Facultad Nacional de Salud Pblica Hctor Abad Gmez

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” ET PAI 4. Sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001 Convenio 519 de 2015 MSPS – OPS/OMS REUNION NACIONAL DEL PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES (PAI) Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Operador FNSP / UDEA Wilington Olarte Arias - Coordinador general Carlos Alberto López Zapata - Coordinador técnico Odila Giraldo Ramírez - Analista de procesos Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Objeto contractual Implementar, evaluar y mejorar el SGC para el programa ampliado de inmunizaciones PAI en departamentos priorizados para avanzar el proceso de certificación en la norma de calidad NTC ISO 9001: 2008 Contrato CI_SCON 2016 -01982 FNSP/UDEA – OPS/OMS Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Contenido • • • Alcance y población objeto Metodología e instrumentos de trabajo Diagnóstico y evaluación SGC PAI Gestión documental Auditorías internas de la calidad Mejoramiento • • Piloto de riesgo Resumen de logros y avances Resumen de novedades presentadas Conclusiones y recomendaciones Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Alcance y población objeto Territorios del nivel Departamental nivel Distrital Municipal - Capital Antioquia Medellín Atlántico Barranquilla Bolívar Cartagena Caldas Manizales Chocó Quibdó Córdoba Montería Cundinamarca Bogotá DC Huila Neiva La Guajira Riohacha Magdalena Santa Marta Meta Villavicencio Norte de Santander Cúcuta Quindío Armenia Santander Bucaramanga Sucre Sincelejo Valle del Cauca Cali Ibagué 16 5 Inician 36 entidades territoriales durante fase de diagnóstico SGC PAI Finalizan 33 entidades territoriales durante fase de auditorías internas de calidad 12 33 Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Metodología e instrumentos de trabajo Cronograma detallado, planes de trabajo y reuniones Visita Diagnóstico SGC PAI Visita Auditoría Interna de Calidad Sensibilización – Capacitación Virtual 1) Compromisos pactados 2) Hallazgos 3) Acciones de mejora 4) Seguimiento 5) Evaluación Múltiples canales de comunicación Plataforma de Integración Documental (PID) Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Diagnóstico y evaluación SGC PAI q Aspectos positivos a resaltar en los enfoques ISO y PAI q Barreras o dificultades encontradas en los enfoques ISO y PAI q Hallazgos o Incumplimientos PAI q Consideraciones NTC ISO 9001: 2008 q Oportunidades de mejora en los enfoques ISO y PAI q Aspectos positivos encontrados en la documentación evaluada q Carencias encontradas en la documentación evaluada q Aspectos concluyentes inherentes con la documentación evaluada. Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A MAPA DE PROCESOS DEL PAI Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A … Diagnóstico y evaluación SGC PAI Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A 1 - Evaluación de la pertinencia documental 2 -Plataforma de Integración Documental (PID) 5 - Implementación Gestión documental 4 -Socialización 3 -Revisión documental Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Total documentos revisados, socializados e implementados en el SGC según procesos del PAI Proceso Total Direccionamiento Estratégico 37 Movilización social y comunicación 4 Gestión operativa del programa 21 Vigilancia de eventos inmunoprevenibles 9 Gestión de insumos y cadena de frio 24 Gestión del talento Humano 9 Investigación 2 Atención al usuario 4 Sistemas de información 6 Supervisión , seguimiento y evaluación 26 Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Gestión del conocimiento Comunicación y • Boletines informativos virtuales (3) • Cuentas de correo individualizadas difusión de la (36) y controladas a través de la PID información • Mensajes electrónicos permanentes Sensibilización Capacitación • Jornadas de sensibilización virtual (5 - fechas en 3 temáticas) • Video tutoriales (9) • Asesorías telefónicas y por Skype Apropiación del conocimiento • Encuesta virtual de evaluación del conocimiento según territorio y proceso del PAI Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Auditorías internas de la calidad Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resultados Distribución porcentual de no conformidades y observaciones identificadas en auditoría interna del SGC PAI (Por proceso) … Auditorías internas de la calidad … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resultados Distribución porcentual de no conformidades y observaciones identificadas en auditoría interna del SGC PAI (Por requisito) … Auditorías internas de la calidad … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Planes de Mejoramiento Evaluación de procesos SGC PAI Auditoría interna de calidad Evaluación componente s PAI … Mejoramiento … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A ACCIONES CORRECTIVAS DERIVADAS DE LA EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS DEL PAI - OCT. 2016 500 450 400 43 N° de acciones 350 300 13 250 200 150 386 280 30 106 50 0 Departamental y Distrital Municipal Nivel Territorial Formuladas Total Cerradas Fuente: Informes de visita PAI SGC … Mejoramiento … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A ACCIONES CORRECTIVAS DERIVADAS DE HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL SGC PAI - OCTUBRE DE 2016 51 N° Hallazgos / Acciones 350 300 250 40 200 306 150 11 100 193 113 50 0 Departamental y Distrital Municipal Nivel Territorial Hallazgos Total Acciones Fuente: Informes de auditoría interna … Mejoramiento Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Piloto de riesgo Bolívar NTC ISO 9001: 2015 GUÍA ADMON RIESGOS - DAFP La Guajira REFERENTES NTC ISO 31000: 2011 Antioquia Cali Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Etapas piloto de riesgos Aplicación metodología de riesgos Identificación de debilidades y amenazas Identificación preliminar de Evaluación de riesgos + riesgos contexto interno + definitivos PAI externo Identificación de factores de contexto (interno + externo Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad. Nacionaldede. Salud. Pública“Héctor. Abad. Gómez”- Ude. A Facultad Resultados TOTAL AMENAZAS 8 5 5 7 6 3 7 9 6 FACTORES EXTERNOS Factores externos 1 - AMBIENTE SOCIAL 2 - AMBIENTE CULTURAL 3 - AMBIENTE POLÍTICO 4 - AMBIENTE LEGAL Y REGLAMENTARIO 5 - AMBIENTE TECNOLÓGICO 6 - AMBIENTE ECONÓMICO 7 - MEDIO AMBIENTE 8 - PARTES INTERESADAS EXTERNAS (RELACIONAMIENTO) 9 - INFOMACIÓN Y COMUNICACIÓN Total Amenazas 56 Amenazas FACTORES INTERNOS Factores internos TOTAL DEBILIDADES 1 - DIRECCIÓN Y BUEN GOBIERNO (Estructura, políticas y objetivos) 20 2 - GESTIÓN DE PROVEEDORES 3 - CADENA DE FRÍO 4 - VACUNACIÓN 5 - GESTIÓN DE RECURSOS 6 - ÁMBITO FINANCIERO 7 - GESTIÓN TECNOLOGICA 8 - GESTIÓN DE COMUNICACIÓN / INFORMACIÓN 9 - RECURSO HUMANO 10 - SERVICIO AL USUARIO 4 11 3 4 5 7 5 14 4 Total Debilidades 77 Debilidades … Piloto de riesgo … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resultados Vulnerabilidad externa … Piloto de riesgo … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resultados Vulnerabilidad interna … Piloto de riesgo … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resultados Listado final de riesgos del PAI N° RIESGOS 1 Accidente laboral 2 Ausencia de control 3 Ausentismo 4 5 6 7 8 9 Baja calidad Conflicto Demora Desarticulación Desinformación Despilfarro N° 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Desplazamiento forzado de 10 funcionarios 11 Deterioro de insumos 12 Detrimento patrimonial 22 23 24 RIESGOS Error Fuga de capital humano Inaccesibilidad Incompetencia de funcionario Incumplimiento de cobertura Incumplimiento de directrices Incumplimiento de evaluación Incumplimiento de medición Incumplimiento de objetivos Inefectividad Ineficiencia Inexactitud N° 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 RIESGOS Información errónea Insatisfacción Insostenibilidad Omisión Peculado Pérdida de imagen Pérdida de información Presión indebida Prestación ilegal de servicio Reproceso Sobrecarga laboral Tráfico de influencias … Piloto de riesgo … Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resultados Aplicación metodología de riesgos Priorización de 3 riesgos por proceso Evaluación de acuerdo al contexto de cada programa … Piloto de riesgo Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resumen de logros y avances GENERALES Compromiso incondicional del talento humano PAI con el proyecto SGC del PAI Sensibilización y socialización de la documentación del SGC PAI con clara identificación del mapa de procesos y plataforma estratégica en la mayoría de los territorios Adopción de la documentación del SGC PAI en la mayoría de los territorios priorizados Apropiación del manual técnico administrativo del PAI versión 2016 Cambios en la cultura de calidad de los funcionarios PAI con asignación de agenda y espacio de disertación en las reuniones Reconocimiento de la necesidad de articular los procesos del PAI con las gestiones tendientes a implementar un sistema de gestión integral de la calidad en el territorio Concientización sobre la importancia y necesidad de implementar un SGC para el PAI, involucrando los líderes de calidad, los otros actores del SGSSS y otros grupos de interés Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Resumen de logros y avances ESPECÍFICOS A RESALTAR Adopción de mejores prácticas para el desempeño a través de estrategias de movilización y comunicación (blog calidad PAI, Banner PAI, etc. ) Articulación y ó integración de procesos PAI, en el SGC Integral de varios territorios Necesidad de adoptar y adaptar guías para inducción al personal del programa y apropiación de otra documentación, Cambios en la metodología de gestión del talento humano en algunos territorios Socialización y apropiación de la documentación del SGC del PAI en página Web institucional o en otros medios del territorio Identificación y evaluación de contextos internos y externos que impactan al PAI, acorde con el piloto de riesgos con la NTC ISO 9001: 2015 … Resumen de logros y avances Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Novedades presentadas… entre otras Suspensión temporal de participación en el proyecto SGC del PAI en algunos territorios Dificultades con la contratación del coordinador PAI y de su equipo de trabajo Interrupción oficial de participación en proyecto SGC, por razones internas Salida de Coordinadores PAI en el transcurso del proyecto Prioridades en la respuesta a jornadas de vacunación Delegación de actividades y compromisos en funcionarios de segundo nivel Territorio sin coordinador PAI Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Conclusiones… entre otras: Tipo de contratación en programas que dificulta continuidad en la gestión. Sobre carga laboral y dedicación a actividades diversas en las secretarias de salud Tiempo y disponibilidad de talento humano que les permita definir, socializar e implementar los procesos, procedimientos y formatos propios del sistema; en este sentido es importante y necesario contar con personal capacitado en calidad. Los territorios que muestran mayor avance en la implementación del SGC PAI con la NTC ISO 9001: 2008 son los que tienen implementado un sistema de gestión de calidad en el Municipio, Distrito o Departamento. Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A Recomendaciones: entre otras: Considerar la definición de políticas en función del empoderamiento y gestión del SGC del PAI como una nueva directriz incluida en el Manual Técnico Administrativo. Evaluar proyectar al Programa Ampliado de Inmunizaciones como parte del Sistema Integrado de Gestión en los Territorios en lo que se viene adelantando su implementación para permitir a la organización demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas. Considerar la posibilidad de establecer directrices que garanticen el personal suficiente y la continuidad del mismo para garantizar la estabilidad y efectividad del SGC del PAI. Involucrar la evaluación continua de los contextos internos y externos del PAI y a gestión de los riesgo Considerar continuidad de actividades del proyecto Quedan grandes expectativas y un trabajo importante avanzado. Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016

Facultad Nacional de Salud Pública “Héctor Abad Gómez” - Ude. A “Como seres humanos, nuestra grandeza descansa no tanto en nuestra capacidad para rehacer el mundo, sino en el poder de rehacernos nosotros”. W. Edwards Deming Sistema Gestión de la Calidad del PAI / NTC ISO 9001 - Noviembre 17 de 2016