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FACTOR 10. ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN Una institución de alta calidad debe tener una estructura administrativa y procesos de gestión al servicio de sus funciones sustantivas. La administración no debe verse en sí misma, sino en función del Proyecto Educativo Institucional. Característica 25. Administración y gestión Característica 26. Procesos de comunicación Característica 27. Capacidad de gestión La organización, administración y gestión de la institución están orientadas al servicio de las necesidades de la docencia, de la investigación y de la extensión o proyección social definidas por ella, según su naturaleza. Así mismo, la institución desarrolla políticas de estímulo, promoción cualificación de sus funcionarios. La institución mantiene proceso y mecanismos de comunicación eficientes, actualizados, con alta cobertura y transparencia que promuevan y garanticen el derecho de acceso a la información. Sus sistemas de registro, consulta y archivo de información se desarrollan con alto nivel de sistematicidad. La institución cuenta con liderazgo legítimo en la gestión, cuyas orientaciones están claramente definidas, son conocidas por los distintos estamentos y contribuyen efectivamente a la estabilidad administrativa de la institución y a la continuidad de sus políticas.

Característica 26. Procesos de comunicación Año 2014 Política Institucional de comunicaciones adoptada por el Consejo Superior Universitario. Año 2017 1 Estructuración del sistema de gestión de la comunicación y promoción institucional. 2 Estructuración del proceso Institucional de comunicaciones, adscrito a la Rectoría. Dimensiones de la comunicación Comunicación Informativa Comunicación Corporativa Comunicación Movilizadora Comunicación Organizacional

Característica 26. Procesos de comunicación Se cuenta con un Sistema de Gestión de la Comunicación y Promoción Institucional, que se encuentra como proyecto transversal del Plan de Desarrollo Institucional, en el cual se aborda cuatro dimensiones de la comunicación: Informativa, Corporativa, Movilizadora y Organizacional. Aunque se han hecho esfuerzos de consolidar las diferentes estrategias comunicacionales, se deben seguir fortaleciendo las acciones para garantizar la sinergia de sus actividades e impactos. A partir del año 2017 se comienza a estructurar en la Universidad Tecnológica de Pereira el Sistema de Gestión de la Comunicación y Promoción Institucional, basado en estudios previos realizados en 2010, donde se implementó el modelo de los cuatro componentes antes mencionados; con este sistema se busca articular todas las áreas involucradas en los procesos comunicativos institucionales bajo la línea de las directivas y con la coordinación de la unidad organizacional Comunicación y Promoción Institucional adscrita a la Rectoría. Adicionalmente, la Universidad cuenta con una Política Institucional de Comunicaciones, adotada por el Consejo Superior Universitario en septiembre de 2014, la cual puede ser consultada en el siguiente link: https: //www. utp. edu. co/cmsutp/data/bin/UTP/web/uploads/media/comunicaciones/documen tos/POLITICA-INSTITUCIONAL-DE-COMUNICACIONES. pdf En procura de fortalecer los procesos y mecanismos de comunicación interna y externa, durante la vigencia 2020 se han venido identificando e implementando acciones de mejora.

Característica 26. Procesos de comunicación Sistemas de información • 182 Desarrollos de software integrados • 7. 449 Visitas diarias al portal UTP en promedio Seguidores en redes sociales • Facebook 53. 637 • Twiter 27. 668 • Youtube 3. 680 Portal Web • 950 sitios administrables (sitios + herramientas web + blogs) • 59. 138 páginas internas • Más de 169. 000 páginas indexadas en Google dominio UTP PQRS • Actualizaciones de funcionalidades del nuevo sitio y derechos de petición.

Característica 26. Procesos de comunicación Infraestructura del Sistema de Comunicaciones Servidor de comunicaciones de voz y datos: con 689 extensiones telefónicas activas Fueron aprobadas por las directivas de la Institución, las políticas de acceso a la red, propuestas por el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. La institución tiene 689 líneas telefónicas, para facilitar las comunicaciones con las diferentes dependencias. 300 puntos de acceso a la red inalámbrica y 40 decodificadores de televisión. Sistema de Comunicaciones En el sistema inalámbrico se ha aumentado la velocidad de conexión, contando con 2. 8 Gbps de ancho de banda para Internet y canal de datos principal, incluyendo las sedes del hospital San Jorge y CDV. Apoyo a la comunidad universitaria en la Realización y Producción de material audiovisual: Se reciben 93 solicitudes para una producción audiovisual de 138 videos. Se realizaron 17 streaming de actividades académicas y Grados UTP. Se consolida la información de contenidos para el diseño de 36 programas académicos de pregrado y 60 programas de posgrados, documento digital y plegables.

Característica 26. Procesos de comunicación Fortalecimiento de los procesos comunicación interna y externa. y mecanismos de Protocolo de manejo de crisis (en proceso) Protocolo de relacionamiento con medios de comunicación externos (en proceso) Manual de estilos para medios de comunicación internos y externos (en proceso) Vigencia 2020

Característica 26. Procesos de comunicación Registro y acceso a la información La Universidad Tecnológica de Pereira cuenta con medios de comunicación institucionales que facilitan el contacto permanente con los diferentes grupos de interés. ü La Institución cuenta con un software académico donde se registran todas las actividades relacionadas con los estudiantes, desde la inscripción a un programa académico hasta el seguimiento del egresado. ü Portal estudiantil y docente para los trámites y consultas correspondientes, tanto en web como en la APP UTP. ü Página Web, boletín Campus Informa, Redes Sociales (Instagram, Facebook, You. Tube y Twitter), Emisora Universitaria, APP UTP Móvil y mensajes de texto. ü se tiene acceso a los Sistemas de información para consultas, rendición de cuentas, Plan de Desarrollo Institucional, Chat de Registro y Control Académico, Ley Antitrámites, Gobierno en Línea, Estadísticas e indicadores, Sistema PQRS y el correo de contactenos@utp. edu. co Como mecanismos de transparencia y acceso a la información, la comunidad universitaria considera: - Los procesos de rendición de cuentas Muy apropiados y Relativamente apropiados en un 62% - Los sistemas de información para difundir las estadísticas institucionales Muy apropiados y relativamente apropiados en un 48%.

Característica 26. Procesos de comunicación Medios de comunicación reconocidos Canales de comunicación de mayor utilidad 77% 63% Campus informa (63%) UTP móvil (APP) (61%) 58% Facebook (46%) Mensajes de Texto Instagram (38%) Facebook APP - UTP 80% 78% Campus Emisora Encuesta de satisfacción de los usuarios 86% Los administrativos y docentes califican entre los servicios institucionales el soporte técnico a los aplicativos (84%), soporte técnico a los equipos de cómputo (85%) y desarrollo de software (63%). Los estudiantes de pregrado y posgrado califican como adecuado y suficiente la tecnología de información y comunicación con 76% y 74% respectivamente.

Característica 26. Procesos de comunicación Acciones en desarrollo y retos Fortalecimiento de los procesos y mecanismos de comunicación interna y externa en la vigencia 2020: • • • Manual de estilo para medios de comunicación internos (en proceso) Protocolo de relacionamiento con medios de comunicación externos (en proceso) Protocolo de manejo crisis (en proceso)

Característica 26. Procesos de comunicación Acciones en desarrollo y retos Desde el programa “Gestión de Infraestructura Tecnológica” adscrito al Plan de Desarrollo Institucional 2020 -2028, se está trabajando en el fortalecimiento de los sistema de Información integrados, con el fin de que cumplan con estándares nacionales e internacionales, que permitan la obtención de información de calidad y que satisfagan las necesidades de los usuarios internos y externos, lo cual facilitará la automatización de los procedimientos, con calidad del dato, centralizados, en línea y seguros. Consolidar las páginas web de la Universidad con el proposito de que las diferentes dependencias brinden información al interior y exterior de la Universidad.

ESPACIO PARA PREGUNTAS Y VALORACIÓN Característica 26. Procesos de comunicación

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