EVALUAREA PERFORMANELOR PROFESIONALE FUNCIONARILOR PUBLICI Seminar de informare

EVALUAREA PERFORMANŢELOR PROFESIONALE FUNCŢIONARILOR PUBLICI Seminar de informare a conducătorilor de subdiviziuni din cadrul autorităţilor publice locale

Evaluarea performanţelor profesionale funcţionarilor publici 2 Scop: Explorarea viziunii şi a principiilor de bază în domeniul managementului şi evaluării performanţei profesionale a funcţionarilor publici Obiective: - familiarizarea cu procesul de evaluare a performanţelor profesionale funcţionarilor publici; - conştientizarea rolului, necesităţii şi beneficiilor oferite de noul sistem de evaluare a performanţelor profesionale.

Cadrul legal 3 Legea nr. 158 -XVI din 4. 07. 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, secţiunea a 2 -a Evaluarea performanţelor profesionale funcţionarului public, art. 34 – 36.

Structura Regulamentului cu privire la evaluarea performanţei 4 - - - Dispoziţii generale Factorii implicaţi în procesul de evaluare a performanţelor profesionale funcţionarilor publici, atribuţiile şi obligaţiile acestora Procesul de evaluare a performanţelor profesionale funcţionarilor publici Stabilirea şi revizuirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă Criteriile de evaluare Procedura de evaluare a performanţelor profesionale funcţionarilor publici de conducere de nivel superior Procedura de evaluare a performanţelor profesionale funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie Calificativele de evaluare Identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională Dispoziţii finale

5 Decizii luate în baza rezultatelor evaluării performanţelor Avansarea, menţinerea sau retrogradarea în trepte de salarizare Promovarea într-o funcţie superioară Conferirea unui grad de calificare superior Destituirea din funcţia publică Identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională

Ce este performanţa? 6 Performanţa reprezintă gradul de îndeplinire a sarcinilor care definesc funcţia ocupată de angajat Performanţa se referă la contribuţia pe care o aduc angajaţii la îndeplinirea obiectivelor organizaţiei

Ce este evaluarea performanţelor? 7 Evaluarea performanţei reprezintă un proces prin care se decide cît de bine este efectuată o activitate de către angajaţii unei instituţii în raport cu obiectivele stabilite. Evaluarea devine un instrument eficient de control şi management prin care sunt direcţionate resursele umane în vederea îndeplinirii obiectivelor strategice organizaţionale.

Evaluarea performanţelor individuale şi strategia organizaţională 8 PERFORMANŢA ORGANIZAŢIONALĂ PERFORMANŢA DE GRUP PERFORMANŢA INDIVIDUALĂ Performanţa organizaţională presupune realizarea obiectivelor strategice ale autorităţii publice Performanţa de grup presupune realizarea obiectivelor operaţionale subdiviziunii (Plan de activitate) Performanţa individuală presupune realizarea obiectivelor individuale / specifice (Fişa de post)

De ce trebuie să evaluăm performanţa? 9 Evaluarea este necesară pentru: elaborarea deciziilor de promovare, transfer sau eliberare din funcţie a personalului cunoaşterea de către angajaţi a modului în care li se percep punctele forte şi punctele slabe stabilirea contribuţiei individuale şi a grupului la realizarea obiectivelor instituţiei elaborarea deciziilor de recompensare a activităţii depuse identificarea necesităţilor de instruire şi perfecţionare la nivel individual şi la nivel de grup din cadrul instituţiei

Factorii implicaţi 10 Evaluatorul este persoana cu funcţie de conducere din cadrul subdiviziunii / autorităţii publice unde îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public evaluat sau, după caz, care coordonează activitatea funcţionarului public respectiv Contrasemnatarul este funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului sau, după caz, persoana care exercită funcţie de demnitate publică Comisia de evaluare este creată pentru a evalua performanţa funcţionarilor publici de conducere de nivel superior Funcţionarul public evaluat Consultantul în probleme resurse umane, care rolul de a oferi suportul informaţional şi metodologic necesar

Cînd are loc evaluarea? 11 Perioada de evaluare anuală reprezintă perioada în care se implementează procedura de evaluare a funcţionarului public, cuprinsă între 15 decembrie a anului în curs şi 31 ianuarie din anul următor perioadei evaluate Perioadă evaluată reprezintă perioada pentru care se face evaluarea funcţionarului public, cuprinsă între 1

12 Obiectul evaluării performanţelor Sistem de evaluare măsoară performanţa individuală prin aprecierea: nivelului de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate în baza indicatorilor de performanţă nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

Evaluarea performanţei pentru FPC şi FPE 13

Etapa 1. Stabilirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă 14 1. 2. 3. 4. Se elaborează de evaluator, în comun cu funcţionarul public evaluat, sunt vizate de SRU şi se aprobă de conducătorul autorităţii publice Se stabilesc 3 – 5 obiective Se stabilesc indicatori de performanţă pentru fiecare obiectiv Se discută în timpul interviului de evaluare

Revizuirea obiectivelor 15 Obiectivele individuale de activitate pot fi revizuite în următoarele cazuri: Funcţiile şi sarcinile subdiviziunii au fost modificate şi au influenţat funcţiile şi sarcinile funcţionarului public Acţiunile prioritare ale autorităţii/subdiviziunii s-au schimbat Structura organizatorică a fost schimbată Obiectivele nu pot fi realizate din cauze sau circumstanţe obiective, neimputabile funcţionarului public

16 Definirea criteriilor de evaluare Criteriile de evaluare reprezintă abilităţile profesionale şi comportamentul/atitudinile necesare pentru a îndeplini în mod optim obiectivele, sarcinile de bază şi atribuţiile de serviciu. Criteriile de evaluare sînt diferite în funcţie de categoria funcţionarului public.

Criteriile de evaluare a funcţionarilor publici 17 FP de conducere de nivel superior / de conducere 1. 2. 3. 4. 5. 6. competenţă managerială competenţă decizională competenţă profesională eficacitate şi eficienţă creativitate comunicare şi reprezentare FP de execuţie 1. 2. 3. 4. 5. 6. competenţă profesională activism şi spirit de iniţiativă eficacitate şi eficienţă calitate a muncii lucru în echipă comunicare

18 Etapa 2. Monitorizarea activităţii funcţionarului public Realizarea obiectivelor trebuie monitorizată pentru a reacţiona la timp, în cazul identificării unor probleme sau dificultăţi obiective/subiective în procesul de realizare În momentul evaluării (la sfîrşit de an) sunt dificil de reţinut toate activităţile desfăşurate, de aceea trebuie înregistrate Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor se face o dată pe an (deci, e dificil de reţinut tehnica!) Obiectivele pot fi revizuite, dacă e cazul

Tehnici de monitorizare 19 Şedinţe/discuţii periodice individuale şi în echipă Fişe de monitorizare la nivel de fiecare angajat sau la nivel de echipă Rapoarte lunare de activitate Rapoarte analitice trimestriale/semestriale

Fişă de monitorizare la nivel de fiecare angajat 20 Creaţi un file excel sau tabel word pentru fiecare funcţionar public subordonat 5 coloane – Obiectivul; Indicatorii de performanţă; Data limită; Aspecte pozitive; Aspecte de îmbunătăţit Comunicaţi/aduceţi la cunoştinţa funcţionarului public că rezultatele, atitudinea respectivă vor influenţa în bine/în rău evaluarea performanţei

Etapa 3. Implementarea procedurii de evaluare anuală a funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie 21 3. 1. Completarea fişei de evaluare Punctaje stabilite şi acordarea calificativului de evaluare Oferirea de comentarii Identificarea necesitaţilor de dezvoltare profesională 3. 2. Interviul de evaluare, discuţii privind: Calificativul de evaluare Obiectivele propuse pentru anul următor Necesităţile de dezvoltare profesională

3. 1. Completarea fişei de evaluare 22 Se face de către evaluator, care apreciază nivelul de realizare a obiectivelor şi nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare, propune calificativul de evaluare Evaluatorul poate anexa diferite documente drept confirmare a celor menţionate în fişa de evaluare Fişa de evaluare completată se transmite funcţionarului public spre a lua cunoştinţă, în ea se indică data interviului de evaluare şi se anexează lista cu obiective pentru anul următor Fişa de evaluare este definitivată după interviul de evaluare, se acordă calificativul de evaluare, după care se transmite funcţionarului public evaluat pentru a scrie comentariile proprii

Calificativele de evaluare 23 - În urma evaluării performanţelor profesionale, funcţionarului public evaluat i se acordă unul dintre următoarele calificative de evaluare: „foarte bine”, „satisfăcător”, „nesatisfăcător” în funcţie de punctajul primit: punctaj obţinut între 3, 51 şi 4, 00 – „foarte bine” punctaj obţinut între 2, 51 şi 3, 50 – „bine” punctaj obţinut între 1, 51 şi 2, 50 – „satisfăcător” punctaj obţinut între 1, 00 şi 1, 50 – „nesatisfăcător”

Stabilirea calificativului de evaluare (I) 24 Calificativul de evaluare se stabileşte în baza punctajului final calculat din suma mediei aritmetice obţinute pentru evaluarea îndeplinirii obiectivelor stabilite şi mediei aritmetice obţinute pentru aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare, împărţit la doi.

25 Stabilirea calificativului de evaluare (II)

3. 2. Interviul de evaluare 26 Are loc după completarea fişei de evaluare de către evaluator şi se realizează pînă în data de 20 ianuarie Reprezintă o discuţie, un schimb de informaţii dintre evaluator şi funcţionarul public evaluat privind rezultatele evaluării În timpul interviului de evaluare se discută obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru anul următor, precum şi necesităţile de dezvoltare profesională După interviul de evaluare, evaluatorul definitivează fişa de evaluare, acordă calificativul de evaluare Funcţionarul public consemnează comentariile

Structura recomandată a interviului de evaluare 27 Prezentarea scopului discuţiei Enunţarea calificativului de evaluare Explicarea şi argumentarea calificativului de evaluare acordat, a punctajelor oferite pentru nivelul de realizare a obiectivelor şi nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare Reacţie de răspuns din partea funcţionarului public Discutarea obiectivelor şi indicatorilor de performanţă pentru anul următor Discutarea necesităţilor de instruire Alte aspecte relevante

Recomandări pentru o bună desfăşurare a interviului de evaluare 28 Ambianţă plăcuta şi discretă Începeţi prin evidenţierea succeselor şi aspectelor pozitive ale funcţionarului public Încercaţi sa lăsaţi funcţionarul public să menţioneze aspectele slabe Ţineţi întotdeauna controlul asupra interviului Nu faceţi atac la persoană, enunţaţi argumentele Dvs. Întrebaţi funcţionarul public ce soluţii şi recomandări propune pentru a eficientiza activitatea sa Încercaţi să ajungeţi la un consens şi să nu transformaţi discuţia într-o dezbatere

Documente cu care se lucrează la stabilirea obiectivelor pentru anul următor 29 Strategia de dezvoltare social-economică a raionului sau alte documente relevante Planul anual de activitate a subdiviziunii interioare şi/sau autorităţii publice Copia fişei de stabilire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă pentru anul în curs (2009) După caz, fişa postului a funcţiei publice

30 Cum se stabilesc obiectivele individuale de activitate pentru anul următor Obiective la nivelul raionului Obiective la nivelul autorităţii publice Obiective la nivel de subdiviziune Obiective de anul trecut Obiective propuse Discuţie evaluator/funcţionar public evaluat Acord asupra obiectivelor

Indicatorii de performanţă 31 Pentru a măsura nivelul de realizare a obiectivelor individuale de activitate stabilite, se formulează indicatori de performanţă Indicatorii pot fi cantitativi (număr, % etc. ) sau calitativi (nivelul de mulţumire / satisfacţie, nivelul de utilitate, nivelul de accesibilitate etc. )

Identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională 32 În timpul interviului de evaluare, se discută şi necesităţile de dezvoltare profesională ale funcţionarului public evaluat, identificate de către evaluator Necesităţile de dezvoltare profesională sunt identificate atît în baza rezultatelor evaluării, cît şi în raport cu obiectivele pentru anul următor Necesităţile de dezvoltare profesională pot fi la nivel de cunoştinţe, abilităţi profesionale şi comportament / atitudini Necesităţile de dezvoltare profesională pot fi realizate prin intermediul activităţilor de instruire internă şi externă, precum şi autoinstruire

3. 3. Contrasemnarea fişei de evaluare 33 Contrasemnatarul este conducătorul direct al evaluatorului Se contrasemnează fişa de evaluare după ce a fost definitivată şi semnată de către evaluator şi funcţionarul public evaluat Contrasemnatarul poate decide asupra repetării procedurii de evaluare, acest fapt se consemnează în fişa de evaluare În situaţia în care persoana care a completat fişa de evaluare este persoana care exercită funcţie de demnitate publică, fişa de evaluare nu se contrasemnează

Procedura de contestare a rezultatelor evaluării 34 Fiecare funcţionar public are dreptul să conteste rezultatele evaluării Prima etapă reprezintă solicitarea revizuirii calificativului de evaluare şi oferirea de argumente, ce se consemnează în fişa de evaluare la rubrica “Comentariile funcţionarului public” Dacă contrasemnatarul consideră că argumentele oferite sunt relevante, poate decide asupra repetării procedurii de evaluare Dacă şi după repetarea procedurii de evaluare, funcţionarul public nu este de acord, are dreptul să conteste la conducătorul autorităţii publice sub forma unei cereri de contestare Dacă şi după soluţionarea contestaţiei de către conducătorul autorităţii publice, nu este de acord, se

Contacte 35 Aurelia Ţepordei aurelia. tepordei@gov. md tel. 250 -435 Elena Levinţa-Perciun elena. levinta@gov. md tel. 250 -428