ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO AUDITORA DE GESTIN A

ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO “AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA ECUAMATRIZ CÌA. LTDA, UBICADA EN LA CIUDAD DE AMBATO, PROVINCIA DE TUNGURAHUA” DIRECTORA: DRA. EUGENIA CAMACHO, MSC CODIRECTOR: ING. CARLOS SIERRA, C. P. A Mayra Culqui

Gustavo Villacreses 1981 Fernando Valencia Mantenimiento de Maquinaria Autopartes Vehículos Taller de Servicio de Mantenimiento Automotriz Industrial Producción ANDINO 3 Cerrar Taller Tanques de almacenamiento SAN REMO

1988 Construcción de Matrices Guachi-Chico FORD 1994 uso fabricando Auto-Partes SUZUKI-FORSA MAZDA Inestabilidad Metal Mecánico Industrial empresas automotrices diversifican Palas Producción fabricación Herr. Construcción Carretillas Class Machetes

1997 convenios MABE CAMIONETAS MAZDA Matricería Actualmente brinda servicios Herr. construciòn Auto-partes

BASE LEGAL ØLey de Defensa del Consumidor y su Reglamento ØLey Orgánica de Régimen Tributario Interno ØLey de Registro Único de Contribuyentes ØLey de Seguridad Social ØLey de Compañías ØCódigo Tributario ØCódigo de Trabajo

ORGANISMOS DE CONTROL Servicio de Rentas Internas Inst. Seguridad Social Consejo de Comercio Exterior e Inversiones (COMEXI)

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

“Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe” MISIÓN “Desarrollará, producirá en serie, y comercializará productos con componentes metálicos para el mercado interno, procurando excelencia en calidad, mediante la innovación constante de tecnología, brindar al cliente una entera satisfacción a través de la puntualidad en las entregas, a precios justos que nos permita obtener una rentabilidad adecuada a los accionistas y retribución justa a los colaboradores, bienestar a la sociedad en general. ”

“Es una descripción de un futuro deseado” VISIÓN “Ser una Empresa líder en el mercado nacional e internacional en la fabricación, ensamblaje y comercialización de productos manteniendo un alto nivel de satisfacción del cliente. ”

ØTodos los miembros de la empresa deben participar activamente como elementos multifuncionales para conseguir el cumplimiento de los objetivos, preservar el prestigio y la productividad de la empresa. ØLa atención al cliente debe ser de alta calidad para cubrir sus expectativas y necesidades.

ØNuestros recursos más vitales para alcanzar esta meta son la competencia y el espíritu emprendedor de nuestros empleados. ØFomentamos el desarrollo de sus facultades y trabajamos conjuntamente para seguir conversando la identidad de nuestra empresa ahora y en el futuro. ØConsideramos un factor importante de nuestro éxito desarrollar técnicas de aplicaciones innovadoras conjuntamente con nuestros clientes, pero también con científicos e investigadores.

Excelencia Motivación Puntualidad Trabajo en Equipo Honestidad / Cosas VALORES PRINCIPIOS Bienestar Personal Compromiso Respeto-Personas Creatividad Disciplina

ANÁLISIS INTERNO Departamento de Recursos Humanos Departamento de Producción Departamento de Ventas Departamento Atención al Cliente

Factor Político Factor Económico Factor Ambiental Factor Tecnológico

CLIENTES AUTO-PARTES

FERRETERIA ALEX FERRETERIA SORIA

EMPRESA DEDICA PRODUCTO COSTO UNITARIO SIDEC (CARRETILLAS) Fabricación de carretillas y palas para el área de construcción, lo que ha permitido satisfacer las necesidades de los clientes. Carretillas y Palas $120. 00 FIBROACERO Fabricación de estufas, cocinetas, cilindros y carretillas para las áreas de construcción. Carretillas y Palas $ 160 ALMETAL Diseño y Fabricación de sistemas de bombeo, calentadores de agua, lavaderos. Carretillas de Rueda $180 y $ 160 ECUAMATRIZ Cía. Ltda. Construcción de carretillas de jardinería, palas. Carretillas Class $145. 00 y $140. 00

Planificación Preliminar Planificación Específica Comunicación de Resultados Seguimiento y Monitoreo

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Base Legal Antecedentes Autoridades Responsabilidades Ayuda al AUDITOR realizar una evaluación preliminar que permita determinar si los controles establecidos en al empresa con adecuados y confiables.

Evaluar el control interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos.

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ØConocer y determinar en que medida se aplican controles en las actividades que realiza la empresa. ØSi se están cumpliendo los controles establecidos, si son los correctos para la consecución de sus objetivos. ØUna vez que se obtienen los resultados de la evaluación del control interno permitirá llegar a una conclusión, identificando los puntos fuertes y débiles.

RIESGO Posibilidad de ocurrencia de ciertos acontecimientos que provocan pérdidas o resultados no deseados. ØRIESGO DE CONTROL Resultados Eval. Cont. Inter Riesgo de Control = Puntaje Óptimo - Puntaje Obtenido TIPOS ØRIESGO DE DETECCIÓN ØRIESGO INHERENTE ØRIESGO AUDITORIA Asume el auditor 25%. Evaluación Subjetiva errores empresa.

TÉCNICAS DE AUDITORIA ØComparación: Contrato de Trabajo con el Código de Trabajo Técnicas Verificación Ocular ØObservación: Cumplimiento de Planes y Programas ØRastreo: Realizar la visita de las instalaciones de la empresa.

TÉCNICAS DE AUDITORIA Técnicas Verificación Verbal Técnicas Verificación Escrita ØIndagación: Interrogar al personal acerca de las actividades que realizan en la empresa ØConfirmación: Comunicación independiente y por escrito de parte de los funcionarios que participan o ejecutan las operaciones. ØAnálisis: Evaluar los procesos de una actividad dentro del departamento. ØConciliación: Concuerde dos conjuntos da datos relacionados.

Sirve para evaluar en términos cualitativos y cuantitativos CONDICIÓN Situación actual de la empresa CRITERIO Como debería estar la empresa CAUSA Como debería estar la empresa EFECTO Consecuencias de mantener la condición actual y como las causas afectan a los reculados esperados.

Departamentos de Recursos Humanos, Ventas, Producción y Atención al Cliente de “ECUAMATRIZ CIA Ltda”, período del 1 de enero al 31 de diciembre del 2009, ubicada en la ciudad de Ambato, provincia Tungurahua.

PP 1. 1/3 ECUAMATRIZ Cía. Ltda. PROGRAMA PRELIMINAR DE AUDITORIA No 1 PROCEDIMIENTOS REF/PT Solicitar una entrevista con las siguientes autoridades: 3 4 Gerente General PPRE 1. 1 /3 28/12/2010 F. V Jefe de Recursos Humanos Jefe del Departamento de Ventas Jefe del Departamento de Producción PPRE 2. 1 /3 28/12/2010 F. V PPRE 3. 1 /3 28/12/2010 F. V PPRE 4. 1 /3 28/12/2010 F. V 29/12/2010 F. V Jefe del Departamento Atención al Cliente PPRE 5. 1/3 2 FECHA RESP FIRMA OBS Solicitar la Base Legal PPRE 6. 1/8 Solicitar los organigramas Estructural, Funcional y Personal PPRE 7. 1/3 Solicitar la Planificación Estratégica de la empresa. PPRE 8. 1/6

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Solicite un listado del 5 personal con la siguiente información: Nombre y apellidos, cargo, fecha de ingreso, fecha de salida y titulo del empleado. 6 Solicite el funciones. manual de DRH 9. 1 /4 DRH 10. 1/6 02/01/2011 No cuentan V. S 7 Obtener un listado del personal que ingreso a la empresa. DRH 11. 1/2 02/01/2011 V. S DRH 12. 1/1 02/01/2011 V. S 8 Solicite el plan capacitaciones para personal. de el 9 Solicitar el diagrama de proceso para la selección de personal de la empresa. DRH 13. 1/2 02/01/2011 V. S

10 Solicitar el reporte de entrada y salida del personal dentro del periodo a auditar. DRH 14. 1/19 02/01/2011 V. S No aplican 11 Solicitar los indicadores de gestión que aplicado dentro del periodo auditar. DRH 15. 1/1 02/01/2011 V. S DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÒN Solicitar el diagrama que se 12 utiliza para la elaboración DPR 16. 1/1 04/01/2011 F. V del producto. Solicitar el diagrama que se 13 utiliza para la compra de la materia prima. DPR 17. 1/1 04/01/2011 F. V 14 DPR 18. 1/ 3 04/01/20111 F. V Solicitar los ingresos y egresos de bodega que utilizan para el control de la mercadería.

15 Solicitar las hojas de control DPRH 19. 1/8 de mantenimiento de la maquinaría dentro del periodo auditar. 04/01/2011 F. V 16 Solicitar el manual de funciones del departamento. 04/01/2011 F. V DPR 20. 1/1 No cuentan 17 Solicitar los indicadores de gestión, que fueron aplicados en el departamento. DPR 21. 1/1 04/01/2011 F. V DEPARTAMENTO DE VENTAS 18 19 Solicitar el registro de las ventas, dentro del periodo auditar. DV 22. 1/9 06/01/2011 G. O Solicitar el listado del personal con la siguiente información: Nombres y apellidos, cargo, fecha de ingreso, fecha de salida, y tipo de contrato. DV 23. 1 /2 06/01/2011 G. O No aplican

20 Solicitar el funciones. manual de DV 24. 1/1 04/01/2011 G. O 21 Obtener el diagrama de proceso para la venta del producto. 22 Solicitar los Kardex de las ventas del periodo a auditar. 23 Solicitar los indicadores de gestión, aplicados en el departamento. DV 25. 1/2 04/01/2011 G. O DV 26. 1/5 DV 27. 1/1 04/01/2011 G. O No aplican

DEPARTAMENTO ATENCIÒN AL CLIENTE Solicitar el manual de 24 funciones. DAC 28. 1/3 10/01/2011 25 Solicitar un listado del DAC 29. 1/1 10/01/2011 personal con la siguiente información: Nombres y apellidos, cargo, título, fecha de ingreso, fecha de salida, y tipo de contrato. 26 Solicitar el reporte de las DAC 30. 1/1 10/01/2011 entrevistas que se realizó al clientes entro del periodo a auditar. 27 Solicitar los indicadores de gestión, aplicados en el departamento. DAC 31. 1/1 Realizar la matriz de riesgo 28 preliminar PPRE 32. 1/3 F. V No se aplica No aplican F. V 10/01/2011 F. V 29 Elabore el reporte preliminar PPRE 33. 1/6 10/01/2011 30 Prepare los papeles de trabajo y demás que creyera conveniente F. V ELABORADO: G. O REVISADO: M. C FECHA: 22 -12 -2010

PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

PE 1. 1/3 ECUAMATRIZ Cía. Ltda. PROGRAMA DE PLANIFICACIÒN ESPECÌFICA No PROCEDIMIENTOS 1 En base a la base legal proporcionada por la empresa, prepare una cédula de aspectos relevantes. 2 REF/PT PE 1. 1/1 FECHA RESP FIRMA OBSERVACIONES 08/02/2011 V. S En base a la planificación PE 2. 1/1 08/02/2011 V. S estratégica proporcionada por la empresa prepare la cédula de análisis documental. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Diseñe y aplique un 3 flujograma para el proceso DRH 3. 1/1 10/02/2011 F. V de selección de personal de los departamentos de la empresa. Diseñe y aplique un 4 formulario para la DRH 4. 1/2 10/02/2011 F. V evaluación de desempeño de los empleados del departamento.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 5 Diseñe y aplique un Plan de capacitación para el personal de DRH 5. 1/8 la empresa 10/02/2011 F. V 6 Realizar la evaluación del control interno mediante un cuestionario de control interno. DRH 6. 1/3 10/02/2011 7 Diseñar y aplicar indicadores de gestión en el departamento, indicadores E. DRH 7. 1/7 ØCriterios de Evaluación Final, ØInforme Ejecutivo F. V 10/02/2011 F. V DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÒN 8 Diseñar y evaluar el formulario DPR 9. 1/3 18/02/2011 V. S de evaluación de desempeño de los empleados del departamento

10 Realizar la evaluación del control interno , mediante DPR 10. 1/3 18/02/2011 V. S cuestionario 11 Diseñar y aplicar los indicadores de gestión , indicadores E, en el DPR 11. 1/7 18/02/2011 V. S departamento. ØCriterios de Puntuación ØInforme Ejecutivo DEPARTAMENTO DE VENTAS 12 Diseñar y evaluar el formulario de evaluación de desempeño de los empleados del departamento. DV 12. 1/3 25/02/2011 G. O 13 Realizar la evaluación del control interno, mediante cuestionario. DV 13. 1/3 25/02/2011 G. O

DEPARTAMENTO DE VENTAS 14 15 16 Proponer un flujograma para el proceso de venta Diseñar y aplicar los indicadores de gestión , indicadores E , en el departamento. ØCriterios de Puntuación, ØInforme Ejecutivo 26/02/2011 G. O DV 15. 1/7 26/022011 G. O DEPARTAMENTO ATENCIÒN AL CLIENTE Realizar una cédula de análisis documental , del manual de DAC 16. 1/2 27/022011 F. V funciones del departamento. Prepare y aplique una encuesta en el 17 departamento para los clientes DV 14. 1/1 DAC 17. 1/2 27/022011 F. V

18 Prepare y aplique una encuesta en el departamento para los clientes. DAC 18. 1/4 27/02/2011 F. V V. S 19 20 21 22 Evaluar el Control Interno, mediante un cuestionario. Diseñar y aplicar los indicadores de gestión, indicadores E, en el departamento. ØCriterios de Puntuación ØInforme Ejecutivo DAC 19. 1/3 27/01/2011 F. V DAC 20. 1/7 27/02/2011 F. V Realice hoja de hallazgos, con H. H 21. 1/8 las debilidades encontradas en los departamentos. Hoja hallazgos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 28/02/2011 Aplicar papeles de trabajo y demás que creyera conveniente.

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

CR 1. 1/1 ECUAMATRIZ Cía. Ltda. PROGRAMA DE COMUNICACIÓN DE RESULTADOS DE AUDITORÍA DEPARTAMENTOS: RECURSOS HUMANOS, PRODUCCIÓN, VENTAS Y ATENCIÓN AL CLIENTE No. PROCEDIMIENTOS 1 REF. P/T FECHA RESP. Elaborar la convocatoria a la conferencia mediante final CR 1. 1/5 14 -02/2011 G. O CR 2. 1/1 14 -02/2011 G. O notificación escrita, a los funcionarios y empleados relacionados con el periodo auditado. 2 Realice una guía de Acta de distribución. 3 Elabore una Conferencia Final CR 3. 1/1 de resultados. 4 Redactar el Informe Final de Auditoría al 31 de diciembre de la empresa. CR 4. ½ OBSERV.

EL auditor como parte del examen efectuará el seguimiento de las recomendaciones propuestas en el informe, con el objeto de verificar el grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas.

ØLas empresas industriales al no contar con una Auditoria de Gestión, desconoce el nivel de desempeño de los empleados, cumplimiento de objetivos, y la manera en el que se aplican. ØLas autoridades que administran las empresas industriales, deben considerar un manual de procedimientos, ya que es un instrumento primordial dentro de la empresa y más aún cuando se busca alcanzar uno de los primeros lugares en el mercado.

ØLa carencia de tecnología de punta dentro de la empresa impide un avance ordenado de todos y cada uno de los departamentos; existiendo una verdadera desventaja competitiva frente a la competencia ØLas empresas industriales al no aplicar indicadores de gestión, no pueden medir el grado de efectividad, eficiencia, economía, ecología y ética en el cual la entidad logra sus objetivos, metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse con el mínimo de recursos.

RECOMENDACIONES ØDeberán determinar y proporcionar los recursos necesarios para realizar una Auditoría de Gestión y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología, y aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos, obteniendo más ventas e incrementando la rentabilidad ØDentro del sistema de control de calidad se deberá contar con un Supervisor en las diferentes áreas del departamento de producción, como elemento fundamental en la realización adecuada de los trabajos, a fin de que se cumplan con los procesos a seguir para la elaboración del producto y/o servicio.

RECOMENDACIONES ØLa Gerencia debe adquirir un sistema tecnológico de punta que redundará en el beneficio de la empresa. ØLa Gerencia debe aplicar índices de gestión a fin de contar con elementos fundamentales para la planificación y de esta manera medir la gestión empresarial buscando mayor rentabilidad social y económica de los recursos empleados.