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Facultad de Sistemas, Computo y Telecomunicaciones Gestión de Proyectos SESION I Fundamentos – PARTE I MSc. Daniel Alejandro Yucra Sotomayor

Antecedentes y estadísticas Los EEUU gastan $2. 3 trillones en proyectos cada año. El mundo gasta cerca de $10 trillones en proyectos de todo tipo. Mas de 16 millones de personas están de acuerdo que el Project Management (Gerencia de Proyectos) es su profesión; y en promedio un Project Manager (Gerente de Proyectos) gana mas de US$82 K al año.

Mas Información de Gerencia de Proyectos Mas de 500, 000 proyectos de desarrollo de aplicaciones fueron iniciados durante el 2006, y 350, 000 a agosto del 2007. Famosos autores y consultores resaltan la importancia de la Gerencia de Proyectos. Como Tom Peters quien en 1985 escribe en su libro: Reinventando el Trabajo: El Proyecto 50, “Para ganar hoy en día Ud. debe ser un master de la Gerencia de Proyectos!”

Motivación para el Estudio

Motivación para el Estudio (cont. ) Los proyectos de TI han tenido una terrible historia. En 1995 Standish Group encontró que solo el 16. 2% de los proyectos fueron exitosos y mas del 31% fueron cancelados, costando mas de $81 billones sólo en EEUU. En 2001 tan sólo el 28% de los proyectos fueron exitosos. En 2008, sobre una muestra de 100 responsables de TI corporativos en proyectos web: un 25% excedieron el costo, un 31% excedieron los tiempos y un 21% no contemplaron el alcance definido.

Motivación para el Estudio (cont. )

Causas de fracaso de los proyectos

Causas de fracaso de los proyectos (cont. ) No existen objetivos claros de negocios (alcances). Falta de apoyo de la alta gerencia. Carencia de metodología o poca adherencia a esta. Resistencia al cambio. Falta preparación de la organización para asumir el cambio (mental, habilidades, conocimientos). El Project Manager posee debilidades en competencias “blandas” o “people skills” como: comunicación, carácter, interacción humana, valores, empatía, liderazgo, resolución de problemas, toma de decisiones, innovación, delegación, coaching, etc El Project Manager posee debilidades en competencias “duras” o técnicas para llevar a cabo una tarea.

Ventajas del uso de Gerencia de Proyecto formal • • • Mejor control financiero, físico y de recursos humanos. Mejora de las relaciones con el cliente. Cortos tiempos de desarrollo. Menores costos. Alta calidad y mejora de la confiabilidad. Altos niveles de márgenes financieros. Mejora de la productividad. Mejora las coordinaciones internas. Mejora del nivel de la moral del trabajador.

Ejemplos de Proyectos TI • Una agencia de viajes desarrolla un Sistema de Reservas. • Muchas organizaciones actualizan su hardware, software, y redes via proyectos. • Las organizaciones desarrollan nuevos software o mejoran los existentes para soportar procesos de negocio. Nota: “Proyectos TI” refiérase a los proyectos que involucran HW, SW y redes.

La Triple Restricción Cada proyecto es limitado en diferentes formas por sus: Metas de alcance: ¿Qué esta tratando de lograr el proyecto? Metas de tiempos: ¿Qué tanto tiempo debería tomarse para terminar de entregar el producto? Metas de costo: ¿Cuánto debería costar? La principal tarea del Gerente de Proyectos es balancear estos tres objetivos en competencia.

La Triple Restricción (cont. ) Target

Reporte de mejoras en los proyectos hacia el Y 2 K • Los tiempos en exceso fueron disminuidos de 222% a 163%. • Los sobrecostos fueron disminuidos de 189% a 145%. • 78, 000 proyectos en EEUU fueron terminados satisfactoriamente comparados con 28, 000 en promedio de años anteriores. • 28% de los proyectos TI fueron exitosos comparados con el 16%.

El porque de las mejoras Las razones del incremento en los éxitos fueron varios: 1)El costo promedio de un proyecto se ha reducido en 50%. 2)Se cuenta con mejores herramientas para monitorear y controlar los progresos (MS Project, Oracle Primavera P 6, Plan View, Welcom, Risk. Tools, Palisade, Prosight, Niku, SAP, etc). 3) Se cuenta con Gerentes de proyectos mas competentes, empleando mejores procesos de gestión. Según Standish Group, 45% de las fallas de los proyectos se debe a no haber utilizado mejores prácticas. El uso del Project Management formal es la clave!

Historia del Project Management Algunas personas argumentan que la construcción de las pirámides de Egipto (2570 AC) fue un proyecto, como también lo fue en 208 AC la construcción de la Gran Muralla China. Pero la mayoría de la gente considera que hubieron pocos proyectos que emplearon un “moderno” project management. Uno de ellos duro 3 años, $2 billones (en dólares de 1946), tuvo un Gerente de Proyecto y un Gerente técnico en forma separada.

¿Por qué Project Management? • • Los proyectos son inciertos. Los proyectos son riesgosos. Demoran un tiempo significativo. Cuestan mucho dinero. Involucran a mucha gente de la organización. Están expuestos a cambios inesperados. Deben satisfacer a distintos tipos de clientes (stakeholders). Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo y calidad.

Algunas posiciones encontradas • Hace unos años mi empresa se gastó medio presupuesto en implantar una herramienta de gestión de proyectos. Hoy no lo usa nadie y la información esta totalmente desactualizada.

Algunas posiciones encontradas (cont. ) • Todo empieza muy bien, pero cuando hay el mas mínimo retraso todo el mundo debe centrarse en sacar el trabajo y el resto rápidamente queda a un lado.

Algunas posiciones encontradas (cont. ) • Dígame ¿ Si implanto esta herramienta, cuanto puedo reducir la ejecución de mis proyectos y cuanto optimizo la gestión de mis recursos ? .

Algunas posiciones encontradas (cont. ) • La teoría es muy bonita y estaría bien pero no tenemos tiempo en los proyectos para aplicar lo que dicen que deberíamos hacer. De hecho no tenemos ni tiempo de leer esos libros blancos que hicieron los “super-expertos”. Pues que vengan ellos y hagan los proyectos!!

Felizmente los resultados hablan por sí solos El Project Management es una competencia estratégica que ha sido exitosamente aplicada en importantes proyectos como por ejemplo: 1. Reconstrucción del Pentágono luego de los 2. 1. ataques terroristas del 11 de septiembre de 2001. La transformación de IBM por Lou Gerstner en 1994. De un gigante IT a una empresa líder en servicios de hw, sw y consultoría. La organización y gerencia de las Olimpiadas de Invierno de Salt Lake City en 2002.

Felizmente los resultados hablan por sí solos El Project Management es utilizado por muchas organizaciones alrededor del mundo, como por ejemplo:

Felizmente los resultados hablan por sí solos Actualmente en el mundo existen muchas metodologías para aplicar el Project Management, como por ejemplo: