Event Management Studi Kelayakan Event Program Sarjana Ilmu

Event Management Studi Kelayakan Event Program Sarjana Ilmu Komunikasi, Universitas Gunadarma 1

Event Management Tujuan Setelah mempelajari bab ini, pembaca dapat ; 1. Memahami kelayakan penyelenggaraan event 2. Mengetahui proses seleksi ide kelayakan event yg akan diselenggarakan. 3. Mengetahui proses saringan kelayakan penyelenggaraan event ; saringan pemasaran, saringan operasional, saringan keuangan. 4. Mengetahui cara menjalankan ide event. 5. Mengembangkan event sesuai dengan kemampuan EO. 2

Event Management Pendahuluan Studi kelayakan penyelenggaraan event merupakan pertimbangan untuk diselenggarakannya event. Studi ini biasanya berupa analisa terhadap ide-ide yang muncul dan selanjutnya dilakukan saringan terhadap jenis kegiatan yg paling tepat dan ditetapkan satu kegiatan untuk diselenggarakan. Banyak event diselenggarakan dimulai dengan ide yang muncul secara spontan. 3

Event Management Penyelenggaraan event yang sistematis akan membantu kita menghadapi keterbatasan situasi. Misalnya ; 1. Keterbatasan SDM yg terlibat dalam event. 2. Keterbatasan atas waktu penyelenggaraan yang sempit. 3. Keterbatasan atas dana yang dimilikki 4. Keterbatasan atas jaringan dengan pihak terkait. 4

Event Management Dengan memiliki keterbatasan yg dimiliki, maka penyaringan ide penyelenggaraan event akan baik apabila dilakukan secara sistematis dan terarah. Metode analisa biaya dan keuntungan (cost benefit analysis) atau evaluasi investasi (investment appraisal) dpt digunakan untuk mengetahui layak tidaknya sebuah event diselenggarakan. 5

Event Management Ada 3 jenis saringan terhadap ide-ide event yg dapat digunakan sebagai masukan terselenggarakan event. 1. Analisa Pemasaran event 2. Analisa Keuangan Event 3. Analisa Operasional Even Melalui penerapan ide pada alat analisa yg telah dibuat dan kriteria yang telah ditetapkan, maka akan diketahui : • Apakah secara keuangan event tersebut layak didanai; • Apakah secara operasional event tersebut layak dan dapat diselenggarakan; • Apakah secara marketing event tersebut dapat dipasarkan. 6

Event Management Contoh; untuk mencari dana bagi kelompok mahasiswa beberapa event direncanakan untuk dapat diselenggarakan, berupa ; 1. Lomba menggambar dan mewarnai 2. Pemutaran film kampus 3. Bazar cenderamata dan fashion 4. Seminar kewirausahaan 5. Lelang lukisan Kriteria yg diperlukan utk menyaring ide yg muncul diatas adalah; a) Jenis event apa yg pernah sukses sebelumnya; b) Event mana yg dapat dikelola oleh sumberdaya yg ada (Mhs) c) Event mana yg akan menghasilkan uang paling banyak. 7

Event Management Proses Seleksi ide Proses seleksi ide sangat penting, karena tidak hanya bagaimana event dapat diselenggarakan, tetapi juga bagaimana menarik pendukungnya agar event yg diselenggarakan sukses. Proses penetapan ide event hrs tetap berpedoman pada ; 1. Sifat event yg akan diselenggarakan 2. Tujuan Event 3. Bagaimana event dapat terselenggara serta; 4. Keuntungan apa yg akan didapat oleh peserta dari terselenggaranya event. 5. Konsep. 8

Event Management Proses Saringan I : Pemasaran Ketika jumlah ide dan konsep event yg mungkin dapat diselenggarakan bisa diidentifikasi, harus ada proses dimana EO dapat memilah dan memilih konsep atau ide event mana yg cocok untuk target pasar yg telah ditetapkan. Proses Saringan Pemasaran, yaitu ; 1. Menggali opini setiap anggota EO terhadap ide yg muncul. 2. Melakukan riset untuk mengetahui pasar potensial terhadap event yg akan diselenggarakan. 9

Event Management Dengan mengidentifikasi event kita dapat mencari informasi mengenai event yg akan diselenggarakan, sehingga akan dapat dilakukan beberapa hal berikut : 1. Menghindari tanggal penyelenggaraan event yg sama dengan EO lain; 2. Memberikan informasi kepada masyarakat tentang event apa yg diselenggarakan dan jenis event apa yg disukai masyarakat; 3. Menyelenggarakan event yg disukai masyarakat 4. Memberikan ide baru tentang event pada target pasar yang dituju. 10

Event Management Proses Saringan II : Operasional Proses saringan operasional, terdapat beberapa hal yg perlu dipertimbangkan, yaitu ; 1. Semua event yg diselenggarakan membutukan sumber daya yg beragam. 2. SDM yang tersedia untuk event. 3. Bagaimana menemukan lokasi yang diinginkan untuk event; 4. Tanggal pelaksanaan event sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 11

Event Management Lanjut Proses Saringan II : Operasional. . . 5. Berapa lama waktu yg diperlukan untuk persiapan event ? 6. Teknologi yg diperlukan untuk event yg akan diselenggarakan, apakah akan digunakan jenis teknologi terbaru atau ada teknologi khusus. 7. Bagaimana legalitas event yg akan diselenggarakan ? Apakah perlu ijin atau asuransi. . ? 8. Resiko apa yg mungkin timbul dari event dan bagaimana mengelola resiko tersebut ? 12

Event Management Proses Saringan III : Keuangan Beberapa hal yg harus dapat diidentifikasi dan menjadi pertimbangan pada proses penyaringan keuangan ; A. Pendapatan ; 1. Berapa orang yg akan datang pada event; 2. Berapa harga tiket yg akan ditetapkan; 3. Cara memaksimalkan pendapatan selama event berlangsung. 13

Event Management B. Biaya 1. Biaya untuk tempat penyelenggaraan event; 2. Biaya yang harus dikeluarkan untuk staf; 3. Penggunaan dekorasi yang akan mempengaruhi komponen biaya; 4. Konsumsi tambahan lainnya; 5. Makanan dan minuman yg dihidangkan selama event berlangsung; 6. Penggunaan listrik; 7. Penggunaan asuransi untuk event. 14

Event Management Kesimpulan • Studi kelayakan penyelenggaraan event sangat penting untuk dilaksanakan sebelum event di mulai. • Terdapat tiga tahap awal untuk melihat kelayakan event ; ü Saringan pertama ; mengkaji kelayakan pemasaran. ü Saringan Kedua; melihat kelayakan operasional ü Saringan ketiga; saringan keuangan. Jika ketiga tahap saringan tersebut dapat dilaksanakan, walaupun harus dilakukan penyesuaian, maka event dikatakan layak untuk diselenggarakan. 15

Event Management SEKIAN 16