EVENTOS So ferramentas cada vez mais importantes para

EVENTOS

São ferramentas cada vez mais importantes para os objetivos da comunicação empresarial, do ponto de vista institucional e de geração de negócios.

Por meio deles, as corporações podem apresentar suas propostas diretamente a um público qualificado, com a garantia de retorno das ações de comunicação e marketing.

TIPOS DE EVENTOS • Brunch – Seu horário é entre às 10 e as 15 horas. Em geral, não se serve bebidas alcoólicas, no entanto, é possível servir Bloody Mary’s e/ou screewdriver (coquetel de suco de laranja e vodka). Serve como evento de apoio para visitas empresariais, inaugurações de salas e placas e convenções.

TIPOS DE EVENTOS • Happy hour – Ocorre no final da tarde. São servidos uísque e outras bebidas alcoólicas, acompanhadas de patês e salgados finos. Apóia eventos como visitas empresariais e convenções.

TIPOS DE EVENTOS • Coquetel – O horário mais comum é à noite, após às 20 horas. Normalmente este evento apóia inaugurações de espaços, vernissages (preview, abertura de mostras ou exposições), abertura de simpósios e abertura de congressos.

TIPOS DE EVENTOS • Conferência – Exposição feita por autoridade em determinado assunto para grande número de pessoas. É mais formal que a palestra e exige a presença de um presidente de mesa para condução dos trabalhos, afinal são feitas perguntas identificadas.

TIPOS DE EVENTOS • Palestra – Método de discussão mais antigo e tradicional. Pressupõe uma preleção acompanhada de intenso período de perguntas e debates com a platéia, buscando conclusões.

TIPOS DE EVENTOS • Concurso – Disputa entre diversos concorrentes de um prêmio, um emprego, etc. Provas públicas de matérias científicas, literárias, artísticas, etc, prestadas pelos candidatos a determinados empregos ou concessões.

TIPOS DE EVENTOS • Gincana – Disputa entre equipes.

TIPOS DE EVENTOS • Feira, Salão – Eventos geralmente de caráter comercial. A diferença entre eles está no local a ser realizado. Uma feira pode ser um evento tanto aberto quanto fechado, enquanto que o salão costuma ser um evento fechado. A forma como são expostos os trabalhos em ambos os eventos também é um pouco diferente. Nas feiras há barracas, quiosques ou estandes.

TIPOS DE EVENTOS • Mostra, Exposição – Podem ser utilizadas como atração assessória, mas também podem ser o evento principal. A mostra constitui uma forma clara e rápida de apresentar fatos relativos a companhia.

TIPOS DE EVENTOS • Workshop – Também promove o aprendizado, mas o termo (loja de trabalho) indica a proposta de idéias e como concretizá-las. É mais voltado para o experimental.

TIPOS DE EVENTOS • Entrevistas coletivas e individuais – No preparo de qualquer entrevista, deve-se com antecedência definir/saber com o entrevistador a pauta de perguntas. Em entrevistas individuais, algumas assessorias solicitam antecipadamente ao repórter o roteiro da entrevista.

TIPOS DE EVENTOS • Debate – Discussão exclusiva entre dois oradores devidamente comprometidos a defender um ponto de vista em torno de determinado assunto, participando a audiência somente com aplausos ou protestos não formais.

TIPOS DE EVENTOS • Mesa redonda – Difere do debate pelo fato de ter mais participantes.

TIPOS DE EVENTOS • Fórum – Reunião baseada na busca da participação intensa da platéia, preferencialmente numerosa. A idéia é sensibilizar a opinião pública sobre determinados problemas sociais.

TIPOS DE EVENTOS • Convenção – Pode ser de vendas, lançamento de produto/serviço, congraçamento e comemorações. Reunião de profissionais da mesma área.

TIPOS DE EVENTOS • Seminário – É uma seqüência concentrada de atividades com o fim específico de desenvolver capacidades, conhecimento e aprendizagem por meio do trabalho de treinadores especializados.

TIPOS DE EVENTOS • Simpósio – É uma reunião de especialistas de alto renome, sob a direção de um moderador para apresentação de tema de grande interesse e geralmente de caráter científico, a uma audiência selecionada.

TIPOS DE EVENTOS • Congresso – Restrito a ambientes associativos com discussões de assuntos de interesse específico de um segmento profissional.

TIPOS DE EVENTOS • Painel – Reunião essencialmente questionadora em que é resumido para um grande grupo o teor de apresentações feitas por pequeno grupo.

TIPOS DE EVENTOS • Show – Reunião de público diverso para assistir a artistas.

TIPOS DE EVENTOS • Festival (show) – Reunião de vários artistas para um público diverso. • Festival (hobbie) – Reunião de aficionados em determinado hobbie para exibições. • Festival (arte) – Reunião de artistas de cinema/música/artes plásticas/televisão/etc. para mostras e disputas.

Organização de eventos Sugestões práticas

PRÉ-EVENTO • • • Elaboração do conteúdo (assunto/tema/etc. ). Recursos. Contratação de palestrantes/artistas/etc. Local e estrutura (locação/adaptação/etc. ). Segurança e licenças (Polícia Civil/Polícia Militar/Bombeiros/etc. ). Marketing e divulgação: – – – • • • Peças/anúncios Mídias Telemarketing E-mail marketing Site de apoio (hot site) Convites Assessoria de Imprensa. Gerenciamento de convites e inscrições. Captação de cotas de patrocínio e apoio de empresas. Equipe/profissionais (banco de dados). Transmissão (TV, rádio, internet).

EVENTO • • • Equipe. Estrutura do local (acessos, saídas, banheiros, etc. ). Sala/camarim dos palestrantes/artistas/etc. Recursos para problemas de última hora. Gerenciamento de materiais. Gerenciamento de chegada. Gerenciamento de coxia. Gerenciamento de segurança. Assessoria de Imprensa. Site de apoio (hot site). Transmissão (TV, rádio, internet).

PÓS-EVENTO • • Assessoria de Imprensa Pesquisa de satisfação Marketing (e-mail marketing) Site de apoio (hot site)

PLANEJAMENTO GERAL • O quê? • Para quê? Qual é o resultado final desejado? • Para quem? • Onde? Como? Quando? • Quem faz o quê? • Que recursos? • Concorrência?

O quê? Para quê? PLANEJAMENTO • Definição do que se pretende fazer e de quais são os resultados finais a alcançar (metas). • Definir roteiro com descrição das etapas. • Responsáveis por etapa. • Cronograma, com tempos bem definidos. • Fluxo dos convidados (entrada, passagem, saída, . . alternativas de segurança) e gráficos de disposição de elementos.

Para quem? CONVITES • Definição do universo de convidados (geral ou segmentado). – SMS – E-mail – Impresso • Carta personalizada para contatos formais • Público em geral • Mensagem do convite (não esquecer as informações essenciais: data, hora, local). • Prazos de envio. • Anúncios em mídias de massa. • Sites ou hot sites • Indicar acessibilidades ao local (carro, ônibus, estacionamentos)

Para quem? IMPRENSA • Lista segmentada de jornalistas. • Convite (antecipado) com press-release (curto, incisivo). • Informação para as agendas e recall dos convites com 72 horas de antecedência. • Pasta de imprensa (press-kit na chegada) – resumos, informações ou documentação acessórias, imagens, etc. ) • Lugares reservados para jornalistas (cuidar para receberem o “melhor” som). • Prever momento para fotógrafos (cuidar do enquadramento para fotografias). • Garantir contato com os artistas/palestrantes/etc após o evento, mas sem constranger artistas/palestrantes/etc, convidados vip ou os próprios jornalistas.

Quem faz o quê? EQUIPE • Quem faz o quê? • Quem coordena. • Reunir competências diversas: relações públicas, operação som/luz/computador, comunicação. . . • Roteiro bastante detalhado. • Mecanismo de inter-comunicação (do gesto/olhar, à mensagem, ao sussurro, ao walkie-talkie. . . ) • Reuniões: – – – De arranque e planeamento De monitorização da preparação De véspera (ensaios/testes) De pré-execução (uma hora antes do início da operação) De avaliação

Onde? Como? Quando? RECEPÇÃO/ACOLHIMENTO • Prever uma zona de acolhimento. • As boas-vindas são o primeiro passo para transformar um evento num acontecimento “super. . . ” • Colocar indicações óbvias no trajeto até a sala/salão/pista de dança/etc. • Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de materiais informativos gerais, de identificador. • Registrar as presenças (pedir contatos para Banco de Dados, por exemplo, e-mail). • Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera começar.

Onde? Como? Quando? SALA/LOCAL • Disposição da sala (sentados/de pé, plateia, semicírculo, círculo). • Canais de circulação (público e convidados): meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados. • Cálculo da capacidade para gestão de entradas (lotação). • Cadeiras (conforto, ruído, distância). • Clima do evento – Temperatura (calor ou frio mata um evento). – Arejamento. • Iluminação (natural/artificial). – – Garantir destaque para centro do evento. Projeção (suficientemente legível da última fila) Operador ou apoio técnico sempre presente. Apresentações previamente instaladas e testadas.

Onde? Como? Quando? SEGURANÇA • Verificação de extintores mais próximos. • Saídas de emergência desimpedidas. • Contatos de Bombeiros e polícia em local acessível. • Garantir vigilância do circuito de trânsito com atenção a qualquer elemento estranho. • Protocolo de ação para indisposições, desmaios, etc.

Onde? Como? Quando? HIGIENE • Verificar existência de WC próximos, bem indicados e limpos. • Garantir a higiene (antes, durante e depois) • Não falhar pormenores: papel higiênico, sabonete, toalhas de papel, lixo. • Ter alternativas identificadas em caso de avarias, lotação.

Onde? Como? Quando? ENSAIOS E TESTES • Tudo deve ser testado duas vezes, uma das quais 30 minutos antes. – O som deve ser testado um minuto antes de começar, ligando os microfones. • Os movimentos mais complexos devem ser ensaiados (trajetos, etc).

Onde? Como? Quando? COMPOSIÇÃO DA MESA • Precedências: 6 4 2 1 Mesa Plateia 3 5 7

Onde? Como? Quando? COMPOSIÇÃO DA MESA • No centro da mesa fica o convidado mais importante. • O anfitrião pode ficar à direita do nº 1 ou no último lugar. • Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem ascendente de importância. – Depois do convidado principal (último a falar), mais ninguém intervém. • Um apresentador declara aberta a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão.

Onde? Como? Quando? NO CURSO DO EVENTO • • Cumprimento do roteiro. Atenção ao ritmo e tempo. Comunicação entre a equipe. Importância essencial dos fatores de conforto e de comunicabilidade: som, luz, ar, leitura dos materiais projetados, etc.

Onde? Como? Quando? CENÁRIOS DE CONTINGÊNCIA • Pouca participação >> chamar figurantes. . . • Excesso de participantes >> retirar cadeiras para dar lugar em pé, abrir portas para criar clareiras de audição fora de portas. . . • Falha de conferencistas >> o moderador sempre preparado para se ajustar a novos formatos de sessão. • Falha de som e de audiovisuais >> microfones suplentes, verificação de ligação de cabos, pilhas adicionais, portátil, alternativo… • Falha de eletricidade >> saídas de emergência, luz de emergência. . .

Recursos? MATERIAIS DE APOIO • • • Plateia: cadeiras reservas. Palco: mesa e cadeiras reservas. Audiovisuais: projetor, tela, sistema de som. Computador portátil. Bandeiras. Cenário de fundo. Plantas e flores. Placas comemorativas. Bastidores e mesa de apoio para a organização. Águas e copos para conferencistas. Identificadores de dupla face para conferencistas.

Recursos? SOM • Microfones – com/sem fios (pilha/carga); direccionais ou de espectro largo; on-off bem conhecido, . . . • Pés e suportes – capacidade de ajustamento. • Amplificador e colunas (PA). • Efeito de abafamento – sala com público abafa o som; é necessário compensar. • Feed-back – retro-alimentação: o som das colunas está entrando nos microfones? ? ? • Ruídos parasitas. • Microfonia. • Operador sempre presente para monitorar o som (junto a mesa de som).

Recursos? DECORAÇÃO • Do espaço: – Sóbria ou carregada? – Com referências à imagem corporativa (cartaz, logotipo. . )? – Sem nada que distraia? • Mesa: – Plantas (base da mesa)? – Flores (em cima da mesa. . . que não tapem, nem incomodem)?

Recursos? TRADUÇÃO SIMULT NEA • Materiais de apoio: auscultadores, gabinetes de tradução. • Indicação dos canais por língua. • Disponibilização de textos (quando existem) para facilitação do trabalho dos tradutores. • Avisar conferencistas para falarem + lento.

Concorrência? CONCORRÊNCIA • Verificação prévia de: – Datas incompatíveis ou inconvenientes. – Outros eventos agendados na mesma área temática. – Outros eventos de grande impacto midiático – Greves

BOM EVENTO PRA VOCÊ!