EUROPEJSKI PROGRAM POMOCY YWNOCIOWEJ DLA NAJUBOSZEJ LUDNOCI UE

EUROPEJSKI PROGRAM POMOCY ŻYWNOŚCIOWEJ DLA NAJUBOŻSZEJ LUDNOŚCI UE PEAD

ZGŁOSZENIE DO PROGRAMU PLACÓWKI ZGŁASZAJĄCE SIĘ DO CARITAS Placówki chcące uczestniczyć w programie PEAD zgłaszają chęć udziału do Caritas Archidiecezji Krakowskiej. Przystępując do programu Partner podaje szacunkowo liczbę osób wymagających pomocy, a także osobę kontaktową.

W PROGRAMIE MOGĄ UCZESTNICZYĆ PARTNERZY, KTÓRZY: • są podmiotami niedziałającymi w celu osiągnięcia zysku, • działają na terenie Archidiecezji Krakowskiej, • zgodnie ze statutem prowadzą działalność polegającą na bezpłatnym udzielaniu pomocy osobom potrzebującym, • posiadają odpowiednie warunki organizacyjne i lokalowe na przechowywanie art. spożywczych, • zobowiązują się do rzetelnego prowadzenia programu PEAD i terminowego przekazywania rozliczeń. • Fundacje, Stowarzyszenia. • MOPS - y, GOPS - y tylko za pośrednictwem Parafii, Stowarzyszeń i Fundacji.

UMOWA NA PRZEKAZANIE GOTOWYCH ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH W RAMACH EUROPEJSKIEGO PROGRAMU PEAD – DOSTARCZANIE ŻYWNOŚCI DLA NAJUBOŻSZEJ LUDNOŚCI - JEST DOKUMENTEM BARDZO WAŻNYM, OBOWIĄZKOWYM I MUSI GO MIEĆ KAŻDA PLACÓWKA W SWOICH DOKUMENTACH. BARDZO WAŻNA JEST DATA ZAWARCIA UMOWY.

UMOWA Po podpisaniu przez Caritas Archidiecezji Krakowskiej umowy z Caritas Polska, podpisuje umowy ze swoimi Partnerami/Placówkami. Umowy – porozumienia podpisywane są tylko i wyłącznie z proboszczem, rektorem parafii lub dyrektorem/kierownikiem reprezentującym daną placówkę.

Każda podpisana umowa musi mieć nadany numer !!!!! Osoba podpisująca w/w umowę wystawia pisemne upoważnienie dla osoby odpowiedzialnej za odbieranie, wydawanie oraz prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dystrybucją żywności.

ILOŚCIOWE KRYTERIA PODZIAŁU Po podpisaniu Umowy – porozumienia z Partnerem/Placówką, Caritas Archidiecezji Krakowskiej przekazuje na piśmie kryterium podziału żywności, które powinno być do wglądu pracowników Agencji Rynku Rolnego w trakcie przeprowadzanej kontroli.

Na początku programu przekazywane są Partnerom/Placówkom roczne kryteria podziału artykułów spożywczych na jedną osobę. Kryteria te określane są w oparciu o ilość produktów przewidzianych dla diecezji oraz liczbę osób zgłoszonych do uczestnictwa. Wydane ilości mogą jednocześnie nieznacznie odbiegać od kryteriów ze względu na organizację wydawania żywności w poszczególnych placówkach, jak też sprawność organizacyjną placówek. Ilość artykułów spożywczych poszczególnego rodzaju przekazywana placówkom w danej dostawie uwzględnia liczbę osób oraz kryteria podziału żywności na osobę. Jednakże w ramach jednej dostawy może być przekazywana żywność w ilości przeznaczonej do zużycia na kilka miesięcy.

Przed pierwszym odbiorem unijnych artykułów spożywczych w danym roku trwania programu PEAD Partnerzy/Placówki (Parafie) są zobowiązane do uaktualnienia danych osobowych ich podopiecznych. W tym celu są zakładane kartoteki, które zawierają wszystkie dokumenty poświadczające o statusie materialnym danej rodziny. Aby otrzymać pomoc i zakwalifikować się do odbioru darów i żywności unijnej należy dostarczyć odpowiednie dokumenty takie jak:

- zaświadczenie o miesięcznych dochodach wszystkich członków rodziny, a w przypadku osoby bezrobotnej – zaświadczenie z Urzędu Pracy, odcinek renty lub emerytury, decyzję o zasiłku rodzinnym, pielęgnacyjnym, decyzję o wysokości alimentów, potwierdzenie liczby osób na utrzymaniu (kserokopia dowodu lub odpisy skróconych aktów urodzenia), w przypadku dzieci uczących się – zaświadczenie o pobieranej nauce, zaświadczenie z Miejskiego lub Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej (o korzystaniu z pomocy unijnej lub innego wsparcia materialnego, finansowego) lub, że się nie korzysta, zaświadczenie lekarskie (epikryzy) o chorobach w danej rodzinie. W przypadku nie dostarczenia w/w dokumentów, rodzina nie otrzyma pomocy w postaci unijnych artykułów żywnościowych.

LISTA OSÓB ZAKWALIFIKOWANYCH DO POMOCY POWINNA ZAWIERAĆ: a) imię i nazwisko przedstawiciela rodziny, b) PESEL lub adres osoby/rodziny uprawnionej do pomocy, c) liczbę członków rodziny, d) pieczęć, podpis osoby, która sporządziła listę, e) lista musi być potwierdzona przez proboszcza/kierownika/pracowników MOPS, GOPS (które weryfikują rodziny pobierające, w celu wyeliminowania podwójnego pobierania żywności w różnych instytucjach).

DOKUMENTY WYDAWANIA ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH BENEFICJENTOM OSTATECZNYM Podstawowym dokumentem wydawania artykułów spożywczych jest Dziennik. Znajdują się w nim dane osób zakwalifikowanych do otrzymywania pomocy. Określona jest w nim także ilość osób, na które pomoc jest odbierana. Można stosować Dzienniki w systemie wydań miesięcznych, dwumiesięcznych, kwartalnych. Przy każdej osobie wpisuje się datę i ilość odebranej żywności. Beneficjent ostateczny, otrzymujący produkty spożywcze/unijne, zobowiązany jest do poświadczenia odbioru własnoręcznym podpisem. Na podstawie tych dokumentów prowadzi się rozliczenia, z wydań beneficjentom indywidualnym i przedkłada się ksero do Centrali Caritas Archidiecezji Krakowskiej.

SPOSOBY ROZLICZANIA • Każda parafia zgłaszająca się po następną partię towaru, musi przedstawić rozliczenie za poprzedni okres, oraz kserokopię dziennika wg. którego pomoc żywnościowa była rozdzielana. Bez tych dokumentów żywność nie zostanie wydana.

WYMAGANIA ZE STRONY AGENCJI RYNKU ROLNEGO PODCZAS PRZEPROWADZANIA KONTROLI a) b) c) d) e) f) g) h) przechowywanie w odpowiednich warunkach artykułów żywnościowych w magazynach spełniających wymagania określone w obowiązujących przepisach prawa, zakaz przekazywania gotowych artykułów spożywczych nieuprawnionym osobom, prowadzenie odrębnej ewidencji magazynowej oraz dokumentacji związanej z dystrybucją gotowych artykułów spożywczych, niezwłoczne informowanie organizacji charytatywnej o wszelkich przypadkach nieprawidłowości pojawiających się w trakcie realizacji programu, nieodpłatne przekazanie artykułów spożywczych osobom najuboższym spełniającym kryteria określone w art. 5 oraz art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 o pomocy społecznej, udostępnianie pracownikom Agencji pomieszczeń i dokumentów związanych z realizacją programu, prowadzenie rzetelnej dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność osób odbierających gotowe artykuły spożywcze, przestrzeganie wytycznych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ s. Lilianna Koordynator Programu PEAD

ŻYWIENIE ZBIOROWE

Ilościowe kryteria podziału żywności dla żywienia w placówce ustala się na podstawie liczby osób korzystających z posiłków, ilości wydawanych posiłków dziennie (żywienie pełne, tylko śniadania, obiady, itp. ) a także okresu funkcjonowania placówki (przez cały rok kalendarzowy, tylko rok szkolny, tylko określony czas – np. ferie, wakacje). Ilościowe kryteria podziału żywności odbiegają od kryteriów stosowanych w pomocy indywidualnej. Każda osoba najuboższa (indywidualna), która otrzymuje posiłek musi znaleźć się wcześniej na liście osób zakwalifikowanych do Programu PEAD.

W zależności od formy działania placówki w określonym czasie sporządzane jest zestawienie produktów wykorzystywanych w żywieniu zbiorowym, do którego dołącza się jadłospis oraz listę osób dożywianych.

ZESTAWIENIE W zestawieniu podaje się: • ilość posiłków do których wykorzystana została żywność w ramach Programu PEAD Ilość posiłków w danym dniu oblicza się sumując liczbę osób korzystających z tych posiłków np. 6 listopada w świetlicy przygotowano śniadanie, obiad i kolację. Ze śniadania i obiadu skorzystało 12 dzieci, a z kolacji 10 dzieci. Ilość posiłków w tym dniu wynosi 34, czyli 2 posiłki x 12 osób + 1 posiłek x 10 osób.

Ilość produktów w szt. /kg/l zużytych do przygotowania posiłków. Np. 6 listopada na przygotowanie śniadania dla 12 dzieci zużyto: 6 kartonów mleka (6 l), 5 op. musli (2, 5 kg), 3 op. płatków kukurydzianych (3 kg), 3 op. kawy zbożowej (0, 6 kg), 3 słoiki dżemu (1, 17 kg) do obiadu zużyto: 5 op. makaronu krajanki (2, 5 kg), do kolacji zużyto: 3 butelki syropu owocowego (1, 5 l), cukier (0, 2 kg)

ZGŁOSZENIA REKLAMACYJNE

W PRZYPADKU, GDY W DOSTARCZONEJ PARTII ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH ZOSTAŁY ZAUWAŻONE WADY, POWSTAŁE Z WINY PRODUCENTA, PLACÓWKA ZOBOWIĄZANA JEST DO NATYCHMIASTOWEGO POINFORMOWANIA CARITAS O ZAISTNIAŁEJ SYTUACJI. OKREŚLAJĄC DOKŁADNIE RODZAJ PRODUKTU, NR PARTII, DATĘ ODBIORU WADLIWEJ ŻYWNOŚCI ORAZ OKOLICZNOŚCI ZDARZENIA, W KTÓRYCH ZAUWAŻONO WADY. CARITAS W POROZUMIENIU Z PARTNEREM/PLACÓWKĄ WYSTĘPUJE DO PRODUCENTA Z ŻĄDANIEM WYMIANY WADLIWYCH ARTYKUŁÓW, PO WCZEŚNIEJSZYM POINFORMOWANIU O ZAISTNIAŁEJ SYTUACJI CARITAS POLSKA W WARSZAWIE.

UWAGA! Każda placówka prowadzi ewidencję otrzymanej i wydanej żywności. Dokumentacja dotycząca Programu – umowa w-z, p-z, listy podopiecznych, rozliczenia, dzienniki, karty żywienia zbiorowego, czyli rozliczenia - (w danym roku) musi być przechowywana w placówkach przez okres 5 lat.

NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA PRZEZ PLACÓWKI 1. Czy stypendium naukowe, socjalne dziecka, doliczamy do dochodu rodziny? - Nie. 2. Czy zapomogę okresową z MOPS – u, GOPS – u doliczamy do dochodu rodziny? - Doliczamy, ale musimy zanotować na jaki okres została przyznana dana zapomoga. 3. Jeżeli jeden z rodziców jest za granicą i pozostawił rodzinę bez środków do życia i nie utrzymuje żadnych kontaktów to czy pomoc takiej rodzinie należy się? - Tak, należy się, ale z wykluczeniem osoby przebywającej za granicą. Najważniejsze jest dobro dziecka.