Facilitering af mder der skaber vrdi og mening

. Facilitering af møder, der skaber værdi og mening Marts 2006 Ib Ravn, Ph. D, lektor Learning Lab Denmark ravn. lld@dpu. dk

1. Learning Lab Denmark og møder • Emne: ”Facilitering af videnprocesser” • Projekter: ”Det lærende møde” og ”Mere Effektive Møder” • Projekt MEM med Elsam, BRFkredit, Jyske Bank, Nokia, Novozymes • 5 x 20 ledere, 3 workshops om mødefacilitering, personlig sparring, før- og eftermåling over 10 måneder: Blev de bedre? Hvad virkede?

2. Facts om møder • Globalt: Ledere bruger 25 -80% af deres tid i møder • I MEM, ugentligt: Ledere: 12 timer, 9 møder Andre: 5 timer, 4 møder. • Tendensen: stadig mere tid bruges i møder • Fordi: projekt, tværfaglig, innovation • 11 -33% af mødetid vurderes spildt, MEM: 21%

3. Almindelige problemer med møder • Starter 5 -15 min. for sent • Formålet og forventede resultater er uklart • Diskussionen er ufokuseret • Nogle få taler for meget, andre bidrager ikke • Ej: opsamling, beslutning, handlingsansvar • Slutter for sent

4. Hvordan er det kommet dertil? • Det autoritære møde fra 1950’erne • Det demokratiske møde fra 1970’erne • Møder på skala fra ”For stramme” til ”For slappe” • Mødeledelse opstod for at stramme op på møder • Det handlede om: Dagsorden, referat, ordstyrer, talerliste, tids-styring, ”mødedisciplin”. Kedeligt!

5. Data fra MEM • Starter 3½ min. for sent, slutter 2½ min. for sent • Det står rimeligt klart, hvad der skal tales om (3, 8), men ikke hvad der skal opnås (3, 3) • 89% siger dagsordenen ofte eller altid nås, men kun for 61% står det klart, hvad beslutningen blev • Det er kun sådan lidt vigtigt, at jeg er med (3, 4) • Folk er sekventielt åndsnærværende • ”For hvis skyld holder I mødet? ” 95%: ”Vores” • Kun 52% benægter at mødet er en forstyrrelse

6. Fra autoritær til kundeværdi • Den autoritære mødeleders resultatfokus hedder i dag værdiskabelse • Service mgt. Kunden i fokus. Skrankepaver. TQM. Værdikæden. Mission. Stakeholder value. New Public Mgt? • I - mødet: Mødets berettigelse er som led i værdikæden Det er for brugerens skyld vi mødes Mødet skal fremme vores mission

7. Fra demokratisk til personlig mening • Den demokratiske mødeleders deltagerfokus hedder i dag personlig meningsfuldhed • Fast arbejde vs. et meningsfuldt arbejde. Personlig udvikling. ”Et job hvor jeg kan gøre en forskel. ” • I - mødet: Man vil være på Man vil bidrage og bruge sig selv Ellers er det spild af tid

8. Både værdi og meningsfuldhed 1. Begge poler er mulige: det kan give stor personlig mening at skabe værdi for ens brugere Mening Både-og Demokratisk Autoritær Værdi

9. Udfordringen • Hvordan bringe både brugerværdi og mening for medarbjderne langt mere ind i mødet? • MEM-virksomhederne gjorde det ikke (se data) • Lad os se på facilitering som redskab hertil.

10. Facilitering som møderedskab • Facile: let, nemt (jf. facilitet: bekvemmelighed) • At guide en gruppes samtale frem mod et resultat ved at styre processen stramt • Mødets indhold vs. dets form (proces) • Moralske appeller vs. rammer for god adfærd • Facilitator kan være leder, medarbejder eller TR

11. At facilitere et møde • Lav dagsorden med indhold og form • Identificér facilitator (ikke nødv. formand) • Start til tiden • Indled ordentligt: emne, resultattype, tid • Hold indlæg korte og relevante • Bevæg mødet fremad – helikopter, proces! • Opsamling, beslutninger, handlingsansvar • Slut til tiden - el. bliv enige om overskridelser

12. Hvordan skabe meningsfuldhed? • Deltagerfleksible indkaldelser • Facilitator inddrager de tavse • Runden: Alle kommer på • Summe med sidemand: Her tør enhver tale • Teknik til afdelingsmødet: En nylig succes • Den anerkendende vinkel: Folk føler sig set • Hver laver personligt referat: Hvad skal jeg gøre? Hvad inspirerede mig i dag?

13. Hvordan skabe brugerværdi? • Skriv på dagsordenen: - Hvem har gjort hvad siden sidst? - Hvad skal vi udrette? - Referat med handlingsansvar • Brugerens advokat i mødet • Runde: Hvordan bliver hvilke kunder glade for X • Diskussion vs. konstruktion - i mødediamanten • Afbrydelsesøvelsen • Ladebygning i stedet for ”Bordet rundt” • ”Købe” et tilbud (erfaringer, råd, info)