Exemple de plan de formation Outil mthodologique Pourquoi

Exemple de plan de formation Outil méthodologique

Pourquoi un plan de formation ? Théorie et méthode Ø La planification des actions de formation est indispensable pour : ü Adapter la stratégie de formation aux objectifs que l’on s’est fixé ; ü S’assurer de la coordination des actions nécessaires à la conduite des formations ; ü Évaluer et rassembler les moyens nécessaires matériels, humains et logistiques ; ü Assurer une bonne qualité des supports et des animations en disposant du temps nécessaire à leur conception ; ü Accorder aux services le temps nécessaire pour s’organiser pendant les périodes d’absence des personnels ; ü Respecter le rythme de déploiement de l’outil informatique. 2

Les quatre étapes du plan de formation Théorie et méthode 1. Analyse des besoins L'analyse des besoins décrit les changements qui doivent résulter de la formation dispensée. L'efficacité de la formation dépend largement de cette analyse. Les critères d'évaluation sont fixés en même temps. Stratégie de formation Critères d'évaluation 2. Ingénierie pédagogique 3. Formation 4. Évaluation Une fois que le contexte est compris et la cible définie, les choix sont faits sur la conception des actions de formation et les supports pédagogiques. Objectifs pédagogiques Programme La qualité de la planification et de la logistique est très importante pour l'image positive de la formation. Le processus d'évaluation permet de réagir rapidement et de "corriger le tir" au fur et à mesure que le programme se déroule. Séances de formation Évaluation "à chaud" Évaluation "à froid" 3

Les quatre étapes du plan de formation Théorie et méthode Ø A chacune des étapes, il s’agit de réaliser les actions suivantes : 1. 1. Analyse des besoins de formation ü Identification des personnels à former 1. 2. Ingénierie pédagogique 1. 3. Mise en œuvre du programme de formation ü Choix des actions et des ü Envoi des convocations / catégories de support (Design invitations des utilisateurs du programme de formation) ü Analyse des besoins ü Planification de sessions / ü Conception et réalisation Inscription des utilisateurs ü Définition des objectifs par des supports pédagogiques catégories de personnels à ü Formation des formateurs former ü Test des supports : ü Animation des sessions de animation de formations pilote ü Bilan des actions passées formation ü Rédaction du manuel des ü Définition de la stratégie utilisateurs de formation ü Préparation logistique des formations (salle, postes informatiques, . . ) 1. 4. Evaluation du programme de formation ü Évaluation des sessions de formation ü Recadrage des supports de formation ü Évaluation « à froid » du manuel utilisateur 4

Recommandations Contexte hospitalier Ø Avant de vous engager dans l’élaboration de votre plan de formation, rapprochez-vous de la DRH et de la cellule de formation. Ø Appuyez-vous sur leur connaissance des pratiques de formation et particulièrement des précédents projets informatiques pour identifier les principales zones de risques en termes de choix des formations, d’organisation et de planification. ü Il est inutile d’organiser des sessions en petits groupes en journée pour les médecins qui ne peuvent pas se rendre disponibles. Il vaut mieux proposer des formations personnalisées à la demande. Ø Évaluez ensemble si les actions de formation que vous allez programmer pour votre projet, peuvent : ü s’inscrire au plan de formation de l’établissement, ü bénéficier d’aides particulières notamment dans les projets innovants. Ø Programmez vos formations au plus près du déploiement. Dans l’idéal, la formation a lieu à J et le déploiement à J+1. Ø Dans la mesure du possible mettez à disposition des utilisateurs une base d’entraînement ou « base école » après les formations afin qu’ils puissent venir s’entraîner en cas de doute. 5

Exemple de Plan de formation Cas pratique Ø Dans la cadre de l’informatisation du dossier de soins, le chef de projet a réalisé les trois documents suivants : ü Plan de formation synthétique des populations à former, du cursus proposé, des moyens nécessaires et des supports envisagés ; üPlanning de formation : déroulement de façon chronologique de toutes les actions à réaliser ; üSuivi des actions de formation : détail des actions, affectations des responsabilités et délais de réalisation. Plan de formation Moyens Populations à former ü 120 IDE ü 2 salles ü 10 IDE référents informatiques ü 6 PCs par salle Stratégie de formation IDE Référent informatique : ü Un formateur métier ü Un formateur logiciel Supports envisagés ü Stage de trois jours – approche fonctionnelle et technique -gestion du système-ouverture de droit-l’assistance aux ü Une base école utilisateurs ü Un manuel utilisateur ü Une journée en groupe : bilan du déploiement ü Un support de formation à l’outil IDE : ü Un support de formation pour référent ü une journée en groupe : utilisation de l’outil ü Un support de formation à l’assistante utilisateur ü une journée dans le service lors du déploiement ü une journée en groupe : bilan d’utilisation (année n+1) 6

Exemple de planning de formation Septembre Analyse des besoins en formation par population Octobre Novembre Décembre Janvier Recensement des besoins logistiques Réservation des salles, du matériel, équipement Planning d’inscription en formation, mail et lettres de convocation Définition de la stratégie de formation Plan de formation des formateurs et des Rédaction des programmes utilisateurs de formation Février Mars Formation des formateurs Rédaction de la Documentation Utilisateur Avril Cas pratique Formation des formateurs Rédaction de la Documentation Utilisateur Inscriptions des utilisateurs aux sessions de formation et gestion des plannings Mai Juin Formation des utilisateurs Mise à disposition d’une base d’entraînement Inscriptions des utilisateurs aux sessions de formation et gestion des plannings Plan de formation des nouveaux arrivants et des formations complémentaires Actualisation de la documentation utilisateurs Déploiement 7

Exemple de tableau de suivi des actions de préparation des formations Octobre Novembre Décembre Actions Définir le mode de travail (élab. / modif) Responsable(s) Janvier Cas pratique Date de fin prévue Statut G. Brangé / groupe projet 13/09 En cours Identifier les formateurs et évaluer leur disponibilité G. Brangé / I. Hédé 08/11 En cours Identifier les utilisateurs à former et évaluer leur disponibilité G. Brangé / I. Hédé 08/11 En cours Réserver les salles de formation I. Hédé / Formation 15/11 Non initié SY/K 15/12 Non initié Planifier la formation des formateurs à l'outil I. Hédé / Formation 15/01 Non initié Planifier la formation au métier de formateurs I. Hédé / Formation 15/01 Non initié Planifier la formation des utilisateurs I. Hédé / Formation 01/02 Non initié G. Brangé / B. Larrue 01/03 Non initié Formation / externe 15/04 En cours Configurer les PC et installer l'application Définir le contenu des supports de formation Élaborer les supports de formation • Manuel utilisateur • Scénarios d’utilisation • Modes opératoires C. Comier G. Brangé P. Lacouture 8