ESEN 16 03 2016 Parcours formation Directeurs immobiliers

ESEN 16 -03 -2016 Parcours formation Directeurs immobiliers Module 2 Finances – achats Présentation organisation financière et achats – Université de Bordeaux

Sommaire 1 - Présentation générale de l’Université de Bordeaux 2 - L’organisation de la fonction immobilière 3 - La gestion financière immobilière 4 - L’organisation des achats dans le domaine immobilier 5 - Les outils de suivi/reporting 6 - Bilan, axes d’amélioration, projets structurants 3

PRESENTATION GENERALE UNIVERSITE DE BORDEAUX

1 - Présentation générale de l’Université de Bordeaux ➔ Une Université chargée d’histoire … quelques 573 ans après sa création originelle en 1441, l'université de Bordeaux retrouve son unité. De l’université de Bordeaux médiévale à celle du XXIème siècle. ➔ Née de la fusion des universités Bordeaux 1, Victor Segalen Bordeaux 2 et Montesquieu Bordeaux IV, l’université de Bordeaux a été créée le 1 er janvier 2014 (décret du 3 septembre 2013). ➔ Marque la concrétisation d'une ambition commune au service du territoire bordelais et aquitain : une grande université rayonnante à l'international avec une offre de formation pluridisciplinaire permettant la réussite de tous les étudiants, adossée à une recherche innovante et structurée, ancrée sur un campus vivant et ouvert sur la cité. . . ➔ Une Université fusionnée qui s’est construite dans la durée autour d’une démarche participative (2011 -2013) et qui a abouti à une organisation décentralisée (collèges de formation, départements de recherche, IUT, ESPE / structures de niveau intermédiaire avec un principe de subsidiarité) adossée à une administration déconcentrée (cf organigramme institutionnel et administratif). 5

1 - Présentation générale de l’Université de Bordeaux 6

1 - Présentation générale de l’Université de Bordeaux ➔ Les chiffres clés … - 53 000 étudiants, - 5 635 personnels, dont 2 924 enseignants-chercheurs et - 2 711 techniques et administratifs, 4 collèges de formation regroupant 19 unités de formation et 5 instituts, 1 IUT, 1 ESPE, 8 écoles doctorales, 3 départements de recherche, plus de 70 laboratoires labellisés et une quinzaine de structures fédératives, - 519 M€ de budget (2015), - 554 000 m² de surfaces bâties (ES 2015), - 187 ha de foncier. 7

1 - Présentation générale de l’Université de Bordeaux 8

ORGANISATION DE LA FONCTION IMMOBILIERE

2 - Organisation de la fonction immobilière Caractéristiques du patrimoine en gestion 17 secteurs géographiques dont 7 sur l’agglomération bordelaise, 5 départements Aquitains 187 ha de foncier / 282 bâtiments// 554 683 m² de SHON 10

2 - Organisation de la fonction immobilière Etat des lieux : de l’autonomie à la fusion Des points de convergences avant fusion • Missions principales de la fonction immobilière couvertes communément par les établissements d’origine • Bonne connaissance technique de l’état du bâti (complétude des diagnostics sécurité accessibilité, …) • Difficultés à fiabiliser l’ensemble des données patrimoniales • Des moyens financiers qui limitent les capacités d’actions en matière de maintenance préventive et GER Des disparités notables • Différence dans la taille des patrimoines en gestion et la technicité des infrastructures • Divergences organisationnelles (regroupement par métiers ou par équipes pluridisciplinaires, positionnement des fonctions « achats travaux » , H&S, , Logistique, …) • Dimensionnement des équipes maintenance et niveaux de représentativité des métiers • Périmètres d’intervention de certaines fonctions (logistique, H&S, Cf, espaces verts…. . ) • Compétences inégales en matière de « gestion de projet/conduite d’opération » 11

2 - Organisation de la fonction immobilière Principes organisationnels lors de la fusion u Un pôle regroupant toutes les composantes de la gestion Immobilière PILPSE Patrimoine u Une organisation par domaine métier Hygiène /Sécurité/Env ironnement Moyens communs Mission Campu s SRI A 12 Logistiqu e u Une direction transverse dédiée aux moyens communs (RH, finances) pour professionnaliser les fonctions administratives, financières et de contrôle de gestion u Un portage intégré de l’opération Campus pour une meilleure interface entre services gestionnaires et aménageurs u Une société d’aménagement, filiale in-house de l’Université pour la réalisation des gros projets d’investissement

Pôle Immobilier, Logistique, Prévention, Sécurité et Environnement Yannick JOLLY Direction du Patrimoine Mission OPÉRATION CAMPUS Direction des Moyens communs Direction de la Logistique Annie COHEN Éric GENAY Jean Luc BOBIS Jean Paul MILLIAND Service stratégie et programmation Ingénierie Financière Mirentchu CARDINEAU Chargé d’études prospectives/valorisations Jean DUBOURG Chargée de projet Talence Catherine BOURGOIS Bureau développement et aide au pilotage immobilier Thierry DECADT Service Maîtrise d’ouvrage et conduite d’opérations Hélène DESBIEYS Service de logistique générale Fabien MENDEZ Service gestion des déchets et valorisation Service gestion locative, congrès et manifestations Marie HENAULT Service sécurité incendie, secours, sûreté René MERLE Service Administration générale et GRH Aurélie ROSSIGNOL Service gestion financière, marchés et contrats Lydia BETILLE Chargée de projet Bordeaux ( Carreire -Victoire) Delphine CARADEC Chargé de projet Pessac Quentin ALLAIN Service imprimerie Daniel YNBOURG Service contrôle de gestion et qualité Gabrielle COCCHI Service maintenance, exploitation Yves DUBREUIL Service audiovisuel et multimédia Jean Marc DUBOIS SITE TALENCE Service Immobilier Service Logistique J. GARCIA P. DEWAILLY Référent contact PILPSE de proximité Pascal DEWAILLY Direction de la Prévention, de la Sécurité, et de l’Environnement Jérôme NECTOUX SITE PESSAC Services centraux délocalisés Ateliers, PCSI, imprimerie audiovisuel Service Immobilier Service Logistique P GUILHEM P BERNARD Référent contact PILPSE de proximité Patrick BERNARD SITE CARREIRE Services centraux délocalisés Ateliers PCSI, imprimerie audiovisuel Service Immobilier JM PERRUCHAS Service Logistique F. SIMONNET Référent contact PILPSE de proximité Jean-Michel PERRUCHAS SITE BORDEAUX CENTRE Services centraux délocalisés Ateliers PCSI, imprimerie audiovisuel Service Immobilier Service Logistique P. PENOT L. NABOULET Référent contact PILPSE de proximité Pascal PENOT PÔLE UNIVERSITAIRE DE SCIENCES ET DE GESTION Service Communs Logistique / Maintenance Nadia GAILLARD

2 - Organisation de la fonction immobilière Gouvernance immobilière ➔ Un Vice Président en charge du Patrimoine ( portage politique) et un DGSA délégué (portage administratif et technique) ➔ Une instance consultative : Le Comité d’orientation de la politique patrimoniale (COPP) ü ü participer à la définition des orientations de la stratégie immobilière de l’établissement à moyen et long termes contribuer à sa mise en œuvre opérationnelle. ➔ Un dialogue de gestion avec les composantes et structures de niveau intermédiaire, avec des outils de pilotage et indicateurs dédiés et partagés (surfaces, budget infrastructures, fluides, GER, occupation de locaux…) ➔ Un dialogue de gestion annuel Pôle immobilier / équipe présidentielle fixant les priorités selon les axes stratégiques de développement ➔ Des réunions mensuelles avec l’équipe présidentielle 14

GESTION FINANCIERE

3 - La gestion financière immobilière Structure budgétaire 16

3 - La gestion financière immobilère Le budget DPI en chiffres Budget 2015 exécuté : 23, 36 M€ ➔ Dépenses - Fluides : 7, 38 M€ Maintenance exploitation : 4, 18 M€ GER : 2, 40 M€ pour 341 000 m² soit 7€/m² (surfaces hors opération campus) Sur les 554 000 m² de l’université de Bordeaux, 213 000 m² vont bénéficier du GER prévu dans le cadre de l’opération campus avec un budget annuel de 20, 5 €/m² - Opérations de travaux, accessibilité, sécurité : 9, 40 M€ ➔ Recettes - Dotation globale de fonctionnement : 10, 18 M€ Subventions Etat/collectivités (dont CPER) : 6, 73 M€ Autres ressources (locations, valorisation …), fonds propres : 6, 45 M€ La DPI et la DMC gèrent environ 80% des budgets fluides et maintenance/exploitation, les 20% restants sont positionnés dans les structures de niveau intermédiaire (ESPE, IUT …), par contre, les budgets GER/opérations de travaux, accessibilité et sécurité sont intégralement gérés et suivis en central par la DPI et la DMC (responsabilité du propriétaire). 17

3 - La gestion financière immobilère Le budget Opération campus en chiffres BUDGET 2015 exécuté : 21, 25 M€ ➔ Dépenses - Ingénierie Campus : 0, 82 M€ CRM 1 – travaux : 10, 51 M€ CRM 1 – Loyers : 0, 46 M€ Opérations intermédiaires : 3, 17 M€ Autres tranches Campus : 0, 99 M€ Coûts annexes : 5, 3 M€ ➔ Recettes - 21, 05 M€ Subvention ANR 0, 2 M€ de participation des établissements à la convention d’ingénierie Une ingénierie financière spécifique dans le cadre budgétaire d’un service à comptabilité distincte (SACD) et un lien direct avec la société de réalisation immobilière (SRIA) assurant la maitrise d’ouvrage de l’opération campus. 18

FOCUS organisation campus et SRIA : un montage partenarial innovant Etat (opération Campus) Loyers et subventions Université de Bordeaux Université Bordeaux Montaigne (10%) (51%) > Convention d’occupation temporaire (COT) avec droits réels > Convention de location apports Caisse des Dépôts Région Aquitaine (19, 5%) prêts apports Société de réalisation immobilière (SAS : société par actions simplifiée) Contrat de conception/réalisation/maintenance (mise en concurrence – dialogue compétitif) Groupement d’entreprises GER/maintenance (25/30 ans) autres Partenaires : Bordeaux Metropole, …

3 - La gestion financière immobilière Organisation ➔ Une organisation originale a été mise en place avec la création d’une direction transverse (DMC) assurant une mission générale de pilotage administratif, financier et de contrôle de gestion au service des directions métiers du pôle dont la DPI. ➔ Au sein de cette direction, compte tenu des enjeux financiers, un service finances, contrats, marchés a été créé. Il permet une maitrise globale des ressources et des moyens affectés. Missions principales en gestion financière : 20 Assurer la préparation du budget (répartition des moyens, arbitrage) Participer au dialogue de gestion permettant l’allocation des moyens Coordonner et superviser les actes de gestion financière du pôle Assurer la qualité de la gestion financière Elaborer et suivre le plan pluriannuel d’investissement Elaborer et suivre les tableaux de bords financiers Assurer une supervision des dépenses de fonctionnement (exploitation/maintenance) Assurer la gestion financière des opérations de travaux, GER, accessibilité, sécurité, fluides Participer à la tenue de l’inventaire comptable (immobilisations, amortissements) Assurer la gestion financière des recettes Assurer le suivi des subventions et conventions (CPER et autres) Assurer l’interface avec la direction des finances et la direction des services comptables

3 - La gestion financière immobilière Organisation ➔ En local, des gestionnaires financiers (4 ETP/ 4 C) sont déployés dans les 4 services immobilier de site pour la gestion des crédits de maintenance/ exploitation, ils sont sous la responsabilité hiérarchique des chefs de services immobiliers et ont un lien fonctionnel avec la direction des moyens communs en central. ➔ En central, le service gestion financière et marchés (5 ETP / 1 A, 3 B et 1 C) de la direction des moyens communs gère les crédits fluides, GER, opérations de travaux, accessibilité et sécurité. Cette gestion est assurée en partenariat étroit avec les services de la DPI (service exploitation/maintenance, service maitrise d’ouvrage/conduite d’opération et service stratégie programmation). ➔ Le service facturier Pour la gestion des crédits de fonctionnement, la réception des factures est assurée par le service facturier (dématérialisation) qui s’assure du service fait auprès des gestionnaires financiers et effectue la liquidation et le mandatement des dépenses. Pour les opérations de travaux, les factures sont adressées au MOE pour validation, transmission au conducteur d’opération (vérifications) puis au service finances de la DMC qui effectue les vérifications nécessaires (fiabilité des certificats de paiement, avance, retenue de garantie …), atteste le service fait et assure l’interface avec le service facturier avant la liquidation. 21

GESTION DE L’ACHAT IMMOBILIER

4 - Les achats immobiliers Organisation ➔ L’établissement a fait le choix de centraliser les marchés au sein du pôle finances/achats dans un souci de sécurisation juridique des procédures. Afin de s’adapter à cette nouvelle organisation (les anciennes DPI intégraient les marchés de travaux dans leur champs de responsabilité), il s’est avéré indispensable d’assurer une interface fiable et efficace entre le pôle finances/achats et la DPI. ➔ La direction des moyens communs assure cet interface pour le compte des directions métiers dont la DPI. Elle a un rôle de conseil et d’assistance dans la formalisation des besoins, la préparation et l’exécution des marchés. Missions principales dans le domaine des achats - - 23 Assister la DPI pour la définition des besoins Participer à la rédaction des DCE en assurant l’interface entres la direction des achats et la DPI Planifier le lancement des procédures et assurer le suivi du plan de charges Participer à l’analyse des offres et à la rédaction des rapports d’analyse avec la DPI avant transmission à la direction des achats Rédiger les pièces (DCE) et lancer les procédures pour les marchés de travaux dont le montant est compris entre 25 k€ et 50 k€ (disposition prévue dans le règlement intérieur de l’achat public de l’université) Contribuer à la gestion des avenants et contentieux Etablir un inventaire exhaustif, assurer le un suivi et rationnaliser les contrats

4 - Les achats immobiliers indicateurs ➔ Quelques chiffres sur les achats immobilier - 119 marchés en 2015 pour 28 M€ HT (y compris fluides) Désignation Prestations intellectuelles Travaux Maintenance / contrats Fournitures DPI Fluides Montant K€ HT 599 7 646 5 644 630 13 380 Nb de procédures 13 79 19 4 4 ➔ Les premières actions 24 - Des marchés transverses dans le domaine de la maintenance (marché CVC avec intéressement et P 3, marché contrôles périodiques, marché sécurité incendie, marché maintenance des ascenseurs …) - Adhésion au groupement de commandes du SDEEG (syndicat département d’énergies de la Gironde) pour les achats de gaz et électricité (des gains d’environ 10 %) - Des accords-cadres et marchés à bons de commandes (travaux et prestations intellectuelles) en cours de notification

CONTRÔLE DE GESTION ET QUALITE

5 - Le contrôle de gestion et qualité organisation et mission ➔ Le service contrôle de gestion/qualité de la DMC est également au service des directions métiers du pôle dont la DPI. 2 ETP ont été déployés pour cette activité (1 IGE et une assistante de gestion) Missions principales - Elaborer et exploiter les tableaux de bords d’activité, bilans généraux et sectoriels - Proposer et suivre les indicateurs d’activité et de performance - Participer au déploiement du SI patrimoine immobilier - Déploiement du contrôle de gestion et de l’analyse des coûts (mise en place de codes analytiques par bâtiment en lien avec le SI immobilier) - Contribuer au déploiement de la démarche qualité par la mise en place de procédures, et l’analyse des processus d’activité - Suivi et pilotage des réponses aux enquêtes diverses - Construire et déployer des modèles économiques performants (déployer la démarche coûts complets ) - Préparation du dialogue de gestion externe avec les SNI et avec la gouvernance 26

5 - Le contrôle de gestion et qualité outils de suivi et reporting financier ➔ Exemples d’indicateurs de suivi mis en place MAINTENANCE 2014 INDICATEURS PILPSE 3 799 501 € Dépenses INDICATEURS STRUCTURE 6 179 359 € 8, 8 € Dépenses Coût maintenance hors MS / m² 14, 8 € Coût maintenance avec MS / m² Site ISVV 156 000 € 13 € Coût maintenance hors MS / m² GER/ MES/ACC/PRE 2014 INDICATEURS PILPSE INDICATEURS STRUCTURE DEPENSES 2014 AMENAGEMENT SECURITE GER PRECIPUT Total général 27 181 199 € 111 351 € 1 793 055 € 2 085 605 € 346 209 € 2 431 814 € TALENCE Coût /m² 935 225 € 45% 5, 6 € 7€ 0, 6 € 236 093 € 68% Coût /m²

5 - Le contrôle de gestion et qualité outils de suivi et reporting financier 5 - Les outils de suivi et reporting financier 28

5 - Le contrôle de gestion et qualité outils de suivi et reporting financier 29

5 - Le contrôle de gestion et qualité outils de suivi et reporting financier 30

5 - Le contrôle de gestion et qualité outils de suivi et reporting financier 31

6 - Bilan, axes d’amélioration, projets structurants Bilan ü ü Une direction transverse innovante et efficace qui permet à la fonction immobilière de se recentrer sur son cœur de métier, Une gestion financière maitrisée qui se professionnalise, Des achats performants et sécurisés juridiquement, Un contrôle de gestion qui se déploie et qui monte en puissance. Axes d’amélioration ü ü ü Maitriser et diminuer les coûts de fonctionnement (fluides notamment), Renforcer et pérenniser le budget alloué au GER, Poursuivre le travail sur la construction du plan pluriannuel de maintenance, Mieux anticiper le plan de charges (travaux) afin d’améliorer la relation PILPSE / DA et gagner en réactivité, Poursuivre le développement du contrôle de gestion dans un souci d’amélioration continue de la qualité (fiabilisation des données et des indicateurs, mise en place de procédures). Projets structurants ü ü 32 Le Système d’information Immobilier (SIP) Allfa Le SDEE Le SPSI La perspective de la dévolution du patrimoine immobilier