FACTURACIN ELECTRNICA REPSOL FLUJO SIMPLIFICADO CONTENIDO I QU

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA REPSOL FLUJO SIMPLIFICADO

CONTENIDO I. ¿QUÉ ES ADQUIRA MARKETPLACE? II. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA POR FLUJO SIMPLIFICADO A UNA EMPRESA DEL GRUPO REPSOL “EXCEPTO LAS DECLARADAS EN EL APARTADO III”. q q Crear facturas a través de la plataforma de MKP • Creación de Factura Única • Carga de facturas por Fichero Excel • Anexado Masivo de Ficheros a Facturas • Copia de Facturas Crear facturas electrónica a través de un PDF • Creación individual • Creación múltiple de facturas desde PDF

q Remitir facturas electrónica en formato factura-e • Creación factura única • Creación múltiple de facturas formato factura-e q Estado de facturas q Descripción de errores devueltos para las facturas III. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA POR FLUJO SIMPLIFICADO (“EMPRESAS: REPSOL S. A, REPSOL QUÍMICA, REPSOL LUBRICANTES Y ESPECIALIDADES, REPSOL COMERCIAL PRODUCTOS PETROLÍFEROS S. A, REPSOL BUTANO S. A”) q Crear facturas a través de la plataforma de MKP • Creación de Factura Única • Carga de facturas por Fichero Excel • Anexado Masivo de Ficheros a Facturas • Copia de Facturas

q Remitir facturas electrónica en formato factura-e • Creación factura única • Creación múltiple de facturas formato factura-e q Facturación multi-pedido por flujo simplificado q Estados de facturas q Descripción de errores devueltos para las facturas

I. ¿QUÉ ES MARKETPLACE? ü Adquira Marketplace es un mercado virtual donde empresas compradoras y proveedoras pueden hacer negocio con facilidad, optimizando los procesos de compra-venta. üAdquira Marketplace ofrece la posibilidad de emitir facturas electrónicas a empresas del grupo REPSOL para pedidos que no hayan sido gestionados a través de la aplicación. Dichas facturas las podremos emitir en diversos formatos: § Formato Factura-e. § Formato imagen mediante un archivo PDF o bien generar las facturas electrónicas a través de la plataforma. Tanto para el formato Factura-e como para el formato PDF sólo se podrá enviar una única factura por archivo (XML o PDF).

II. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA POR FLUJO SIMPLIFICADO A UNA EMPRESA DEL GRUPO REPSOL EXCEPTO LAS EMPRESAS INDICADAS EN EL APARTADO III q Crear facturas a través de la plataforma de MKP Marketplace permitirá crear facturas por flujo simplificado, éstas son facturas que crearemos sin referencia a pedidos publicados en Marketplace. • Creación de factura única En Marketplace podremos crear una factura de forma individual. Para ello, desde el desplegable Crear factura, seleccionaremos la opción crear factura y pulsaremos el enlace facturar sin pedido.

Comenzaremos seleccionando el grupo empresarial y la empresa compradora a la que vamos a emitir la factura. Posteriormente, pulsaremos el botón seleccionar y visualizaremos la pantalla en la que tendremos que cumplimentar los datos de cabecera de la factura.

Además de los datos de cabecera, también podremos informar en el caso que corresponda los datos del pedido. Para ello tendremos disponibles los siguientes campos: Ø Nº de Pedido : debemos indicar el numero de pedido facilitado por Repsol Ø ID de proyecto : podremos incluir los datos del proyecto (no es obligatorio) Ø Tipo de proveedor: Se debe marcar si pertenecemos a alguno de estos colectivos: • R. Petróleo, Complejos Industriales • Central de Ingeniería Ø “Área de gestión”: si seleccionamos Tipo de proveedor tendremos que marcar de forma obligatoria una de estas opciones: • • • Sin centro de coste asociado Cartagena (HCAR) Coruña (HCOR) Puertollano (HPLL) Tarragona (HTAR) Central de Ingeniería

Posteriormente pulsaremos el botón Guardar cambios, nos saltará un aviso indicándonos que nuestra factura no tiene líneas, tendremos que añadirlas pulsando el botón añadir, en la pestaña Líneas En el formulario para cada línea tendremos que informar los campos obligatorios (marcados con un *). Y en el caso de que corresponda cumplimentaremos el campo Otros documentos de compras, en el que registraremos el pedido/acta/contrato de máximo o el pedido de Central de Ingeniería. Es un campo con una longitud comprendida entre 11 y 30 caracteres alfanuméricos.

Una vez que hayamos incluido todos los datos de la factura procederemos a Guardarla. Podremos adjuntar ficheros para complementarla (si es necesario), para ello accederemos a la pestaña Adjuntos y a través del botón añadir podremos incluirlos. Una vez incluido el/los ficheros correspondientes procederemos a Guardar la factura y podremos comprobar que a nivel de cabecera de nuestra factura nos aparecerá la opción de enviar a Repsol (sin necesidad de firmar el documento) Finalmente pulsaremos Enviar para remitir la factura a Repsol.

• Carga de facturas por Fichero Excel Podremos crear varias facturas a la vez partiendo de una plantilla Excel. Para ello, en el desplegable Crear factura seleccionaremos la opción cargar fichero y en el campo tipo de acción escogeremos creación masiva de facturas. Nos aparecerá una pantalla a través de la cual podremos acceder a descargarnos la plantilla para conocer el formato de la misma y los campos a informar.

En el fichero Excel tendremos que cumplimentar los campos para crear las facturas, prestando atención a aquellos campos específicos para REPSOL Al crear la plantilla a cargar se deberá adjuntar y posteriormente pulsaremos Cargar Fichero.

Una vez procesado el fichero, Marketplace indicará que el resultado de la carga lo podremos consultar en el aparatado facturas, accediendo a la opción Ficheros Cargados.

• Anexado Masivo de Ficheros a Facturas Para las facturas que emitamos a Repsol, podremos adjuntar ficheros a varias facturas a la vez. Para ello, seleccionaremos crear factura y en el desplegable cargar fichero, posteriormente seleccionaremos en tipo de acción carga masiva de adjuntos a facturas. También podemos seleccionar las facturas en borrador y seleccionar en cargar adjuntos. Dicho botón nos llevará a la pantalla donde podremos seleccionar el fichero Excel a cargar:

Con el botón Seleccionar fichero, podremos seleccionar el fichero Excel con la relación de facturas y ficheros a anexar. Además tendremos la posibilidad de descargar una plantilla para ver el formato del fichero necesario. Los datos que deben incluirse en el fichero son: • Número de Factura • Nombre de fichero El fichero tendrá el siguiente formato: Al seleccionar el Excel a cargar, nos aparecerá en la tabla el nombre del fichero seleccionado y su tamaño, habilitándose el botón Cargar Fichero.

Una vez cargado el fichero Excel, si no hay problema con el procesamiento nos solicitará la confirmación de si queremos seguir con el proceso de carga: Al pulsar Aceptar, nos llevará a la pantalla para cargar cada uno de los anexos de las facturas, en la que debemos pulsar el botón Seleccionar Ficheros y posteriormente podremos seleccionar de nuestro ordenador los documentos a adjuntar a las facturas.

Una vez seleccionados los adjuntos, nos aparecerá un listado con los ficheros indicados. Al pulsar en cargar ficheros se nos mostrará un aviso confirmando que se ha realizado la carga con éxito. Una vez cargados los ficheros, éstos se localizan en la factura correspondiente en el apartado de Adjuntos.

• Copia de facturas Tenemos disponible la funcionalidad de Copiar factura una vez hayamos firmado la factura. Esta opción, está disponible para facturas creadas desde la modalidad sin referencia pedido (no desde documento legal) y que se encuentren en cualquier estado excepto En Borrador.

Al pulsar el botón copiar, Marketplace copiará el formulario con el contenido idéntico al de la factura inicial, pero en estado borrador y con el campo número de factura vacío, permitiéndonos de esta forma crear una nueva factura.

q Crear facturas a través de un PDF • (1) Creación individual A través de Marketplace podremos enviar facturas creadas desde un documento PDF al sistema de Repsol. Para ello tendremos que seleccionar en el desplegable Crear Factura la opción cargar fichero y en el campo Tipo de acción seleccionaremos Creación de facturas a partir de documentos legales Posteriormente seleccionaremos el fichero PDF que vamos a remitir a Repsol. (1) Opción disponible para las empresas del grupo Repsol excepto las declaradas en el apartado III

Una vez seleccionado pulsar cargar fichero. En ese momento aparecerá una pantalla donde tendremos que incluir datos necesarios para la gestión del documento: Comprador, número de factura, Base imponible, Fecha de factura, etc. Una vez cumplimentados pulsamos guardar para la creación del documento de factura.

Se creará el documento de factura en estado Firmado (sin necesidad de que tengamos que firmar de nuevo). El PDF adjuntado inicialmente, será enviado a Repsol como documento legal de factura, por lo que una vez pulsada la opción enviar, se remitirá el documento PDF al Sistema de recepción de PDF’ s de Repsol, donde será validado y gestionado.

Antes de realizar el envío de la factura, tendremos la posibilidad de adjuntar ficheros a la misma (si es necesario). Al acceder a la factura veremos los botones con las acciones permitidas. Podremos eliminarla (si no la hemos enviado), enviarla, descargarla o visualizarla en formato PDF.

• Creación múltiple de facturas desde PDF En Marketplace podremos crear varias facturas desde PDF simultáneamente. Para ello seleccionaremos en el desplegable Crear Factura la opción cargar fichero y en el campo Tipo de acción escogeremos Recepción múltiple de facturas en formato PDF. Para ello elaboraremos un fichero Excel a partir de la plantilla que encontraremos en Marketplace donde podremos informar el número de factura, fecha de factura , CIF del comprador, nombre del PDF, moneda e importes.

En el campo fichero adjuntaremos Excel a cargar Una vez que seleccionamos le fichero con los datos de las facturas a cargar, pulsaremos el botón Cargar Fichero, para comenzar la creación de las facturas.

Una vez procesado el fichero, se nos solicitará confirmación para comenzar a cargar los ficheros PDF correspondientes a cada factura. Al aceptar, veremos la pantalla carga de ficheros en la que pulsaremos seleccionar fichero y podremos seleccionar los ficheros PDF correspondientes a cada factura, que hayan sido incluidos en el fichero de creación cargado anteriormente.

Podremos acceder al resultado de la carga, desde el apartado ficheros cargados del menú facturas. Al seleccionar el registro del fichero de carga, se visualizará el resultado de la carga de facturas en la pestaña facturas cargadas. Tras la carga Marketplace nos mostrará facturas emitidas, buscaremos aquellas facturas cargadas y si hemos seleccionado los datos correctos la factura tendrá su PDF anexado correctamente y si no la factura mostrará error. En cualquier caso Marketplace procesará las facturas.

Las facturas estarán en estado firmadas. Aquellas cuyos ficheros PDF no fueron encontrados, bien sea porque no lo seleccionamos o porque el nombre del PDF no era correcto, estarán identificadas con un signo de exclamación que nos muestra el mensaje “Pendiente de anexar el documento legal. ” Podremos acceder a las facturas identificadas con el error para anexar el documento PDF correcto o proceder a eliminarlas ya que, no dispondremos de la opción enviar hasta incluir un PDF válido. Recordemos que el PDF creado por Marketplace está vacío. Accederemos a la factura correspondiente y debemos sustituir el PDF, para ello seleccionamos el PDF existente (Vacío), pulsamos cargar documento Legal, incluiremos PDF correcto.

De igual forma para todas las facturas creadas de esta forma, podremos incluir en Adjuntos, documentos para complementar dicha factura en el caso que corresponda. la pestaña

Una vez adjuntado el PDF correcto, nos aparecerá el botón para enviar la factura.

q Remitir facturas electrónicas en formato Factura-e • Creación factura única A través de Marketplace podremos enviar facturas sin referencia a pedido cargadas desde un documento Factura-e firmado o no, del cual se extraerá la información. En este caso se carga un XML firmado o sin firmar, dicho documento se guarda como documento legal de la factura, por lo que posteriormente no se requiere la firma digital de la factura. Para crear una única factura, desde el apartado crear factura, accederemos a la opción cargar fichero. En tipo de acción, seleccionaremos Creación de facturas a partir de documentos legales para realizar la carga del XML.

Una vez cargado el XML se crea la factura en estado firmada y procederemos al envío para que se registre en los sistemas de Repsol.

• Creación múltiple de facturas formato factura-e También podremos hacer la carga de facturas con documentos XML utilizando un fichero comprimido (ZIP) en el que podremos incluir o bien un documento XML o varios. Para ello utilizaremos la opción de Creación de facturas a partir de documentos legales. Adjuntaremos el Zip que contiene los documentos a cargar. Es importante recordar que se creará una factura por documento XML cargado

Una vez seleccionado, pulsamos Cargar fichero. Posteriormente accederemos al menú ficheros cargados y seleccionaremos el fichero ZIP cargado. Pulsaremos Ver Detalle y Marketplace nos mostraré el resultado de la carga de los documentos XML incluidos en el fichero ZIP.

Al ver el detalle, veremos le resultado de la carga y las facturas cargadas correctamente. Desde esta misma pantalla podemos gestionar las facturas, para remitirlas a Repsol o acceder a cada una de ellas si deseamos adjuntar algún documento adicional.

q Estados de las facturas Una vez pulsado el botón enviar, los estados por los que puede pasar una factura de flujo simplificado (1) son los siguientes: En Proceso Devuelta Enviada Rechazada Aceptada (1) Facturas emitidas a una empresa del Grupo Repsol excepto las declaradas en el apartado III

q Descripción de errores devueltos para las facturas En la siguiente tabla podemos visualizar los posibles errores que pueden ser devueltos desde los sistemas de Repsol, para una factura de flujo simplificado (1) : (1) Facturas emitidas a una empresa del Grupo Repsol excepto las declaradas en el apartado III

III. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA POR FLUJO SIMPLIFICADO (EMPRESAS REPSOL S. A, REPSOL QUÍMICA, REPSOL LUBRICANTES Y ESPECIALIDADES, REPSOL COMERCIAL PRODUCTOS PETROLÍFEROS S. A, REPSOL BUTANO S. A) q Crear facturas a través de la plataforma de MKP Marketplace permitirá crear facturas por flujo simplificado, éstas son facturas que crearemos sin referencia a pedidos publicados en Marketplace. • Creación de factura única En Marketplace podremos crear una factura de forma individual. Para ello, desde el desplegable Crear factura, seleccionaremos la opción crear factura y pulsaremos el enlace facturar sin pedido.

Comenzaremos seleccionando el grupo empresarial y la empresa compradora a la que vamos a emitir la factura. Posteriormente, pulsaremos el botón seleccionar y visualizaremos la pantalla en la que tendremos que cumplimentar los datos de cabecera de la factura.

Además de los datos de cabecera, también podremos informar en el caso que corresponda los datos del pedido. Para ello tendremos disponibles los siguientes campos: Ø Nº de Pedido : debemos indicar el numero de pedido facilitado por Repsol Ø ID de proyecto : podremos incluir los datos del proyecto (no es obligatorio) Ø Tipo de proveedor: Se debe marcar si pertenecemos a alguno de estos colectivos: • R. Petróleo, Complejos Industriales • Central de Ingeniería Ø “Área de gestión”: si seleccionamos Tipo de proveedor tendremos que marcar de forma obligatoria una de estas opciones: • • • Sin centro de coste asociado Cartagena (HCAR) Coruña (HCOR) Puertollano (HPLL) Tarragona (HTAR) Central de Ingeniería

Posteriormente pulsaremos el botón Guardar cambios, nos saltará un aviso solicitando la confirmación para crear la líneas. Al pulsar aceptar, accederemos al formulario para crear la primera línea de factura. En dicho formulario, tendremos que informar los campos obligatorios (marcados con un *). Además para las empresas Repsol S. A, Repsol Química, Repsol Lubricantes y Especialidades, Repsol Comercial Productos Petrolíferos S. A, Repsol Butano S. A, en este apartado es requerido informar el campo No pedido SAP y si disponemos de la información de la posición del pedido, albarán, etc. , también podremos incluirlo entre otros campos.

Una vez que hayamos incluido todos los datos de la factura procederemos a Guardarla. Podremos adjuntar ficheros para complementarla (si es necesario), para ello accederemos a la pestaña Adjuntos y a través del botón añadir podremos incluirlos. Una vez incluido el/los ficheros correspondientes procederemos a Guardar la factura y podremos comprobar que a nivel de cabecera de nuestra factura nos aparecerá la opción de enviar a Repsol (sin necesidad de firmar el documento) Finalmente pulsaremos Enviar para remitir la factura a Repsol.

• Carga de facturas por Fichero Excel Podremos crear varias facturas a la vez partiendo de una plantilla Excel. Para ello, en el desplegable Crear factura seleccionaremos la opción cargar fichero y en el campo tipo de acción escogeremos creación masiva de facturas. Nos aparecerá una pantalla a través de la cual podremos acceder a descargarnos la plantilla para conocer el formato de la misma y los campos a informar.

En el fichero Excel, tendremos que cumplimentar los campos para crear las facturas prestando atención a aquellos campos específicos para REPSOL, recordemos incluir el número de pedido a nivel de línea de factura. Al crear la plantilla a cargar se deberá adjuntar y posteriormente pulsaremos Cargar Fichero.

Una vez procesado el fichero, Marketplace indicará que el resultado de la carga lo podremos consultar en el aparatado facturas, accediendo a la opción Ficheros Cargados.

• Anexado Masivo de Ficheros a Facturas Para las facturas que emitamos a Repsol, podremos adjuntar ficheros a varias facturas a la vez. Para ello, seleccionaremos crear factura y en el desplegable cargar fichero, posteriormente seleccionaremos en tipo de acción carga masiva de adjuntos a facturas. También podemos seleccionar las facturas en borrador y seleccionar en cargar adjuntos. Dicho botón nos llevará a la pantalla donde podremos seleccionar el fichero Excel a cargar:

Con el botón Seleccionar fichero, podremos seleccionar el fichero Excel con la relación de facturas y ficheros a anexar. Además tendremos la posibilidad de descargar una plantilla para ver el formato del fichero necesario. Los datos que deben incluirse en el fichero son: • Número de Factura • Nombre de fichero El fichero tendrá el siguiente formato: Al seleccionar el Excel a cargar, nos aparecerá en la tabla el nombre del fichero seleccionado y su tamaño, habilitándose el botón Cargar Fichero.

Una vez cargado el fichero Excel, si no hay problema con el procesamiento nos solicitará la confirmación de si queremos seguir con el proceso de carga: Al pulsar Aceptar, nos llevará a la pantalla para cargar cada uno de los anexos de las facturas, en la que debemos pulsar el botón Seleccionar Ficheros y posteriormente podremos seleccionar de nuestro ordenador los documentos a adjuntar a las facturas.

Una vez seleccionados los adjuntos, nos aparecerá un listado con los ficheros indicados. Al pulsar en cargar ficheros se nos mostrará un aviso confirmando que se ha realizado la carga con éxito. Una vez cargados los ficheros, éstos se localizan en la factura correspondiente en el apartado de Adjuntos.

• Copia de facturas Tenemos disponible la funcionalidad de Copiar factura una vez hayamos firmado la factura. Esta opción, está disponible para facturas creadas desde la modalidad sin referencia pedido (no desde documento legal) y que se encuentren en cualquier estado excepto En Borrador.

Al pulsar el botón copiar, Marketplace copiará el formulario con el contenido idéntico al de la factura inicial, pero en estado borrador y con el campo número de factura vacío, permitiéndonos de esta forma crear una nueva factura.

q Remitir facturas electrónicas en formato Factura-e • Creación factura única A través de Marketplace podremos enviar facturas sin referencia a pedido cargadas desde un documento Factura-e firmado o no, del cual se extraerá la información. En este caso se carga un XML firmado o sin firmar, dicho documento se guarda como documento legal de la factura, por lo que posteriormente no se requiere la firma digital de la factura. Para crear una única factura, desde el apartado crear factura, accederemos a la opción cargar fichero. En tipo de acción, seleccionaremos Creación de facturas a partir de documentos legales para realizar la carga del XML.

El documento a cargar es un Factura-e firmado o no (versión 3. 2 o 3. 2. 1), del cual se extraerá la información. En este caso se carga un XML (firmado o sin firmar), dicho documento se guarda como documento legal de la factura. A nivel de línea, debemos informar las etiquetas : Número de pedido: <Receiver. Transaction. Reference> Posición del pedido: <Sequence. Number> Una vez cargado el XML se crea la factura en estado firmada y procederemos al envío para que se registre en los sistemas de Repsol.

• Creación múltiple de facturas formato factura-e También podremos hacer la carga de facturas con documentos XML utilizando un fichero comprimido (ZIP) en el que podremos incluir o bien un documento XML o varios. Para ello utilizaremos la opción de Creación de facturas a partir de documentos legales. Adjuntaremos el Zip que contiene los documentos a cargar. Es importante recordar que se creará una factura por documento XML cargado

Una vez seleccionado, pulsamos Cargar fichero. Posteriormente accederemos al menú ficheros cargados y seleccionaremos el fichero ZIP cargado. Pulsaremos Ver Detalle y Marketplace nos mostraré el resultado de la carga de los documentos XML incluidos en el fichero ZIP.

Al ver el detalle, veremos le resultado de la carga y las facturas cargadas correctamente. Desde esta misma pantalla podemos gestionar las facturas, para remitirlas a Repsol o acceder a cada una de ellas si deseamos adjuntar algún documento adicional.

• Facturación multi-pedido por flujo simplificado En una factura de flujo simplificado, podremos incluir varios pedidos, generando de esta forma una factura multi-pedido. Para ello en cada línea de factura, dentro del apartado datos del pedido informaremos el número de pedido en el campo Nº de pedido SAP, además podremos incluir mas información de dicho pedido en el resto de campos, como por ejemplo: Nº de posición del pedido, nº albarán, etc. Por lo que si en cada línea incluimos datos de pedidos diferentes, tendremos una factura en la que cada posición estará facturando una recepción de un pedido ( línea 1 pedido A, línea 2 pedido B , etc. ). Al informar el número de pedido a nivel de línea, no se tomará en cuenta si se ha informado un número de pedido en la cabecera de la factura.

• Estados de facturas. Una vez pulsado el botón enviar, los estados pro los que pueden pasar las facturas en Marketplace pueden ser: En revisión Devuelta En proceso Rechazada Aceptada Pagada * En la devolución informa el motivo de devolución o el error de la factura. +

q Descripción de los mensajes de error para Repsol S. A, Repsol comercial productos petrolíferos S. A. , Repsol butano S. A. , Repsol química S. A. Y Repsol lubricantes y especialidades. Desde Repsol, nos pueden devolver facturas por diversos motivos, en las siguientes imágenes podemos visualizar los mensajes que nos informarán cómo proceder para subsanar el error en la factura.