Etika Komunikasi Bisnis Manajemen Bisnis Pertemuan ke 6

Etika & Komunikasi Bisnis Manajemen Bisnis

Pertemuan ke 6 • PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS & REVISI PESAN BISNIS • Pengorganisasian pesan bisnis meliputi memformulasikan pesan bisnis • Revisi pesan bisnis meliputi menyunting pesan, menulis ulang pesan, memproduksi pesan dan mencetak pesan

PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS • Pengertian / maksud dari pengorganisasian pesan bisnis adalah pengelompokan isi pesan dan urutan butir-butir pesan agar pesan bisnis mudah dipahami o/ si penerima

Hal-2 yg perlu mendpt perhatian dlm pengorganisasian pesan bisnis • Bagian awal jangan terlalu panjang (tdk bertele-tele) agar ide pokoknya dpt lbh mendpt perhatian dari si penerima • Jangan membubuhkan hal-2 yg tdk relevan dan tdk logis, agar tdk mengaburkan pesan pokok

Hal-2 yg perlu mendpt perhatian dlm pengorganisasian pesan bisnis • Utamakan informasi penting dari pada penyajian ide-2 pendukung a/ pelengkap • Butir-2 pesan bisnis hrs dikelompokkan diurutkan / disajikan secara kronologis agar lbh mudah dipahami o/ si penerima

• Pesan bisnis berorientasi pada penerima • Tujuan pesan bisnis = pemahaman penerima • M’organisasikan pesan bisnis dgn baik akan m’percepat & meningkatkan efisiensi penyusunan pesan

Manfaat pesan bisnis yang diorganisasikan dengan baik • (1) m’bantu audiens memahami pesan • (2) m’bantu audiens menerima pesan • (3) m’hemat waktu bagi audiens • (4) menyederhanakan tugas komunikasi

3 langkah/cara u/ m’capai p’organisasian pesan bisnis yg baik • (1) menetapkan ide / gagasan pokok • (2) mengelompokkan ide /gagasan • (3) menetapkan pola a/ p’dekatan urutan gagasan

Menetapkan ide / gagasan pokok • Brainstorming (bertukar pikiran) • Minta petunjuk atasan • Mengulang atasan

Mengelompokkan ide / gagasan • Biasanya ide pokok didukung o/ bbrp ide pendukung • Dlm nenyiapkan pesan yg panjang & kompleks, p’buatan diagram skematis a/ kerangka akan m’bantu m’beri gambaran hubungan antara bagian-2 pesan

Menetapkan pola a/ pendekatan urutan gagasan • (1) pendekatan deduktif a/ langsung, yi. pola urutan penyajian ide pokok yg ditempatkan di bg awal, kmd diikuti dgn penempatan ide pendukung / bukti-2. Pendekatan ini dipergunakan apabila diperkirakan penerima pesan akan bereaksi netral a/ merasa senang saat menerima pesan tsb.

Menetapkan pola a/ pendekatan urutan gagasan • (2) pendekatan induktif a/ tdk langsung, yi. pola urutan penyajian ide pendukung ditempatkan di bg awal, kmd diikuti ide pokok. Pendekatan induktif ini dipergunakan apabila diperkirakan pesan-2 yg akan disampaikan bisa menimbulkan reaksi negatif a/ u/ berita yg tdk menyenangkan a/ penerima diperkirakan menolak gagasan yg disampaikan a/ kmd bersikap skeptis

Berdasarkan reaksi audiens, terdpt 4 bentuk organisasi pesan bisnis • (1) permintaan langsung • (2) pesan rutin • (3) bad news • (4) pesan persuasif

Permintaan langsung • Perminaan langsung = pesan yg penyampaianya langsung pada yg dituju (to the point); dpt berbentuk memo a/ surat • Misal m’buat surat penawaran kpd audiens yg tertarik & memiliki hasrat tinggi thdp su/ produk • Pesan permintaan langsung sebaiknya m’gunakan pendekatan langsung

Pesan rutin • Pesan rutin (good news / good will) = pesan a/ informasi yg disampaikan secara rutin yg mrpk bg dr bisnis tetap • Penerima pesan rutin pd umumnya bersikap netral

Pesan rutin • Good news / good will = berita baik yg menimbulkan reaksi positip dr si penerima. Misal info ttg penurunan harga, undangan, ucapan selamat dll • Pesan rutin / good news / good will sebaiknya disusun dgn pendekatan langsung , krn reaksi audiens bersifat netral / positip

Bad news • Bad news = pesan-2 yg tdk menyenangkan & berpotensi menimbulkan kekecewaan • Misal, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit, penurunan pangkat & rasionalisasi pekerja • Inti pesan dibuat dgn bahasa yg halus & tdk ditempatkan di bg awal • Sebaiknya m’gunakan pendekatan tak langsung u/ menyampaikan pesan bad news ini

Pesan persuasif • Pesan persuasif bertujuan membujuk & si penerima tdk tertarik pada pesan tsb • Ada kemungkinan si penerima akan bereaksi negatif --->gunakan pendekatan tdk langsung

Memformulasikan Pesan Bisnis • M’formulasikan pesan bisnis = penyusunan naskah pesan bisnis • Dlm penyusuan naskah pesan bsnis hrs diperhatikan GAYA & NADA • Pilihan kata-2 disesuaikan dgn nada yg dikehendaki

Dlm m’formulasikan pesan bisnis • (1) kendalikan Gaya & Nada • (2) kembangkan paragraf yang logis

Mengendalikan Gaya & Nada • Gaya = cara m’gunakan kata-2 u/ m’capai nada a/ kesan secara keseluruhan • Gaya dpt diubah-ubah u/ m’ciptakan nada yg sesuai dgn peristiwa • Struktur kalimat & kosa kata yg dipergunakan disesuaikan dgn sifat pesan & hubungan dgn penerima

Mengendalikan Gaya & Nada • Gaya & nada yg sopan & bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka • P’gunaan bahasa sederhana yg mirip bahasa percakapan akan lbh mudah dipahami

Mengendalikan Gaya & Nada • u/ m’capai nada yg hangat, humor digunakan dgn sangat hati-2, tdk berkhotbah, dan tdk m’gunakan bahasa berlebihan agar tdk terkesan sombong • Selama berinteraksi, pahami situasi & gunakan kata-2 yg m’gambarkan rasa percaya diri agar m’peroleh kredibilitas / kepercayaan

Kom-Bis Tertulis dikatakan efektif bila memenuhi karakteristik sbb : • (1) Sopan santun ; gunakan kata-2 berkonotasi positip -- penerima merasa dihormati • (2) Benar ; tdk terdpt kesalahan dlm penulisan, format, tanda baca, ejaan & tata bhs serta p’gunaan kata

Kom-Bis Tertulis dikatakan efektif bila memenuhi karakteristik sbb : • (3) Ringkas ; gunakan kata, kalmat & paragraf yg relevan secara ringkas. Hindarkan pengulangan kata-2 yg tdk perlu • (4) Jelas ; kata-2 mudah dimengerti hanya dgn sekali baca & tdk menimbulkan keraguan. Kalimat bertalian secara logis

Kom-Bis Tertulis dikatakan efektif bila memenuhi karakteristik sbb : • (5) Tepat ; tdk menimbulkan salah persepsi • (6) Lengkap ; info yg lengkap sesuai kebutuhan si penerima

Mengembangkan paragraf yg logis • Paragraf = kumpulan dari kalimat yg berhubungan dgn satu topik umum • Paragraf = satu kesatuan unit pemikiran

Mengembangkan paragraf yg logis • Umumnya paragraf terdiri dari tiga unsur : (1) kalimat topik ; (2) kalimat pendukung topik ; (3) unsur peralihan • Kalimat topik = mengungkapkan subyek dari paragraf & bgm subyek akan dikembangkan

Mengembangkan paragraf yg logis • Paragraf dikembagkan melalui deretan kalimat berkaitan yg menyediakan rincian a/ dukungan mengenai kalimat topik • Agar paragraf dpt diatur dlm urutan yg logis & terpadu, diperlukan bbrp unsur peralihan spt p’gunaan kata sambung, ungkapan, kt. ganti & kata-2 yg dipasangkan (untung-rugi, legal-ilegal)

5 teknik yg paling umum digunakan u/ mengembangkan paragraf • (1) ilustrasi, mengembangkan paragraf dgn m’gunakan contoh-2 yg dpt m’perjelas ide pokok • (2) perbandingan, mengembangkan paragraf dgn m’gunakan persamaan & perbedaan

5 teknik yg paling umum digunakan u/ mengembangkan paragraf • (3) sebab akibat ; memusatkan uraian pada alasan-2 mengenai sesuatu • (4) klasifikasi ; dgn memecah ide umum menjadi bbrp kategori spesifik

5 teknik yg paling umum digunakan u/ mengembangkan paragraf • (5) masalah & penyelesaian ; mengembangkan paragraf dgn menyajikan su/ masalah & kmd m’bahas penyelesaiannya

REVISI PESAN BISNIS • Pesan bisnis yg telah disusun, dikaji ulang (materi, format, tanda baca, & tata bhs) • Revisi (perbaikan) pesan bisnis mrpk tahap akhir dlm proses penyusunan pesan bisnis

REVISI PESAN BISNIS • Kegiatan revisi pesan bisnis diperlukan u/ memastikan : • (1) bhw pesan yg direncanakan & disusun sdh bebas dari kesalahan • (2) apakah ide / gagasan yg diungkapkan sdh sesuai / memadai a/ belum

Tahapan kegiatan revisi • Menyunting pesan • Menulis ulang pesan • Memproduksi pesan • Mencetak pesan

Menyunting pesan • (1) Mengevaluasi isi & organisasi ; proses evaluasi dimulai dgn membaca secara cepat & memusatkan perhatian pada isi, organisasi dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dgn rencana semula • (2) Meninjau ulang gaya & kemudahan pembacaan

Menulis ulang pesan • Dokumen bisnis yg ditulis ulang, pd umumnya lbh mantap. Dokumen bisnis ini dpt meningkatkan citra perusahaan • Perhatian & waktu yg digunakan u/ melakukan perbaikan kata & kalimat hendaknya disesuaikan dgn batas waktu (dead line)

Menulis ulang pesan • Perhatian ditujukan pada setiap kata yg m’berikan kontribusi pada kalimat yg efektif dan bertalian secara logis • Simpanlah arsip-2 versi sebelumnya u/ digunakan apabila dibutuhkan kembali

Memproduksi pesan • Dokumen bisnis yg masih berupa draft hasil menulis ulang, kmd diproduksi dgn menggunakan komputer • Buatlah desain pesan bisnis yg efektif, syaratnya :

Syarat desain pesan bisnis yg efektif • Konsisten ; gunakan format yg menarik namun konsisten (marjin, jenis huruf, spasi dll) • Seimbang antara ruang teks, gambar, dan ruang kosong • Terkendali ; usahakan desain sederhana tapi menarik • Rincian pesan yg ingin ditampilkan akan m’pengaruhi desain

Mencetak pesan • Cetak pesan bisnis di atas kertas yang berkualitas