Etika Komunikasi Bisnis Manajemen Bisnis Pertemuan ke 5
Etika & Komunikasi Bisnis Manajemen Bisnis
Pertemuan ke 5 • PERENCANAAN PESAN BISNIS, membahas : • • • (1) Proses penyusunan pesan bisnis (2) Menentukan tujuan pesan bisnis (3) Melakukan analisis audiens (4) Menentukan ide pokok (5) Memilih saluran dan media
• Semua kegiatan komunikasi dlm penyampaian pesan bisnis, saling bersaing u/ m’peroleh perhatian penerima • O. k. i, pesan bisnis diupayakan selalu lbh menarik dibandingkan yg lain a/ lbh baik dibandingkan sebelumnya
• Menyusun pesan bisnis yg menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas • Pesan bisnis yg dibuat hendaknya tetap fokus pada penerima dan memiliki tujuan yg jelas
• Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman thdp proses penyusunan pesan bisnis • Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel • Proses penyusunan pesan bisnis, umumnya dgn 3 tahap sederhana
Tiga tahap proses penyusunan pesan bisnis • (1) Perencanaan pesan • (2) Penyusunan pesan • (3) Revisi pesan
Perencanaan pesan • Penentuan tujuan • Analisis audiens • Penentuan ide pokok • Pemilihan saluran dan media
Penyusunan pesan • Ide / gagasan dituangkan ke dlm pesan tertulis • Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-2, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yg akan digunakan u/ mendukung ide / gagasan
Dua kegiatan pada tahap penyusunan pesan • (1) mengorganisasikan pesan • (2) memformulasikan pesan
Revisi pesan • Pesan yg telah disusun dikaji ulang u/ memastikan apakah ide / gagasan yg diungkapkan telah memadai • Pemeriksaan lbh detail atas format penulisan, tanda baca dan tata bahasa
Beberapa kegiatan pada tahap revisi pesan • (1) menyunting pesan • (2) menulis ulang • (3) memproduksi pesan • (4) mencetak pesan
• Perkiraan pembagian waktu yg dialokasikan pada masing-2 tahap proses penyusunan pesan bisnis adalah merencanakan pesan 40 % ; menyusun draft dasar 20 % ; dan merevisi 40 % dari total waktu yg dibutuhkan
Penentuan tujuan pesan bisnis • Pesan bisnis hrs dpt menciptakan nilai tambah bagi perush. • Pesan bisnis hrs mampu menjaga & meningkatkan citra perush. • Pesan bisnis hrs memiliki tujuan yg jelas & tdk berttgan dgn tujuan perush. (ciptakan good will)
Tujuan Umum Komunikasi Bisnis • Memberi informasi • Membujuk / persuasi • Melakukan kerjasama / kolaborasi
Analisis Audiens • Sasaran / target utama komunikasi adalah penerima / audiens (individu/organisasi) • Audiens memiliki pamahaman yg berbeda atas pesan yg mereka terima, shg perlu analisis thdp audiens
Analisis Audiens • Mengembangkan profil audiens • Mengenali penerima primer • Jumlah dan komposisi audiens • Mengukur tingkat & pemahaman Audiens • Memperkirakan reaksi penerima
Analisis Audiens Mengembangkan profil audiens • Audiens yg sdh dikenal tdk perlu dianalisa lagi, krn pd umumnya reaksi atas pesan yg dikirim kpd orang yg tlh kita kenal, sudah bisa diperkirakan • Bila audiens baru / belum dikenal, petunjuk analisa : siapa pihak penerima pesan, pria/wanita, umur, tingkat pendidikan
Analisis Audiens Mengenali penerima primer • Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, maka perlu dikenal orang-2 terpenting yang berpengaruh yang bertindak sebagai pengambil keputusan
Analisis Audiens Jumlah dan komposisi audiens • Pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang, cenderung lebih formal dalam gaya penulisan, format dan bahasa pesan bisnis
Analisis Audiens Mengukur tingkat pemahaman audiens • Apabila penerima pesan memiliki latar belakang yang berbeda dengan komunikator , maka pengirim harus siap untuk memberikan penjelasan-2 tanpa rasa bosan agar tdk terjadi kekeliruan interpretasi
Analisis Audiens Memperkirakan reaksi penerima • Untuk menghindari kritik / perdebatan, maka pesan bisnis harus dilengkapi dengan argumen yang didukung dengan bukti-2 yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi
Pesan bisnis gagal, karena : • Menyajikan informasi yang tidak diperlukan • Alasan yang dikemukakan tidak rasional • Pesan terlalu panjang & tidak menarik
• Untuk mencapai tujuan komunikasi bisnis, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional dan format menarik
Penentuan Ide Pokok • Pesan bisnis terdiri dari : • (1) ide pokok (isi & tujuan topik) ; topik # ide pokok ; topik = merupakan suatu subyek pesan yang luas • (2) ide penunjang
Penentuan Ide Pokok • Dalam menentukan ide pokok diperlukan pengalaman dan kreativitas • Ada 3 teknik u/ menentukan ide pokok : (1) brainstorming ; (2) petunjuk atasan ; (3) kebiasaan
Penentuan Ide Pokok berdasarkan “kebiasaan” • Topik : Iuran Anggota Asosiasi • Ide pokok : Iuran anggota mrpk sumber dana asosiasi (u/ seminar, news letter gratis, bebas menggunakan fasilitas asosiasi) • Ide pendukung : . . .
Penentuan Ide Pokok berdasarkan “kebiasaan” • Ide pendukung : (1) manfaat yang diterima lebih banyak dari pada uang yang dikeluarkan ; (2) iuran tidak memberatkan & merepotkan anggota
Pemilihan Saluran & Media • Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada : sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan penerima • Saluran komunikasi terdiri atas (1) saluran komunikasi lisan dan (2) saluran komunikasi tertulis
Pemilihan Saluran & Media • Masing-2 saluran komunikasi memiliki beberapa jenis media • Media yg dimaksud di sini adalah alat a/ sarana yg digunakan u/ memindahkan pesan dari pengirim kpd penerima
Saluran komunikasi lisan dpt digunakan apabila : • Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima • Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti • Tidak memerlukan catatan permanen • Penerima dpt dikumpulkan dgn mudah & ekonomis • Interaksi langsung u/ pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Saluran komunikasi tertulis dpt digunakan apabila : • Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima • Pesan terinci dan kompleks • Memerlukan catatan permanen • Penerima dalam jumlah banyak • Penerima sulit dijangkau krn tersebar secara geografis • Ingin meminimalkan peluang distorsi
Media pada saluran lisan • Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) • Telepon, voice mail • Radio, televisi • Teleconference • Video conference
Media pada saluran tertulis • • • Surat, memo, laporan, proposal E-mail Telex Faks Pos biasa dan khusus
- Slides: 34