EVOLUTION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES LA GESTION DES FLUX

EVOLUTION DES PRATIQUES PROFESSIONNELLES « LA GESTION DES FLUX DES BLOCS OPERATOIRES » Yann MAJCHRZAK Coordonnateur des plateaux Médico-Techniques (Annecy - 74)

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire PROBLEMATIQUE GENERALE RENFORCER L’EXIGENCE par une politique de performance Assurer des soins de qualité Tout en optimisant les ressources Hygiène, Sécurité, Respect de normes Personnel, Matériel, Vacations (Capacité Finie) 2

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire C L I E N T S I N T E R N E S MANAGER les BO PERSONNEL BLOC OPERATOIRE PATIENTS Motivation & Conditions de W Gestion de la production Améliorer la Prise en charge Sécurité, Qualité, Confort, Délais MEDECINS Encadrement Mise à disposition de ressources Relationnel / Communication DIRECTION Organisation des soins Optimisation de l’activité Respect des objectifs Gestion des budgets C L I E N T S CONFRERES Augmenter l’offre pour diminuer les délais E X T E R N E S TUTELLES Respecter Réglementation et Projets Nouvelle gouvernance T 2 A Gestion du patrimoine 3

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire PILOTAGE D’UNE ORGANISATION QUI DOIT ASSOCIER DES OBJECTIFS QUALITATIFS (attractivité) PERFORMANCES (Productivité) ECONOMIQUES (Moindre coût) 4

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement Comment? 5

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? TROIS FACTEURS DE REUSSITE UNE VOLONTE DE LA DIRECTION UN PROJET FEDERATEUR (médical ou structurel) 6

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire CS Chirurgie Données Administratives CS Anesthésie Laboratoires Imagerie Médecins de ville DOSSIER PATIENT INFORMATISE Hôpitaux H OUTIL PILOTAGE DES BLOCS Qualité Aide à la décision Planification Gestion Stocks Laboratoire spécialisé SALLE OP Gestion Matériel C. R. Opératoires Données Anesthésie Gestion Compétences URGENCES Cotations Réanimation Organismes financiers SERVICES Réseau régional Vigilances Prescriptions Pièces Anatomiques Tutelles Pharmacie SYSTEME INFORMATIQUE HOSPITALIER 7

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? ET UNE INFORMATIQUE (LOGICIELS et EQUIPES) AU SERVICE DES UTILISATEURS SIMPLE INTUITIVE OUVERTE REACTIVE 8

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? METTRE EN PLACE LES INSTANCES ET FORMALISER LE CONSEIL DE BLOC (Instance décisionnelle, Arbitrage) LA CHARTE DE BLOC LE COMITE DE PROGRAMMATION (Instance exécutive) (Règles de fonctionnement) 9

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? FONCTIONNER EN « BLOC REGULE » LE CONSEIL DE BLOC D E F I N I T Planification Hôpital 2007 – MEAH – Étude des bonnes pratiques au bloc opératoire – Gestion et Organisation des BO dans les hôpitaux et cliniques 10

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? BLOC REGULE – LA PLANIFICATION Analyser et gérer les flux Planning des plages opératoires (patients/matériels/déchets) Absences des praticiens Fermeture de lits Prise en charge de l’Ambulatoire Heures d’ouverture Planning du personnel Fiche de métiers/postes Matrice de compétences Gammes de travail (sté) Règle : DIMENSION DES VACATIONS / CAPACITE D’HEBERGEMENT 11

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? FONCTIONNER EN « BLOC REGULE » LE CONSEIL DE BLOC D E F I N I T Planification CHEF DE BLOC Chirurgiens ou Centralisée Programmation Coordination Hôpital 2007 – MEAH – Étude des bonnes pratiques au bloc opératoire – Gestion et Organisation des BO dans les hôpitaux et cliniques 12

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? BLOC REGULE – LA PROGRAMMATION / COORDINATION Inscrire les patients (Chirurgien, centralisée) Organiser l’approvisionnement en matériel (DM, Prothèses) Ajuster les programmes (Temps opératoires, ajouts, annulations) Affecter les ressources (Personnel, Matériel) Communiquer largement les programmes (Soins, SSPI, REA) Organiser l’activité de brancardage Synchroniser avec la stérilisation Gérer les ALERTES (Manques, Dépassements, Disponibilités) DOCUMENT DE REFERENCE Valider par TOUS 13

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? FONCTIONNER EN « BLOC REGULE » LE CONSEIL DE BLOC D E F I N I T Planification CHEF DE BLOC LA CELLULE DE REGULATION Chirurgiens ou Centralisée Programmation Coordination Hôpital 2007 – MEAH – Étude des bonnes pratiques au bloc opératoire – Gestion et Organisation des BO dans les hôpitaux et cliniques Régulation 14

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? BLOC REGULE – LA REGULATION Gérer les urgences Analyser l’avancement des programmes Décider des Ouverture/Fermeture de salle Coordonner les équipes sur le terrain Faire la police Informer, Communiquer, Centraliser Fluidifier les programmes 15

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? FONCTIONNER EN « BLOC REGULE » LE CONSEIL DE BLOC D E F I N I T Planification CHEF DE BLOC LE COMITE DE PROGRAMMATION Chirurgiens ou Centralisée Programmation Coordination Régulation Évaluation Mesurer les écarts Hôpital 2007 – MEAH – Étude des bonnes pratiques au bloc opératoire – Gestion et Organisation des BO dans les hôpitaux et cliniques 16

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Comment? BLOC REGULE – EVALUER Analyser le Réel / Planifié (Document référence) Identifier les causes des écarts (Urgence, Aléas) Mettre a jour les indicateurs Formaliser les disfonctionnements pour prise de décision par le CB SOUVENT OUBLIEE OU NEGLIGEE PRINCIPE DE BASE DANS LE PROCESSUS D’AMELIORATION PERMANENTE (Roue de DEMING) 17

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement QUELS OUTILS? 18

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Quels Outils ? DES OUTIL DE PILOTAGE – Les Indicateurs DE PERFORMANCE DU PERSONNEL % de traçabilité (patient, prothèse) Taux de satisfaction patient % de non-conformité lors des prélèvements (Labo) % de non-conformité dans la recomposition des boites DE PRODUCTIVITE KFSO/Heures panseuses Heures panseuse / heures vacation Nombre heures supplémentaires DE QUALITE Nombre d’arrêt maladie Accident du travail Durée attente en SSPI Satisfaction patient (questionnaire) 19

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Quels Outils ? Taux vacations INUTILISEES des vacations inutilisées ________________________________________ des vacations disponibles Vacations inutilisées = absences (prévues et imprévues) et vacations sans aucune programmation Vacations disponibles = vacations inscrites au planning standard Taux d’OCCUPATION des vacations des heures réelles des vacations utilisées des heures théoriques des vacations utilisées ___________________________________________________________ Vacations utilisées = vacations qui comportent au moins une intervention réalisée 20

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Quels Outils ? Delta d’occupation > 1 heure S des vacations avec durée d’occupation > 1 H des vacations utilisées S___________________________________________________________ Durée d’occupation = (Heure de sortie de salle du dernier patient) – (Heure d’entrée en salle du 1 er patient). Analyse des causes de dépassements Les causes de dépassements sont réparties en 4 catégories : - liées aux URGENCES - liées aux ALEAS chirurgicaux - liées aux disfonctionnement d’un INTERVENANT - liées aux programmes annoncés DEPASSANT en conseil de bloc 21

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Quels Outils ? DES OUTIL DE PILOTAGE – Les Tableaux de Bord 1. 2. 3. 4. D’activité opératoire (Nbre ITV, Heures, K opératoire) De coûts de fonctionnement (Linge, Pharmacie, DM) De coûts de personnel (CDI, CDD, INTERIM) D’investissements Mettre en œuvre les moyens d’actions en cas de dérive des indicateurs / objectifs 22

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Quels Outils ? DES OUTILS DE PILOTAGE – Les Suivi PDCA 23

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Quels Outils ? DES OUTILS DE PILOTAGE – Suivi de Résolution Problème 24

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : Quels Outils ? DES OUTILS DE PILOTAGE – Matrice de décisions Matrice de compétences 25

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement LA COM ? 26

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Organiser le changement : La COM. ? 4 – COMMUNIQUER SUR LA BASE DES INDICATEURS ET TABLEAUX DE BORDS PRESENTER LES RESULTATS DANS LES INSTANCES INSTITUTIONNELLES AFFICHER LES INDICATEURS DE PERFORMANCE DANS LES BLOCS ETRE TRANSPARENT DANS LA DEMARCHE DIALOGUER AVEC LES INTERVENANTS SUR DES DONNEES OBJECTIVES DEFINIR DES OBJECTIFS COMMUNS EVALUER LE PERSONNEL SUR DES RESULTATS QUANTIFIABLES INFORMER EN PERMANENCE 27

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire QUELQUES RESULTATS (Cas concret) 28

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Résultats obtenus Gain de 1500 heures Gain de 150 heures Planification des absences Proposition de reprise ++ pour le patient (délais attentes et prise en charge des urgences) Planification des plages opératoires 29

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Résultats obtenus Contrôle charge par le CB ++ pour le patient (délais attentes) pour les équipes (moins de salle vide ou sous occupée) Ponctualité des intervenants ++ pour le patient et les équipes (respect des horaires) 30

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Résultats obtenus Optimisation des RESSOURCES ¨ Gain de 10% du budget achat instrumentation ¨ Optimisation des heures d’ouverture et des prestations de la stérilisation grâce à l’uniformisation des boites et les investissements engagés ¨ Amélioration de l’ouverture et fermeture des salles par la mise en adéquation Planning / Activité Amélioration des conditions de travail ¨Achat d’équipements spécifiques pour le personnel ¨Diminution des conflits et traitement systématique ¨Soutien de l’encadrement ¨Formations planifiées, organisées et financées 31

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Et alors ? Expérience concevable dans le privé Leviers principaux Augmenter l’activité Maîtriser les coûts Et le public ? Leviers principaux Projet fédérateur Optimiser le déroulement des programmes Maîtriser les coûts Mettre en place les Pôles 32

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Résultats obtenus Mise en place d’une structure « régulation» DANS UN CONTEXTE DE RETOUR A L’EQUILIBRE BUDGETAIRE 1 Coordonnateur du Bloc Ingénieur de production 1 Manager de bloc unique Cadre de santé 1 cellule de régulation Reconnue par l’ensemble des intervenants au bloc 33

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Résultats obtenus Ajustement des vacations opératoires et des plannings du personnel Ouverture de 8 h 00 – 15 h 30 Taux d’utilisation autour de 75% Pas de planification de 15 h 30 de 0 à 4 salles selon les urgences Pas de gestion des absences par spécialité 20% de vacations perdues Planning du personnel <> besoins théorique Manque personnel > 15 h 30 Saturation en sortie SSPI 34

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Résultats obtenus Ouverture de 8 h 00 – 15 h 30 Planification de vacation > 15 h 30 Communication sur les absences Ajustement Planning du personnel Taux d’utilisation amélioré de 10% Nouvelles spécialités (Cardio/IVG) 3 salles tous les jours (Prog. +Urg. ) Gain de 5% des vacations perdues Personnel suffisant > 15 h 30 Suppression saturation en sortie SSPI Diminution des HS 35

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire Résultats obtenus ¨ Augmentation de l’activité de 6% et diminution des coûts de stérilisation de 10% (Gain env. 150 K€ pérenne) ¨ Mise en adéquation du nombre de salles du nouvel hôpital en fonction des perspectives d’activité (Parts de marché) et des budgets alloués Fin 2004 – Prévu 14 salles d’OP Fin 2005 – Proposition d’ouvrir uniquement 11 Salles d’OP Fin 2006 – Planification et organisation à 10 Salles d’OP Gain d’env. 250 K€ par salle non ouverte (Investissement) En fonction des taux d’utilisation actuels : marge = 20% 36

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire CONCLUSIONS L’AUGMENTATION CROISSANT DES BESOINS DE SANTE + LA DIMINUTION DES RESSOURCES + LE CONTEXTE ECONOMIQUE FORT SUR LES ETABLISSEMENTS + MISE EN PLACE DES PÔLES (Délégué + Assistant) _____________________________ CHANGER NOS HABITUDES ET NOS MODES DE FONCTIONNEMENT _____________________________ ACQUERIR DES COMPETENCES NOUVELLES MESURER LA PERFORMANCE COMMUNIQUER AVEC TRANSPARENCE PILOTER/COORDONNER CES CHANGEMENTS CULTURELS _____________________________ « Bref…Mieux… Moins cher… plus Efficacement…Ensemble Au profit de nos patients » 37

Évolution des Pratiques Professionnelles – La gestion des Flux au bloc opératoire MERCI DE VOTRE ATTENTION 38