Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen Inhalt 1. Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen 2. Rechtliche Hintergründe 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online a. Prozesse in DATEV Unternehmen online b. Umsetzung von Kontrollen c. Datensicherheit in DATEV Unternehmen online d. Weitere organisatorische Aspekte 4. Verfahrensdokumentation mit der DATEV Arbeitshilfe beim Ersetzenden Scannen 5. Vorteile für das Unternehmen 2

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 1. Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Was ist Ersetzendes Scannen? Kann ich meine Belege nach dem Scannen wegwerfen? 3

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 1. Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege: n Archivierungssoftware § revisionssicheres Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege, wie z. B. DATEV Unternehmen online n Verfahrensdokumentation § Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein 4

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 2. Rechtliche Hintergründe n Simulationsstudie wurde im Oktober 2013 in Zusammenarbeit zwischen DATEV und der Uni Kassel durchgeführt. § Ergebnis: Beweiskraft wird durch die Digitalisierung von unterschriftsfreien Belege grundsätzlich nicht gemindert. § Trotz allem kann eine Einzelfallentscheidung erfolgen. n Die Bundessteuerberaterkammer (BSt. BK) und der Deutsche Steuerberaterverband (DSt. V) haben im April 2014 eine Musterverfahrensdokumentation erstellt. n Die Veröffentlichung erfolgte im Rahmen der Loseblattsammlung des Berufsrechtlichen Handbuchs im Oktober 2014. 5

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online a. Prozesse in DATEV Unternehmen online: Ablauf Archivierung über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum Posteingang Scannen Upload Buchung Vernichtung der Originale 6

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online a. Prozesse in DATEV Unternehmen online: Abgrenzen der Verantwortungsbereiche Verantwortungsbereich des Mandanten Archivierung über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum Posteingang Scannen Upload Buchung Vernichtung der Originale Verantwortungsbereich der Kanzlei 7

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online a. Prozesse in DATEV Unternehmen online: Was muss mit dem Mandanten geregelt werden? ? ? Posteingang Zeitpunkt der Vernichtung der Originale Archivierung über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum Vorerfassung/Indexierung Upload Scannen ? Buchung Vernichtung der Originale Zeitpunkt und Häufigkeit der Buchungen ? Zeitpunkt der Archivierung 8

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online b. Umsetzung von Kontrollen: Welche Kontrollen müssen stattfinden? Kontrollen der archivierten Belege Verhindern von doppelten Erfassungen Prüfung und Freigabe zum Scannen Posteingang Scannen Archivierung über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum vollständige Übertragung Upload Buchung Vernichtung der Originale Sicherstellen der Vollständigkeit Festschreiben der Belege Kontrolle der Qualität der Scans Plausibilitätsprüfung 9

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online b. Umsetzung von Kontrollen: vollständige Übertragung – Protokollierung in DATEV Belegtransfer 10

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online c. Datensicherheit in DATEV Unternehmen online: Verantwortlichkeiten für die Datensicherheit Mandant DATEV Kanzlei Mandant n vollständiges und zeitnahes Scannen n Verfügbarkeit n Berechtigungsvergabe n Zugriff auf Scanner und Arbeitsplätze n Integrität der Daten n Zugriff und Arbeitsplätze n Datensicherung n Umgang mit DATEV Smart. Card n Pflege der Anwendung n Pflege der IT-Systeme 11

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online d. Weitere organisatorische Aspekte Vorbereitung n Festlegen der zu archivierenden Dokumente n Abgrenzen der Tätigkeiten zwischen Kanzlei und Mandant n Welche Dokumente sollen elektronisch archiviert werden? n In welchen Formaten liegen die Dokumente vor? § Eingang in Papierform § Eingang in elektronischer Form Umsetzung n Aufnahme der Prozesse n Umsetzen von Kontrollen Produktivstart n Einweisen der Mitarbeiter n Welche Aufbewahrungsfristen sind zu beachten? n Gibt es besonders schutzwürdige Dokumente, die nicht vernichtet werden sollten? 12

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 3. Umsetzung am Beispiel DATEV Unternehmen online d. Weitere organisatorische Aspekte: Anpassen der Belegtypen in Belege online 13

Ersetzendes Scannen von Buchungsbelegen 4. Vorteile für das Unternehmen n Unternehmensprozesse werden noch weiter optimiert n „Einmalaufwand“ sorgt für langfristige Vorteile n weniger Aufwand bei der Suche nach digitalen Belegen n schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Belege n Verschlankung der Ablage n Archivflächen und Prozesskosten werden reduziert n Weitere Informationen unter www. datev. de/ersetzendes-scannen 14

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 15