FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLTICAS CONSULTORIO JURDICO

FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS CONSULTORIO JURÍDICO INDUCCIÓN PRACTICANTES SEMESTRE 2 -2017

JURAMENTO PRACTICANTE Y FUTURO ABOGADO Y ABOGADA AMIGONIANO ¿Juráis ante Dios y ante la patria cumplir con destacado desempeño las funciones encomendadas y que se asumen a partir de hoy en el Consultorio Jurídico de la Funlam, llevando con entereza y responsabilidad los procesos asignados y atendiendo cabalmente la labor social que nuestra Institución pone al servicio de la comunidad? . Si así lo hiciereis que Dios y la Patria os premie, sino que él y ella os demanden.

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS CONSULTORIO JURÍDICO INDUCCIÓN PRACTICANTES NIVEL I, II y III

FUNCIONES Y OBLIGACIONES 1. Práctica obligatoria. Ley 583 de 2000: § Asesoría Jurídica § Reparto § Brigadas Jurídicas § Capacitaciones y otras actividades 2. Práctica social comunitaria

PRACTICA OBLIGATORIA 1. FORMATOS 2. REPARTO DE PROCESOS 3. CREACIÓN Y ENTREGA DE CARPETAS 4. FICHAS Y CORRESPONDENCIA 5. PRACTICA FUNCIONARIOS PUBLICOS: Plazo entrega de certificado laboral – Viernes 11 de agosto

FORMATOS 1. INSTRUCTIVO USUARIOS 2. PRESENTACIÓN FINAL DE CASOS (Niveles I, II Y III) 3. PRESENTACIÓN FINAL DE CARPETA (Nivel IV) – otros : (no matrícula o cancelación) 4. PORTADA DE DEMANDAS 5. REGISTRO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA CUSTODIA 6. FORMATOS (MINUTAS Y MODELOS) POR ÁREAS (MICROSITIO) 7. ARCHIVO DE PROCESOS

REPARTO DE PROCESOS En el consultorio jurídico funciona el sistema CRM (customer relationship management), el mismo permite la sistematización y conocimiento en línea de todos los procesos que ingresan al Consultorio y los responsables de su trámite, desde el auxiliar de asesoría que recibe el caso inicialmente, pasando por la Dirección del Consultorio, seguido del trámite que debe ofrecer el estudiante y su seguimiento y control por parte del asesor del área respectiva. Los procesos se reparten dentro del sistema, para lo cual cada estudiante DEBERÁ REVISAR PERMANENTEMENTE si se le ha asignado algún caso, adicionalmente le llegará un correo electrónico donde se le informará al respecto.

REPARTO DE PROCESOS Por lo anterior, es OBLIGACIÓN de todos los practicantes mantener actualizado el correo electrónico en el Consultorio y en el Sistema Académico de la Institución. Sin embargo, no es excusa que el correo no le llegó para no tramitar un caso, lo que implica que el practicante deba estar revisando periódicamente el CRM. Se cuenta con tres (3) días hábiles a partir del día siguiente a la asignación del caso para ponerse en contacto con el usuario, presentar proyecto de solicitud de conciliación y/o concepto jurídico al asesor; presentarse ante el Centro de Conciliación en caso de asignación de una audiencia, acudir ante Fiscalía y entes de control. No requieren concepto jurídico: solicitudes de audiencias de conciliación, reparto de conciliaciones, reasignación de procesos, asistencia a audiencias en Fiscalía. CADA PROCESO TIENE UN NÚMERO DE CASO.

CRM • https: //www. youtube. com/watch? v=b. Nf. RL_EY m. MY

CUSTODIA DE CARPETAS CADA QUE UN PROCESO SE JUDICIALICE O SE INICIE SU TRÁMITE ANTE ENTIDADES ADMINISTRATIVAS, DEBERÁ ABRIRSE INMEDIATAMENTE CARPETA EN LA CUAL SE INCLUIRÁN TODAS LAS ACTUACIONES QUE SE SURTAN EN EL CASO. DICHA CARPETA SERÁ CUSTODIADA EN EL CONSULTORIO CON TODOS LOS DOCUMENTOS QUE LA INTEGREN.

CADA CARPETA DEBE CONTENER 1. LA DEMANDA, CONTESTACIÓN 2. AUTOS, SENTENCIAS (PROVIDENCIAS DEL JUEZ O FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO) 3. DEBEN FOLIAR EN EL ORDEN DE INGRESO 4. SE DEBE DEJAR CONSTANCIA DE CADA DOCUMENTO QUE SE INGRESA EN EL FORMATO RESPECTIVO.

ARCHIVO DE PROCESOS Para el archivo de un proceso que haya sido sometido a reparto, se deberá diligenciar el formato respectivo, en el cual se determinará la identificación del proceso, el aviso al usuario del archivo, la devolución de documentos (si corresponde) y la entrega de los mismos; previo visto bueno del asesor. En todos los eventos será la Secretaria del Consultorio quien finalice los casos, quien verificará la firma del asesor y la aprobación del archivo en el sistema. Por lo anterior, solamente podrá el personal administrativo del Consultorio archivar los casos, así: - Director: Casos no sometidos a reparto y asignados auxiliares (no requiere hoja de archivo) - Secretaria Consultorio: Casos sometidos a reparto. - Secretaria Centro de Conciliación: Solicitudes de conciliación y conciliaciones.

FICHAS Y CORRESPONDENCIA FICHAS ü ES INDISPENSABLE LLENAR LOS DATOS COMPLETAMENTE (con lápiz), TRAER LA FOTO Y MANTENER ACTUALIZADA LA FICHA. FECHA LÍMITE DE ENTREGA: 11 DE AGOSTO. CORRESPONDENCIA ü SE NOTIFICARÁ A TRAVÉS DEL CRM, PERO DEBEN RECLAMARLA EN LA RECEPCIÓN, SI ES DEL CASO.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD 1 INICIO ACTIVIDADES CONSULTORIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE 31 2 FINALIZACIÓN ACTIVIDADES CONSULTORIO 3 INDUCCIÓN A ESTUDIANTES OBSERVACIONES 29 5 4 Se realizarán dos (2) brigadas 5 JORNADAS INTERDISCIPLINARIAS 6 CAPACITACIONES 15 5 y 30 15 6 Nivel IV (técnica de conciliación- agosto). Nivel I (Proceso contravencional de tránsito 15 octubre). Niveles II (consejos prácticos 15 abril). Nivel III (Fiducia octubre 15). Obligatorias: 15 Familia nivel 1 y laboral nivel 2 15 Para empleados de la Rama Judicial y quienes 26 no recibieron reparto de audiencias 7 AUDIENCIAS SIMULADAS 8 DIPLOMADO EN CONCILIACION 9 FECHA FINAL PARA RADICACION DE SOLICITUDES DE CONCILIACION 10 FECHA LIMITE PARA REPARTO Inscripción Inicio Inicia en noviembre y termina en diciembre 10 29 11 ENTREGA DE PROCESOS NIVEL IV 10 al 17 12 PRESENTACION FINAL DE CASOS 17 al 24 13 CERTIFICACIÓN FINAL 30

ASESORES. Manuel Salvador Montoya: Civil (Todos los niveles). Rául Eduardo Morales: Asesor Centro de Conciliación. Juan Alberto Bernal: Laboral I y II. Juan Camilo Sierra: Familia (Todos los niveles). Ángel Augusto Vizcaya: Penal (Todos los niveles). Jorge Iván Gaviria: Administrativo (todos los niveles). Claudia Andrea Vasco: Laboral III y Virtuales. Víctor Daniel Alvarez: Seg. Social Laboral IV y Coord. Práct.

ASESORÍAS - REGLAS COMUNES A TODAS LAS ÁREAS: Término para presentarse ante el asesor y presentar concepto jurídico: 3 días hábiles. SIEMPRE se debe presentar concepto jurídico, el cual debe ser subido al sistema CRM. Mínimo presentarse una vez al mes, o ante cualquier actuación. Para la asesoría SIEMPRE presentar pantallazo de la Rama Judicial y dejarlo en la carpeta. Revisar los procesos dos veces a las semana (mínimo) en el respectivo despacho y/o página de la Rama Judicial. Siempre que se dicte un auto o cualquier otra providencia judicial presentarla ante el asesor e ingresarla a la carpeta. Los horarios de los asesores son específicos, no son los mismos del Consultorio.

ASESORÍAS REGLAS POR ÁREAS: PENAL: - Traer el borrador (digital – usb) de alegatos, reparación integral para revisión del asesor, SIEMPRE fundados en pruebas, para este último caso. - No ilusionar a la víctima con expectativas exorbitantes para la reparación integral. - Agotar todas las alternativas para contactar a las víctimas. - Los practicantes del CAV deben comunicar sus casos al asesor de área y recibir asesoría adicional a la que le deben ofrecer en el CAV, si lo requieren. CIVIL: - Traer el borrador (digital – usb) conceptos jurídicos y otras actuaciones.

FAMILIA En digital el borrador de la solicitud de audiencia de conciliación. (previamente subido al CRM) - Borrador de demanda de alimentos. - Borrador de demanda ejecutiva sin liquidación de crédito y pretensiones. - En los casos en que se presente demanda ejecutiva de alimentos o se requiera para reliquidación del crédito por el despacho judicial, debe presentarse al taller que para este fin se dictará conforme al horario que oportunamente se informará. - Capacitación en derecho de familia y alimentos para el nivel I del plan de estudios DR 04, será tipo seminario y se cumplirá en alguno de los dos grupos que se creen para tal fin, cuyo horario se informará oportunamente.

ASESORÍAS • Además de la nivelación, deberán acudir a dos clases de taller liquidación de crédito, debiéndose inscribir para ellas con la secretaria Nancy Gonzáles. • LOS PRACTICANTES DEBERÁN INSCRIBIRSE AL SEMINARIO A TRAVES DE LA PLATAFORMA WEB. Administrativo - Concepto jurídico o cualquier memorial deben subirlo al sistema previa revisión y aprobación del asesor. Además presentarlo en físico. - En cada asesoría deben presentar el formato de presentación ante el despacho. - Presentar el borrador (acciones constitucionales) en la primera asesoría, conforme a las minutas o formatos que aparecen en el micrositio.

ASESORÍAS CONSULTORIO JURÍDICO VIRTUAL Cada semana se hace reparto el día viernes, se cuenta con tres (3) días hábiles para entregar vía correo electrónico el concepto. Requerimientos para el concepto: - Respuesta completa - Respuesta jurídica - Lenguaje claro y comprensible para el usuario, además de respetuoso. - Debe ser entregado oportunamente, de lo contrario se hará requerimiento. Si no se cumple con las tres primeras condiciones será devuelto para su corrección o complementación. Son los practicantes los que deben estar pendientes del reparto y no hay excusa de que no recibieron o no leyeron el correo.

CAPACITACIÓN EN LABORAL Capacitación en procesal laboral para el nivel II del plan de estudios DR 04, será tipo seminario y se cumplirá en los meses de septiembre y octubre en dos (2) grupos. Los horarios se determinarán oportunamente.

PRÁCTICA COMUNITARIA • Niveles: I y II • Horas: 72 por nivel. CAV, Bellavista y Fiscalía mínimo 100 horas. • Inicio – terminación y entrega de certificado, será definido por la Coordinación. • NO SE AUTORIZA la práctica por fuera del semestre académico. • NO SE AUTORIZA LA CELEBRACIÓN DE CONVENIOS DE PRACTICA SIN AUTORIZACIÓN DEL CONSULTORIO. • Una vez se cuente con la autorización, dar inicio a la práctica

ASPECTOS GENERALES • TÉRMINOS: A. Tres (3) días hábiles (Presentación ante el asesor y si se requiere presentación de concepto, borrador solicitud de audiencia de conciliación, propuesta de tutela o de derecho de petición) NOTA: ES INDISPENSABLE PRESENTARSE ANTE EL ASESOR CADA QUE SE SURTA ALGUNA ACTUACIÓN EN EL PROCESO, Y EN TODO CASO MINIMO UNA VEZ AL MES.

• Justificaciones: Dentro de los tres (3) días siguientes al incumplimiento solo por caso fortuito y fuerza mayor. • Antes de cualquier actuación, especialmente la inicial, es obligación presentarse ante el asesor de área. • Presentación de proyecto de poder y demanda: Dentro de los tres (3) días siguientes a la primera asesoría. Si el usuario no presenta la documentación, se archiva. • Correcciones de poder y/o demanda: Dentro de los cinco (5) días siguientes a la asesoría.

• Presentación demanda ante autoridad competente: Dentro de los diez (10) días siguientes a la asignación del caso. 2. OTROS REQUERIMIENTOS: • Comunicación permanente con el usuario, mínimamente una vez al mes, dejando constancia en el CRM. • Toda actuación dentro del proceso debe consignarse en el CRM. • Entrega de procesos en caso de que no se matricule el siguiente nivel. • Realizar empalme de casos de practicantes del Nivel IV. • Entrega de: Ficha: A más tardar 11 de agosto (A lápiz y con foto) Certificado empleados públicos: 11 de agosto. • Presentación personal. No jeans ni camisetas para las audiencias de conciliación (abogados y conciliadores)

• No creer lo que los funcionarios le dicen verbalmente, SIMPRE la comunicación debe ser por escrito mediante memoriales, con el soporte del recibido, salvo se haya obtenido la información dentro de una audiencia. • Cuando se reciba un proceso por sustitución, deberá revisarse el caso desde el inicio, a fin de evitar nulidades y/o inadmisiones de demandas por situaciones que se puedan sanear y presentar INMEDIATAMENTE la sustitución ante el Despacho. • Siempre se deberá armar la demanda en presencia del asesor, quien dará el visto bueno final previo a la presentación de la demanda. (para expedir certificado de idoneidad para la presentación de demanda, el texto a radicar deberá contar con el V°B° del asesor) • Recibir los originales de títulos y demás documentos anexos y soporte de la demanda, ÚNICAMENTE cuando ésta se vaya a presentar y sea autorizado por el asesor.

AFILIACIÓN ARL Obligación establecida en el Decreto 055 de 2015. Todos los practicantes deben presentar certificado de la EPS, más copia cédula ampliada al 150%, previo al inicio del semestre académico. La afiliación en ARL se mantendrá durante el receso de fin de año, si el caso se encuentra activo y está judicializado o existe posesión en procesos disciplinarios o de responsabilidad fiscal. Si no se encuentra en este estado, se suspende cualquier gestión durante este receso. Es obligación del practicante mantener la afiliación en la EPS mientras se requiera afiliación en ARL.

MEDIDAS CORRECTIVAS • El no cumplimiento de turnos, la no entrega de conceptos, no asistencia a inducción, inasistencia a la asesoría inicial o cualquier otra asesoría durante el trámite de los procesos a cargo, o la no comparecencia ante el requerimiento de los asesores y/o Director, incumplimientos ante el Centro de Conciliación, no presentación de la sustitución de poder oportunamente, entre otros; da lugar a firma del libro de seguimiento. • Incumplimiento en el trámite de los procesos y de la práctica, no conformar la lista de conciliadores en derecho y para audiencias simuladas del nivel IV, entre otros aspectos; da lugar a la reprobación del Consultorio. Igualmente la reasignación a otro practicante de un proceso a cargo.

MICROSITIO Para acceder: http: //www. funlam. edu. co/modules/facu ltadderecho/ Servicios de información a nivel de: Centro de Conciliación Minutas y formatos CRM Normatividad Inducciones y capacitaciones Jornadas Jurídicas Práctica Comunitaria

AULA VIRTUAL Para acceder: http: //virtual. funlam. edu. co/ Servicios de información a nivel de: Capacitaciones Actualidad jurídica Práctica procesos de responsabilidad y disciplinarios § Novedades y anuncios § §

INFORMACIONES VARIAS • El listado de quienes reprueban se publicará en cartelera del Consultorio, al día siguiente hábil en que concluya el semestre académico. • Las capacitaciones son obligatorias para todos los niveles o en los que discrecionalmente decida la Dirección. • Practicantes Nivel IV deben estar pendientes de entrega final de carpeta y del empalme con el sustituto. En oportunidades se requerirá que los practicantes realicen el empalme en poco tiempo. • Capacitación obligatoria Niveles I y. II: Derecho de familia y laboral pensum DR 04 (evaluable como indicador para certificación final)

• Reparto en todos los niveles, incluso hasta el último día del semestre. • Solicitudes de conciliación se deben tramitar oportunamente; sin embargo en ningún caso se archiva antes de dos semanas de asignado el caso. • NO ACORDAR CITAS CON USUARIOS POR FUERA DE LAS INSTALACIONES DEL CONSULTORIO. • No se autoriza paz y salvo de un caso activo al hacer la presentación final de la carpeta (nivel IV) si no está judicializado. Excepcionalmente se otorgará, si ha sido asignado dentro del cuarto nivel, de lo contrario, debe estar archivado y si no se le ha dado adecuado trámite generará la reprobación del Consultorio Jurídico.

• Solicitar ser registrado en la carpeta de control de asistencia en ausencia de los asesores. • Para la presentación final de los casos se debe adjuntar impresión de las actuaciones de la rama judicial (pantallazo) y revisarla en conjunto con los asesores. • Si el caso no está judicializado o corresponde a un proceso que no amerita apertura de carpeta, se debe dejar constancia en el CRM de los documentos soporte de la asesoría o acompañamiento jurídico (tutela, derecho de petición, concepto jurídico, liquidación de prestaciones sociales, entre otros). • Cada que se presenten ante cualquier despacho deben allegar carta de idoneidad. • Grabar el número del Consultorio para que lo identifiquen cuando se les llama. • Continuidad de los procesos en época de receso • Presentación mínimo una vez cada 30 días (1 mes) contados desde la primera presentación.

• Los documentos que adjunten en las carpeta del caso, previamente deben presentarlo ante el asesor del área. • Una vez se reciba una sustitución de poder deben presentarla ante el Despacho o entidad correspondiente. • Los poderes y sustituciones requieren presentación personal, y en este último caso, ante del sustituto como de aquél a quien se le sustituye. • Debe diferenciarse notificación por correo certificado y notificación por correo certificado judicial. Hay casos que ameritan el segundo necesariamente. Ejm: Renuncias provocadas, solicitud de pago de prestaciones y salarios para suspender la prescripción en materia laboral; renuncia de poder, y otras notificaciones. • Si un despacho expide oficios hay que retirarlos y llevarlos a la entidad de destino. • En las solicitudes de conciliación, debe contarse con el visto bueno del asesor antes de radicarla en el Centro.

• • • • Si se entregan derechos de petición, tutelas u otros con destino a terceros, siempre se le debe obtener del usuario constancia de recibido y subirlo al sistema. El original presentarlo para el archivo del caso. Verificar las condiciones económicas del usuario, si tiene capacidad de pago para contratar un abogado, indicárselo al asesor. La relación con el usuario es exclusivamente entre éste y el abogado practicante, no con el asesor, salvo que éste considere reunirse con aquél. Previo a la presentación de toda demanda, se debe revisar y aprobar con el asesor la lista de chequeo con cumplimiento de requisitos. Firma de desistimiento por parte del usuario. Obligatorio en los casos judicializados. Firma de compromiso de confidencialidad para protección de habeas data. (Entre el 8 y 11 de agosto) Si no van a matricular Consultorio deben dar aviso para reasignación de caso. Sin embargo, son responsables del mismo hasta el inicio del semestre. Continuidad en el manejo de los procesos durante época de receso. Realizar debidamente el empalme. No es justificación decir, “el otro me dijo que le firmara y yo firmé” Preparar las audiencias con suficiente antelación. Algunos se presentan un día antes. Prerrequisito laboral individual para el Nivel III. Diplomado en conciliación las inscripciones se realizarán a partir del mes de septiembre. Será intensivo entre noviembre y diciembre, de lunes a viernes en la noche y sábados en la mañana. Cambia formato de solicitud de conciliación

FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS CONSULTORIO JURÍDICO CENTRO DE CONCILIACIÓN INDUCCIÓN PRACTICANTES NIVEL IV

CAPACITACIÓN TÉCNICAS EN CONCILIACIÓN SERÁ A TRAVÉS DEL AULA VIRTUAL

REGLAMENTO CENTRO DE CONCILIACIÓN (PERFIL DEL ESTUDIANTE CONCILIADOR, DEBERES, SANCIONES Y CÓDIGO DE ÉTICA)

• CERTIFICADOS • REPARTOS Y PROCESOS • PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS PARA LA AUDIENCIA • REGLAMENTO CENTRO DE CONCILIACIÓN (PERFIL DEL ESTUDIANTE CONCILIADOR, DEBERES, SANCIONES Y CÓDIGO DE ÉTICA) • MEDIACIONES • PREGUNTAS

CERTIFICADOS • Todos los estudiantes de nivel IV de Consultorio Jurídico, sin excepción, deben entregar fotocopia del certificado que los acredite como Conciliadores. • Deben hacer parte de la lista de conciliadores en derecho o conciliadores para las audiencias simuladas, según el caso. Los conciliadores en derecho deben tener el código de conciliador el cual será tramitado en la Secretaría del Centro de Conciliación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho. • FECHA ÚNICA DE ENTREGA: Sábado 5 de agosto de 2017

REPARTOS Y PROCESOS • Les llegará reparto normalmente como a los estudiantes de los demás niveles. Igualmente por reparto les llegará las Audiencias de Conciliación. • Los procesos que ya tenían asignados de los semestres anteriores deben continuarlos.

FORMATOS • • Citación a Audiencia de Conciliación Formato acta Formato Constancia de No Acuerdo Formato de No Asistencia • Protocolo (lista de chequeo) pasos audiencia de conciliación.

FORMATOS El practicante que deba fungir como conciliador, deberá llevar al asesor 2 días antes de la audiencia, en formato digital que previamente escaló en la plataforma CRM, un borrador COMPLETAMENTE DILIGENCIADO conforme al formato que solicitará a la secretaria Yuliana Palacio, de: Constancia de no acuerdo Constancia de no asistencia - Acta de conciliación, en la cual plasmen obligaciones como se solicitaron en las pretensiones de la solicitud de conciliación, es decir, claras, expresas y que puedan llegar a ser exigibles.

¡IMPORTANTE! • El día miércoles 9 de agosto de 2017 se les hará llegar por correo electrónico, procedimientos, presentación y demás información requerida para las Audiencias de Conciliación. • Correo: centroconciliacion@funlam. edu. co

FORMATOS DE ACTAS, CONSTANCIAS DE NO ACUERDO Y DE NO ASISTENCIA • Los formatos se obtienen en el micrositio del Consultorio y Centro de Conciliación, ÚNICAMENTE. • DEBEN TRAER UN PROYECTO DE ESTOS FORMATOS DILIGENCIADOS PARA EL DÍA DE LA AUDIENCIA, PREVIA REVISIÓN DEL ASESOR DEL ÁREA

CONCILIACIÓN Cuando les llegue una Audiencia de Conciliación por reparto a través del CRM, deben hacer lo siguiente: 1. Presentarse inmediatamente ante la Secretaria del Centro de Conciliación y reservar la sala de audiencias. 2. Iniciar inmediatamente el proceso de citación. 3. Notificar al usuario la fecha de la audiencia y dejar constancia de ello. 4. Acercarse al asesor del área antes de la audiencia para recibir recomendaciones, revisar formatos diligenciados y analizar el caso. NOTA: Cambian la mayoría de los formatos, principalmente: Ø Solicitud de conciliación Ø Instructivo del Centro Ø Actas y constancias