Estimado miembro de la Junta Directiva de Certicmara

Estimado miembro de la Junta Directiva de Certicámara S. A. , a continuación podrá consultar el estado y/o el avance de las actividades derivadas de las últimas reuniones: Dra. Mónica de Greiff Dr. Martín Fernando Salcedo Vargas Dr. Juan Manuel Díaz Dr. Jorge Hugo Muriel Rojas Dr. Rodrigo Puyo Vasco Dr. Carlos Eduardo Rodríguez Actividades Generales Junta

1 2 La Doctora Mónica, señala la importancia de contar con protocolos de seguridad más fuerte, así como auditorías permanentes. La doctora de Greiff recomienda revisar toda la normativa de seguridad y salud ocupacional en el trabajo con el fin de que los puestos de trabajo cumplan con la reglamentación establecida, ya que las ARL son muy estrictas con el tema. Se realizó el análisis de la arquitectura empresarial para poder asignar los roles correspondiente. Se aprobó en Junta Directiva de Marzo. Dra. Mónica de Greiff En proceso Se adelentó gestión, soporte en el drive. SIGUIENTE >

3 4 La doctora Mónica en línea con la pregunta hecha por el doctor Díaz propuso dedicar una fuerza de venta exclusiva especializada para el servicio de factura electrónica, con el fin de que puedan visitar las tres mil empresas señaladas anteriormente, y que de esas tres mil se puedan visitar al menos mil en el año. La doctora Mónica de Greiff recomendó realizar una revisión de toda la contratación de la compañía, y en especial la revisión del estado de las pólizas en los contratos. Se realizó análisis se lleva presentación febrero. Aprobado en Junta. Dra. Mónica de Greiff En proceso de revisión por el área Jurídica. Volver al menú

1 2 Es importante que Certicámara tenga un doble indicador, un indicador externo que mida el cumplimiento de los ANS con los clientes, y un segundo indicador interno que mida el nivel crítico del servicio durante las caídas, independientemente que con las caídas se genere o no incumplimiento de los ANS, esto va a servir para que la compañía pueda monitorear constantemente la calidad en la prestación del servicio. El doctor Salcedo preguntó que si dentro del plan de acción que se tiene están presupuestadas todas las necesidades tecnológicas dentro del presupuesto que la administración va a presentar, deberá incluirse para presupuesto 2018. Se actualizaron todos los indicadores de las áreas de cara a la nueva realidad de la compañía. En proceso de revisión y ajuste de los mismos. Se llevó a cabo la inclusión se presenta en Junta marzo. Se aprobó en Junta Directiva. Dr. Martín Salcedo En proceso SIGUIENTE >

3 4 Es importante que la administración cuantificará cuanto le costaría a la compañía aplicar los descuentos de manera retroactiva a los clientes afectados con el incidente que no presentaron reclamación y que tengan pactados ANS en el contrato. Por su parte el doctor Salcedo agregó que también se debe contemplar un presupuesto adicional para el tema de la publicidad de esta línea de negocio, y de esta manera poder tener una cobertura más grande en todo el país. Dr. Martín Salcedo En proceso Se verificó el impacto. Se aplicó ANS a los clientes por el incidente IBM. En ejecución. Se aprobó presupuesto por la Junta Directiva. Volver al menú

1 2 El Doctor Hugo Muriel señala la importancia de revisar los contratos suscritos con los clientes en aras de tener claridad respecto a las posibles consecuencias jurídicas por incumplimiento de Acuerdos de Niveles de Servicios (ANS), asimismo, indica que se deben revisar los ANS que la compañía tiene con sus sub proveedores. El doctor Muriel recomienda hacer una diapositiva donde se explique de manera detallada la metodología utilizada por la compañía sobre la probabilidad de éxito de que un negocio se cierre, ya que la misma es un supuesto presupuestal importante. Dr. Hugo Muriel En proceso Se generó proyecto interno para revisión de ajustes de ANS con clientes y proveedores. Se llevó a cabo y se presentó en junta, metodología del pipeline. SIGUIENTE >

3 4 El doctor Muriel preguntó el motivo por el cual se tienen diferentes bases de datos, ya que le preocupa que Certicámara esté en distintas bases de datos, debido a que eso genera mayor complejidad y aumenta los factores de riesgo, por lo cual recomienda revisar el tema. El doctor Muriel recomendó a la administración hacerle seguimiento a los proyectos de mercadeo digital que van a empezar a usar en grandes centros comerciales, los cuales están relacionados con biometría, en especial con el reconocimiento facial. Dr. Hugo Muriel En proceso En estudio para ser gestionado en 2018. Hace parte de planes de acción auditoría CCB. Dr. Hugo Muriel En proceso En estudio por parte del área Comercial. SIGUIENTE >

5 El doctor Muriel preguntó el motivo por el cual se tienen diferentes bases de datos, ya que le preocupa que Certicámara esté en distintas bases de datos, debido a que eso genera mayor complejidad y aumenta los factores de riesgo, por lo cual recomienda revisar el tema. Dr. Hugo Muriel En estudio para ser gestionado en 2018. Hace parte de planes de acción auditoría CCB. 6 Dr. Hugo Muriel El doctor Muriel preguntó si la compañía había ofrecido alguna especie de compensación a los clientes que no habían aplicado los descuentos por ANS. En proceso Se procedió de conformidad con los clientes afectados, se traslada responsabilidad a IBM. SIGUIENTE >

7 8 Se le debe solicitar a KPMG la revisión de la operación y de los sistemas de seguridad el cual debe ser parte integral del informe que le presenten a la Asamblea General de Accionistas, el doctor García le informó que de acuerdo con la recomendación, la administración iba analizar si en el marco del contrato que se tiene con KPMG, si es viable solicitar informes técnicos. Se tiene previsto llenar la vacante del Gerente de TI para el 2020 de acuerdo con el presupuesto, sin embargo es importante darle celeridad al tema de la contratación, ya que, porque la operación de la infraestructura tecnológica de la compañía, debe depender únicamente de una persona experta en el tema y con experiencia, el cual a su vez debe reportarle al Presidente. Dr. Hugo Muriel En proceso Se revisó el contrato y no se encuentra dentro del alcance del contrato, se solicitó cotización para llevarlo a la Junta del mes de mayo. Dr. Hugo Muriel En proceso de contratación. Volver al menú

1 2 De igual manera, el doctor Puyo, recomendó que para analizar el tema de riesgos contractuales, se debe tener en cuenta el Estatuto del Consumidor, sobre todo lo relacionado con temas de garantías y temas de retracto. Finalmente, el doctor Puyo recomienda que semestralmente se haga una presentación de todo el tema técnico y que la comisión de seguimiento la realice el doctor Muriel, con el fin de revisar y evaluar los avances del plan de modernización y actualización tecnológica. En ejecución continua, el área jurídica observa con especial cuidado el tema de garantías, terminación de contrato, retracto entre otras. Dr. Rodrigo Puyo En proceso En ejecución. Se realiza próxima sesión avances técnicos en el mes de Septiembre de 2018. Volver al menú

1 2 En oportunidades comerciales, el Doctor Carlos Eduardo Rodríguez señala que puede coordinar una reunión con el presidente del Banco de la Mujer, para exponer el tema de Biometría. Frente a la preocupación del doctor Muriel, el doctor Rodríguez manifestó que se debía analizar si es mejor que la administración de las bases de datos sea contratada con una empresa reconocida en el mercado, especializada en administración de bases de datos a través de un outsourcing. Se realizó visita al Banco de la Mujer por parte del área comercial, con el acompañamiento de Asobancaria. Se presentó propuesta comercial. En estudio para ser gestionado en 2018. Dr. Carlos Eduardo Rodríguez En proceso SIGUIENTE >

3 La Junta aprobó de manera unánime la recomendación hecha por el doctor Rodríguez, y le solicitó a la administración analizar si es necesario reformar los Estatutos Sociales de Certicámara para dejar de manera expresa que la nominación y elección para el desempeño del cargo como miembro de la Junta Directiva de Certicámara por parte de las personas naturales que ostentan dentro de una entidad cameral cargos en los niveles directivo, asesor o ejecutivo o pertenezcan a su Junta Directiva, sea una designación institucional y en cumplimiento de la estipulación estatutaria que sea realice en los Estatutos de la compañía. Dr. Carlos Eduardo Rodríguez En proceso Se analizó en Asamblea. Se aprobó honorarios para miembros de Junta. SIGUIENTE >

4 5 La administración no solo debe presentar la política de cartera que se tiene actualmente, sino, lo que se debe presentar a la Junta Directiva para aprobación, es una propuesta de mejoras a la política, donde se vean reflejadas las correcciones y ajustes necesarios, para que los casos que se han expuesto no se vuelvan a presentar. Frente al tema puntual de los leads, recomienda que Certicámara haga presencia en Expo Negocio, ya que es el evento empresarial más grande del Valle del Cauca, el cual es organizado por la Cámara de Comercio de Cali para el mes de mayo, puesto que escenarios como ese, son claves para la comercialización del servicio de factura electrónica. Dr. Carlos Eduardo Rodríguez En proceso para llevar Politica a la Junta del mes de Mayo 2018. Dr. Carlos Eduardo Rodríguez En proceso. SIGUIENTE >

6 7 Recomendó realizar un análisis de las normas NIIF para poder encontrar la mejor forma de amortización de los costos del proyecto de venta de factura electrónica, con el fin de no afectar excesivamente el Estado de Resultados en el primer año, para lo cual se solicitó el apoyo del doctor Rodríguez en la construcción del análisis señalado. De igual manera, le solicitó a la administración analizar la forma de trabajar con las áreas de registro de las cámaras, para ver de qué manera la compañía puede ayudar en la divulgación de futuras campañas o los temas asociados al registro mercantil. Dr. Carlos Eduardo Rodríguez En proceso. Volver al menú

1 2 El Doctor Juan Manuel Díaz, propone la necesidad de evaluar en primera medida, bajo que facultades el Banco de la República señaló que únicamente los Depósitos Centralizados de Valores sean quienes pueden emitir y gestionar títulos valores electrónicos inmaterializados. El doctor Díaz, expresó que para el análisis de riesgos contractuales sería importante analizar el esquema de los contratos marco que en este momento está implementando Colombia Compra Eficiente, con el fin de saber si este modelo de contrato como lo tiene diseñado esta entidad, permite mitigar riesgos contractuales que pueda utilizar Certicámara Dr. Juan Manuel Díaz En proceso Se gestionó el acercamiento con Deceval, en proceso de ejecución primer cliente. Banco Finandina. Dr. Juan Manuel Díaz En proceso En estudio e implementación del Área Jurídica. SIGUIENTE >

3 El doctor Díaz, pide revisar el porcentaje que corresponde al 32 de clientes nuevos de un mercado identificado de 3. 000 potenciales clientes, en este sentido el doctor Rodríguez señaló que el alcance para llegar a más clientes no puede estar limitado por los recursos que se tiene para vender factura electrónica, y de ser esa la limitante, recomendó analizar si la compañía necesita más presupuesto para vender y llegar a la mayor cantidad de clientes posibles, planteamiento con el cual el doctor Díaz estuvo de acuerdo. Dr. Juan Manuel Díaz En proceso En ejecución. Volver al menú

1 Hacer análisis tributario del impacto de la reforma, Ley 819 de 2016. Se realizaron dos reuniones con la Dian, se emitió segundo concepto aclaratorio, en actual análisis con los consultores tributaristas, fecha de finalización 31 de mayo. 2 Agencia de medios que estructure una campaña global en materia de factura electrónica Junta Directiva En proceso Se llevó a cabo se presenta en Junta mes febrero. SIGUIENTE >

3 Participación en varios eventos Andicom, Fenalco, Andi, Asobancaria. Junta Directiva En proceso Asobancaria se cerró, participación en dos eventos y publicaciones. Fenalco en conversaciones, Andi con dos citas realizadas. Adicom ya se negoció. 4 Cerrar la negociación con los nuevos dueños Symantec, y presentar a la Junta Directiva En proceso Se realizó negociación se expone en el drive. SIGUIENTE >

5 6 Trabajar en una estructura de costos que permita lograr la adjudicación del proyecto de factura electrónica de Claro, siempre y cuando la diferencia de precios respecto a nuestros competidores esté dentro del rango de un dígito. Realizar un análisis, para saber si en caso de ser los adjudicatarios del proceso y beneficiarios de la operación de la DIAN para las pymes, Certicámara podría quedar inhabilitada para emitir facturas en el mercado como operador tecnológico. Hubo cambio de directriz interna. El proceso no se va a realizar, el proyecto lo ven muy costoso. Claro lo hace internamente. Claro pide a Certicámara que el proyecto sea licenciado y no por emisión. La última información es que se está otorgando el mayor puntaje a quien haya expedido el mayor número de facturas electrónicas. Junta Directiva En proceso Se realizó un proceso de contratación directa. Recursos Bancos Mundial. El valor del proceso fue de 358 millones. SIGUIENTE >

7 8 En la presentación del punto de los contratos suscritos durante el mes correspondiente, se debe señalar el nombre del cliente, el objeto, el plazo de ejecución y el valor del contrato, con el fin de que vaya quedando constancia en las actas de Junta. De acuerdo con lo anterior, para el caso concreto de Laxton Group Limited se debe tratar de que esta empresa asuma los mismos riesgos que están en el contrato que Certicámara tiene suscrito con la UCNC, es decir, con este proveedor se debe tener un contrato espejo. Junta Directiva En proceso Se dispone de un drive para consultar la información. Se realizaron diferentes reuniones. A la fecha se el proveedor responde por la garantía. SIGUIENTE >

9 Junta Directiva En lo jurídico, se trabajó de manera minuciosa en la revisión del Manual de Contratación aprobada por la Junta Directiva, al cual se le hicieron unos ajustes, el ajuste más importante está relacionado con la facultad del representante legal para contratar, ya que la limitación en la cuantía para contratar, no esta es acorde con lo establecido en los Estatutos Sociales, estos ajustes serán presentados en una próxima sesión de Junta. En proceso Se solicita comisión aprobatoria. SIGUIENTE >

10 10 La Junta Directiva recomendó sistematizar los procesos para posteriormente automatizarlos, para lo cual le solicitó a la administración contratar un consultor externo experto en estructuración de procesos. De igual manera, recomendó implementar una herramienta tecnológica que permita automatizar los procesos y registrar toda la trazabilidad del mismo, una vez se tengan estructurados. Junta Directiva En proceso Se procedió con la contratación del consultor. Proyecto en ejecución. En estudio. Volver al menú