

Auto. Matic WEB’in Özellikleri-Gruba Araç Ekleme 27

Auto. Matic WEB’in Özellikleri - Gün/Saat Limitleme Her bir filonun gruplarına “Gün/Saat Kısıtları” yapılabilir. Oluşturulan gruba gün bazında özel kısıtlar verilebileceği gibi, grubun resmi tatillerde alım yapması da engellenebilir. 28

Auto. Matic WEB’in Özellikleri - Gün Limitleme Haftanın günleri için periyodik kısıtlar, “Haftanın Kısıtlı Günleri” başlığı altından tanımlanabilir. Haftalık gün kısıtı oluşturularak, bir grup ya da aracın periyodik olarak, haftanın belirli gün ve 29 saatlerinde, belirtilen miktarlarda alım yapması ya da hiç yapmaması sağlanır.

Auto. Matic WEB’in Özellikleri - Gün/Periyod Kısıtları Limitleme Haftanın her bir günü için 6 vardiyaya varan kısıtlar oluşturulabilmektedir. Vardiya tanımı yapılacak her gün için, kaç adet vardiya tanımlanacağı ve vardiyaların başlangıç ve bitiş saatleri tanımlanabilir. 30

Auto. Matic WEB’in Özellikleri – Bayram ve Tatil Günleri Limitleme Resmi tatil günlerine ait özel kısıt tanımları yapılabilir. Kısıt tanımlanacak resmi tatil seçilip, o gün için alım izni verilip verilmeyeceğine karar verilir. 31

Auto. Matic WEB’in Özellikleri - Gün/Vardiye Limitleme • Vardiya tanımı yapılacak her gün için, kaç adet vardiya tanımlanacağı ve vardiyaların başlangıç ve bitiş saatleri tanımlanabilir. • Kullanım kısıtlarının tanımlanması, miktar ya da tutar cinsinden yapılabilir. • Geçici olarak bağlantı sorunu yaşayan istasyonlardaki alım kısıtının aşılması riskini azaltmak amacıyla bir seferde yapılabilecek maximum alım miktarı/tutarı tanımlanabilmektedir. • Ayrıca bir haftada, bir ayda ve bir yılda yapılabilecek maximum alım miktarı/tutarı tanımlanabilir. • Grubun limitsiz yakıt alması sağlanabilir. 32

Auto. Matic WEB’in Özellikleri - Gün/Hafta/Ay/Yıl Limitleme 33

Auto. Matic WEB’in Özellikleri - İl/İstasyon Limitleme Gruba ait araçların tüm istasyonlardan ya da sadece bazı istasyonlardan alım yapılmasına izin vermek için tanımlanabilir. 34

Auto. Matic WEB’in Özellikleri-Ürün Limitleme Grubun tüm yakıt türlerinden alım yapabilmesi ya da sadece bazı yakıt türlerinden alım yapılmasına izin verilebilir. 35

Auto. Matic WEB’in Özellikleri n Tanımlanmış bir gruba yeni kısıt eklemek ya da varolan Gün/saat, Kullanım, İstasyon, Özel Gün, Resmi Tatil ve Ürün kısıtları düzeltmek mümkün olup bu işlemler ve kim tarafından yapıldığı kayıt altına alınmaktadır. n Tanımlı bir gruba yeni araç veya gruptan araç çıkartmak eklemek mümkündür. n Tüm bu kısıtlama ve tanım araç bazında da yapılabilmektedir. n Araçlara, bir gruba ait olmalarının yanı sıra kendilerine özel, herhangi bir grubun tanımlarına uymayan kısıtlar da tanımlanabilmektedir. Yani araçlar gruplanarak kısıt tanımları yapılabildiği gibi her bir araca özel tanımlama yapmak da mümkündür. n Müşteriler işlem bilgilerini kendi sistemlerine transfer edebilirler. 36

Auto. Matic WEB-Raporlar 37

Auto. Matic WEB-Raporlar Filo araçlarının gerçekleştirdiği işlemler internet üzerinden müşterilere verilen kullanıcı adı ve şifreleri ile sorgulanabilmektedir. 38

Auto. Matic WEB-Raporlar 39

Auto. Matic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları 40

Auto. Matic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları 41

Auto. Matic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları 42

Auto. Matic WEB-Raporlar – Yakıt Alımları/Plaka Bazında 43

Auto. Matic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu 44

Auto. Matic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu 45

Auto. Matic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu 46

Auto. Matic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu 47

Auto. Matic WEB-Raporlar – Fatura Detay Raporu 48

Auto. Matic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu 49

Auto. Matic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu 50

Auto. Matic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu 51

Auto. Matic WEB-Raporlar –Müşteri Alışları Raporu 52

Auto. Matic WEB-Raporlar –Tahsilat Sorgulama 53

Auto. Matic WEB-Raporlar –Tahsilat Sorgulama 54

Auto. Matic Faturalama – Ayda 2 Fatura Düzenlenir. 2 x 55

Auto. Matic : Ödeme Planı / Standart-Tek Ödeme Zamanları • PO, Müşteriye her ayın 1 -15 ve 16 -30/31 tarihleri arasındaki alımlarını ayrı faturalar ve faturaları müşterilere kargo ile ulaştırır. Fatura Detay Raporları e-mail ile istenilen kişilere gönderildiği gibi, internetten de alınabilir. • Tek Ödeme Yapan Müşteri, 1 ay boyunca aldığı akaryakıtın bedelini, takip eden ayın 6’sında bankada açmış olduğu Kredili Mevduat Hesabı’na yatırır. Anlaşmalı Bankalar; • • • İş Bankası, Fortis Bank, Garanti Bankası, Deniz Bank, TEB 56

Ödeme: DBS • Müşterinin Bankada DBS tutarının hesaplanmasında, Filodaki toplam araç sayılarının aylık tüketimleri göz önünde bulundurulmalıdır. • Sezonluk artış gösteren firmalar için, en fazla tüketim yapıldığı aylardaki tüketim miktarı hesaba katılmalıdır. 57

Auto. Matic’e Dahil Olma Süreci-Sözleşme İmzalanması n Müşteri ile Sözleşme imzalanması akabinde müşteriden temin edilen aşağıdaki belgeler Auto. Matic Satış Destek Müdürlüğü’ne iletilir; Ticari Sicil Gazetesi Fotokopisi, ¨ Yetkili İmza Sirküleri Fotokopisi, ¨ Vergi Levhası Fotokopisi, ¨ Filo Bilgi Formu. ¨ 58

Auto. Matic’e Dahil Olma Süreci-Banka Kredisi n n n Auto. Matic Satış Destek Müdürlüğü, Satış Temsilcisi’nin müşteri ile tutar hususunda mutabakata vardığı DBS’in açılması için bankaya başvurur. Bankanın DBS’i açma süresi 1 -3 haftadır. Müşteri sözleşmeyi imzalanması akabinde bankasına DBS için açılış emrini vermelidir. Aksi taktirde bu süre uzayabilir. 59

Auto. Matic’e Dahil Olma Süreci-Programlama n n n Banka Kredisi onaylanan Müşterinin KIT’leri max. 2 iş günü içinde programlanıp kargo ile müşteriye ulaştırılır. Müşteriye KIT’lerin ulaşması akabinde, müşterinin TURPAK ile araçlarına KIT’lerin montajı için irtibata geçmesi gerekir. Fuel. Opass montajı 10 dakika olup, VIU montajı 30 dakikadır. 60

Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları Tüm Petrol Ofisi istasyonlarında Auto. Matic var mıdır? n Petrol Ofisi 3500 istasyonu ile Türkiye’de en fazla sayıda ve en yaygın istasyon ağına sahip tek şirketdir. Auto. Matic tüm istasyonlarda bulunmamaktadır. İstasyon listesini il bazında ekli adresten alabilirsiniz; http: //www. automatic. com. tr/istasyonlar. html 61

62

Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları n Auto. Matic cihazları elimize ulaştı. Nerede monte ettirebiliriz? Montaj konusunda yetkili firmamız Turpak A. Ş’dir. Tüm cihaz monte ve sökümlerinde yetkili firma durumundadırlar. Telefon numaraları 0212 - 315 41 36 -0212 315 41 37’dir. 63

Müşteri kullanılabilir limitini öğrenmek isterse (banka garantisi) n n n Müşteri, yukarıda ki örnekte tıpkı kredi kartı limiti gibi 150. 000 TL değerinde banka limiti çıkarmış durumdadır. Ancak kullanılabilir limiti 20. 135 TL’ye düşmüştür. Bu şu anlama gelir. Tahsilat tarihinde müşteri borcu PO’ya banka tarafından ödenmiş ancak müşteri, bankaya fatura tutarlarını ödememiştir. Tıpkı kredi kartındaki ekstrenin ödenmemesinde kart kullanılabilir limiti’nin kullanılabilmesi gibi burada banka kulllanılabilir limiti harcanabilir hale gelmiştir. Bu tutarda ödeme olmadan harcandığından müşterinin yakıt alımı otomatik olarak durmuştur. Müşterinin yakıt alımı yapabilmesi için ödeme yaparak dekontu afy@poas. com. tr’ye mail atması 64 gerekmektedir.

Müşteri kullanılabilir limitini öğrenmek isterse (teminat mektubu veya Petrol Ofisi garantisi) n n Banka limiti hanesi boş olan müşteriler teminat mektubu ile çalışmakta veya riski PO tarafından karşılanmaktadır. Bu müşteriler için Kullanılabilir Limit 0 olduğunda müşterinin borcu olup olmadığı da bakılarak müşteriye ilave limit için ödeme yapması gerektiği söylenilmelidir. Ödeme dekontu afy@poas. com. tr’ye gönderilmelidir. Gecikmiş borcu olup olmadığına sayfa 54’de bahsedilği gibi Auto. Matic WEB üzerinden bakılabilinir. 65

Müşteri Banka Hesabı eksi durumda olmadan yakıt alımı yapamıyorsa n n Müşterinin bankaya borcu olmamasına rağmen tanımlı limitin hepsini kullanmış durumdadır. (kredi karı limitin dolması örneği gibi) İlave limit için Filo Satışları Back Office ile görüşülmelidir. Müşteriye ilave limit girilsede artık bu limitin müşteriye yetmediği ve limit artışı için bankası ile görüşmesi gerektiği blgisi verilir. 66

Müşteri bankasına borcunu ödediğini ancak limitinin açılmadığını iletirse n n n Ödeme dekontu afy@poas. com. tr’ye gönderilmesi talep edilmelidir. Müşteri ödeme yapmış olsa dahi bankalardan tahsilat dosyaları gelmediği için bu rakam gözükmeyebilir. Bu sebeple müşteriden ödeme dekontu istenerek Filo Satışları Back Office’in mauel işlem ile müşteriye mal verms sağlanır. 67

Bankası eksi bakiyede olan bir müşteri, bankasında kullanılabilir bakiye olmasına karşın neden yakıt alamadığını sorduğunda n n n Banka kullanılabilir limiti, Müşterinin fatura edilmiş ve edilmemiş alımlarını içermektedir. Sayfa 54’den oluşmuş ve ödenmemiş fatura bilgilerinin nasıl alınacağı görülebilinir. Sayfa 41 -42’den fatura edilmemiş alımlarını nasıl alıacağı görülebilir. 68

Neden Yakıt Alamıyorum? Müşteri yakıt alamama problemiyle bize ulaştığında sırasıyla şu kontroller yapılır n Automatic web üzerinden filo limitinin olup olmadığı kontrol edilir, eğer kullanılabilir limiti tükenmişse Sayfa 67 -69 daki durumlara göre bilgi verilir. Filo yasaklıya yasaklı olma sebebi müşteriye bildirilir(Borç, müşteri talebi vs) n 69

n Eğer müşterinin filosu yasaklı değilse ve limiti tükenmemişse bu durumda araç bazında kontrol yapılmalıdır. Ipay üzerinden Yakıt Alımı Durdurma adımından Kısıt sorgulama seçilir (kartlarda bu sekme kullanılmaz, kullanıldığında araç aktif değil hatası verir) 70

n Plaka sorgulama kısmına Plaka başına 0 eklenerek 8 haneye tamamlanarak yazılır. Araç Özet Bilgilerinde, eğer yeşil se alım kısıtı olmadığını gösterir, kırmızı ise araç yasaklı, kredi limiti tükenmiş, filo limiti tükenmiş olabilir, eğer alım izni olduğu halde yakıt alımı yapamıyorsa, araç tanımlı yakıt tipi dışında bir yakıt almaya çalışıyor olabilir, bayi kısıtı olabilir, ya da araç üzerindeki cihaz veya pompada sorun yaşanıyor olabilir. Bunun kontrolünü yapmak için yine Ipay ekranından aracın ne zaman yakıt almayı denediği bilgisi alındıktan sonra İşlem Sorgulama adımından Kurumsal İşlem Sorgusu seçeneğinden gerekli kontrol yapılabilir. 71

n Plaka kısmına yine plaka 8 haneye tamamlanarak yazılır, müşterinin yakıt almayı denediği zamanı içeren tarih aralığı seçilerek kontrolü sağlanır. Eğer ekranda her hangi bir bilgi çıkmıyorsa 2 sebebi olabilir, araç üzerindeki cihaz arızalı, ya da pompada problem var, müşteriye farklı pompadan tekrar yakıt alımı yapmayı denemesi iletilir, alaması halinde Turpak yetkili servisine yönlendirilir, Turpak çözüm bulamazsa yeni cihaz programlanarak gönderilir 72

n n Diğer bir seçenek ise, pompa ya da istasyon kaynaklı bir problemden dolayı cihaz okunmamış olabilir, bu durumda da yine müşterimize önce başka bir pompa ve istasyondan yakıt alımı yapmayı denemesi önerilmelidir. Eğer ekranda yakıt tipi hatası çıkarsa bu durumda müşterimiz Automatic web üzerinden aracın yakıt tipini düzelterek hemen yakıt alabilir, istasyon kısıtı olması halinde değişikliği yine automatic webten yapabilir ya da aktif olan bir istasyondan yakıt alabilir, takrir süresinden dolayı araç kısıtı varsa, takriri yenileyerek aslını tarafımıza gönderdikten sonra yakıt alımı açılabilir, yanda mor el şeklinde bir resim çıkarsa 5 -10 dk kadar bekleyip tekrar yakıt alımı yapmalıdır, sistemsel bir sorun vardır. 73

Müşteri ben bu kadar yakıt alımı yapmadım derse, n n n n n Bu durumda müşterinin fatura edilmiş ve fatura edilmemiş yakıt alımlarına bakılır. Fatura edilmiş yakıt alımlarına bakarken fatura tutarına değil, fatura tarih aralığındaki yakıt alım tutarı sistemden çekilerek bakılır Örneğin 15. 04. 2010 faturası için 01. 04. 2010 -15. 04. 2010 Tarih aralığındaki yakıt alım toplamına bakılmalıdır. Bunun sebebi limit boşluğu iskontosuz tutar üzerinden limitte yer tutar, oysa ticari şartlar nedeniyle bir çok müşterimizin faturasına iskonto uygulanmaktadır. Fatura edilmemiş yakıt alımlarına bakarken örneğin müşterinin bizi aradığı tarih 26 Nisan 2010 olsun, en son fatura kesimi 15. 04. 2010 tarihinde yapıldığından, bu tarihten sonraki yakıt alımları fatura edilmemiştir. Dolayısıyla 16. 04. 2010 ile 26. 04. 2010 tarih aralığındaki yakıt alımları çekilir ve yine iskontosuz ham tutara bakılır. Fatura edilmiş ve fatura edilmemiş tutar toplanır, sistem ortalama % 2 ila % 3 oranında güvenlik sebebiyle müşteri limitini bloke etmektedir. Bu da hesaba katılarak müşterinin harcamaları toplanır. Eğer gerçekten bir tutarsızlık varsa bu teknik ekibe bildirilmeli ve müşteri için geçici limit tahsis edilmesi talep edilmelidir. 74

Banka Hesap Numaranız Nedir? İşbankası : Maslak Kurumsal Şube (1254) Hesap No: 133 IBAN : TR 200006400000112540000133 n Müşterilerimiz ödemelerini yaparken açıklama kısmına müşteri kodlarını yazmalıdırlar, ödemeler ödemenin yapıldığı günden bir sonraki iş günü öğleden önce hesaba alınmaktadır. 75

Müşteri bankasına borcunu ödediğini ancak limitinin açılmadığını iletirse (Komşu Müşteri Projesi) n n n Komşu müşterilerin kod numaraları 8 ile başlar. Teminatsız 10. 000 TL ye kadar limitlendirme ile çalışırlar. Bu müşterilerin vade bitiminjden sonra maximum 3 iş günü içerisinde ödeme yapmaları gerekmektedir. Bu süre zarfında ödeme yapmamaları halinde müşterinin yakıt alımı bir daha açılmamak üzere durdurulur. Müşterinin yakıt alımı ancak teminat vermesi durumunda aktif hale getirilebilir. Geçen süre sayfa 54’den tahsilat sorgulamadan takip edilbilir. 76

Auto. Matic Web’den faydalanmak istiyorum n Öncelik ile afy@poas. com. tr e posta adresimizden kullanıcı adı ve şifre talep edilmesi gerekmektedir. n Kullanıcı adı ve şifre tarafınıza ulaşmasının ardından yakıt alımı sorgulama, araç kısıtlamaları ve araç bazında geçici yakıt alımı durdurma gibi işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. 77

Automatic Web şifremi hatırlamıyorum n n Automatic web üzerinden Kullanıcı işlemleri ekranına giriş yapılır. Kullanıcı sorgulama kısmına giriş yapılır. Kullanıcı Adı kısmına kullanıcı kodu ya da müşteri kodu yazılır. Kullanıcılar bölümünden kullanıcı adı bulunur ve Güncelle Butonundan şifre güncellemesi yapılır. 78

Faturalarım Ne Zaman Kesiliyor Fatura kesimleri standart olarak her müşteride ayın 15 i ve ayın son günüdür. n Haftasonuna gelmesi durumunda fatura kesim tarihinde herhangi bir değişiklik olmayacaktır. n Faturalar basım tarihinden 1 gün sonra kargoya verilir. n 79

Fatura vadeleri ne zamandır ? n n Fatura vadeleri müşteriden müşteriye değişmektedir. Standart vade tarihimiz her ayın 6 sı ve 21 i dir. Vade sorgulama Auto. Matic Web üzerinden Tahsilat Sorgulaması ile yapılabilinir. 80

Müşteri Adres Değişikliği Yapmak İsterse n n n Müşteri sadece sevk adresinin değiştirilmesini ancak fatura adresinin aynı kalmasını istiyorsa, bu durumda yazılı olarak taleplerini iletmeleri yeterlidir. Hem fatura hem sevk adresleri değiştirilecekse tarafımıza değişikliğin olduğuna dair ticari sicil gazetesi, güncel vergi levhası ve kaşeli imzalı adres değişiklik talebine dair dilekçe ile başvuruda bulunabilirler. Bu evrakların geleceği mail adresi afy@poas. com. tr’dir. Faks ise 0212 329 52 63’dür 81

Müşteri Fazla Ödeme Yaptıysa n Mevcut faturasının üzerinde ödeme yapmış olan müşterinin iade işlemi için, müşteri talebini tarafımıza yazılı olarak bildirmek zorundadır. n Yazıda fazla ödeme tutarı, Banka adı şube adı ve hesap numarası bilgileri ya da IBAN nosunu bildirmesi gerekir. n Talep fax ya da maille iletilir. 82

Firmamıza yeni katılan araçlarımızı sisteme giriş işlemini nasıl gerçekleştirebiliriz? n n Auto. Matic web adresimizi üzerinden sırası ile Raporlar – Automatic Müşteri sekmelerini takip ederek Filo Bilgi Formunu eksiksiz doldurulmasının ardından afy@poas. com. tr adresimize iletilmesi ile işlem sırasına alınmış olur. Müşteri bu forma ulaşamıyorsa şirket mailinden aracın plakası yakıt cinsi markası modelini belirtere cihaz talebinde bulanabilir. 83

afy@poas. com. tr adresinize talepte bulundum ve cihaz tarafıma kaç gün içerisinde ulaşır. n “Talebinizin ardından max. 3 iş günü içerisinde tarafınıza sistemimizde bulunan sevk adresinize gönderilmek üzere kargoya verilecektir. “ şeklinde cevap verilebilinir. n Müşteri’nin teyit istemesi durmunda Back Office ile irtibata geçilmelidir. 84

Aracımızın üzerinde bulunmakta olan cihazımız arızalandı. Ne yapmamız lazım? n Öncelikle 0212 315 41 36 numaralı telefon ile irtibata geçerek en yakın Turpak montaj servisinde aracın kontrolünü yaptırmak gerekmektedir. n Eğer cihaz arızası varsa cihaz Turpak’ta sökülerek PO Genel Müdürlük Binasına yollanılmalıdır. n Araç için cihaz arızası olduğunu belirterek afy@poas. com. tr adresine yeni cihaz talebi yapılmalıdır. 85

Aracımın plaka bilgisi hatalı tanımlanmış? Ne yapmam gerekiyor? n afy@poas. com. tr adresimize hatalı plaka ve doğru plaka bilgisini ileterek yeni ünite talebinde bulunmanız gerekmektedir. n Hatalı ünite tarafımıza geri gönderilmelidir. 86

Taşıt tanıma cihazlarının özellikleri ve kullanım amaçları hakkında bilgi almak istemekteyim. n n 3 farklı cihazımız mevcuttur. a- VIU (km takipli sistem) b. Fuelopass (km takipsiz sistem) c-Kartlı sistem a- km takipli sistem = Araçlarınız istasyonlarımızdan yakıt alımlarının ardından raporlarımızda hangi istasyonumuzdan ne zaman hangi km’de yakıt alımı yaptığını görmemizi sağlayan cihaz tipimizdir. Araca montajı yapılmaktadır. b- fuelopass = araca montajı yapılan ünitedir. Sadece aracınızın depo kısmına montajı yapılır ancak raporlamada km bilgisine ulaşılmaz. c- kartlı sistem = Montaj gerektirmeyen ünitedir kredi kartı büyüklüğündedir. Km takibi yapılamamaktadır. 87

Filomuza ait aracımız çalındı. Yakıt alımını kapamak istiyoruz. n Automatic Web üzerinden kullanıcı adı ve şifreniz ile giriş yapıldıktan sonra araç plakasını bularak araç bazında yakıt alımı durdurulmalıdır. 88

Aracımın satışı nedeni ile aracıma ait ünitenin iptal işlemini rica ederim. n TKÜ cihazlarının iptal işlemleri araçların üzerlerindeki üniterin TURPAK montaj servisimizde sökümünün ardından PETROL OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜK adresimize iadesinin ardından yapılmaktadır. (Automatic Departmanı Eski Büyükdere Cad. No: 33 -37 Maslak İstanbul) 89

Takrir süremiz ne zaman doluyor? n Takrirler bakanlığın onayladığı tarihten itibaren 1 yıl süreyle geçerlidir ve tarih takrir üzerinde yazar. Takrir ellerinde yoksa bize yönlendirilebilir 90

Yeni araç aldık, ne yapmalıyız? n n Elçilik araçlarının talepleri de mail ya da faks olarak yapılabilir. Cihaz müşteriye kapalı olarak gönderilir. Cihazın montajından sonra montaj kağıtları bize fakslanır, bu bilgilere göre elçilğe, montaj yapıldığına dair Bakanlığa verilmek üzere yazı gönderilir. Bu yazı hazırladıkları takririn ekine konarak Bakanlığa verilir. Takririn 2 orjinal nüshası genel müdürlüğe ya da Ankara ofisimize ulaşırsa yakıt alımları açılır. 91

Arıza formu ile satış yaptım ancak hesabıma geçmedi? n Bayiler onay kodu aldıktan sonra 3 gün içerisinde çağrı merkezine dönüp formun girişini yaptırmalidirlar. Merkeze ulaşmayan satışlar form doldurulup genel müdürlüğe fakslanmalıdır. 92

Araçlarımın KM ayarları doğru göstermiyor? n Aracın kullanmış olduğu cihaz türü kontrol edilir eğer cihaz VIU ise Turpak Montaj servisine kalibrasyon ayarlarının yapılması için yönlendirme yapılır. Cihaz türü fuelopass veya kart ise km takibi yapılamıycağı iletilir. 93

Fiyat Farkı Raporu nedir? n Bu rapor fiyat farkı ile çalışmakta olan Kamu Kurum ve kuruluşlarına gönderilmektedir. Kamuların ihale tarihindeki akaryakıt fiyatları, ihalede teklif edilmiş olan fiyat, akaryakıtın alındığı tarihteki fiyatlar karşılaştırılarak oluşan fiyat farkı hesaplanır, bu taleple gelen müşterilere hangi faturaya ait fiyat farkını istediklerini belirtmeleri ve backoffice ten mail yoluyla talepte bulunmaları iletilmelidir 94

• Automatic satışları için nasıl fatura düzenlenir? n n Automatic satışı yapan bayiler tıpkı PO tarafından müşterilere düzenledikleri gibi ayda 2 kez fatura düzenlerler. Fatura tarihleri her ayın 15’i veya son günüdür. PO tarafından bayilere tanımlanan ve kullanılması zorunlu olan X@poasbayi. com. tr mail adreslerine fatura düzenlenecek bilgiler gönderilmektedir. SMS olarakda kayıtlı telefonlara bilgiler gönderilmektedir. 95

• Automatic alacağım ne zaman ödenir? n Bayilerimize Automatic ödemeleri ayda 2 kez yapılmaktadır. Ayın 15’ine düzenlenen faturalar 22’sinde, Ayın son gününe düzenlenen faturalar takip eden ayın 7’sinde ödenmektedir. Tatil gününe denk gelen tarihlerde ise takip eden ilk iş günü ödenmektedir. Ödeme bilgileri tarafınıza mail iletelmektedir. Sisteme yeni giriş yapan bayilerin İş Bankası veya Fortisbank’da bulunan hesap numaralarını iletmeleri gerekmektedir. 96

• n Automatic alacağım ne kadar geçecek? Tarafınıza gönderilen ödeme dosyasında firmanın ismi ile veya müşteri kodu ile arama yapılarak fatura tutarı kolonunda yer alan bakiye bilgisi verilir. Örnek Kod: 139099 veya Asfa Petrol 97

• Automatic Ödemem Ne kadar? n Tarafınıza gönderilecek ödeme dosyasında bayilere ödenecek bilgiler yer almaktadır. 98

• Ödemem neden eksik geçti? n Automatic ödemeleri yapılmadan önce cari hesabında gecikmiş borcu olan bayilerin alacaklarından düşülerek ödeme yapılır. Borcu oluşturan fatura bilgileri tarafınıza mail iletilmektedir. 99

• Automatic Ödemelerimin cari hesap ekstresini istiyorum n Automatic fatura ödemeleri için cari hesap ekstresi talebinde bulunan firmaların bayi kodları, isimleri ve poasbayi. com. tr uzantılı mail adreleri alınarak tarafımıza iletilir. 100