Evropsk sociln fond Praha EU Investujeme do va

Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti PROJEKT, IMPLEMENTACE IS, METODOLOGIE Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava naplava@fel. cvut. cz Katedra softwarového inženýrství, ČVUT FIT, 18102 Centrum znalostního managementu, ČVUT FEL, K 13393

Aktuální stav vyplnění dobrovolného dotazníku ? í c í j e etable l Datum: 13. 10. 2016 dnáš ” e ř e z p a e r j P u n v e k m j l Čas: 21 á ž e a s r p k e Ja n ý d ž a k l„Počet Jako vyplnění: 1 3% l Celkový počet studentů: 70 Procentuálně: cca. 2, 857% l Dle pohlaví: l l l Muži: 1 Ženy: 1 BI-TIS - Přednáška č. 2 97% ? ? nepřechylování Vyplněno Nevyplněno realita © Ing. Pavel Náplava 2

Agenda l l Projekt, projektové řízení Projekt a implementace IS Aspekty projektově řízené implementace IS Metodika a její použití při implementaci IS BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 3

Buďme realisté a budujme jen to co má smysl S. M. A. R. T. vs. S. M. R. T. řešení!!! BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 4

Jaká je úspěšnost projektů? l 2008: l l l 2011: l l l až 75% IT projektů skončí neúspěšně! 15% překročilo rozpočet, 18% nedodrželo termíny (1 ze 3 všech projektů)! 43% IT projektů nenaplnila všechna očekávání 44% překročilo rozpočet, 42% nedodrželo termíny Jaké je kritérium úspěšnosti? BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 5

Kritéria hodnocení úspěšnosti IT projektů l Time/Schedule l l Return on Investment (ROI) l l l 4% prefer to build the system to specification 80% prefer to meet the actual needs of stakeholders 16% say both are equally important Quality l l 15% prefer to deliver within budget 60% prefer to provide good ROI 25% say both are equally important Value l l 20% prefer to deliver on time according to the schedule 26% prefer to deliver when the system is ready to be shipped 51% say both are equally important 4% prefer to deliver on time and on budget 57% prefer to deliver high-quality, easy-to-maintain systems 40% say both are equally important Only 12% of respondents indicated that their definition of success on their most recent project included all three of delivering according to schedule, within budget, and to the specification. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava Copyright 2011 Scott W. Ambler www. ambysoft. com/surveys/ 6

A co spokojenost zákazníků? “We found that both satisfaction and value are greater when the features and functions delivered are much less than originally specified and only meet obvious needs. ” 2015 Chaos Report, Standish Group BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 7

Úspěšnosti projektů dle způsobu realizace Copyright 2011 Scott W. Ambler www. ambysoft. com/surveys/ BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 8

Jak jsme na tom v ČR? BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 9

Jak jsme na tom v ČR? BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 10

Veřejný sektor v ČR? BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 11

Jak dopadly implementace IS? l 2010 2014 l l l Vyšší kvalita implementace. Překročení rozpočtu: 74% 57%. Překročení termínů: 61% 57%. Výše překročení rozpočtu: 20%. 82% společností řešilo významné problémy s vlastním fungováním a procesy. 63% považovalo implementaci za velmi náročnou a složitou. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 12

Změny v průběhu let BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 13

Nepovedené implementace l Hersley Foods, 1999 l Integrace SAP R/3, Siebel, CRM, log. aplikace Manguistics. 100 mil. USD v nedodaném zboží, 8% pokles ceny akcií. Nevhodné datum nasazení (kritické období), všechno najednou. l http: //www. cfo. com/article. cfm/2987370 l l l Nike, 2000 l l l Upgrade systému i 2. Náklady 400 mil. USD, ztráta prodeje 100 mil. USD, pokles akcií 20% Nezkušenost dodavatele i 2, složitost, špatná komunikace, globálnost trhu. http: //news. cnet. com/i 2 -Nike-fallout-a-cautionary-tale/2100 -1017_3 -253829. html Konsolidace inf. systémů severoam. poboček HP. l Ušlý zisk 100 mil. USD (5 -ti násobek rozpočtu projektu). „Dokonalá bouře“ – z malých nevýznamných problémů se stala IT bouře. l http: //fscavo. blogspot. com/2004/09/what-went-wrong-with-hps-sap-migration. html l BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 14

A co u nás v ČR? l Kauza AAC (Pro. Ca + Libra), 2004 l Zavedení nového ERP SAP + přechod na nový internetový prodejní systém. l Výrazné omezení prodejů. l Jeden z důvodů konce společnosti! Mimo chybné řízení a plánování. l l l http: //www. svethardware. cz/art_doc-777 D 7 CD 8 B 6 B 7 FB 5 BC 125707 D 0026348 B. html Česká pobočka Panasonicu, 2009 l Změna informačního systému. l Několik měsíců nebylo možné fakturovat. l CIO Business World, listopad 2011 Implementace systému SAP ve společnosti MALL, 2009 l Přechod na nový informační systém l Cca. 35. 000 neuspokojených objednávek, kupony na 200 Kč l Ztráta 50% tržeb (špatný návrh ze strany zákazníka) l http: //www. zive. cz/bleskovky/mallcz-nezvladl-prechod-na-sap-rozdava-omluvne-slevy/sc-4 -a-146193/default. aspx BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 15

Jak to asi probíhalo? Zdroj: http: //pmtoolbox. com BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 16

PROJEKT? BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 17

Dvakrát měř, jednou řež!!! BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 18

Projekt, pojmy l l l Projekt = činnost s jasně daným cílem, začátkem a koncem. Výsledek může být hmotný i nehmotný. Projektové řízení (Project Management) = proces využití zdrojů k realizaci projektu. Metodika = způsob řízení projektu. Předdefinované nebo vytvořené pro realizaci konkrétního projektu. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 19

Trojimperativ projektu l Co? l l Kdy? l l Specifikace provedení (co a v jaké kvalitě je nutné udělat). Časový plán provedení. Jak? l Náklady na provedení jednotlivých činností (spotřebovaná práce a peníze). BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 20

Příklad trojúhelníku z praxe l l Naše firma umí dělat software: 1. kvalitně, 2. levně, 3. rychle. Můžete si vybrat kombinaci dvou ( ). BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 21

Co přináší projektové řízení? l l l Zvýšení pravděpodobnosti úspěchu. Efektivní dosahování změn. Eliminace chaosu a metody pokus omyl. Jednoznačné přidělení rolí a zodpovědností. Není ale lékem na chaos, nevzdělanost, osobní zájmy a další neduhy. Teprve aplikace a dodržování zásad projektového řízení činí projekt skutečným projektem. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 22

Praktické důvody projektové řízení l Zákazník: l l l Výběr vhodného řešení a dodavatele. Plánování. Kontrola. Reakce na neočekávané situace. Dodavatel: l l l Jednoduchost implementace. Opakovatelnost implementace. Efektivní využití zdrojů. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 23

Podmínky úspěšného projektu l l l l Definice cílů projektu. Sestavení kvalitního týmu na obou stranách. Podpora zákazníka, komunikace. Dostatečné pravomoci. Sledování stavu projektu (metriky). Rozdělení na etapy. Dokumentace projektu. Podmínky akceptace a předání projektu. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 24

Základní fáze (etapy) projektu l l Příprava implementace IS. Zavádění IS. Provozování IS. Vyhodnocení (průběžné) IS l l Zákazník l Přínosy a splnění očekávání l Dodržení rozpočtu a nákladů Dodavatel l Dodržení rozpočtu a nákladů l Úspěšnost implementace l Využitelnost implementace do budoucna BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 25

Příprava implementace IS l Zákazník: l l l l Rozhodnutí o implementaci. Definice potřeb. Stanovení cíle implementace. Zvážení rizik implementace. Základní sestavení týmu. Stanovení pravomocí členů týmu. Stanovení základního rozpočtu. Výběrové řízení. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 26

Příprava implementace IS l Dodavatel l l l Obchodní aktivity, identifikace zákazníka. Základní analýza zákazníka. Schůzka u zákazníka s cílem prezentovat dodavatele a identifikace potřeb (bolestí). Pokud to situace umožňuje, provést podrobnější předanalýzu potřeb. Sestavení základního týmu a navržení řešení Vytvoření nabídky a předložení zákazníkovi. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 27

Výběrové řízení l l l V případě potřeby prezentace nabídky dodavatelem. Posouzení různých řešení. Kontrola dodržení podmínek výběrového řízení. Porovnání dodavatelů a jejich nabídek. Vyhodnocení rozhodovacích kritérií. Výběr dodavatele a řešení. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 28

Zavádění IS BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 29

Klíčové kroky zavádění IS 1. 2. Podpis smlouvy. Úvodní schůzka projektu (kick-off) a) b) 3. 4. 5. 6. 7. seznámení týmů podrobné podmínky implementace Analýza a návrh. Vývoj a testování. Parametrizace a migrace dat. Školení a tvorba dokumentace. Nasazení a akceptace. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 30

Podpora jako závěrečná fáze zavádění IS l l Projekt nekončí dnem nasazení do reálného provozu! Uživatelé vyžadují součinnost a pomoc při zahájení provozu. Je vhodné poimplementační podporu zahrnout již do nabídky implementace. Po „usazení“ se přechází do stavu „údržby“ a „servisu“. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 31

POZOR na změnové řízení!!! l l l Nejznámější projektová katastrofa? TITANIC!!! Příprava – excelentní l l Změny v projektu – katastrofální řízení l l Odborníci, prototyp, zkoušky technologií, nové přístupy. Kompromisy, časový tlak, tlak managementu na PR a marketing. http: //lessons-from-history. com/project-management-blunders BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 32

Týmová práce jako základ Převzato z xerox. blog. cz/0704/the-it-crowd BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 33

Projektový tým Zákazník Dodavatel Řídící komise Vedoucí projektu Klíčový uživatelé Konzultant Analytik Vývojář Tester Běžní uživatelé BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 34

Projektové role l Řídící komise: l l Vedoucí projektu: l l Hlavní autority projektu. Schvalování a akceptace. Řešení zásadních rozporů. Odpovědnost za stav projektu. Vytvoření a dodržování harmonogramu projektu. Pravidelné informování o stavu projektu. Klíčový uživatel: l Osoby zákazníka znalé a odpovědné za konkrétní oblast informačního systému. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 35

Role vedoucího projektu Revizor Poradce Plánovač Diagnostik Vedoucí skupiny Diplomat Stratég Psycholog Odborník na problém Filtr VEDOUCÍ PROJEKTU Kontrolor Manager konfliktů BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 36

Řízení projektu = řízení lidí l Jak projekty vidí někteří projektoví manžeři: l l l 75 % zdravého selského rozumu 22 % taktu a diplomacie 3 % fotokopírování Tanya Ross, Project manager Millennium Dome BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 37

5 „smrtících“ chyb projektových manažerů 1. 2. 3. 4. 5. Opomíjení stanovených milníků. Přehlížení možných rizik. Chybná komunikace. Ztráta nadhledu (big picture). Malá nebo žádná aktualizace projektového kalendáře. Zdroj: http: //www. pmhut. com BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 38

Certifikace l l l Ověření způsobilosti osvojit si a aplikovat znalosti a dovednosti projektového řízení. Mezinárodní standardy (IPMA, PMI, PRINCE 2). Úrovně certifikace (podle IPMA – viz. www. ipma. cz): l l „A“ – Certifikovaný ředitel projektů (IPMA Level A, Certified Projects Director) je schopen řídit významné portfolio, nebo program s odpovídajícími zdroji, metodologií a nástroji. „B“ – Certifikovaný projektový senior manažer (IPMA Level B, Certified Senior Project Manager) je schopen komplexně řídit projekty (kritéria komplexnosti viz. Sebe-hodnotící test komplexnosti projektového řízení). „C“ – Certifikovaný projektový manažer (IPMA Level C, Certified Project Manager) je schopen řídit projekty s omezenou komplexností projektového řízení. „D“ – Certifikovaný projektový praktikant (IPMA Level D, Certified Project Management Associate) je schopen aplikovat znalosti z projektového řízení jako člen týmu v projektu. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 39

Project Management Office (PMO) BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 40

Projektová komunikace l l Slouží pro předávání informací na projektu. Rozdělení l l l pravidelná/operativní ústní/písemná interní/vzájemná Styl a pravidelnost udává pozice v projektovém týmu. Věcná a úplná komunikace je jednou z podmínek úspěšného projektu. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 41

Různé pohledy na informační systém Tak to popsal zákazník BI-TIS - Přednáška č. 2 Tak to pochopil vedoucí projektu Tak to navrhl bussinesss analytik © Ing. Pavel Náplava Tak to napsal programátor Tak to popsal obchodník 42

Jaká je realita informačního systému? Taková byla projektová dokumentace BI-TIS - Přednáška č. 2 Toto bylo nainstalováno Toto bylo zákazníkovi naúčtováno © Ing. Pavel Náplava Taková byla podpora helpdesku Toto zákazník skutečně potřeboval 43

Předávané informace l l Implementační týmy – aktuální stav, plánování, kontrola, řešení problémů. Vedoucí projektu – kontrola stavu, plánování dalších postupů, řešení dílčích problémů. Řídící komise – prezentace stavu vedoucími projektu, řešení kritických problémů, změny projektu. Ostatní – analýza, konzultace, školení, řešení problémů na místě. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 44

Písemné informace l l l l Smlouva a její dodatky. Zakládací listina projektu. Zápisy z pravidelných porad (týmy, vedoucí projektu, řídicí komise). Protokoly (předávací, akceptační). Zápisy z jednání mezi členy týmu. Dokumentace systému (analýzy, návrh, dokumentace, nápověda). Dokumenty změnového řízení. Nástroje pro kontrolu stavu projektu. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 45

Zakládací listina projektu l l l Definice projektu a jeho cílů. Organizace projektu. Plán a harmonogram. Rizika projektu. Změnové řízení. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 46

Kontrolní body implementace l l Stanovení metrik kontroly systému (počet realizovaných požadavků, dodržení termínů, využité náklady). Hlavní kontrolní body: l l l Podepsání smlouvy. Akceptace analýzy a návrhu. Nasazení do zkušebního provozu. Nasazení do reálného provozu. U rozsáhlých projektů rozdělení do funkčních bloků a jejich kontrola. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 47

Nezapomínejme na RIZIKA! l l Riziko = hrozba, ohrožení projektu (i pozitivní)! Risk management (řízení rizik): l Analýza rizik l l l Identifikace rizik. Posouzení rizik. Odezvy na rizika. Sledování rizik. Neustálý proces ve všech fázích projektu. Řízením rizik zvyšujeme úspěšnost projektu. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 48

Řízení rizika l Co potřebujeme u rizik sledovat a řídit? l l l l Popis rizika. Pravděpodobnost výskytu. Mitigaci (eliminaci) rizika. Krizový plán. Odpovědná osoba. (Kdo to je? Co dělá? ) Dopady. Pohled na rizika: l l Zákazník. Dodavatel. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 49

Jak si projekt rozplánovat? l Dle trojimperativu: l l l Rozplánování činností. Rozplánování zdrojů. A samozřejmě finanční toků. l l Nejen samotné ceny, ale také cash-flow, které nás „nepoloží“!!! Podpůrné nástroje: l l Ganttovy diagramy, LRM, WBS, RBS, … Metodiky. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 50

Logický rámec projektu (LRM) l l Nástroj pro prvotní plánování projektu. Má čtyři zásadní části: l Goals – přínosy projektu l l Objectives – cíle projektu l l Popis stavu po realizaci. Deliverables – produkty (výstupy) l l Užitky získané vytvořením, používáním cílů. Seznam hlavních vytvořených výstupů. Actions – činnosti l Hlavní okruhy, které se musí udělat, aby se vytvořily produkty. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 51

Deliverables/Produkty Actions/Činnosti BI-TIS - Přednáška č. 2 Vstupy © Ing. Pavel Náplava Rizika/podmínky splnění Objectives/Cíle Metriky splnění Goals/Přínosy Zdroje dat pro metriky Funkčnost logického rámce Náklady 52

Jednoduchý příklad LRM Metrika Postup do dalšího semestru Získán definovaný počet kreditů Úspěšně absolvovat předmět Známka lepší než neprospěl Hotová semestrální práce, udělen zápočet ze semestru, hotová zkouška z předmětu Klíčové úkoly BI-TIS - Přednáška č. 2 Odevzdaná semestrální práce Zapsán zápočet Zapsaná zkouška Zdroj dat Riziko KOS Vazba na jiné předměty Index, KOS Předmět otevřený Nemožnost zapsat se (plno) Index, KOS Semestrální práce mimo naše schopnosti Přísný cvičící Přísný zkoušející Nemožnost absolvovat cvičení/přednášky WBS +RBS © Ing. Pavel Náplava Poznámky 53

Definice WBS a RBS l WBS – Work Breakdown Structure. l l Hierarchická struktura činností. V praxi často spojeno s Ganttovými diagramy. l l Pruhový diagram. Znázornění činností v čase. CO + KDY RBS – Resource Breakdown Structure. l l l Hierarchická struktura využití zdrojů (náš případ). Někdy také „Risk Breakdown Structure“. JAK BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 54

Příklad WBS a Ganttova diagramu BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 55

Metodika l l Pomocný nástroj pro řízení a realizaci projektu Zjednodušuje řízení a kontrolu projektu. Poskytuje šablony a nástroje pro všechny fáze implementace. Obsahuje všeobecně známé a praxí ověřené postupy, rizika, doporučení (best practices). BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 56

Jiný pohled na metodiku l Z pohledu technologie l l Metodologie pro vývoj SW. Návrhové vzory. Testování dodavatelem. Z pohledu implementace l l Podpora řízení projektu Podpora sběru dat jejich migrace. Podpora komunikace. Podpora testování uživateli. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 57

A 7 B 16 INS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 58

Typy metodik l l Dle použití globální/projektové/upravené. Dle váhy (velikost + hustota): l l Rigorózní – podrobná a přesná definice procesů, činností a procesů, často velmi obsáhlé (např. OPEN, RUP, EUP, MMDIS, . . . ). Agilní – trend rychlého zavádění systémů, základním principem je rychlé předání zákazníkovi s tím, že úpravy lze provést později (Extreme programming, ASD, FDD, Scrum, . . . ). BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 59

Hlavní rozdíly metodik Rigorózní Agilní l l Předpoklady SW procesy lze popsat l Požadavky možno definovat předem Obsah Podrobně definované procesy, činnosti, nástroje Obecné principy, pravidla, praktiky Velké projekty l Standardní projekty l l Použití BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava SW procesy nelze popsat l Předem jen hrubé požadavky Výzkumné projekty l Time-to-market l Menší týmy 60

Doporučená literatura l l l l l Alena Svozilová; Projektový management, 2007, Grada Tomáš Kubálek, Markéta Kubálková; Řízení projektů v Microsoft Office – PROJECT, 2007, Computer Press Milton D. Rosenau; Řízení projektů, 2000, Computer Press Drahoslav Dvořák; řízení projektů - Nejlepší praktiky s ukázkami v Microsoft Office, 2008, Computer Press Kathy Schwalbe; Řízení projektů v IT. Kompletní průvodce. , 2007, Computer Press Steve Mc. Connell; Odhadování softwarových projektů, 2006, Computer Press Petr Doucek; Řízení projektů informačních systémů, 2. vydání 2006, Professional publishing Eliahu M. Goldratt, Jef Cox; Cíl, 1992 http: //www. pmhut. com , www. pmtoolbox. com, http: //www. computerworld. com/computerworld/records/images/pdf/44 Nfail. Chart. pdf, www. ipma. cz, www. pmi. org, http: //www. prince 2. com/, http: //en. wikipedia. org/wiki/Project_Management_Professional, http: //www. acsa. vutbr. cz/ypmg/index. php BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 61

Závěr l l Projekt je podpůrným nástrojem pro úspěšnou implementaci informačního systému! Hlavní roli v průběhu projektu hraje komunikace. Úspěšný projekt znamená spokojenost na obou stranách. Projektové řízení lze zjednodušit a zefektivnit pomocí metodiky a použitím nástrojů. BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 62

Dotazy BI-TIS - Přednáška č. 2 © Ing. Pavel Náplava 63